談行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

廖蘭萍

（蘇州 高新區(qū)（虎丘 區(qū)）社會保 險(xiǎn)基金 管理 中心，江蘇 蘇州 215011）

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的導(dǎo)向和意義

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)是整個(gè)國有資產(chǎn)的重要組成部分，是行政事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)前提和提供公共服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。為促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展，人民全面脫貧，逐步實(shí)現(xiàn)共同富裕，行政事業(yè)單位應(yīng)帶頭縮減開支，合理配置資源。如若因固定資產(chǎn)管理不善出現(xiàn)漏洞占用財(cái)政性資金比重過大，即會導(dǎo)致我國財(cái)政資金配置出現(xiàn)問題，阻礙社會穩(wěn)定和發(fā)展。做好行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作，能確保固定資產(chǎn)安全完整，合理配置固定資產(chǎn)，提高使用效率，避免因閑置濫用等管理不善造成的諸如固定資產(chǎn)加速折舊、毀損及盤虧等問題。固定資產(chǎn)管理得當(dāng)既能合理保障資產(chǎn)使用壽命和資產(chǎn)的合理配置，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)的保值增值，同時(shí)又能避免重復(fù)購買和鋪張浪費(fèi)，很大程度上節(jié)約財(cái)政資金在固定資產(chǎn)購置條線上的預(yù)算支出，從而將國有資金投入到更有價(jià)值的利國利民的地方去，促進(jìn)社會穩(wěn)定和進(jìn)步。做好固定資產(chǎn)管理能提升行政事業(yè)單位的服務(wù)水平，完成其社會使命，為社會穩(wěn)定和諧發(fā)展保駕護(hù)航。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的主要問題

（一）制度不健全或落實(shí)不到位

首先，當(dāng)前部分行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理制度及其簡單，有些單位只制定了很籠統(tǒng)的管理制度，未從源頭資產(chǎn)購置、登記存檔、領(lǐng)用維護(hù)、盤點(diǎn)清查、資產(chǎn)處置等方面系統(tǒng)全面地涵蓋整個(gè)固定資產(chǎn)流程來制定固定資產(chǎn)管理制度。

其次，還有相當(dāng)數(shù)量的行政事業(yè)單位雖然已經(jīng)制定了比較全面的資產(chǎn)管理制度，落實(shí)不到位，致使制度流于形式。制度僅僅成了敷衍上級和應(yīng)付政府內(nèi)部控制報(bào)告的工具，完全沒有應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)工作中去。單位大部分工作人員甚至不知道單位固定資產(chǎn)管理制度的存在。

（二）固定資產(chǎn)管理職責(zé)不清

行政事業(yè)單位未指定專門部門和專門人員管理固定資產(chǎn)，完全按照主觀意愿。例如不需要過多購置的資產(chǎn)批量購置，造成資產(chǎn)大批量堆積，甚至是成新率比較高的固定資產(chǎn)被閑置。由于職責(zé)不明確，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理人員和使用人員工作缺乏積極性與責(zé)任感。這些管理漏洞，容易造成國有資產(chǎn)損失，事后難以追責(zé)。

（三）日常管理不規(guī)范、缺乏監(jiān)管

首先，很多行政事業(yè)單位未對固定資產(chǎn)進(jìn)行卡片登記、資產(chǎn)實(shí)物上沒有資產(chǎn)標(biāo)簽；未設(shè)置固定資產(chǎn)臺賬和成新率表，家底不清，不能為盤點(diǎn)提供有效依據(jù)，更無法判斷單位固定資產(chǎn)狀態(tài)、更新的快慢和持續(xù)發(fā)展能力。盤點(diǎn)不夠及時(shí)：按照政策和制度規(guī)定單位應(yīng)至少每年進(jìn)行一次固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)。實(shí)際中，大部分行政事業(yè)單位未能做到，造成固定資產(chǎn)賬實(shí)不符嚴(yán)重，一旦盤點(diǎn)則盤盈盤虧層出不窮。

其次，某些地區(qū)相關(guān)部門對行政事業(yè)單位的資產(chǎn)監(jiān)管也比較放松，日常未對行政事業(yè)單位資產(chǎn)進(jìn)行清查。只有處置報(bào)廢時(shí)才需要走規(guī)定的流程，流程也僅是流于線上資產(chǎn)管理系統(tǒng)的形式，未實(shí)地檢查報(bào)廢實(shí)物是否與資產(chǎn)管理系統(tǒng)報(bào)廢申請單及財(cái)務(wù)賬面相符。審計(jì)部門審計(jì)也只是側(cè)重于財(cái)務(wù)賬務(wù)處理審計(jì)，對固定資產(chǎn)審計(jì)往往缺失。造成大部分單位對固定資產(chǎn)的管理掉以輕心、麻痹大意。

（四）調(diào)撥不及時(shí)

行政單位及下屬事業(yè)單位通常是單位之間統(tǒng)籌使用固定資產(chǎn)，本意是合理配置資源。這就要求實(shí)物調(diào)動，配置權(quán)也應(yīng)立即相應(yīng)完成手續(xù)。一旦固定資產(chǎn)權(quán)屬和資產(chǎn)使用單位不相同則會造成固定資產(chǎn)的管理難上加難。由于單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視固定資產(chǎn)的管理，在人手上安排不足，又因調(diào)撥手續(xù)涉及程序較多，工作時(shí)間線拉得太長，往往無人跟進(jìn)相關(guān)調(diào)撥工作導(dǎo)致固定資產(chǎn)的調(diào)撥工作進(jìn)度一直處于極其滯后的狀態(tài)。實(shí)物資產(chǎn)早已不在原單位，但沒有相應(yīng)的調(diào)撥手續(xù)，調(diào)出單位和調(diào)入單位均無法在資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中進(jìn)行處理。甚至有些資產(chǎn)實(shí)物已經(jīng)無法使用，理應(yīng)報(bào)廢，但調(diào)撥手續(xù)還未完成，相應(yīng)就不能執(zhí)行報(bào)廢處置流程，占用儲存空間和儲存費(fèi)用，若實(shí)物資產(chǎn)丟失，將來真正走報(bào)廢流程時(shí)沒有對應(yīng)的報(bào)廢實(shí)物為證，惡性循環(huán)。

（五）信息系統(tǒng)落后、會計(jì)核算不夠完善

首先，很多單位還停留在傳統(tǒng)核算方式上。2019年1月份開始對以前年度的固定資產(chǎn)補(bǔ)提折舊，涉及大量核算，需要配置資產(chǎn)信息系統(tǒng)運(yùn)行才能準(zhǔn)確無誤的運(yùn)算到位。以筆者所在事業(yè)單位為例，補(bǔ)提折舊的核算工作是采取人工excel表格計(jì)算折舊，極大增加工作量，浪費(fèi)人力。若單位財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不到位，excel表格使用不熟練，容易造成數(shù)據(jù)偏差較大。

其次，很多行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不足，認(rèn)為財(cái)務(wù)就是記賬，對固定資產(chǎn)實(shí)物管理未有監(jiān)督制衡作用。且財(cái)務(wù)核算意識淡薄，很多財(cái)會人員是臨近退休的老會計(jì)，不能及時(shí)獲知跟進(jìn)最新的政府會計(jì)準(zhǔn)則和制度，依然按照舊的財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。

以上問題微觀上來說會致使申報(bào)年度財(cái)務(wù)報(bào)告時(shí)出現(xiàn)禁止類條目，年度審計(jì)時(shí)審計(jì)證據(jù)表上會出現(xiàn)異常點(diǎn)。宏觀上來說無法給資產(chǎn)報(bào)告使用者財(cái)政部提供真實(shí)有效的信息。

三、健全行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的建議

（一）全面出臺并落實(shí)單位固定資產(chǎn)管理制度

行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身單位實(shí)際情況建立健全的固定資產(chǎn)管理制度。在制度中需明確以下幾點(diǎn)：資產(chǎn)請購環(huán)節(jié)權(quán)限和程序，如金額審批的權(quán)限、流程等。日常管理環(huán)節(jié)設(shè)定歸口管理部門和管理專員，詳列日常管理的范圍和手續(xù)。盤點(diǎn)環(huán)節(jié)制定盤點(diǎn)程序、盤點(diǎn)人員，如確實(shí)因?yàn)槿藛T不足或盤點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)不夠可以通過招標(biāo)形式請第三方進(jìn)行盤點(diǎn)工作。處置環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照財(cái)政部門的處置流程制定制度。一個(gè)完善的制度才是成為開展工作的一把好工具。另外各行政事業(yè)單位應(yīng)盡快把落實(shí)固定資產(chǎn)管理制度提上日程，定期開展全體人員培訓(xùn)，宣導(dǎo)至每一位人員，有人員崗位流轉(zhuǎn)的，及時(shí)宣導(dǎo)至新人員。便于固定資產(chǎn)有關(guān)事務(wù)的開展有據(jù)可依，高效完成工作。

（二）明確固定資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)

建議由各單位辦公室扎口管理固定資產(chǎn)。按照不相容職務(wù)相分離的原則，具體辦公室負(fù)責(zé)實(shí)物管理，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)資產(chǎn)價(jià)值管理，使用部門負(fù)責(zé)使用管理，責(zé)任到人。實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理”，并設(shè)專職固定資產(chǎn)管理員管理本單位固定資產(chǎn)，電腦及相關(guān)信息類專用設(shè)備由負(fù)責(zé)信息的部門管理。明確每個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)，同時(shí)將資產(chǎn)管理工作與績效考核工作相結(jié)合。防止遇事推的一干二凈，能有效扭轉(zhuǎn)工作態(tài)度，提升工作積極性和責(zé)任感。

（三）規(guī)范日常管理、加強(qiáng)監(jiān)管

資產(chǎn)請購由單位使用部門提出書面申請，辦公室會同財(cái)務(wù)部門審核資產(chǎn)存量，對擬購置資產(chǎn)的品目、數(shù)量，測算經(jīng)費(fèi)額度在申請書上提出意見，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，超過一定金額需分管領(lǐng)導(dǎo)班子會議研究同意后簽字批準(zhǔn)，并按照政府采購規(guī)定程序執(zhí)行采購，對于超大金額的應(yīng)除上述程序后報(bào)經(jīng)當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)方可采購。

對購入的固定資產(chǎn)，需經(jīng)過專人驗(yàn)收，并辦理有關(guān)入庫手續(xù)，并及時(shí)在固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行登記錄入（電腦及相關(guān)設(shè)備由信息部門負(fù)責(zé)）；財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的原始票據(jù)和驗(yàn)收單給予報(bào)銷，并做好相關(guān)手續(xù)；使用部門在領(lǐng)用固定資產(chǎn)時(shí)，需填寫領(lǐng)用單，做到手續(xù)完備，固定資產(chǎn)去向明確。

固定資產(chǎn)歸口部門應(yīng)安排專門人員負(fù)責(zé)編制固定資產(chǎn)臺賬及維護(hù)固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。如遇新增、報(bào)廢、調(diào)撥事項(xiàng)及時(shí)更新臺賬和系統(tǒng)。臺賬內(nèi)容必須涉及資產(chǎn)名稱、數(shù)量、資產(chǎn)代碼、卡片編號、采購日期、成新率、存放地點(diǎn)、使用人等相關(guān)信息。對實(shí)物進(jìn)行資產(chǎn)標(biāo)簽的黏貼，標(biāo)簽上需列明資產(chǎn)重要信息。財(cái)務(wù)部門維護(hù)好資產(chǎn)分類、使用年限、累計(jì)折舊、凈值賬務(wù)明細(xì)。

固定資產(chǎn)盤點(diǎn)是固定資產(chǎn)管理體系里舉足輕重的一個(gè)環(huán)節(jié)，通過盤點(diǎn)從而知曉固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)情況。盤點(diǎn)方式可以采取定期與不定期盤點(diǎn)相結(jié)合；大金額和重要的固定資產(chǎn)應(yīng)實(shí)時(shí)性經(jīng)常性盤點(diǎn)；如遇單位性質(zhì)變更、資產(chǎn)有調(diào)撥轉(zhuǎn)移等特殊情況，則需要進(jìn)行臨時(shí)全面盤點(diǎn)。單位應(yīng)組織獨(dú)立部門進(jìn)行固定資產(chǎn)清查監(jiān)督工作，至少每年一次。也可以通過招標(biāo)第三方進(jìn)行清查或盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)工作和清查工作不能是同一方。以做到賬賬相符、賬卡相符、賬表相符、賬實(shí)相符，并對在清理過程中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)盤盈、盤虧、毀損及報(bào)廢及時(shí)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

各地財(cái)政部門也應(yīng)加強(qiáng)對所轄區(qū)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的不定期資產(chǎn)清查，如有問題進(jìn)行相應(yīng)整改和追責(zé)。這樣可以從客觀上對各行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理起到監(jiān)督和管控的作用。督促各單位能自覺強(qiáng)化本單位的資產(chǎn)管理的警覺，進(jìn)一步強(qiáng)化資產(chǎn)管理理念。

（四）劃清固定資產(chǎn)權(quán)屬的界限

固定資產(chǎn)在單位間調(diào)撥流轉(zhuǎn)，變更管理權(quán)使用權(quán)，應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行變更處理。如未歷經(jīng)相應(yīng)流程和手續(xù)，任何單位和個(gè)人不得轉(zhuǎn)移或出借固定資產(chǎn)。單位之間固定資產(chǎn)的調(diào)撥與轉(zhuǎn)移，流程上由轉(zhuǎn)出單位歸口部門及時(shí)填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》，一式兩份，轉(zhuǎn)出單位和轉(zhuǎn)入單位各一份，經(jīng)財(cái)務(wù)、信息等相關(guān)部門簽核流轉(zhuǎn)手續(xù)，同時(shí)由轉(zhuǎn)出單位、轉(zhuǎn)入單位的負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人分別簽字。系統(tǒng)管理人員相應(yīng)必須在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行登記和更新。最后由財(cái)務(wù)部門辦理有關(guān)財(cái)政備案手續(xù)，并在財(cái)務(wù)軟件中及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)登記更新工作。流程及手續(xù)完成后通知相關(guān)的經(jīng)辦人員進(jìn)行資產(chǎn)交接。

（五）加快信息系統(tǒng)建設(shè)和精準(zhǔn)財(cái)務(wù)核算

首先，單位應(yīng)開發(fā)內(nèi)網(wǎng)（出于單位涉密數(shù)據(jù)考慮，內(nèi)網(wǎng)不連互聯(lián)網(wǎng)）ERP，將固定資產(chǎn)系統(tǒng)模塊和財(cái)務(wù)賬務(wù)處理模塊相關(guān)聯(lián)。固定資產(chǎn)扎口管理部門和管理人員將固定資產(chǎn)購置、登記、使用、處置等信息錄入系統(tǒng)，并進(jìn)行簽核流程。系統(tǒng)相關(guān)模塊會將核算折舊費(fèi)用等數(shù)據(jù)傳至財(cái)務(wù)賬務(wù)，直接產(chǎn)生憑證和明細(xì)賬，財(cái)務(wù)進(jìn)行核對補(bǔ)足。一方面這樣可以免除大量人力核算，克服人為因素造成數(shù)據(jù)金額偏差。另一方面若資產(chǎn)管理人員不及時(shí)錄入系統(tǒng)將不能生成憑證，財(cái)務(wù)也不能進(jìn)行賬務(wù)處理，可以一定程度上起到監(jiān)督資產(chǎn)管理部門和制衡的作用。對于資產(chǎn)流程哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者滯后也一目了然，便于追責(zé)，有利于單位管理。

其次，積極開展財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，培訓(xùn)應(yīng)涵蓋到每個(gè)財(cái)務(wù)人員。上至財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)下至普通會計(jì)出納，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)人員知識、技能持續(xù)更新，強(qiáng)化職業(yè)道德意識和法制觀念，進(jìn)而提升單位服務(wù)效能。培訓(xùn)應(yīng)緊跟政府會計(jì)準(zhǔn)則、政府會計(jì)制度及新出臺的相關(guān)解釋文件。固定資產(chǎn)會計(jì)核算中容易發(fā)生錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有：一是自建資產(chǎn)在建工程和固定資產(chǎn)核算，建設(shè)期間借款利息資本化，繪圖費(fèi)、勘察費(fèi)、檢測費(fèi)、審計(jì)費(fèi)、手續(xù)費(fèi)等費(fèi)用化的項(xiàng)目和實(shí)物類資產(chǎn)化的項(xiàng)目要注意區(qū)分。暫估入賬的金額范圍包括哪些，竣工決算完成后對暫估價(jià)值調(diào)整和累計(jì)折舊核算也要注意。二是新的固定資產(chǎn)折舊年限的出臺，資產(chǎn)使用年限的會計(jì)估計(jì)變更核算要符合相關(guān)要求。以上兩點(diǎn)是非經(jīng)常發(fā)生的核算，但是一旦發(fā)生容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的產(chǎn)生，要持謹(jǐn)慎態(tài)度，認(rèn)真參考相關(guān)準(zhǔn)則制度規(guī)范核算。正確的財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)報(bào)表才能如實(shí)反映行政事業(yè)單位權(quán)責(zé)發(fā)生制下體現(xiàn)的資產(chǎn)負(fù)債和收入費(fèi)用的情況。

近幾年來非常重視權(quán)責(zé)發(fā)生制財(cái)務(wù)會計(jì)的處理和財(cái)務(wù)報(bào)表工作，是為了解家底，放眼未來。從資產(chǎn)負(fù)債表了解資產(chǎn)負(fù)債規(guī)模和結(jié)構(gòu)、償債能力，從收入費(fèi)用表了解盈余情況，現(xiàn)金流量表進(jìn)行資金規(guī)劃。每個(gè)行政事業(yè)單位都要高度重視固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算。為財(cái)政部門提供準(zhǔn)確的信息，宏觀上為分析我國經(jīng)濟(jì)狀況奠定扎實(shí)的基石。

四、結(jié)束語

保障國有資產(chǎn)安全完整，防止國有資產(chǎn)流失意義重大，行政事業(yè)單位要完善內(nèi)部固定資產(chǎn)管理，同外部監(jiān)督相結(jié)合。認(rèn)真貫徹實(shí)時(shí)頒發(fā)的相關(guān)固定資產(chǎn)文件，提升資產(chǎn)管理水平，助力行政事業(yè)單位的平穩(wěn)運(yùn)營。