大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位人事檔案管理的研究

鄭偉

四平市鐵東區(qū)城市建設(shè)管理所 吉林四平 136001

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

隨著國家、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)也不斷在加強(qiáng)提升，給人們的生活和工作帶來了很大地影響。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，不但能有效提升工作效率，也大大改善了工作質(zhì)量，例如利用加密鎖定等先進(jìn)的信息技術(shù)方式，不僅將人事檔案的數(shù)據(jù)信息安全妥善地管理起來，也能夠大大防止對(duì)人事檔案信息的作假，很好地保證了檔案信息的真實(shí)性和完整性，還有助于相關(guān)人員在驗(yàn)證數(shù)據(jù)信息真?zhèn)螘r(shí)有了可靠的具有公信力的查詢依據(jù)。此外，在人事檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，可以完整地錄入各種動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)信息，并在進(jìn)行保存和歸類時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)一目了然，有助于檔案信息使用者在分析整理數(shù)據(jù)時(shí)提供了便利。

2 大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理工作面臨的困境

2.1 檔案信息存在較大安全風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)版檔案，雖然存在存儲(chǔ)、整理、使用方面的低效問題，但是卻比電子檔案具有較高的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案信息數(shù)量龐大、種類繁多，檔案信息的安全有待提高，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先是電子檔案一般進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，由于電子設(shè)備可能存在的質(zhì)量問題和使用壽命的限制，電子檔案很容易丟失，從而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的損失；其次，電子化存儲(chǔ)方法本身就存在安全隱患，很容易遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，從而難以保障檔案的安全[1]。

2.2 人事檔案管理信息化建設(shè)程度不夠

在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)人事檔案管理部門都在積極地構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，因此在實(shí)際的人事檔案管理工作中，沒有切實(shí)可行的操作指南，人事檔案管理的信息化水平比較低，在信息的獲取、整理、保存與分享的過程中需要更多的人工操作，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率低下。盡管當(dāng)前的信息化硬件與軟件系統(tǒng)發(fā)展都比較全面，但是專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)卻還沒有形成。對(duì)于人事檔案管理而言，檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代的大勢(shì)所趨。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1 改革創(chuàng)新人事檔案的管理模式

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，從事人事檔案管理的工作人員需善于結(jié)合實(shí)際的工作情況來制定科學(xué)合理的管理方案，采用信息化的技術(shù)來創(chuàng)新改革檔案資源的管理模式。在制定管理方案時(shí)，不能偏離事業(yè)單位的管理現(xiàn)狀，要基于工作的開展情況來科學(xué)地創(chuàng)建管理方式，還要制定短期和遠(yuǎn)期的管理目標(biāo)，促使人事檔案管理的工作人員能夠有目標(biāo)有順序地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作。另外，人事檔案管理工作人員在處理和管理檔案資料時(shí)，要高效采用數(shù)字化的技術(shù)手段來提高效率，運(yùn)用數(shù)據(jù)和文字還有視頻以及圖片結(jié)合的方法來替換掉紙質(zhì)檔案，以此來確保在轉(zhuǎn)存資料時(shí)能夠安全和完整，使任何歷史檔案資料都不被遺失[2]。此外，信息化系統(tǒng)的高效開發(fā)和利用，也有利于事業(yè)單位資源與社會(huì)資源的共享。

3.2 推行管理工作的信息化數(shù)據(jù)庫

應(yīng)該大力推行信息化建設(shè)，努力將人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，在配備計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的前提下，加大對(duì)操作人員計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，盡量防止使用手工操作的手段進(jìn)行管理，讓管理者可以及時(shí)掌握最新設(shè)備的使用技能，從而提高認(rèn)識(shí)檔案管控的水平和工作效率。信息數(shù)據(jù)必須規(guī)范，若沒有統(tǒng)一的格式及標(biāo)準(zhǔn)，便不能實(shí)現(xiàn)地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)及國家的人力資源信息共享的目的，在數(shù)據(jù)信息設(shè)置中可以增設(shè)一條有關(guān)單位、部門特征的項(xiàng)目。信息分類數(shù)據(jù)庫設(shè)立的內(nèi)容通常有身份證號(hào)、姓名、性別、工作單位、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、畢業(yè)學(xué)校、時(shí)間、專業(yè)、學(xué)歷等信息。

3.3 增強(qiáng)管理人員素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)技能水平

事業(yè)單位中的人事檔案管理員應(yīng)重視大數(shù)據(jù)的重要性，不斷提升自身的綜合業(yè)務(wù)能力。首先，人事檔案管理員應(yīng)豐富自身的學(xué)習(xí)渠道，在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)。人事檔案管理員在最初接觸大數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)先熟悉大數(shù)據(jù)的基本概念，再熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并最終實(shí)現(xiàn)精通大數(shù)據(jù)技術(shù)。其次，人事檔案管理具有極強(qiáng)的操作性，人事檔案管理員應(yīng)在深刻理解大數(shù)據(jù)理論常識(shí)的基礎(chǔ)上，將理論常識(shí)付諸實(shí)踐，促使在人事檔案管理工作中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的本質(zhì)功能。最后，人事檔案管理員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)后，需細(xì)致觀察大數(shù)據(jù)為工作帶來的便利條件，并深度挖掘尚存的弊端之處，積極尋求改進(jìn)措施[3]。如此不僅能豐富人事檔案管理員的大數(shù)據(jù)視野，更能強(qiáng)化工作質(zhì)量與效率。

3.4 加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)

確保檔案信息的安全是檔案工作人員的首要職責(zé)。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再流行，電子檔案成為主流，這也對(duì)人事檔案管理安全提出了新的要求。首先就要加強(qiáng)對(duì)檔案的物理安全保障。這主要包括，對(duì)檔案保存的場(chǎng)地進(jìn)行保護(hù)，防止檔案及相關(guān)電子設(shè)備的損壞。還要保障電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全，增加資金投入確保存儲(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量，進(jìn)行多次備份以防意外情況的發(fā)生。其次，還要重視網(wǎng)絡(luò)安全，確保在存儲(chǔ)和使用的過程中檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著人事檔案管理的不斷改革和創(chuàng)新，人事檔案管理模式的不斷變化，我國的檔案事業(yè)正以一種穩(wěn)健的勢(shì)態(tài)向前發(fā)展，但在人事檔案管理工作的探索階段，我們依然應(yīng)該明確目標(biāo)，正視人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)與不足，不斷探索和改進(jìn)，勇于實(shí)踐和創(chuàng)新，為提高人事檔案管理的工作效率和服務(wù)水平而不懈奮斗。