C 大學科研收入管理流程再造研究

（中國傳媒大學 財務處，北京 100024）

一、引言

近年來，國家和社會都越來越重視科學研究，高校作為發展科研事業的重要場所，投入其中的科研經費大幅增長，作為科學研究的重要物質基礎，管理好這些經費，推動科研活動有序、高效開展十分重要。

為此，國家出臺了一系列的文件和制度，指引和規范高校對科研經費的管理。2018年，國務院在《關于抓好賦予科研機構和人員更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》（國辦發〔2018〕127號）中提出，科研單位要健全科研資金管理辦法，落實科研人員自主權，提高資金使用績效，切實減輕科研人員負擔［1］。2019年，教育部在《關于抓好賦予科研管理更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》（教黨函〔2019〕37號）中指出，要堅持問題導向，優化管理服務，改進工作機制，完善監督措施，在為科研人員“松綁”的同時，持續完善內部控制［2］。2019年，全國高校開始施行政府會計準則制度［3］，其中有關科研經費會計業務的準則變化，對高校經費管理能力提出了更高的要求。一系列“放管服”政策和政府會計制度的出臺，為科研經費管理工作的完善指明了方向。

在近幾年的探索中，大量研究集中在落實科研人員經費支出自主權和解決“報銷繁”問題上［4］，較少涉及科研經費的收入確認過程。隨著改革進程的持續推進，科研收入管理過程中的“放管服”問題逐漸表露。

二、科研收入管理流程現狀及問題表現

C 大學是教育部直屬的綜合性大學，其科研經費的日常管理工作主要涉及項目負責人、科研處、財務處三個方面，其中，項目負責人是科研項目經費的使用者和直接負責人，科研處負責科研項目的立項結項、預算審批、執行監督等科研管理工作，財務處負責科研經費的資金收付、票據開立、會計核算等財務管理工作。

C 大學科研收入業務流程包括8個步驟。

步驟1：項目負責人到財務處內勤出納柜臺，提供開票項目名稱和負責人信息，預借發票，將發票寄送給項目出資單位，資助單位向學校銀行賬戶匯款。

步驟2：項目負責人在科研處科研平臺上傳科研合同，填寫項目名稱、項目負責人、預算等項目信息（與提供給財務處的開票項目名稱和負責人信息可能不一致），申請項目立項。

步驟3：財務處外勤出納每周定期去銀行打印銀行到款回單，交給財務處內勤出納保存備查。

步驟4：項目負責人若未預借發票，需要到財務處內勤出納柜臺認領銀行到款回單，提供開票項目名稱和負責人信息，開具發票，將發票寄送給項目出資單位。

步驟5：財務處內勤出納將銀行到款回單與項目負責人開具發票后財務處留存的發票記賬聯手工匹配，作為賬務處理的原始憑證，交給財務處收入會計。

步驟6：財務處收入會計核對銀行到款回單、發票記賬聯，將開票項目名稱和負責人信息（與項目負責人提供給科研處的項目信息可能不一致）、銀行到款信息手工整理成Excel 表格，發送給科研處。

步驟7：科研處根據Excel 表格中記載的開票項目名稱和負責人信息，在科研平臺上手工匹配項目立項申請，對已到款的項目申請進行立項、預算審批、項目編號編制，根據項目負責人在科研平臺上傳的項目信息修正Excel 表格中的項目名稱和項目負責人，然后將項目編號、預算、修正后的項目信息反饋給財務處。

步驟8：財務處收入會計根據科研處反饋的Excel 表格，在財務系統中手工錄入修正后的項目信息和預算，建立具體科研項目，再用銀行到款回單和發票記賬聯進行賬務處理，使科研經費達到可使用狀態。

簡單來說，在C 大學的科研收入業務流程中，項目負責人先要向財務處提供發票開具信息，財務處開票，然后財務處向科研處提供銀行到款信息，科研處立項，之后科研處向財務處提供項目管理信息，財務處入賬。財務處需要科研處提供準確的項目名稱、項目負責人、經費預算和項目編號，才能據此在財務系統中建立對應的科研項目賬戶并入賬科研收入。科研處需要財務處提供肯定的銀行到款記錄才批準科研項目立項，是為了避免項目負責人通過簽訂假合同、虛開發票、謊報科研收入等方式虛增科研經費數量，逃避誤導科研管理考核，同時也是為了避免學校被動使用公用經費墊資個人科研項目的情況發生。財務處需要開具發票才能確認收入是因為學校經營要遵守國家稅務法律法規和會計制度準則要求，且絕大多數企業資助的科研項目按照稅法規定均需開具發票。

項目負責人、科研處、財務處、銀行到款、稅務發票各環節的信息來源分散，無法互聯互動，主要還是通過人工在線下使用Excel 表格傳遞信息，且信息準確程度有限，機器無法自動識別，因此只能采用手工作業的方式進行數據加工處理，使整個收入確認過程花費時間較多，業務辦理速度較慢，制約了科研經費的及時撥付。

三、科研收入管理流程出現問題的原因

從C 大學的科研收入處理流程中可以看出，銀行到款信息在抵達科研處之前至少要經過5個步驟，需要財務處出納、會計共計3名員工經手，是流程最長的信息傳遞過程。流程長，信息傳遞的速度相對就慢，環節多，過程中出現問題的概率就高許多，這是收入確認過程中面臨的主要問題之一。

形成這種情況的原因在于，現代大學行政部門大都采用多層級的業務職能型組織結構，C 大學也不例外，其財務處根據相應業務職能設立多級工作崗位，所轄工作崗位皆為實現業務職能服務，各級崗位之間按照流水線作業模式從前到后分段處理業務過程，每一段崗位處理的會計業務數量繁多，但是業務信息傳遞的距離有限。在這種組織結構中，各級崗位掌握的信息傳遞主要集中在縱向的業務職能鏈條內部，信息傳遞到達業務職能的終點后，才會在不同職能、不同部門之間進行橫向交流。同時，根據高校內部控制制度要求，財務處不相容崗位應分離，因此，不能讓某一名員工獨自處理全部工作流程。

兩種因素疊加，業務環節增多，就容易引發相應的問題，比如信息傳遞時間延長、環節差錯積累增多、查詢反饋渠道不暢等，這些都會降低業務處理的工作效率。

業務環節的增多并不是導致工作效率下降的充分條件，在現代化工廠中，流水線模式可以高效開展復雜工序產品的生產。但是，如果流水線上的很多工序都出現工作不暢、流通困難、次品率高的情況，則生產效率必然下降。

分析C 大學的科研收入處理流程，在步驟5中，財務處需要查詢之前的預借發票是否已經到款，因此財務處出納要像做“連連看”一樣，手工匹配大量的銀行到款回單和留存發票底聯，又因為每個項目負責人預借發票和銀行到款的時間各不相同，所以需要花費大量的時間和精力。步驟6中，財務處要向科研處提供銀行到款信息，但是科研處無法僅憑銀行到款記錄判斷經費歸屬的具體項目和負責人。因此財務處會計需要手工整理Excel 表格，將項目負責人開具發票時留存的開票項目名稱和負責人信息與銀行到款記錄關聯整合后，才能發送給科研處。步驟7中，科研處根據Excel 表格中記載的開票項目名稱和負責人，在科研平臺上手工匹配項目立項申請，是因為項目負責人提供給財務處和提供給科研處的項目信息可能并不一致，只能人工進行判斷，且科研處還要將Excel表格中的項目信息人工修正后反饋給財務處。步驟8中，收到科研處反饋的Excel 表格后，收入會計在財務系統中手工錄入修正后的項目信息和預算，是因為科研系統與財務系統數據并不聯通，需要手工錄入。

縱觀整個科研收入流程，作為重要識別標簽的項目信息經過3次傳遞才能抵達科研處，而該信息從源頭開始就并不準確，科研處和財務處不得不在這個過程中進行多次手工整理、手工匹配，這極大地浪費了時間，降低了工作效率，還容易引發矛盾。

手工傳遞、整理大量信息，根本原因在于信息的獨占性。網銀系統、發票系統、財務系統、科研系統都是獨立運行，互不聯通。信息化建設大都只著眼于部門內部，將傳統的手工作業方式和業務流程移植到計算機和專用軟件中［5］，并未從科研財務全流程的整體角度出發進行全面的設計規劃，忽視了跨部門跨系統的協作，如此一來，各部門、各環節，各自為政，各行其是，“信息孤島”和“數據壁壘”的情況在所難免。

四、科研收入管理流程問題的解決思路

若想徹底解決上述問題，就要進行收入流程的再設計與再制造。

流程再造的基礎，首先是要加強信息聯通建設，將網銀系統、發票系統、財務系統、科研系統進行有效的數據連接，實現到款、發票、財務、科研4個環節在關鍵信息上的數字化傳遞，取代手工錄入Excel 表格這種落后的信息交換方式，減少不必要的人工勞動。

引入來款認領功能，財務處將無關信息剔除后，線上共享發布銀行到款信息，項目負責人直接在線上認領經費，不需要人工去財務處現場查詢。

開通電子發票功能，項目負責人線上填寫預借信息和開票內容，財務處審核通過后，自動推送信息至稅控系統開票，并通過短信息平臺通知開票人在郵箱中查收電子發票。

拓展智能項目和智能憑證功能，科研處和財務處統一好項目管理標準和通用數據格式，項目立項后，科研處線上推送立項信息和經費預算至財務處，會計審核后，財務系統自動建立項目，寫入預算，并根據預設模板，自動填寫項目部門、項目編號、入賬金額等通用數據，智能生成會計憑證，省去人工輸入大量信息的過程。

有了信息技術作為工具，就可以進行業務流程的再造，雖然組織結構調整牽涉過大，內部控制紅線不能突破，但是信息傳遞的模式可以轉變。現有的信息傳遞基本是直線型的，節點多、流程長、傳輸慢。因此，星形的網絡結構更合適，所有環節都直接向中心節點提供信息，單節點、流程短、傳輸快，且便于集中匯總。從C大學現有的業務流程來看，科研處適宜作為中心節點。

五、科研收入管理流程再造

再造后的C 大學科研收入業務流程分為7個步驟。

步驟1：項目負責人無論是否已經確認到款，均在線上填寫預借信息和開票內容，預借電子發票，將發票寄送給項目出資單位。發票系統自動推送借票信息至科研平臺。

步驟2：項目負責人在科研處科研平臺上傳科研合同，填寫項目名稱、項目負責人、預算等項目信息（與之前填寫的借票信息可能不一致），申請項目立項。

步驟3：財務處出納每周定期將銀行到款信息推送至科研平臺。

步驟4：項目負責人在科研平臺通過來款認領功能線上查詢銀行到款信息，認領到款。系統聯動查詢未核銷的預借發票，選擇發票。系統聯動查詢未批準的項目，選擇項目。

步驟5：科研處審批項目立項申請，對已到款且開過發票的項目申請進行立項、預算審批、項目編號編制，生成立項信息（綁定到款信息、發票信息、項目名稱、預算等通用信息），推送至財務處出納。

步驟6：財務處出納根據立項信息中綁定的到款和發票信息打印銀行到款回單和電子發票記賬聯，作為賬務處理的原始憑證，交給財務處收入會計，并同步推送立項信息給收入會計。

步驟7：財務處收入會計審核立項信息和原始憑證，使用智能項目和智能憑證功能，系統自動建立項目，自動進行賬務處理，使科研經費達到可使用狀態。

在新的業務流程中，跨系統的信息聯通取代過去的手工錄入數據環節，節約了人力成本。項目負責人在科研平臺上自主查詢一次性關聯到款、發票、項目信息，替代科研處、財務處的手工數據匹配，既提高了收入管理的透明度，增強了項目負責人對立項過程的主動控制和參與感，又充分利用了項目負責人對自身項目信息的熟悉掌握，消除了信息匹配問題和不準確信息的干擾。所有立項過程參與方直接面向中心節點交互數據，既減少了信息流通環節，使有效信息得以更快地傳遞，又明確了所有參與方的主體責任，督促項目負責人對項目信息負責、科研處對科研管理負責、財務處對財務數據負責，真正實現了信息流、單據流、內控制度與“放管服”目標的有機結合。

六、結語

本文從“放管服”改革需求出發，細致地分析了C 大學科研收入管理流程中存在的問題，并從業務流程再造的角度入手，研究制定科研收入管理的優化改進方案，希望能為C 大學推進收入管理改革找到有效途徑，并為其他高校在進行類似的優化時提供參考和幫助。