高校教學秘書崗位定位與素質要求

任瑜艷

（廣東培正學院人文學院 廣東 廣州 510830）

崗位定位是做好教學工作的前提和基礎，教學秘書的崗位定位準確與否，影響著教學秘書工作的優劣和成敗。由于很多高校工作者對教學秘書崗位認識不足，要求偏低，導致教學秘書也常常把自己定位在一個較低層次上，工作效率低，工作沒有成效，自身價值也得不到發揮，工作積極性越來越低。本文希望通過準確定位高校教學秘書的崗位，進一步強化教學秘書的思想意識，使其能更好地在教學管理中發揮作用。

一、教學秘書的崗位定位

很多高校領導將教學秘書崗位定位為教輔崗，相對教師和中高層以上管理人員，教學秘書處于次要和基層的位置，其主要工作是根據學校的安排重復處理一些簡單的事務性雜活。有些學校領導和教師甚至認為，教學秘書不需要專業技能，什么人都可以勝任。這種看法導致很多教學秘書自己也認為低人一等，不被重視，沒有晉升的路徑，因此工作積極性不高，影響工作的質量。可見，從理念上明確教學秘書的定位，找準教學秘書在整個學校中的位置，理順教學秘書崗位的工作，成為目前要解決的問題。

（一）教學秘書是人才培養系統的重要組成部分

當代大學教育以素質教育和創新教育為主旋律，以促進人的自由全面發展為宗旨，強調鍛造學生的實踐能力，培養和訓練全面素質，是全方位，多方式、立體化、綜合性的開放式教育和系統工程[1]。在當代素質教育和創新教育理念下，人才培養模式已從傳統的教師傳授知識轉為全面培養人發展的系統工程。人才培養模式的轉變賦予了教育工作者更多的責任，教學秘書作為高校教學管理的主力軍，應當在教育教學觀念和人才培養模式發生轉變時，充分發揮自己的作用。在傳統觀念中，教學主體是教師，人才培養模式轉變后，參與人才培養的都是主體，每個參與者在人才培養系統中各司其職。與任課教師不同，教學秘書是通過管理為學生提供服務的，如安排日常教學工作、監督學生學業的完成情況等。雖然服務學生的方式不同，但都是為學生的學習、成才服務。因此教學秘書也是老師，與傳統的老師一樣履行教書育人的職責，是人才培養系統的重要組成部分。

（二）教學秘書是教學管理的橋梁紐帶

教學管理是運用管理科學和教學論的原理與方法，充分發揮計劃、組織、協調、控制等管理職能，對教學過程各要素加以統籌，使之有序運行，提高效能的過程[2]。參加教學管理的人員主要構成為校長、分管副校長、教務部門、教學督導組織、院長（系主任）、分管副院長（系副主任）、教研室、教學秘書。教學秘書作為教學管理系統的基層管理人員，不僅要在由教師、學生、分管領導、教務部門、其他行政部門、實驗室、其他院系、學工處、校外基地等構成的錯綜復雜的教學系統中起協調作用，還要收集、整合教學管理涉及的各個方面的信息，反饋給相關人員，為相關人員提供意見。教學秘書可以說是橋梁和樞紐。相對學年制，學分制的人才培養方案彈性大，教學計劃也越來越貼合學生個性，相應的教學管理也變得越來越復雜，對學生學業管理也轉向目標管理。很多教師、家長和學生面對學業制度的轉變都顯得無所適從；為使學生接受并且盡快適應，教學秘書在其中發揮了重要的作用。教學秘書雖然是教學管理基層人員，在整個學業制度改革中不起眼，但教學秘書直接參與教學改革和教學管理的各個環節，全面了解改革前后教學運行工作的過程和結果，能為教師、家長和學生提供更全面、更有用的咨詢和信息，為他們排憂解難，為他們的溝通搭建良好的平臺。因此，在新形勢教育教學改革下，教學秘書應當積極發揮作用。

（三）教學秘書在教學管理中起參謀作用

教學秘書的工作涉及教學運行系統的各個方面，接觸的人員最多，掌握的信息最豐富，了解的情況最全面且最及時，教學秘書可以將自己收集的信息進行整合、分析，使之成為自己的寶貴的經驗，為各方處理問題提供決策和參謀，為領導分憂解難，成為領導總體職能的有機補充。在策劃新的教學活動，擬定新的教學規章、教學計劃時，教學秘書可以用自己豐富的一線經驗給予教學院長、各系主任實質性建議，幫助其更好地開展教學活動。教學秘書可以從學生及有關方面了解教師的教學情況，發現教師在教學方面的不足，及時向教師反饋；也可收集學生感興趣、效果較好的教學方法進行推廣。因此，教學秘書可以說是整個教學運行中不可多得的“智囊”。

二、教學秘書崗位要求

教學秘書要具備較強的職業知識技能和思想意識，在教學工作中發揮更大的作用。

（一）具備較強的業務知識和工作技能

1.具備較強的管理業務知識和工作能力

教育改革要求教學秘書不是勤雜工，而是教學管理者，教學秘書應掌握管理方面的專業知識和工作技能。教學秘書作為院系教學管理一線人員，應具備組織、策劃和統籌能力，決策、執行和預見能力，溝通、協調和表達能力及研究創新能力。教學發展趨勢的評估預測、各部門工作的協調、教學信息的流通、教學活動的開展、教師課程的管理，學生活動的舉辦，教學計劃的執行，培養方案的實施，等等，這些日常的教學活動都需要教學秘書來安排，一些突發的教學事故都是秘書馬上處理。如果教學秘書沒有專業的管理能力，面對這些復雜的教學活動，將無所適從，容易手忙腳亂。因此，教學秘書要不斷加強、提升自身管理業務知識和工作技能水平。

2.具備較強的檔案整合能力

教學秘書最基本的工作之一是管理教學檔案。教學檔案的管理不僅是對教育教學資料的收集，還是對各種教學材料的系統歸納、整理、存檔，使之成為有價值的資料。教學秘書每天上傳下達教務處和其他部門的工作任務，收集、整理本部門教師、學生的各種信息。對海量的教學檔案信息，如果不及時整合，分門別類歸檔，將會越積越多，越積越亂。這就要求教學秘書具備較強的檔案整合能力，成為教學檔案信息處理加工的中樞，能夠有效提取、總結，并且準確地傳達檔案中的信息。因此，教學秘書要在日常工作中強化自身的檔案管理能力。

3.具備較強的計算機應用處理能力

隨著現代信息技術的發展，大部分高校教務管理工作已經采用信息化，教務管理系統越來越規范化，倡導辦公無紙化，日常的各種報表、通知、調停課、選課、排課、考勤、教材征訂等都在線上進行，教學管理大數據將在各大高校廣泛運用。因此，教學秘書要掌握新技術，熟悉各類辦公軟件和教務管理系統的操作，學會利用各種先進的計算機技術手段，提高教學管理的規范性，從而提高工作效率。

（二）提高思想意識

1.樹立主體意識

雖然很多學校將教學秘書定位為輔助崗位，但身為教學秘書，要樹立主體意識，掌握主動權。教學秘書工作在教學最前線，是教學管理的樞紐，其崗位至關重要。教學秘書是教學管理系統中的一員，是管理者，不是辦事員，要主動工作，經常動腦，想辦法把教學工作做得更好。教學秘書應當主動解決教學相關問題，跟進問題，在適當的時候提醒和建議領導處理具體教學工作，并及時跟進學院的相關教學工作，做好督促工作。教學秘書只有先樹立起主體意識，才會主動思考解決問題，研究教學內容，主動做與教學相關的事，才能使自己在人才培養系統中發揮更大的作用。

2.樹立服務意識

服務意識是高校教學秘書工作的根本思想意識，教學秘書只有全心全意為學生，為教師，為教學服務，才能實現教與學的職責，才能達到教學管理的目標。因此，教學秘書要樹立全方面、全方位、自覺的服務的思想意識，這是教學秘書專業素質要求的。教學秘書工作煩瑣，既要要制定好學院各學期教學計劃，出臺各項教學管理措施，又要當好領導參謀和助手，及時提供教學工作所需的材料；既要為教師授課和學生學習提供支持與幫助，又要將教師和學生的反饋信息及時上報。有時會遇到很難管理的教師和學生，工作中難免會產生厭煩情緒，與人發生沖突，受委屈；但教學秘書是為各方面提供服務的，服務過程中的矛盾是不可避免的。因此，教學秘書要保持良好的心態，及時自我調整。作為教學秘書，服務意識是必不可少的。

3.樹立創新意識

在教學管理方面，積極學習先進的教育管理理論，在前輩實踐經驗基礎上有所創新，努力提高自己的教學管理水平。要成為一名出色的教務工作者，不僅要學習前人的知識，積累經驗，還要積極適應新形勢、新時代的發展要求，結合具體實際，采用新技術、新方法，敢于創新，把教務工作做得更好。教學秘書更多時候是依照既有的培養方案、教學計劃和安排開展、落實工作，在此過程中，應該根據實際情況，不斷完善、優化既有的設計、安排，敢于在前人基礎上進行創新，以推動教學工作的發展。在設計教學培養方案的時候，要順應時代發展和國家人才戰略需求，以及高等教育發展趨勢；在開展教學工作時，一定要有創新性。

三、結語

當代教育理念的轉變，賦予了教學秘書更多的職責。教學秘書不是勤雜工，不是被動的任務執行者，他們是人才培養的重要組成部分，是人才培養的主體之一；他們是教學管理的橋梁樞紐，在學院與學校教務部門、教師與學生、院系領導與教師之間發揮著橋梁作用：及時傳達教務部門和院系領導的要求和任務，反饋教師、學生對教學安排的意見；在教學管理中起重要的參謀作用，為領導、為教學管理建言獻策。為了適應全方位、較為繁雜的工作任務，教學秘書還需要提高自身管理知識和專業技能，樹立正確的思想意識，這樣才能成為優秀的教學管理者，更好地服務于教學管理，實現個人價值。