加強企業采購管理實現降本增效的策略探討

（北京市地鐵運營有限公司線路分公司，北京 100082）

我國政府近年來逐步頒布實施了《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》等與采購相關的法律法規，各大中型國有企業依照上述法律法規逐步完善本企業的招標和采購制度，但是在個別小型企業中，尚存在采購管理制度不完善、采購成本居高不下以及采購監管缺失等問題，這不僅破壞了市場公平公正的競爭環境，也影響了企業的良性發展。因此，企業應扎實制定采購計劃，正確選擇采購方式，遵循合法、合規的原則開展采購管理工作。這樣有助于企業降低成本、提高運營效率，能推動整個供應鏈體系的發展，為企業健康可持續發展提供保障［1］。

一、企業采購管理概述

（一）采購與采購管理的定義

采購是一種常見的經濟行為，是資源市場上資源從供應商向用戶方轉移的過程。不論是個人還是各級生產經營單位，都可以通過采購從資源市場獲得各種資源，以滿足自身的需要，使生產經營活動正常開展。企業采購是指企業在一定條件下，通過資源市場尋求并獲得作為企業資源的有形商品或無形服務，以保證企業生產經營正常開展的經營活動過程。

采購管理是為了降低企業經營成本、提高企業經濟效益所進行的包括采購計劃、組織、實施、溝通和管控的活動。采購管理不僅是企業安全運營與物資供應的重要保障，更是現代企業管理的重要一環。

（二）采購的類別

采購的類別分為貨物類采購、服務類采購和工程類采購。貨物類采購指采購食品、礦石、工具等有形的商品，服務類采購指采購專利技術、維修服務、安裝服務等無形的服務，工程類采購指建筑、施工等工程類采購。

（三）采購的實施

企業采購的實施應具有規范性和系統性，具體可分為編制采購計劃、采購實施、合同監管與供應商評價4個階段。

首先，由需求部門提出需求計劃，采購實施部門對需求計劃進行匯總、整理，并結合實際庫存情況編制相應的采購計劃（如年度、臨時或緊急采購計劃），還應根據采購項目的類別、預算、時限等因素，確定相應的采購形式（如招標采購、市場詢價采購、單一來源采購、競爭性談判采購、電子商務采購平臺競價等）。

其次，采購實施部門根據公司相關制度，通過以上采購方式實施采購，確定最終供應商，并組織采購小組就所采購服務、貨物或工程與中標供應商進行合同談判，經相關法律部門審核同意后與中標供應商簽訂采購合同。

再次，采購合同簽訂后，采購實施部門及時建立合同臺賬，對已簽訂的采購合同進行分類管理，并配合相關部門定期檢查供應商的合同執行情況，對合同履約過程中發現的問題進行如實反饋和及時糾正，對嚴重失信的供應商應按規定予以懲戒。

最后，在合同執行完畢后，由采購實施部門組織質檢小組對采購的服務、物資或工程項目進行最終驗收，驗收合格后方可按照相關制度和流程付款。

二、企業采購現狀與存在的問題

（一）采購計劃不扎實

嚴謹、合理的采購計劃應以充分考慮企業實際生產、運營需求為前提，不能脫離實際憑空制定，否則將對企業造成采購資金損失、庫存積壓與虛耗等不良影響。以A 企業為例（A 企業為某市屬大型國有企業，員工3萬人左右，該企業組織架構分為三個層級，依次是公司機關層、公司項目部層、工區作業部層），該企業在制定下一年的年度低值易耗品需求計劃時，往往是由項目部材料員將所屬各工區需求直接匯總提報至公司采購部門，并未對實際需求進行現場調研和嚴格審核，導致需求計劃存在較大的“水分”和錯誤。

此外，該企業計劃員對物料消耗規律以及庫存情況的掌握不牢，在編制需求計劃時存在滯后性，經常因為急需某種材料而提報臨時計劃和緊急計劃，導致同一種貨物采購價格有較大差異，使企業采購管理難度和采購成本大大增加。

（二）招投標項目不規范

招投標項目不規范是企業采購過程中常見的、管控難度較大的問題，主要包括：第一，信息不對稱，例如信息公示不透明，導致必要的招投標信息得不到明確披露，不僅會使參與招投標的供應商得不到對稱有效的信息，還會使招投標活動的開展偏離公開、公平、公正的招投標原則，使企業錯失最優供應商，造成采購后續隱患；第二，躲避招投標，一些采購項目的甲方為了自身利益，采用各種方式躲避招投標，部分甲方違反招標規定，表面上進行公開招標，但實際上是“明招暗定”；第三，招投標后續管理問題，例如合同管理不嚴謹，存在付款細節不明確、不合理等問題，導致企業在后續付款時與供應商存有糾紛［2］。

（三）供應商管理不到位

第一，采購渠道單一是眾多企業都存在的普遍問題，單一渠道將導致對供應商的選擇欠妥，使得供應產品及服務的質量受到一定的影響；第二，部分企業未建立統一、全面的供應商評價體系，造成一些存在關聯關系的不良供應商為增加中標概率進行惡意投標、串標、圍標，致使企業采購成本居高不下，損害企業經濟利益；第三，部分企業在選擇供應商時過分關注價格因素，未充分考慮地域等必要因素，在遠程運輸中花費較高的物流成本，同時也給售后服務帶來一定的影響。

（四）采購監督機制不完善

目前，我國大多數企業缺乏科學合理的采購監督機制，僅由采購實施部門負責制定并執行采購計劃。對于采購何種產品、從哪家廠商采購，采購部門具有絕對的話語權。企業未設立相關紀檢部門對采購實施部門進行約束與監管，導致采購話語權過分集中于某個或少數管理者，造成質次價高、采購舞弊、收受賄賂等不良現象，使企業資金損失、信用受損。

（五）采購員管理不到位

部分企業疏于對采購員法律意識和責任意識的培訓，導致一些采購員面對采購過程中的各種誘惑，選擇鋌而走險，棄企業利益于不顧，甚至將法律道德拋在腦后，使企業利益嚴重受損，采購成本大大增加。有些企業忽視了對采購員的專業培訓，采購員缺乏創新力和談判能力，導致采購產品質量無法得到保證，從而影響企業經濟效益及可持續發展。

三、加強企業采購管理，實現降本增效

（一）扎實做好采購計劃

扎實的采購計劃是企業降低成本和提高效率的重中之重。采購過程中的第一個環節就是制定采購計劃。扎實的采購計劃可以確保采購實施的可行性和高效性，從而降低企業采購的時間成本和資金成本。要制定嚴謹扎實的采購計劃，需要相關采購人員全面掌握物資的耗損、市場價格等信息，根據其數據加強與生產部門、輔助部門之間的合作，從而制定出合理的物資采購計劃。除此之外，為確保采購計劃順利執行，相關采購人員還應深入實地調查，審慎確認采購計劃，對發現的問題進行處理，將物資采購計劃調整至最優，從而保證該采購計劃不僅能合理降低企業采購成本，還能充分滿足企業生產經營的實際需求，避免造成資源浪費與庫存積壓等不良現象。

（二）加強招投標監管

首先，行業監管部門應重視對采購招投標過程的監管，對采購過程中的違法行為進行及時判定、糾正、制止及處理。特別應對招投標監管機制加強研究，規范招投標流程，完善評標體系，加強中標后跟蹤管理，及時洞察招投標中存在的問題并提出整改措施。其次，招標辦公室要注意對有關行業主管部門執法活動的指導和監督，不僅要處理好管辦分離、協調機制與監管職能交叉等問題，更要結合實際情況，對招投標管理辦法、資格預審辦法、評標細則等規章制度進行及時調整，對招投標管理活動中出現的矛盾進行及時處理。采用線上招標、投標和輔助評標等科技手段，避免惡意報價現象的發生，從而增強評標的公正性，提高采購流程工作效率。

（三）搭建電子商務采購平臺

在信息化全球化高速發展的今天，伴隨著中國電子商務環境的蓬勃發展，電子商務采購平臺這種全新的采購方式已經在國內得到了廣泛的認知與使用。有越來越多的企業青睞使用這種信息化、透明化的采購方式，從而減少企業庫存、降低采購成本、優化產業鏈、提升企業綜合競爭力。全面推廣電子商務采購平臺的重要意義體現在4個方面。

1.縮短采購周期、提高采購效率。通過電子商務采購平臺，可以實現供應商異地投標、專家異地評審等功能，不僅可以縮短采購周期，還能提高采購效率。以A 公司為例，該公司2020年各類采購事項共計316項，在使用電子商務采購平臺以前，每一項采購都要經過采購計劃立項、采購事項審批、價格評估、采購談判、綜合打分、合同簽訂以及驗收結款等線下環節，每個采購事項的平均周期約為1～2個月。在使用電子商務采購平臺以后，除了談判和驗收需要線下進行以外，其余環節均可實現線上審批，大大縮短了采購周期、減少了紙張的消耗，實現了降本增效的目的。

2.減少庫存，提高資金利用率。A 公司在電子商務采購平臺上線運行后，還為本公司的物資管理系統（EAM 系統和NC 系統）預留了接口，使公司采購管理與物資管理實現信息共享，采購部門可以更直觀地了解企業庫存狀況，并根據實時的庫存情況調整采購計劃，大大降低了公司采購成本。

3.實現信息共享和采購透明化。企業若想提高采購透明度，就離不開采購過程中的信息共享。電子商務采購平臺的投入使用不僅可以幫助供應商及時查詢過往交易、交貨等記錄，還可實時掌握企業各類采購、招標信息，從而有針對性地進行報價及投標。同時，企業也可以通過電子商務采購平臺，全面了解供應商信用情況以及過往合同履行情況，綜合地評價和選擇供應商，從而精準知曉市場行情，降低企業采購成本。

4.完善供應商管理。電子商務采購采購平臺的另一個重要功能是對供應商的線上管理。其一，供應商可以通過外網自主更新公司信息、資質文件，發布企業最新產品介紹，瀏覽采購公告，開展線上投標、競價等活動；其二，企業采購部門可以通過內網對供應商進行線上準入、分類、分級、變更以及評價等操作，不僅能通過建立供應商綜合評價指標體系對供應商進行評價，還能避免采購員與供應商惡意串通、暗箱操作情況的發生。

（四）建立健全采購管理制度

在采購管理中，通過推進各類采購制度的“廢、改、立”，能使所有相關采購人員按照規定的流程執行，這樣可以保證采購過程的規范性和科學性。具體可分為以下幾個步驟：首先，建立完善的采購申報制度；其次，結合電子商務采購平臺，完善供應商準入、退出以及評價機制；再次，推動采購合同管理機制的建設，規范合同臺賬，樹立留痕意識；最后，采用事前指導、事中監督與事后審計相結合的方式，完善采購全過程的監督檢查機制。

（五）加強采購人員隊伍建設

加強業務培訓，提升采購人員隊伍素質能力。一是提高專業能力，通過對企業各部門的走訪調研，掌握部門業務運營流程及企業生產經營規律，從而使采購計劃的制定有據可依。二是加強對采購人員隊伍的法制教育，通過培訓使采購人員自覺提高政治站位、堅守底線、遵守職業道德，確保采購活動嚴格按照相關制度開展。三是對采購人員進行定期輪崗，定期進行績效考核，爭取人人都熟悉采購流程，提高采購工作效率，降低采購成本。

四、結語

科學的采購管理不僅是企業實現降本增效的有力保障，更是企業提高經濟效益、實現可持續發展的重要基石。因此，企業在日常采購過程中需要高度重視采購管理，扎實制定采購計劃、加強招投標監管、大力推行電子商務采購平臺的應用、建立健全采購管理制度、加強采購人員隊伍建設等，切實提升企業采購管理質量及水平，最終實現降本增效的目標。