大數據視域下事業單位人事檔案管理的研究

鄭偉

四平市鐵東區城市建設管理所 吉林四平 136001

1 大數據時代背景下事業單位人事檔案管理的重要性

隨著國家、社會經濟的快速發展，信息技術也不斷在加強提升，給人們的生活和工作帶來了很大地影響。在事業單位人事檔案管理工作中融入信息化技術，不但能有效提升工作效率，也大大改善了工作質量，例如利用加密鎖定等先進的信息技術方式，不僅將人事檔案的數據信息安全妥善地管理起來，也能夠大大防止對人事檔案信息的作假，很好地保證了檔案信息的真實性和完整性，還有助于相關人員在驗證數據信息真偽時有了可靠的具有公信力的查詢依據。此外，在人事檔案管理工作中應用大數據技術時，可以完整地錄入各種動態的數據信息，并在進行保存和歸類時能夠實現一目了然，有助于檔案信息使用者在分析整理數據時提供了便利。

2 大數據背景下人事檔案管理工作面臨的困境

2.1 檔案信息存在較大安全風險

傳統的檔案都是紙質版檔案，雖然存在存儲、整理、使用方面的低效問題，但是卻比電子檔案具有較高的安全性。在大數據時代，電子檔案信息數量龐大、種類繁多，檔案信息的安全有待提高，主要表現在以下兩個方面：首先是電子檔案一般進行電子化存儲，由于電子設備可能存在的質量問題和使用壽命的限制，電子檔案很容易丟失，從而導致檔案數據的損失；其次，電子化存儲方法本身就存在安全隱患，很容易遭到網絡攻擊，從而難以保障檔案的安全[1]。

2.2 人事檔案管理信息化建設程度不夠

在當前的大數據時代，各個人事檔案管理部門都在積極地構建信息化管理系統，因此在實際的人事檔案管理工作中，沒有切實可行的操作指南，人事檔案管理的信息化水平比較低，在信息的獲取、整理、保存與分享的過程中需要更多的人工操作，從而導致人事檔案管理工作的效率低下。盡管當前的信息化硬件與軟件系統發展都比較全面，但是專業的人事檔案管理系統卻還沒有形成。對于人事檔案管理而言，檔案信息化建設是大數據時代的大勢所趨。

3 大數據時代下對事業單位人事檔案管理工作的創新策略

3.1 改革創新人事檔案的管理模式

基于大數據時代背景之下，從事人事檔案管理的工作人員需善于結合實際的工作情況來制定科學合理的管理方案，采用信息化的技術來創新改革檔案資源的管理模式。在制定管理方案時，不能偏離事業單位的管理現狀，要基于工作的開展情況來科學地創建管理方式，還要制定短期和遠期的管理目標，促使人事檔案管理的工作人員能夠有目標有順序地進行檔案數據信息的管理工作。另外，人事檔案管理工作人員在處理和管理檔案資料時，要高效采用數字化的技術手段來提高效率，運用數據和文字還有視頻以及圖片結合的方法來替換掉紙質檔案，以此來確保在轉存資料時能夠安全和完整，使任何歷史檔案資料都不被遺失[2]。此外，信息化系統的高效開發和利用，也有利于事業單位資源與社會資源的共享。

3.2 推行管理工作的信息化數據庫

應該大力推行信息化建設，努力將人事檔案管理工作實現信息化，在配備計算機等信息化設備的前提下，加大對操作人員計算機技能的培訓，盡量防止使用手工操作的手段進行管理，讓管理者可以及時掌握最新設備的使用技能，從而提高認識檔案管控的水平和工作效率。信息數據必須規范，若沒有統一的格式及標準，便不能實現地區、專業系統及國家的人力資源信息共享的目的，在數據信息設置中可以增設一條有關單位、部門特征的項目。信息分類數據庫設立的內容通常有身份證號、姓名、性別、工作單位、現住址、聯系電話、畢業學校、時間、專業、學歷等信息。

3.3 增強管理人員素養，提升業務技能水平

事業單位中的人事檔案管理員應重視大數據的重要性，不斷提升自身的綜合業務能力。首先，人事檔案管理員應豐富自身的學習渠道，在保障質量的基礎上，不斷學習新知識。人事檔案管理員在最初接觸大數據時，應先熟悉大數據的基本概念，再熟練應用大數據技術，并最終實現精通大數據技術。其次，人事檔案管理具有極強的操作性，人事檔案管理員應在深刻理解大數據理論常識的基礎上，將理論常識付諸實踐，促使在人事檔案管理工作中，充分發揮大數據技術的本質功能。最后，人事檔案管理員在應用大數據技術后，需細致觀察大數據為工作帶來的便利條件，并深度挖掘尚存的弊端之處，積極尋求改進措施[3]。如此不僅能豐富人事檔案管理員的大數據視野，更能強化工作質量與效率。

3.4 加強檔案信息的安全保護

確保檔案信息的安全是檔案工作人員的首要職責。進入大數據時代之后，紙質檔案已經不再流行，電子檔案成為主流，這也對人事檔案管理安全提出了新的要求。首先就要加強對檔案的物理安全保障。這主要包括，對檔案保存的場地進行保護，防止檔案及相關電子設備的損壞。還要保障電子檔案存儲設備的安全，增加資金投入確保存儲設備的質量，進行多次備份以防意外情況的發生。其次，還要重視網絡安全，確保在存儲和使用的過程中檔案的真實性和準確性。

4 結語

大數據時代，隨著人事檔案管理的不斷改革和創新，人事檔案管理模式的不斷變化，我國的檔案事業正以一種穩健的勢態向前發展，但在人事檔案管理工作的探索階段，我們依然應該明確目標，正視人事檔案管理的優勢與不足，不斷探索和改進，勇于實踐和創新，為提高人事檔案管理的工作效率和服務水平而不懈奮斗。