探究ERP在行政事業(yè)單位財會管理中的應用

劉菲

（廣東省地質局第三地質大隊，廣東 韶關 512000）

因為國內的行政事業(yè)單位在經(jīng)濟效益方面的壓力較小，所以在開展財務管理工作的過程中，通常無法準確認識自己的管理水平及制度水準，使得行政事業(yè)單位的財務管理工作具有許多不足。ERP能夠有效將此問題解決，對財務管理工作而言意義重大，所以得到了普遍應用，不過在ERP的具體應用中，其效果卻無法得到充分發(fā)揮，長此以往，會對行政事業(yè)單位的財會管理工作發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

一、應用行政事業(yè)單位的財會管理中的ERP的不足

（一）ERP無法和行政事業(yè)單位的財務管理制度相匹配

現(xiàn)階段，縱使國內的軟件生產(chǎn)的企業(yè)出于開拓行政事業(yè)單位在財會管理方面的應用軟件市場的目的，能夠有針對地開發(fā)商用ERP軟件，不過在具體應用時，此軟件系統(tǒng)大多無法和行政事業(yè)單位進行完美匹配。尤其對行政事業(yè)單位而言，其財務管理工作所處的階段多為半自動化，在完成數(shù)據(jù)采集工作時比較困難，導致ERP無法在行政事業(yè)單位中得到有效應用。部分行政事業(yè)單位在對ERP進行選擇時，無法按照自身的具體發(fā)展需要進行，只是將ERP的技術先進程度作為考慮的因素，使得多數(shù)行政事業(yè)單位在對ERP系統(tǒng)進行建立之后，存在財會管理工作效率無法提升的問題，部分ERP系統(tǒng)在應用之后還會阻礙財會管理工作的順利進行。

（二）使財會管理工作存在風險

行政事業(yè)單位在對ERP系統(tǒng)進行建立后，能夠使單位的財務管理形式出現(xiàn)明顯的變化，尤其會改變財會管理的流程和財務控制，假如ERP系統(tǒng)沒能考慮有關的因素，未能科學地設計財會管理的流程和財務控制，那么這個系統(tǒng)就無法符合行政事業(yè)單位的財會管理需要，同時，應用ERP系統(tǒng)會使財務管理人員放棄使用原來的手工方式，就有很大的可能使得行政事業(yè)單位出現(xiàn)財務管理的信息缺失的問題和財會管理不力的問題，最終使行政事業(yè)單位的財會管理工作承擔很高的風險。

（三）ERP管理人員不夠專業(yè)

對行政事業(yè)單位而言，財務管理人員通常是對ERP系統(tǒng)進行操作的不二人選。在具體應用時，財務管理人員只能基本的操作系統(tǒng)，只可以被動地利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息，不過要想使ERP系統(tǒng)更好地滿足行政事業(yè)單位的財務管理工作需要，就應該適當?shù)貏?chuàng)新與改進此系統(tǒng)，由于財務管理人員不具備有關的IT知識，無法進行研發(fā)，所以使得ERP系統(tǒng)無法支撐行政事業(yè)單位的財務決策、財務管理、財務控制。尤其行政事業(yè)單位原本的高端復合型人才假如出現(xiàn)流失，會使行政事業(yè)單位無法深入挖掘ERP系統(tǒng)在應用時的價值。

二、ERP在行政事業(yè)單位的財會管理的實際應用

（一）ERP在預算管理中的應用

新的ERP系統(tǒng)在工作過程中應該對新工作流程與工作步驟進行安排，對新工作機構進行建設，實行新管理與新控制，而預算管理部門便是一個具有重要作用的機構。預算管理部門的主要職責是對行政事業(yè)單位的預算進行策劃，審核與修訂上級擬定的預算額度，評估與編制預算方案，限額預算非貿易及非經(jīng)營購匯的人民幣。此外，預算管理部門的職責還應包括組織與研究預算項目庫的管理，要對適當?shù)男袠I(yè)融資政策進行擬定，行政事業(yè)單位的財會體制均需由預算管理部門進行管理與配合。政府部門的預算會計報表的格式為事業(yè)單位常見的預算編制格式，此格式的優(yōu)勢在于銜接性很強，不過它的缺點也相當突出，除了不能明顯體現(xiàn)歷史收支之外，還有無法對預算收支的經(jīng)濟性質進行反映。在此背景下，ERP系統(tǒng)所具有的集成性特征能夠原本工作中的許多缺點進行彌補，所以在編制預算格式的過程中，行政事業(yè)單位的預算收支能夠利用政府的預算報表的格式，在對單位資產(chǎn)狀況和資金積累狀況進行反映時，能夠對事業(yè)單位的會計報表多加利用，而且能夠將附表添加于報表之后，使行政事業(yè)單位在資金使用方面的詳細情況得到更加清晰地標注[1]。

（二）ERP在資產(chǎn)管理中的應用

因為ERP系統(tǒng)具有流程指向性，所以行政事業(yè)單位能夠按照部門內部ERP系統(tǒng)的實際特征，有針對地設置資產(chǎn)管理中心，該中心的工作是借助系統(tǒng)傳達的數(shù)據(jù)信息，配置部門管理的資產(chǎn)、使用部門管理的資產(chǎn)、處置部門管理的資產(chǎn)、制定資產(chǎn)統(tǒng)計報告、對資產(chǎn)產(chǎn)權進行登記、界定資產(chǎn)產(chǎn)權、對資產(chǎn)產(chǎn)權的糾紛進行調處、進行資產(chǎn)保全、進行效益考核評價、對資產(chǎn)進行清查和監(jiān)管、監(jiān)督與管理政府采購、在非經(jīng)營性資產(chǎn)轉為經(jīng)營性資產(chǎn)的過程中進行監(jiān)督與管理；對政府采購實施的策略進行制定，對政府采購實施的計劃進行編制；組織與實施部門的統(tǒng)一采購項目，管理政府部門的采購活動，對政府部門的采購進行統(tǒng)計，重組股份制改造資產(chǎn)，對股份制改造的股權進行設置，對股份制改造的資產(chǎn)進行處置；進行清產(chǎn)核資與產(chǎn)權處理工作，對國有資本金進行統(tǒng)計與分析，管理關于產(chǎn)權的糾紛和調處，對資產(chǎn)進行處置，對使用進行管理，評估組織實施的相關資產(chǎn)，對規(guī)費使用進行監(jiān)督和檢查，對預算內外建設資金進行監(jiān)督與檢查[2]。

（三）ERP在財會操作自動化中的應用

行政事業(yè)部門如果使用了ERP系統(tǒng)，便能夠集中在ERP系統(tǒng)中完成記賬報賬的財會操作，而這些操作以往需要財會部門的員工來手動完成，還能夠由各部門在匯總數(shù)據(jù)之后直接上報至財務部門，能夠利用網(wǎng)絡系統(tǒng)來完成數(shù)據(jù)審核工作和數(shù)據(jù)校對工作。在節(jié)約人工精力的同時實現(xiàn)了節(jié)省時間的目標。舉例說明，多數(shù)部門運用了網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)。它的優(yōu)勢如下：第一，數(shù)據(jù)簽名優(yōu)勢，報銷憑單使用電子簽名，能夠真正防止偽造簽名風險出現(xiàn)。第二，多級復核優(yōu)勢，憑證與付款都使用了二級復核，如果發(fā)現(xiàn)問題，能夠盡快將其糾正。第三，自動計算優(yōu)勢，系統(tǒng)會自行計算憑單與補助，使得計算的過程中很少出現(xiàn)差錯。第四，信息記錄優(yōu)勢，系統(tǒng)會對核算操作的流程進行記錄，對確定工作的責任很有幫助。第五，數(shù)據(jù)一致優(yōu)勢，系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)在沒有經(jīng)過批準的情況下不能進行修改[3]。

三、改善行政事業(yè)單位財會管理中的ERP應用效果的措施

行政事業(yè)單位出于使其財會管理水準提升與完善財務管理制度的目的，需要對ERP系統(tǒng)進行充分利用。而要想使ERP系統(tǒng)的應用效果不斷提升，行政事業(yè)單位還需從以下幾方面入手：

（一）做到穩(wěn)步實施與分步建設

在對ERP系統(tǒng)進行建設的過程中，應該按照行政事業(yè)單位的實際需要，需要做到穩(wěn)步實施與分步建設。對行政事業(yè)單位而言，建設ERP系統(tǒng)這一工程項目的任務很重，施工量也很大，而且?guī)в泻芨叩娘L險性，所以在實際實施時，不能在建設過程中表現(xiàn)得太過急躁，不過其建設時間也不應該太長。此外，在處理核心技術與關鍵結構的過程中，能夠主動對國內與國外的成功案例進行參考，防止在建設時發(fā)生嚴重的失誤。進行建設的前提條件是對整體建設計劃進行詳盡地制定，綜合地考慮所有潛在的問題因素，準備好需要的技術與人才，實行分批次的建設，保障全部環(huán)節(jié)的扎實與有效，使其能夠為行政事業(yè)單位的財會管理水準提升提供幫助[4]。

（二）使信息變得更加準確

準確的信息對行政事業(yè)單位而言至關重要，信息能夠為行政事業(yè)單位的決策提供參考。如果數(shù)據(jù)信息存在錯誤，就會使得行政事業(yè)單位的財會管理工作無法順利進行，也會使其決策喪失準確性和時效性。所以對ERP系統(tǒng)而言，使其信息變得更加準確非常重要，尤其對原始信息與原始數(shù)據(jù)來說，其準確性是行政事業(yè)單位必須保證的。假如在進行財會管理時，依然存在用紙質形式進行記載的現(xiàn)象，在填制單據(jù)的過程中，應該更加嚴格與仔細地審核這些數(shù)據(jù)，防止在填制過程中發(fā)生失誤，確保ERP系統(tǒng)可以在具體工作中充分發(fā)揮其實際效果。

（三）使試運行變得更加有效

要想驗證ERP系統(tǒng)的有效性，最好的方式便是試運行這個系統(tǒng)。對試運行時期而言，操作人員應該正確地操作每個環(huán)節(jié)與每個模塊，尤其需要正確且完整地完成系統(tǒng)切換操作。此外，嚴格測試與嚴格把關ERP系統(tǒng)的實際功效也非常重要。在試運行ERP系統(tǒng)之后，可以獲得ERP系統(tǒng)在試運行過程中的數(shù)據(jù)，觀察這些數(shù)據(jù)和行政事業(yè)單位的財會管理工作需要的數(shù)據(jù)間是否存在差別，假如的確有差別存在，人們能夠利用數(shù)據(jù)對比的方法將問題找出，而且能夠利用專業(yè)的數(shù)據(jù)分析和研究來完成對更加有效的整改方案的制定，以使ERP系統(tǒng)變得更加完善。與此同時，人們能夠依據(jù)數(shù)據(jù)分析的方法對ERP系統(tǒng)的另外的功能進行挖掘，尤其對于特定客戶來說，應該有針對地制定一些能夠滿足他們需求的功能，而且應該升級目前的功能，使ERP系統(tǒng)的價值能夠得到提升。

（四）使工作人員的綜合素養(yǎng)得到提升

對行政事業(yè)單位的財會管理工作而言，相關人員只有在擁有足夠的財會管理知識的前提下才可以更好地勝任自己的工作。不過行政事業(yè)單位在應用ERP系統(tǒng)后，其對相關人員的要求也在不斷提高。所以，行政事業(yè)單位需要注重培訓有關工作人員，計劃與組織相關人員進行學習訓練，讓工作人員在對目前的財務管理制度有所掌握的同時，能夠具備接受知識的能力與很好的學習能力，使ERP系統(tǒng)能夠在具體操作時得到有效運用。除此之外，需要更多地將高端的復合型人才引入至行政事業(yè)單位，使行政事業(yè)單位的財務管理人員的團隊可以擁有很好的工作能力與綜合素養(yǎng)，使事業(yè)單位能夠更好地挖掘ERP系統(tǒng)的應用價值。

四、結束語

綜上所述，將ERP應用至行政事業(yè)單位的財會管理工作，對其實際應用措施進行不斷強化，使其應用效果得到充分發(fā)揮，能夠起到提高行政事業(yè)單位的工作效率和實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化行政事業(yè)單位財會管理的作用。在具體建設時，行政事業(yè)單位需要做到穩(wěn)步實施與分步建設，使系統(tǒng)信息變得更加準確，提升其實際效果，還要提高有關人員的綜合素養(yǎng)，從而為我國行政事業(yè)單位的財會管理提供幫助。