現代石油企業文書檔案收集與歸檔工作創新策略

李明燕

摘要：21世紀以來，伴隨著我國城市化發展的不斷加快，我國現代石油企業文書檔案類型眾多，做好收集與歸檔工作，能夠保證文書檔案的完整性，為企業日常事務處理、發展戰略調整等提供幫助。文章通過分析現代企業文書檔案收集與歸檔工作現狀及存在問題，提出了具體可行的創新策略。

關鍵詞：現代石油企業;文書檔案;手機歸檔;工作創新

引言

石油企業文書檔案是指企業在行政管理事務中形成的，由通用文書轉化而來的檔案。石油企業文書檔案包括各種決定、請示、批復、會議記錄、會議簡報、企業年度計劃及總結等等，記錄了企業行政管理過程中的重大決策、重要決定，做好石油企業文書檔案管理工作對提升企業行政管理水平具有積極現實意義。石油企業文書檔案收集與歸檔是石油企業文書檔案管理工作的前提和基礎，也是一項重要的管理環節。石油企業文書檔案資料收集的完整性、歸檔的準確性等等，都是直接影響石油企業文書檔案管理整體水平的重要因素。因此，要高度重視石油企業文書檔案收集與歸檔工作，為石油企業文書檔案管理工作奠定扎實基礎。

1現代企業文書檔案收集與歸檔工作現狀

1.1制度上不夠健全

建筑施工石油企業文書檔案收集、歸檔有著嚴格的規范和標準要求，需要完善的規章制度予以保障。但在實際工作中存在著重管理、重利用，缺乏前端的文書檔案資料收集、歸檔相關的規章制度，尤其是文書檔案收集、歸檔的檢查、監督和相應的獎懲制度不夠健全，影響了整個石油企業文書檔案收集、歸檔的工作效率。

1.2文書檔案收集與歸檔的工作力度較小

縱觀當前石油企業文書檔案管理工作的現實情況，文書檔案收集與歸檔的工作力度較小。在實際進行文書檔案內容收集時，所使用的收集方式不夠先進，對當前的先進技術尚未進行及時有效的應用，依然沿用傳統落后的收集方式，這樣的狀況對于文書檔案整體管理工作是非常不利的，不但導致工作效率無法得到提升，并且在處理過程當中還會出現很多差錯，難以及時有效地進行落實。此外，因為文書檔案的收集工作落實不夠徹底與全面，屬于石油企業文書檔案管理工作中的一種常態，所以要重新進行有序管理是非常困難的，實際進行歸檔時更是困難重重。

1.3石油企業文書檔案管理人員缺乏較高的管理意識

首先，在部分石油企業中，相關部門以及管理人員對于文書檔案的收集與歸檔并不重視，而且管理人員自身也缺乏專業性的管理能力及素養，其自身的管理意識更是不足。比如，在對文書檔案進行級別劃分時，相關管理人員只關注重要文件，而缺乏對普通文書檔案的重視，這樣很容易降低文書檔案收集與歸檔工作的效率與質量，在這種情況下，有些比較珍貴的檔案資料會出現收集不完整的問題，甚至還有可能出現缺失以及破損現象，致使文書檔案的真實性無法得到有效的保障。其次，部分文書檔案的管理人員自身缺乏工作責任感。在文書檔案的收集與歸檔工作中，管理人員是重要的執行者，一旦在人員要素方面出現問題，會讓工作質量與效率被拉低，其中文書檔案的相關資料也難以得到高效的利用。比如，一些管理人員在對文書檔案資料進行處理時，沒有對文書檔案的來源以及出處進行認真核實，導致這些資料的真實性以及可靠性無法得到保障，致使文書檔案收集與歸檔工作缺乏嚴謹性以及規范性。

2現代企業文書檔案收集與歸檔工作創新策略

2.1健全規章制度，增強收集、歸檔工作規范

無規矩，不成方圓。建筑施工石油企業文書檔案的收集、歸檔工作也不例外，只有建立完善的收集、歸檔管理規章制度，才能保障整個收集、歸檔工作的規范化。對此，應從檢查、監督和獎懲三個方面為建筑施工石油企業文書檔案收集、歸檔予以規范。一方面，建立文書檔案收集、歸檔檢查制度，重點檢查各個部門及各個環節是否做到了應移交盡移交，應歸檔盡歸檔，并根據檢查的結果，要求建筑施工石油企業中的相關部門做好整改，確保文書檔案收集、歸檔工作符合標準和要求。另一方面，是要建立相應的文書檔案收集、歸檔監督制度。如，成立文書檔案移交、歸檔工作監督領導小組，對員工反映或者在檢查過程中發現文書檔案移交、歸檔方面存在問題或違規行為的，應及時根據規定作出相應的處理。此外，建筑施工石油企業還應從獎勵和懲處兩個方面制定具體規定，既要對收集、歸檔工作做得的個人或部門給予物質或精神方面的獎勵，對未按規定和要求做好文書檔案收集、歸檔的，給予相應的處罰，形成獎優罰劣機制，提升石油企業文書檔案收集、歸檔的整體水平。

2.2做好石油企業文書檔案管理宣傳工作

為推動石油企業辦公室工作的開展，提高文書檔案收集與歸檔效率，管理者需要在思想上引起高度重視，將宣傳工作做到位。第一，在文書檔案管理過程中，檔案管理人員要轉變思想觀念，主動投入到文書檔案收集與歸檔工作中，應該積極采取檔案編研、簡報編制等措施，提高檔案利用價值，擴大文書檔案宣傳范圍。第二，發揮新媒體的作用，通過新媒體宣傳文書檔案利用效果，提高全員歸檔意識，這也是宣傳文書檔案管理工作的有效途徑。第三，為促使文書檔案管理方式與工作流程更加規范，檔案管理者應該定期全面、認真核查檔案庫中的內容，防止文書檔案出現信息失真的問題，保證文書檔案在現代石油企業管理中得到高效利用。第四，要通過對文書檔案作用的宣傳，提高管理者的重視程度，調動檔案管理人員及各部門兼職檔案管理人員的積極性，全身心投入到文書檔案收集與歸檔工作中，保證與檔案管理標準相符。

2.3增強檔案管理人員的專業能力素養

作為檔案管理人員，其自身要具備專業的檔案管理能力以及相關素養，檔案管理能力就是指文書檔案管理的專業知識以及能夠將相關專業知識靈活有效應用到管理工作中的能力，而專業管理素養則是指工作責任感、認真的工作態度、敬業心理等品質，這樣才能夠在石油企業的文書檔案管理工作中發揮出重要作用，促使文書檔案收集與歸檔這一工作順利開展。基于此，相關石油企業的主管部門需要對檔案管理人員進行全面了解與掌握，并根據管理人員實際工作情況以及階段性的績效考核目標，制定合理且適合檔案管理人員的專項培訓計劃方案，通過專業有效的培訓，并在培訓內容中融入先進的管理思想理念，讓管理人員能夠在較短時間內掌握專業的檔案管理知識技能，提升其自身的工作素養，同時還要在培訓結束之后，對其進行科學的考核測評，有效把握培訓的效果，若是發現不足之處，要予以完善，以此促使管理人員自身專業能力素養的提升。

結束語

總而言之，文書檔案管理在現代石油企業的管理工作中是關鍵的環節，所以，為了促進石油企業在激烈的市場競爭中獲得良好的發展，一定要強化文書檔案內容的收集與歸檔，創建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實到位。要對工作方式進行合理有效的創新與改革，并且強化對石油企業文書檔案管理工作者的教育與培訓，讓其具有更強的業務工作能力，有更認真、嚴謹的工作態度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據單位當前的工作現狀，對工作中存在的問題進行認真解決。及時改進檔案管理機制，創新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質量和效果，為單位的未來發展創造良好的條件。

參考文獻

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