如何實現檔案館高效搬遷

萬葉慧

摘要：本文圍繞檔案館搬遷的議題進行探討，對搬遷計劃制定、搬遷前的準備工作、搬遷過程中的措施以及搬遷后的整理工作幾大方面進行論述，旨在以最快的速度、最優的質量完成檔案館搬遷任務。

關鍵詞：檔案館;搬遷;措施

一、引言

近年來，檔案館庫擴容改造或檔案館新館建成面臨檔案搬遷轉移的任務，如何確保在短時間內高效、安全完成搬遷工作是檔案館面臨的一項重要任務。

二、制定詳細的搬遷計劃

檔案館搬遷事情繁瑣，需要提前制定詳細的搬遷計劃。由于檔案館人員少、搬遷時間緊、任務重，搬遷工作中存在一定的風險。因此搬遷前必須精密計劃組織，全體人員統一思想、提高認識，根據具體的計劃安排明確分工，協同配合。在制定搬遷計劃的過程中，根據檔案類型的不同，制定打包物品計劃，設計搬運路線。在檔案打包過程、搬遷過程以及上架過程中，對各個環節制定安全保障措施，做好涉密檔案的保密安全工作，確保檔案搬遷完整無損、安全高效。

三、做好搬遷前的準備工作

（一）熟悉檔案館新館環境。一是提前對新館各區域及房間分布情況進行合理規劃。結合檔案館不同類型檔案的特征，對新館的館藏布局以前瞻性的眼光來設計。家具設施、辦公用品擺放位置一旦確定就不要輕易改變。檔案資源的載體、內容、性質等不同，根據各自的特點設置文書類檔案庫、資料類檔案庫、特殊載體檔案庫、實物檔案庫、專業檔案庫、特色檔案庫等。二是對新館內的館藏環境進行清理檢查，包括通風情況、光照情況、防火情況、防潮情況、防震情況，檢查門窗加固安全防護措施是否到位，安保系統是否健全。保證地面清潔，辦公區、庫房整潔、通風，防止檔案二次污染，確保檔案資料的安全。三是估算排架長度、對新館庫房進行全宗定位。根據每個全宗現有檔案數量及預估未來30年歸檔文件數量的長度，估算每個全宗的排架長度，以此做好全宗定位，貼好每個全宗位置標簽，制作《新館定位表》，方便搬遷工作人員清楚了解新館各區域及房間位置、功能及用途，快速、準確找到檔案上架位置，為后期檔案上架工作打好基礎。

（二）梳理老館館藏檔案。一是對老館館藏的各種類型的檔案進行整理，尤其是一些屬于同一類型的，但是保存的位置不在同一個地點的檔案進行清查，徹底做好檔案盤庫工作。做到對檔案信息化管理系統中導出的所有目錄與文本類檔案對應，核對紙質檔案和電子檔案的案卷目錄、文件目錄是否吻合。校正和歸位分散保存的同類檔案，并做好相應信息記載和備份。二是檔案的打包裝箱。按照順序對紙質文書檔案進行分類打包，用紙箱或專業封裝工具進行封裝。對檔案材料進行清點、在檔案下架、打包、封裝過程中注意排好順序，核對好數量，用記號筆和不同色卡做好信息記錄和檔案類別區分，在中轉箱上寫清楚檔案類型、數量、內容、起止檔號，同時用不同顏色的區分出新館不同類檔案庫房并在色卡上進行備注。打包和封裝的過程中注意檔案排列順序，不要打亂序號的連貫性，不同全宗不要裝在一個箱內。對于實物類型的檔案采用專門的打包封裝措施，注意填充泡沫，保護實物檔案安全，打包和封裝環節及時做好記錄，在搬遷過程中進行重點保護，避免破損。按照倒序裝車，正序下車的順序安排裝車，便于進行后面的檔案清查和排列上架工作。

四、搬遷過程采取的安全高效措施

（一）成立搬遷工作領導小組。為確保整個搬遷工作萬無一失，做到搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，快節奏、高效率、圓滿完成搬遷任務，成立搬遷工作領導小組。由領導小組制定詳細的搬遷工作方案和工作計劃，負責全面的搬遷工作事項，對各個部門及崗位在搬遷工作中的具體職責進行明確，避免出現職責不清，工作混亂以及責任相互推諉的現象發生。對搬遷過程中遇到的問題及時協調處理，保證人力、物力、財力配置科學合理，使檔案館搬遷工作高效有序。

（二）設計搬遷路線。新檔案館和老館之間的距離不同，采用的運輸方式也不同。對于在同一棟樓內的搬遷，可以組織人員直接搬到指定的房間位置。如果新館和舊館之間不屬于同一棟樓，采用車輛運輸進行搬遷。搬遷的線路以最短為宜，確定適宜的運輸路線。

（三）配備搬遷人員。檔案館搬遷需要一定的勞動力。搬運人員要有體力，同時還要有較高的責任心和保密意識。搬遷工作小組根據檔案館現有人員的性別、年齡等實際情況進行分配，在人手不夠的情況下，選用政治水平高、工作作風扎實、有豐富工作經驗的服務公司共同在規定的時間內完成檔案搬遷工作。在正式搬遷前，做好搬遷人員思想動員工作，說明搬遷的重點和注意事項。每天的搬遷工作結束后，進行工作總結，及時分析搬遷中的問題，找出原因，協調好各個部門，推進問題解決。在搬遷工作小組的統一帶領下，組織周密，分配靈活，使搬遷工作真正做到人盡其用，合理高效。

（四）保證檔案在搬遷中的安全。檔案中有一部分是涉密檔案，確保涉密檔案的安全性是搬遷工作的重點之一。對參加搬遷的人員進行安全性教育，增強搬遷工作人員的安全意識，在搬遷的過程中具備極高的保密意識和警覺意識。在搬遷的整個過程中，加強安全保障工作。請電視臺密切配合，對搬遷全程進行視頻拍攝，使搬遷的各個環節處在監控狀態下，全過程做好防泄密、防竊密工作。運輸途中，檔案館派專門人員跟車押運，連同公安人員武裝護送，提高檔案搬遷過程安全。

（五）對可能的突發狀況制定應急方案。針對搬遷過程中可能遇到的風險提前制定應對方案并準備好相應的物資設施。在搬遷的過程中，運輸車輛要具備防雨、防曬、防火、防盜等功能。在遇到強風雨天氣時，及時啟動防雨設備。運輸前，對車輛進行檢修，保證車輛運輸中不發生故障。除了在運車輛以外，準備備用車輛，一旦在運輸過程中出現了狀況，可啟動備用車輛，盡可能做到當天裝車，當天卸車，并將檔案運送到新館庫房，禁止檔案長時間留在運輸車輛上。

（六）正式搬遷前，進行試搬運。組織人員先進行一次試搬運，目的是為了正式搬運時心中有數。做好一切準備工作后，可用桌椅等設施做為運輸品進行試搬遷，對運輸路線提前熟悉，然后對運輸途中可能出現的狀況進行預估，對運輸搬遷的安全保障工作進行實際測試，計算好各個環節的時間，進一步優化和完善搬遷方案和安全應急措施，確保正式搬遷工作圓滿完成。

五、檔案上架整理工作

檔案到達新館后，在工作人員的監督下按照檔案中轉箱標注的信息分別運送到相應檔案庫房，在前期對密集架長度及準確定位的基礎上，將進入庫房的檔案進行清點核實、排列上架。每批次檔案資料上架完畢后要填寫《搬遷全流程登記表》，并與《清點統計表》中數量進行核對。所有檔案資料上架完畢后，由各組負責人與檔案管理科人員進行交接。搬遷過程中形成的所有清點、交接材料等統一交由保管科存檔。在人員力量充足的情況下盡量做到搬遷當天檔案隨進館隨上架，避免檔案進館后積壓，為檔案排放節省人力和時間，加快檔案上架速度。

六、結束語

綜上所述，檔案館搬遷工作是一項繁重而復雜的工作，因此，檔案館搬遷需要進行科學細致的計劃安排。為了保證檔案館搬遷安全高效，成立搬遷工作領導小組，設計搬遷路線，配備搬遷人員，制定應急預案，通過全面部署安排，配置調動各方資源，全力做好檔案館搬遷工作，保證檔案搬遷安全、有序，高效。

參考文獻

[1]張佩華.談檔案館搬遷工作[J].蘭臺世界，2016（10）：44-45.