制造企業采購內控流程設計與運行問題研究
——以A企業為例

喬利曉

（安徽文香科技有限公司，北京 100176）

采購內部控制流程設計是否合理、運行是否有效是企業供應鏈采購環節的核心樞紐。企業擁有合理且有效的采購內部控制制度，相當于具備強大的造血功能。它既能保證企業生產運營正常運轉、井然有序，又能驗證采購業務的真實性，讓欺詐、舞弊、監守自盜等行為無處可藏，同時還可以為企業降低經營成本提供最直接、有效的路徑。采購業務是制造企業生產產品并控制產品成本的重要環節，采購環節原材料成本的可控性決定著企業在市場競爭中能否占有優勢地位。由此可見， 探討采購內部控制流程設計是否合理、運行是否有效顯得尤為重要。

一、 制造企業采購內控的理論簡述

（一）內部控制的相關概念

所謂內部控制，是指企業為了實現其經營目標，保護資產的安全完整，保障會計信息資料的準確可靠，確保經營方針的貫徹執行，保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在企業內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內部控制的目標是：合理保證企業經營管理合法合規；合理保證企業資產安全；合理保證企業財務報告及相關信息真實完整；提高經營效率和效果；促進企業實現發展戰略；內部控制包括五大要素：即內部環境（包括員工自身的品質、道德價值觀和工作能力，管理者的經營理念和經營風格，管理者確立權威性和責任、組織和開發員工的方法等）、風險評估（對相關的風險所進行的辨別與分析）、控制活動（為了確保實現管理者的目標而采取的政策和程序，包括審批、授權、驗證、確認等）信息與溝通（為了保證員工履行職責而必須識別、獲取的信息及其溝通）、監控（對內部控制實施質量的評價，主要包括經營過程中的持續監控，即日常管理和監督、員工履行職責的行動等，也包括個別評價，或者是兩者的結合）。

（二）制造企業采購內控的重要性

內部控制的五大要素之一即控制活動，是企業實施內控制度的核心活動，而控制活動中的采購內控，作為制造企業開展業務活動的起始業務，對制造企業供應鏈活動有著至關重要的作用，有效的采購內部控制措施，可以為企業的生產經營活動提供了有力的質量保證，增強制造企業的產品競爭力和影響力，有力的鞏固企業的市場地位，間接地提高了企業的銷售業績的同時，增加了制造企業的營業利潤，因此采購內控的流程設計是否合理、運行是否有效對企業至關重要，有效的內控為財務會計信息的真實性、完整性提供了良好的環境基礎，在營業利潤增加的同時也為制造企業的長遠發展奠定了堅實的基礎。

二、 制造企業采購內控流程設計與運行中存在的問題

（一）物資請購存在不合理情況

物資請購環節是采購部門發生采購的依據，前端是需求部門或是庫房部門根據自身需求或市場需求填寫請購單，經過部門主管的審批后，最終將請購單移交給采購部門進行采購，期間尤其是庫房根據市場需求和自身的庫存情況，申請采購的大量物資，如果對市場情況把握不精準、預算采購不合理，勢必會給企業造成資金上的浪費，進而影響企業的資金鏈，而資金相比于人類生存的血液，一旦出現問題，將給企業帶來非常大的資金風險。

（二）供應商管理不嚴格

一般企業在供應商準入方面管理比較松散，沒有確切合理的供應商準入制度，而且選擇合適的供應商也并不是簡單的事情，如果沒有合理的供應商準入制度這就比較容易導致人為主觀地確定供應商并發生采購行為。由于沒有對供應商進行相應的調查工作，比如供應商的產品質量如何、信用等級如何、綜合實力的強弱、售后服務是否全面、資金是否充盈，而且對于重要原材料的供應商沒有實地考察并準確評估，這直接關系到采購的原材料的質量好壞和是否給企業帶來稅務風險和資金風險，如預付款無法收回或供應商無法開出發票，增加企業的資金成本支出和稅務成本的風險。

（三）采購人員職責劃分不清

一般小型的制造企業，往往比較注重能為企業帶來直接經濟利益的銷售和生產，而對職能類的部門不夠重視，有時會為了減少人員成本的支出，往往會精簡職能部門的費用支出，因此人員設置方面也不會充盈，會有一人負責多重崗位的現象，且負責的采購項目比較繁雜，一旦出現難以解決的問題時，一時難以找到直接的負責人，相當大的影響了采購工作的效率，當采購人員的工作進度趕不上產品生產進度時，嚴重影響了采購的時效性，進而影響生產進度。同時，采購人員的職責沒有按照采購類型劃分，采購內部人員職責相互有交叉，也影響著進一步培養采購管理型人才，企業的全面發展除了需要高級領導人的帶領，還需要企業內部高素質人才的支持與跟隨。

（四）采購合同簽訂存在風險

簽訂采購合同時也有一定的風險需要注意，采購合同內的產品名稱、數量要與庫房部門溝通清楚，否則可能會影響庫房的入庫管理，進而增加管理成本；采購價格的定價機制如果不合理，不了解采購物資的特性，造成采購成本的忽高忽低；對于產品參數和質量的要求，合同里充分要體現出來，否則可能會采購到不符合企業要求的產品；采購物資的售后服務也同等重要，一旦發生質量問題，企業可根據合同的要求進行售后或是退貨處理，進而節省企業的采購成本；最后合同簽訂要經公司法務和財務的審查，避免有合同漏洞的出現，造成公司的采購損失。

（五）采購付款審批不嚴謹

采購業務付款審批流程形同虛設或設置不嚴謹，沒有形成相互監督、相互制約的內控制度，采購內控的設置就沒有達到預期目的，采購部門將采購付款單遞交財務人員時，財務人員根據采購合同、發票、入庫單情況審核付款，此時財務人員的審批層級如果低于負責采購的高級領導時，財務審核環節審核的合同內容條款、發票、入庫物資情況就無法做到獨立性，進而在財務與供應商核對往來賬款明細和余額時發現錯誤無法及時糾正，起不到財務監督的作用，間接造成了公司資金上的損失。

（六）采購業務舞弊問題

采購部門中的采購人員大都屬于公司老板的關系戶，沒有經過專業的采購培訓，整體素質也都參差不齊，同時也自主決定對供應商的選擇，也容易與供應商之間達成某種協議，進而損失公司的利益，直接影響著公司產品成本的高低，增加公司的采購舞弊風險。

（七）產品驗收程序不合理

一般制造企業的驗收環節包括兩部分，即采購產品驗收入庫和生產產品驗收入庫，庫房人員根據采購訂單對到貨的產品進行驗收入庫，此時要嚴格核查采購訂單上的產品名稱、數量、型號和規格，如果因為驗收標準和驗收程序不合理，對已驗收入庫但實際不合格的產品，由于銷售不出去或退貨退回庫房，這些不合格產品容易對庫房造成庫存積壓、時間一長進而發生霉爛變質的產品貶值風險。生產的產品入庫環節沒有驗收或驗收不合理，一旦有不合格產品銷售出去，影響了客戶的體驗效果或造成不良后果，也會給企業帶來客戶投訴及法律訴訟的風險。

三、制造企業采購內控流程設計與運行問題的改善策略

（一）完善采購業務請購環節的內控制度

完善企業發生物資采購前的內控制度，能有效從根源上解決資源上的浪費，即要有合理的、全面的采購計劃，采購計劃審批后，采購部門再根據采購計劃的內容開展采購活動。采購計劃的制定，需要多部門配合才能完成，比如庫房部門及時有效的提供庫存余量、生產部門及時告知量化的生產能力、銷售部門根據市場銷售前景和目前的銷售情況合理預計銷售數量，建立一個單獨的計劃采購部，將多個部門提供的信息準確無誤的匯總一起制定采購計劃，確定采購計劃后，再由銷售部、庫房部、生產部審批確認后移交給采購部進行物資采購，這樣的物資采購避免了因采購計劃不合理導致庫存積壓、霉爛變質而造成企業經濟上的損失。

（二）完善供應商管理制度

建立完善的供應商準入制度。首先，應該制定一些規則來選擇合格的供應商，在選擇時，建立與企業長期戰略制度相匹配的供應商準入制度，比如供應商的生產資質是否齊全、產品質量和產品價格是否匹配、供貨周期是否及時準確、行業內口碑及商業信譽是否良好、售后服務制度是否完善；其次，為合格的供應商建立一個長期的動態的供應商名錄，即對供應商做好日常的考核記錄，一般對于供應商的考核可以定期考核一次，比如每三個月對供應商的商業信譽、產品質量、供貨周期、售后服務進行打分制，對于排名最后的供應商名次第一次可以標記星號標志，以警示此供應商處于警告狀態，第二次考核時還是星號標志時，那就對這類供應商及時從名錄里清除，以免發生處理不及時造成公司的經濟損失；最后，企業發生采購行為時按照采購制度的規定在這個動態的供應商名錄里進行招投標或選擇合適的供應商進行采購，對供應商優中選優，這樣，對制造企業采購的原材料有了質量上的保證，為企業后面的生產活動提供了有力的質量基礎。

（三） 完善人員職責劃分，防范舞弊風險

對于多條產品線的制造企業而言，采購部門擔負起整個的物資采購類型就比較繁雜，采購人員如果有清晰的職責劃分，即使采購類型繁多，也會亂中有序地進行。此時可以按照企業產品線和采購類型來劃分采購內部人員的崗位職責，成品采購和原材料采購分開設置人員負責，有助于培養專業人才，這樣就實現了專人專崗，人與人之間也不會有交叉的工作，然后再在采購部門內部定期實行輪崗制，防范采購舞弊的發生。

（四）加強采購合同的審查管理

建立采購合同定期審計制度，既要對簽訂采購合同的目的進行審計也要對合同條款定價原則進行審計。簽訂采購合同的目的即是否有完善的采購計劃及對應的審批流程，杜絕采購計劃和審批流程形同虛設，杜絕沒有計劃的采購行為，以免發生采購舞弊的風險；合同條款是否會給企業帶來風險，比如合同雙方權利與義務是否對等，審查合同是否執行完畢，執行的程度，以免發生在支付預付款后長期收不到供應商貨物和發票，造成企業的經濟損失和增加企業的管理成本；合同價格定價是否是優中選優的價格，即使是中標的供應商，也要將中標的全過程納入審計程序中審查，避免采購人員與供應商發生舞弊風險。

（五）合理設置采購業務付款審批流程

建立完善的采購業務付款審批制度，采購付款前提是有審批后的采購合同，根據采購合同支付款項，然后再區分出是預付款合同還是貨到付款合同，付款方式不同，付款審批時附帶的附件單據不同。如：預付款合同，采購填寫付款單時需要附上采購合同，經采購內部審批后，轉交庫房審批，目的是讓庫房登記即將簽訂的采購物資，關注后期到貨情況，然后再轉交財務部審核，目的是財務根據采購合同審查預付款是否合理，并準確記賬并后續定期跟供應商對賬，經采購部、庫房部、財務部審核后，預付款方可支出，并且庫房和財務定期要核查采購合同執行情況；貨到付款方式，采購人員需要在填寫付款單時附上采購合同、到貨單、入庫單和對應的準確無誤的發票，經采購部內部審批后，再經庫房部、財務部審核后，方可支付款項。采購付款審批流程不是一成不變的，需要根據企業自身的環境變化，隨時調整付款審批流程，使之符合企業的現行發展需要。

（六）完善采購業務監督制度，避免發生舞弊行為

完善采購業務內部控制監督制度，管理人員要對采購業務時刻保持風險防控的狀態，避免發生采購業務舞弊行為。設立不相容崗位相分離制度，比如，申請人員與審批人員相分離，采購計劃的制作者要與審批崗位分離，供應商的選擇與確定審批要分離，合同的簽訂與合同審批崗位要分離，付款申請與付款審核崗位要分離，記錄供應商明細賬臺賬人員要與定期與供應商對賬人員相分離，有選擇的情況下，可以對采購部門內人員實行輪崗制度，避免采購人員長時間的在相同崗位。

（七）完善物資驗收環節流程

建立完善的物資驗收環節流程，有助于企業對庫存產品的高質量管理，避免多次發生供應商售后環節服務，增加企業的管理成本和倉儲壓力。首先，采購物資到達企業時，采購人員通知質檢部對到貨情況進行質量檢驗，對于合格的采購物資方可進行下一步的入庫流程，對于不合格的采購物資，及時退還供應商，避免發生相互扯皮風險，增加企業的管理成本。

四、結束語

隨著我國社會經濟的高速發展，制造企業間的行業競爭越來越激烈，然而制造企業的產品毛利一年不如一年，對產品成本的控制顯得尤為重要，加強對采購業務管理與控制，進而控制采購成本，直接關系著企業對產品來源價格的控制，堅決杜絕采購舞弊的發生，避免因舞弊而拉升了產品成本，影響了企業產品毛利，降低企業在市場的競爭力。因此，采購業務的內控合理設計并有效運行，是制造企業進行產品成本管控的重要環節，是企業生產的產品提升綜合競爭力的有力保證，因此，要對采購業務全過程進行控制，并對采購后進行持續監督政策，保障企業的良性、健康、可持續的發展。