檔案館檔案管理存在的問題與對策

（石家莊市裕華區檔案館，河北 石家莊 050000）

近年來，檔案管理事業突飛猛進，許多檔案館紛紛加強檔案管理工作，提升檔案管理質量，為推動我國檔案事業向前發展做出了杰出貢獻。目前，我國需要不斷完善檔案館檔案管理工作，明確檔案管理細節，推動檔案管理事業向前發展。

一、檔案館檔案管理的概述

（一）檔案的概念

檔案是指人們在社會生活中形成并且被保留下來的原始記錄，檔案是人類社會的知識寶庫，記錄著人類社會發展歷史，因此，檔案具有原始性、參考性等特點。原始性指檔案是記錄事物發展的原始記錄，可以真實地反映某件事物的原始面貌。參考性是指檔案可以作為人們參考評價的依據。

（二）檔案館檔案管理的內容

第一，檔案收集。檔案收集是指有計劃、有組織地實施檔案資料收集工作，將分散在各地的檔案收集在一起。

第二，檔案整理。檔案整理是對不同種類的檔案進行分類整理，使原本松散的檔案資料變成井然有序的檔案資料。

第三，檔案保管。檔案保管工作是確保不出現丟失檔案或者泄密現象，減少檔案損壞情形。

第四，檔案利用。檔案利用是指以館藏檔案為基礎，為讀者提供檔案查閱、復印等各項服務。

二、檔案館檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不夠完善

第一，檔案目錄存在缺陷。檔案目錄是檔案工作人員的重要檢索工具，但是檔案目錄存在單位不清晰、案卷標題不明確、分類不科學等問題時會影響讀者的使用效率［1］。例如，在查找某項案卷時，由于案卷標題不明確，使用者很難通過檔案標題精準定位檔案資源，影響檔案的使用效率。

第二，重新整理檔案后的問題。近年來，一些檔案館重新整理檔案資料、編排檔案目錄，一些資料編號和卷號都發生了變化，但工作人員并沒有及時更新原有的檔案標識，出現整理不規范的現象。與此同時，由于檔案整理較為匆忙，某些卷號和頁碼編寫錯誤，再加上目錄有所變化，難以根據原有檔案記錄查找檔案信息。

第三，缺乏健全的電子檢索系統。信息化社會的發展對檔案館的檔案管理提出了更高的要求，檔案館正在積極推進檔案管理信息化建設。目前，檔案館缺乏完善的電子檢索系統，只支持初步檢索，無法精準定位某份文件或者某項報告，最終影響檔案館檔案建設質量。

（二）檔案館藏結構失衡

目前，許多檔案館存在館藏失衡現象。豐富的館藏資源可以提升檔案館管理質量，并且能夠滿足社會經濟發展要求。但是，一些檔案館存在館藏資源失衡現象。例如，一些檔案館館藏多為建國之前的資料，而建國之后的資料數量較少；一些檔案館館藏主要是文化類資料，但是缺少經濟類館藏文獻。由于檔案館館藏資源失衡，檔案館館藏資源使用效率受到影響，導致檔案館檔案管理質量較低。與此同時，由于檔案館館藏結構失衡，一些重要資料缺乏妥善管理，極易出現毀損或者滅失風險［2］。

（三）檔案管理人才失衡

目前，我國檔案館檔案管理更側重硬件設施建設，忽視了軟件設施建設，軟件設施包含眾多內容，檔案管理工作人員就是軟件設施中的重要一環。在檔案管理工作中，工作人員的知識素養和工作態度直接影響檔案館檔案管理工作質量，為此，檔案館需要培養對檔案管理人員進行培養，提高他們的專業知識素養，提升他們的綜合素質。實際上，我國檔案館檔案管理人員綜合素質并不高，一些工作人員知識固化，知識面狹窄，難以勝任信息化背景下的檔案管理工作，跟不上時代發展潮流。與此同時，我國檔案館檔案管理人員缺乏事業心，缺乏擔當精神和奉獻精神，不具備高尚的職業道德修養，缺乏主動更新知識體系的自覺性，雖然新入職的檔案管理人員具備先進理論知識，但是缺乏工作經驗，最終會影響檔案管理工作質量。

三、檔案館檔案管理的對策

（一）完善檔案立法

1.堅持檔案管理原則

第一，堅持檔案管理的公共性。公共性是檔案管理必須遵循的重要原則，公共性要求檔案管理工作必須以社會利益為價值取向，保障公民個人合法權益。在開展檔案管理工作時，檔案館需堅持以人為本的思想，堅持維護社會效益的同時要保證公民個人利益得到保障。

第二，堅持權利與義務對等。在檔案管理過程中，檔案館必須堅持權利與義務對等，有權利必有義務，有義務必享有權利，建立權利義務相對等的約束機制，提高檔案館檔案管理質量。

2.完善法律內容

第一，細化檔案館檔案管理內容。目前，我國并沒有明確規定檔案館檔案管理內容的相關法律。我國相關部門可以對檔案館檔案管理內容做出明確規定，通過立法指導檔案館檔案管理工作，確保檔案館檔案管理各項工作有章可循，提升檔案館檔案管理質量。在立法過程中要聽取檔案管理工作人員的意見，將工作人員的意見融入相關法律，以確保相關條款具有實用性。

第二，細化法律條款，增強法律條款的可操作性。為提高檔案館檔案管理質量，需細化檔案相關的法律條款內容，如明確規定檔案開放年限，完善檔案標準，列舉屬于可開放檔案的內容，以此提高檔案管理質量。

（二）加強檔案管理

1.豐富館藏資源

為提升檔案館檔案管理質量，檔案館需要豐富自身館藏資源。

第一，檔案館可以對接政府部門，及時收集政府部門的各項信息資料，同時檔案館還需要擴展自身館藏類別，將民營企業檔案也納入檔案收藏范圍之中。

第二，檔案館可以與民營企業取得聯系，積極收集民營企業檔案管理資源。除了民營企業之外，檔案館還可以積極對接社會團體組織等非政府機構，將這些機構的資源也納入檔案館檔案來源范疇，以此豐富檔案館館藏資源，提升檔案館館藏資源質量。

第三，檔案館還可以開展專題收藏活動，通過專題收藏改善館藏結構。檔案館可以就非物質文化遺產開展館藏收藏工作，增加檔案館非物質文化遺產檔案收藏的品種。除此之外，檔案館還可以積極收集口述檔案，豐富檔案館館藏資源?？谑鰴n案是當事人的口述，是采集人采用標準方法收集的歷史記錄，它是對某項歷史事件的真實再現?？谑鰴n案具有極高的保存價值，可以成為檔案館的重要資源。

2.加強檔案館館藏保護工作

為做好檔案館館藏保護工作，需改善檔案館保管環境。檔案館可以建設檔案館儲存室，要隨時控制檔案館儲存室溫度和濕度，調節檔案館儲存室光線，減少檔案館儲存室灰塵。與此同時，檔案館還需要持續推進檔案修復工作，加快破損檔案需修復進度，延長檔案壽命，可使用化學試劑修復字跡模糊的檔案。除此之外，檔案館需要復制檔案原件，減少不必要的損耗。檔案館的檔案管理工作非常復雜，每次搬運或者掃描都可能造成不同程度的損害，檔案館需盡量減少原件的使用頻率，以附件代替原件，提高檔案館檔案保管質量。目前，一些檔案館館藏數量非常龐大，很難在短時間內完成全部復制，因此可優先復制重要檔案內容，一般而言，使用頻率較高、社會關注度較高、其他檔案館館藏沒有的資源都可以被認定為重要檔案館藏內容。

3.改進檢索工具

在信息化時代，為提升檔案館管理質量，檔案館需要信息化的檢索工具。為此，圖書館可健全電子搜索系統，提升現有電子搜索系統性能，提高電子搜索的快捷性和準確性，滿足使用者求快、求全、求準的心理。

（三）提高檔案人員素質

為提升檔案館檔案管理質量，檔案館還需要加強檔案管理人才培養，提高檔案館管理人員的綜合素質。檔案館可組織工作人員參與培訓，通過培訓提高檔案人員的工作素質，轉變檔案管理人員的思維模式。在培訓過程中，檔案館可出臺檔案管理人員培訓條例，規范檔案管理人員的行為，激發檔案管理人員的學習積極性，提升檔案管理人員培訓質量。與此同時，檔案館可加強檔案人才招聘工作，在社會上選拔可造之才，將有激情、有擔當、有素質的檔案管理人員招聘到檔案管理工作隊伍中，增強檔案管理人員的整體素質，最終達到提高檔案館檔案管理質量的目的。除此之外，檔案館還需要端正檔案管理人員的道德品行，培養檔案管理人員吃苦耐勞、樂于奉獻、甘于寂寞的優良道德品質。

四、結語

為提高檔案館檔案管理質量，需加強立法，完善法律原則和法律內容，同時需加強檔案管理工作，提升檔案管理人員的素質。檔案館檔案管理質量的提升有利于檔案館為社會經濟發展提供高質量的檔案服務。