制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與運(yùn)行問題研究
——以A企業(yè)為例

喬利曉

（安徽文香科技有限公司，北京 100176）

采購內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)是否合理、運(yùn)行是否有效是企業(yè)供應(yīng)鏈采購環(huán)節(jié)的核心樞紐。企業(yè)擁有合理且有效的采購內(nèi)部控制制度，相當(dāng)于具備強(qiáng)大的造血功能。它既能保證企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營正常運(yùn)轉(zhuǎn)、井然有序，又能驗(yàn)證采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性，讓欺詐、舞弊、監(jiān)守自盜等行為無處可藏，同時(shí)還可以為企業(yè)降低經(jīng)營成本提供最直接、有效的路徑。采購業(yè)務(wù)是制造企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品并控制產(chǎn)品成本的重要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)原材料成本的可控性決定著企業(yè)在市場競爭中能否占有優(yōu)勢地位。由此可見， 探討采購內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)是否合理、運(yùn)行是否有效顯得尤為重要。

一、 制造企業(yè)采購內(nèi)控的理論簡述

（一）內(nèi)部控制的相關(guān)概念

所謂內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保障會(huì)計(jì)信息資料的準(zhǔn)確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內(nèi)部控制的目標(biāo)是：合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)；合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全；合理保證企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整；提高經(jīng)營效率和效果；促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略；內(nèi)部控制包括五大要素：即內(nèi)部環(huán)境（包括員工自身的品質(zhì)、道德價(jià)值觀和工作能力，管理者的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格，管理者確立權(quán)威性和責(zé)任、組織和開發(fā)員工的方法等）、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)所進(jìn)行的辨別與分析）、控制活動(dòng)（為了確保實(shí)現(xiàn)管理者的目標(biāo)而采取的政策和程序，包括審批、授權(quán)、驗(yàn)證、確認(rèn)等）信息與溝通（為了保證員工履行職責(zé)而必須識(shí)別、獲取的信息及其溝通）、監(jiān)控（對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施質(zhì)量的評(píng)價(jià)，主要包括經(jīng)營過程中的持續(xù)監(jiān)控，即日常管理和監(jiān)督、員工履行職責(zé)的行動(dòng)等，也包括個(gè)別評(píng)價(jià)，或者是兩者的結(jié)合）。

（二）制造企業(yè)采購內(nèi)控的重要性

內(nèi)部控制的五大要素之一即控制活動(dòng)，是企業(yè)實(shí)施內(nèi)控制度的核心活動(dòng)，而控制活動(dòng)中的采購內(nèi)控，作為制造企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的起始業(yè)務(wù)，對(duì)制造企業(yè)供應(yīng)鏈活動(dòng)有著至關(guān)重要的作用，有效的采購內(nèi)部控制措施，可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供了有力的質(zhì)量保證，增強(qiáng)制造企業(yè)的產(chǎn)品競爭力和影響力，有力的鞏固企業(yè)的市場地位，間接地提高了企業(yè)的銷售業(yè)績的同時(shí)，增加了制造企業(yè)的營業(yè)利潤，因此采購內(nèi)控的流程設(shè)計(jì)是否合理、運(yùn)行是否有效對(duì)企業(yè)至關(guān)重要，有效的內(nèi)控為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性提供了良好的環(huán)境基礎(chǔ)，在營業(yè)利潤增加的同時(shí)也為制造企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、 制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與運(yùn)行中存在的問題

（一）物資請(qǐng)購存在不合理情況

物資請(qǐng)購環(huán)節(jié)是采購部門發(fā)生采購的依據(jù)，前端是需求部門或是庫房部門根據(jù)自身需求或市場需求填寫請(qǐng)購單，經(jīng)過部門主管的審批后，最終將請(qǐng)購單移交給采購部門進(jìn)行采購，期間尤其是庫房根據(jù)市場需求和自身的庫存情況，申請(qǐng)采購的大量物資，如果對(duì)市場情況把握不精準(zhǔn)、預(yù)算采購不合理，勢必會(huì)給企業(yè)造成資金上的浪費(fèi)，進(jìn)而影響企業(yè)的資金鏈，而資金相比于人類生存的血液，一旦出現(xiàn)問題，將給企業(yè)帶來非常大的資金風(fēng)險(xiǎn)。

（二）供應(yīng)商管理不嚴(yán)格

一般企業(yè)在供應(yīng)商準(zhǔn)入方面管理比較松散，沒有確切合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，而且選擇合適的供應(yīng)商也并不是簡單的事情，如果沒有合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度這就比較容易導(dǎo)致人為主觀地確定供應(yīng)商并發(fā)生采購行為。由于沒有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查工作，比如供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量如何、信用等級(jí)如何、綜合實(shí)力的強(qiáng)弱、售后服務(wù)是否全面、資金是否充盈，而且對(duì)于重要原材料的供應(yīng)商沒有實(shí)地考察并準(zhǔn)確評(píng)估，這直接關(guān)系到采購的原材料的質(zhì)量好壞和是否給企業(yè)帶來稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和資金風(fēng)險(xiǎn)，如預(yù)付款無法收回或供應(yīng)商無法開出發(fā)票，增加企業(yè)的資金成本支出和稅務(wù)成本的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）采購人員職責(zé)劃分不清

一般小型的制造企業(yè)，往往比較注重能為企業(yè)帶來直接經(jīng)濟(jì)利益的銷售和生產(chǎn)，而對(duì)職能類的部門不夠重視，有時(shí)會(huì)為了減少人員成本的支出，往往會(huì)精簡職能部門的費(fèi)用支出，因此人員設(shè)置方面也不會(huì)充盈，會(huì)有一人負(fù)責(zé)多重崗位的現(xiàn)象，且負(fù)責(zé)的采購項(xiàng)目比較繁雜，一旦出現(xiàn)難以解決的問題時(shí)，一時(shí)難以找到直接的負(fù)責(zé)人，相當(dāng)大的影響了采購工作的效率，當(dāng)采購人員的工作進(jìn)度趕不上產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度時(shí)，嚴(yán)重影響了采購的時(shí)效性，進(jìn)而影響生產(chǎn)進(jìn)度。同時(shí)，采購人員的職責(zé)沒有按照采購類型劃分，采購內(nèi)部人員職責(zé)相互有交叉，也影響著進(jìn)一步培養(yǎng)采購管理型人才，企業(yè)的全面發(fā)展除了需要高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的帶領(lǐng)，還需要企業(yè)內(nèi)部高素質(zhì)人才的支持與跟隨。

（四）采購合同簽訂存在風(fēng)險(xiǎn)

簽訂采購合同時(shí)也有一定的風(fēng)險(xiǎn)需要注意，采購合同內(nèi)的產(chǎn)品名稱、數(shù)量要與庫房部門溝通清楚，否則可能會(huì)影響庫房的入庫管理，進(jìn)而增加管理成本；采購價(jià)格的定價(jià)機(jī)制如果不合理，不了解采購物資的特性，造成采購成本的忽高忽低；對(duì)于產(chǎn)品參數(shù)和質(zhì)量的要求，合同里充分要體現(xiàn)出來，否則可能會(huì)采購到不符合企業(yè)要求的產(chǎn)品；采購物資的售后服務(wù)也同等重要，一旦發(fā)生質(zhì)量問題，企業(yè)可根據(jù)合同的要求進(jìn)行售后或是退貨處理，進(jìn)而節(jié)省企業(yè)的采購成本；最后合同簽訂要經(jīng)公司法務(wù)和財(cái)務(wù)的審查，避免有合同漏洞的出現(xiàn)，造成公司的采購損失。

（五）采購付款審批不嚴(yán)謹(jǐn)

采購業(yè)務(wù)付款審批流程形同虛設(shè)或設(shè)置不嚴(yán)謹(jǐn)，沒有形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)控制度，采購內(nèi)控的設(shè)置就沒有達(dá)到預(yù)期目的，采購部門將采購付款單遞交財(cái)務(wù)人員時(shí)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購合同、發(fā)票、入庫單情況審核付款，此時(shí)財(cái)務(wù)人員的審批層級(jí)如果低于負(fù)責(zé)采購的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)審核的合同內(nèi)容條款、發(fā)票、入庫物資情況就無法做到獨(dú)立性，進(jìn)而在財(cái)務(wù)與供應(yīng)商核對(duì)往來賬款明細(xì)和余額時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤無法及時(shí)糾正，起不到財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用，間接造成了公司資金上的損失。

（六）采購業(yè)務(wù)舞弊問題

采購部門中的采購人員大都屬于公司老板的關(guān)系戶，沒有經(jīng)過專業(yè)的采購培訓(xùn)，整體素質(zhì)也都參差不齊，同時(shí)也自主決定對(duì)供應(yīng)商的選擇，也容易與供應(yīng)商之間達(dá)成某種協(xié)議，進(jìn)而損失公司的利益，直接影響著公司產(chǎn)品成本的高低，增加公司的采購舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

（七）產(chǎn)品驗(yàn)收程序不合理

一般制造企業(yè)的驗(yàn)收環(huán)節(jié)包括兩部分，即采購產(chǎn)品驗(yàn)收入庫和生產(chǎn)產(chǎn)品驗(yàn)收入庫，庫房人員根據(jù)采購訂單對(duì)到貨的產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收入庫，此時(shí)要嚴(yán)格核查采購訂單上的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號(hào)和規(guī)格，如果因?yàn)轵?yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序不合理，對(duì)已驗(yàn)收入庫但實(shí)際不合格的產(chǎn)品，由于銷售不出去或退貨退回庫房，這些不合格產(chǎn)品容易對(duì)庫房造成庫存積壓、時(shí)間一長進(jìn)而發(fā)生霉?fàn)€變質(zhì)的產(chǎn)品貶值風(fēng)險(xiǎn)。生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫環(huán)節(jié)沒有驗(yàn)收或驗(yàn)收不合理，一旦有不合格產(chǎn)品銷售出去，影響了客戶的體驗(yàn)效果或造成不良后果，也會(huì)給企業(yè)帶來客戶投訴及法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。

三、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與運(yùn)行問題的改善策略

（一）完善采購業(yè)務(wù)請(qǐng)購環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度

完善企業(yè)發(fā)生物資采購前的內(nèi)控制度，能有效從根源上解決資源上的浪費(fèi)，即要有合理的、全面的采購計(jì)劃，采購計(jì)劃審批后，采購部門再根據(jù)采購計(jì)劃的內(nèi)容開展采購活動(dòng)。采購計(jì)劃的制定，需要多部門配合才能完成，比如庫房部門及時(shí)有效的提供庫存余量、生產(chǎn)部門及時(shí)告知量化的生產(chǎn)能力、銷售部門根據(jù)市場銷售前景和目前的銷售情況合理預(yù)計(jì)銷售數(shù)量，建立一個(gè)單獨(dú)的計(jì)劃采購部，將多個(gè)部門提供的信息準(zhǔn)確無誤的匯總一起制定采購計(jì)劃，確定采購計(jì)劃后，再由銷售部、庫房部、生產(chǎn)部審批確認(rèn)后移交給采購部進(jìn)行物資采購，這樣的物資采購避免了因采購計(jì)劃不合理導(dǎo)致庫存積壓、霉?fàn)€變質(zhì)而造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)上的損失。

（二）完善供應(yīng)商管理制度

建立完善的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。首先，應(yīng)該制定一些規(guī)則來選擇合格的供應(yīng)商，在選擇時(shí)，建立與企業(yè)長期戰(zhàn)略制度相匹配的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，比如供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)是否齊全、產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品價(jià)格是否匹配、供貨周期是否及時(shí)準(zhǔn)確、行業(yè)內(nèi)口碑及商業(yè)信譽(yù)是否良好、售后服務(wù)制度是否完善；其次，為合格的供應(yīng)商建立一個(gè)長期的動(dòng)態(tài)的供應(yīng)商名錄，即對(duì)供應(yīng)商做好日常的考核記錄，一般對(duì)于供應(yīng)商的考核可以定期考核一次，比如每三個(gè)月對(duì)供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期、售后服務(wù)進(jìn)行打分制，對(duì)于排名最后的供應(yīng)商名次第一次可以標(biāo)記星號(hào)標(biāo)志，以警示此供應(yīng)商處于警告狀態(tài)，第二次考核時(shí)還是星號(hào)標(biāo)志時(shí)，那就對(duì)這類供應(yīng)商及時(shí)從名錄里清除，以免發(fā)生處理不及時(shí)造成公司的經(jīng)濟(jì)損失；最后，企業(yè)發(fā)生采購行為時(shí)按照采購制度的規(guī)定在這個(gè)動(dòng)態(tài)的供應(yīng)商名錄里進(jìn)行招投標(biāo)或選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，對(duì)供應(yīng)商優(yōu)中選優(yōu)，這樣，對(duì)制造企業(yè)采購的原材料有了質(zhì)量上的保證，為企業(yè)后面的生產(chǎn)活動(dòng)提供了有力的質(zhì)量基礎(chǔ)。

（三） 完善人員職責(zé)劃分，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于多條產(chǎn)品線的制造企業(yè)而言，采購部門擔(dān)負(fù)起整個(gè)的物資采購類型就比較繁雜，采購人員如果有清晰的職責(zé)劃分，即使采購類型繁多，也會(huì)亂中有序地進(jìn)行。此時(shí)可以按照企業(yè)產(chǎn)品線和采購類型來劃分采購內(nèi)部人員的崗位職責(zé)，成品采購和原材料采購分開設(shè)置人員負(fù)責(zé)，有助于培養(yǎng)專業(yè)人才，這樣就實(shí)現(xiàn)了專人專崗，人與人之間也不會(huì)有交叉的工作，然后再在采購部門內(nèi)部定期實(shí)行輪崗制，防范采購舞弊的發(fā)生。

（四）加強(qiáng)采購合同的審查管理

建立采購合同定期審計(jì)制度，既要對(duì)簽訂采購合同的目的進(jìn)行審計(jì)也要對(duì)合同條款定價(jià)原則進(jìn)行審計(jì)。簽訂采購合同的目的即是否有完善的采購計(jì)劃及對(duì)應(yīng)的審批流程，杜絕采購計(jì)劃和審批流程形同虛設(shè)，杜絕沒有計(jì)劃的采購行為，以免發(fā)生采購舞弊的風(fēng)險(xiǎn)；合同條款是否會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，比如合同雙方權(quán)利與義務(wù)是否對(duì)等，審查合同是否執(zhí)行完畢，執(zhí)行的程度，以免發(fā)生在支付預(yù)付款后長期收不到供應(yīng)商貨物和發(fā)票，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失和增加企業(yè)的管理成本；合同價(jià)格定價(jià)是否是優(yōu)中選優(yōu)的價(jià)格，即使是中標(biāo)的供應(yīng)商，也要將中標(biāo)的全過程納入審計(jì)程序中審查，避免采購人員與供應(yīng)商發(fā)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

（五）合理設(shè)置采購業(yè)務(wù)付款審批流程

建立完善的采購業(yè)務(wù)付款審批制度，采購付款前提是有審批后的采購合同，根據(jù)采購合同支付款項(xiàng)，然后再區(qū)分出是預(yù)付款合同還是貨到付款合同，付款方式不同，付款審批時(shí)附帶的附件單據(jù)不同。如：預(yù)付款合同，采購填寫付款單時(shí)需要附上采購合同，經(jīng)采購內(nèi)部審批后，轉(zhuǎn)交庫房審批，目的是讓庫房登記即將簽訂的采購物資，關(guān)注后期到貨情況，然后再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部審核，目的是財(cái)務(wù)根據(jù)采購合同審查預(yù)付款是否合理，并準(zhǔn)確記賬并后續(xù)定期跟供應(yīng)商對(duì)賬，經(jīng)采購部、庫房部、財(cái)務(wù)部審核后，預(yù)付款方可支出，并且?guī)旆亢拓?cái)務(wù)定期要核查采購合同執(zhí)行情況；貨到付款方式，采購人員需要在填寫付款單時(shí)附上采購合同、到貨單、入庫單和對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確無誤的發(fā)票，經(jīng)采購部內(nèi)部審批后，再經(jīng)庫房部、財(cái)務(wù)部審核后，方可支付款項(xiàng)。采購付款審批流程不是一成不變的，需要根據(jù)企業(yè)自身的環(huán)境變化，隨時(shí)調(diào)整付款審批流程，使之符合企業(yè)的現(xiàn)行發(fā)展需要。

（六）完善采購業(yè)務(wù)監(jiān)督制度，避免發(fā)生舞弊行為

完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制監(jiān)督制度，管理人員要對(duì)采購業(yè)務(wù)時(shí)刻保持風(fēng)險(xiǎn)防控的狀態(tài)，避免發(fā)生采購業(yè)務(wù)舞弊行為。設(shè)立不相容崗位相分離制度，比如，申請(qǐng)人員與審批人員相分離，采購計(jì)劃的制作者要與審批崗位分離，供應(yīng)商的選擇與確定審批要分離，合同的簽訂與合同審批崗位要分離，付款申請(qǐng)與付款審核崗位要分離，記錄供應(yīng)商明細(xì)賬臺(tái)賬人員要與定期與供應(yīng)商對(duì)賬人員相分離，有選擇的情況下，可以對(duì)采購部門內(nèi)人員實(shí)行輪崗制度，避免采購人員長時(shí)間的在相同崗位。

（七）完善物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)流程

建立完善的物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)流程，有助于企業(yè)對(duì)庫存產(chǎn)品的高質(zhì)量管理，避免多次發(fā)生供應(yīng)商售后環(huán)節(jié)服務(wù)，增加企業(yè)的管理成本和倉儲(chǔ)壓力。首先，采購物資到達(dá)企業(yè)時(shí)，采購人員通知質(zhì)檢部對(duì)到貨情況進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)于合格的采購物資方可進(jìn)行下一步的入庫流程，對(duì)于不合格的采購物資，及時(shí)退還供應(yīng)商，避免發(fā)生相互扯皮風(fēng)險(xiǎn)，增加企業(yè)的管理成本。

四、結(jié)束語

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，制造企業(yè)間的行業(yè)競爭越來越激烈，然而制造企業(yè)的產(chǎn)品毛利一年不如一年，對(duì)產(chǎn)品成本的控制顯得尤為重要，加強(qiáng)對(duì)采購業(yè)務(wù)管理與控制，進(jìn)而控制采購成本，直接關(guān)系著企業(yè)對(duì)產(chǎn)品來源價(jià)格的控制，堅(jiān)決杜絕采購舞弊的發(fā)生，避免因舞弊而拉升了產(chǎn)品成本，影響了企業(yè)產(chǎn)品毛利，降低企業(yè)在市場的競爭力。因此，采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控合理設(shè)計(jì)并有效運(yùn)行，是制造企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品成本管控的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品提升綜合競爭力的有力保證，因此，要對(duì)采購業(yè)務(wù)全過程進(jìn)行控制，并對(duì)采購后進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督政策，保障企業(yè)的良性、健康、可持續(xù)的發(fā)展。