應用電子發票對企業財務管理的挑戰探討

崔衛萍

（中國石化銷售股份有限公司 陜西寶雞石油分公司，陜西 寶雞 721000）

一、引言

隨著信息技術的高速發展，電子發票適時誕生。相對于傳統紙質發票，電子發票不用消耗紙張，可以通過網絡在線認領、開票以及入賬，最大限度地降低了企業在財務管理和會計核算方面的經營成本。并且電子發票在版式上與傳統紙質發票完全一致，也具備相應的納稅人簽章和防偽技術，因此2015年國家稅務總局大力推行的電子發票，一定程度上促進了財務管理信息化的發展進程。但由于電子發票自誕生到現在只有5年左右的時間，在實際應用中也存在一定的問題，如標準不健全、檔案管理難度大、存在安全隱患等。因此，隨著越來越多的企業開始使用電子發票，企業自身和政府應當不斷完善電子發票的應用，以使其更好地落地生根和發揮應有的作用。

二、電子發票的發展歷程和價值

（一）電子發票誕生的背景

隨著“互聯網+”和相關信息技術的高速發展，我國很多企業選擇通過電子商務渠道來開展業務，網絡購物、在線支付已經成為社會常態。為了規范在線交易行為，同時解決在線購物開票麻煩的問題，杜絕電子商務企業避稅、漏稅行為，2015年國家稅務總局發布了“互聯網+稅務”行動計劃，提出要推動稅務活動和信息化應用深度融合，加快稅收現代化建設進程，在其中還將“互聯網+電子發票”作為行動計劃的重要內容。因此電子發票的產生和應用對政府和企業具有雙重意義，一方面電子發票的產生可以幫助稅務部門更好地對企業實施稅務征收和監控；另一方面，電子發票也可以幫助企業規范經營管理，更好地預防經營風險。

（二）應用電子發票的意義

1.提高財務管理效率。與傳統發票相比，電子發票在開具時所需的時間成本更少，環節更為簡便。傳統紙質發票在開具前需要大量時間對相關材料進行匯總、梳理和裝訂，要耗費大量的人力和時間成本，且票據都是手工開具，容易出現一些低級錯誤。而電子發票會伴隨業務的實際發生自動生成，無論是便捷性還是準確性都有質的提升。

2.節約經營成本。紙質發票本身是有成本的［1］。從紙質發票的開具過程來看，需要購置稅控機、開票專用的打印機以及配備相應的紙張，除此之外，發票的粘貼、錄入和郵寄也會消耗大量的人力和物力。根據相關數據統計，一張紙質發票的成本在1～1.5元之間，在推行電子發票之后，一個大型電商企業平均每年能夠節約1億～2億元左右的成本。

3.維護消費者的權益。在電子發票正式推行之前，為了避稅、減少經營成本，在業務發生之后，某些企業存在不主動開發票的情況，這對國家和個人利益都造成了損害。隨著電子發票的普及，國家能夠及時征收稅款，而個人能夠通過平臺自助查詢、下載、打印消費產生的發票用于消費憑證或者報銷等，在一定程度上維護了消費者的個人權益。

三、電子發票推行給企業財務管理帶來的挑戰

作為國家稅務改革的重點內容，電子發票的推行降低了企業在發票管理方面的經濟成本和時間成本，使發票開具變得更為便捷和高效。但需要指出的是，電子發票在給企業財務管理帶來便捷的同時，也帶來了一系列的挑戰，主要集中在以下幾個方面。

（一）重復報銷難以識別

電子發票通常在業務發生時直接產生，一般由消費者直接要求之后發送到指定郵箱，具備可以重復打印的屬性。不同于傳統紙質發票只能報銷一次的特點［2］，電子發票的源電子件掌握在消費者手中，如果重復打印、重復報銷，在企業不存在可以快速、準確識別的方法的情況下會造成重復入賬的風險，這是企業在財務管理中亟待解決的問題。

（二）發票檔案管理難度大

如今，隨著電子發票管理的日益規范，財政部和國家檔案管理部門對電子發票的管理提出了新要求，即企業不能只保留電子發票打印件作為入賬憑據，需要同時保留打印件的源電子憑證。然而在實際工作中，大部分企業在管理電子發票時，并沒有做好與傳統紙質發票的區分，依舊采取統一的管理方式，也沒有建立針對電子發票管理的制度。對于電子發票尤其是電子發票的電子件的管理處于混亂無序的狀態。

（三）存在安全隱患

電子發票的開具和傳遞主要依托計算機和互聯網進行，伴隨著電子發票的應用領域和覆蓋范圍越來越廣泛，一旦網絡、電力出現故障，就會給電子發票的使用帶來困擾。同時，如今開放的網絡環境也對電子發票數據和內容的安全提出了挑戰，如果不法分子利用網絡漏洞篡改電子發票，就會給企業的財產造成損失，這也對企業的網絡安全維護能力提出了挑戰。

（四）業財一體化管理尚未在各類交易模式下實現

電子發票產業改變了過去只能由銷售方開具發票的情況，這一模式在如今的許多電子商務網站中已經得到了普遍應用，消費者可以根據需要在電子商務平臺選擇合適的時間開具發票。但目前這種應用模式主要集中于B2C 的交易模式，B2B 交易中尚未廣泛應用。因此，未來企業應當積極探索，在各類交易模式下實現“業務—財務—稅務”一體化管理。

四、應對電子發票給企業財務管理帶來挑戰的具體對策

（一）搭建電子發票管理系統

對于如何避免電子發票重復報銷、反復入賬這個問題，目前的主要方法是人工將當前報銷的電子發票和已報銷的電子發票進行比對查驗，但這種方法需要大量的人力資源進行長時間的對比和收集，且隨著電子發票的增多，比對查驗的難度和人員的工作強度會逐漸加大。因此，企業應當借助信息化手段，通過構建電子發票管理系統來進行發票比對查驗，同時建立完善的數據庫，對已報銷的發票做好記錄與分類，提高發票查驗、對比的便捷度。

（二）規范電子發票檔案管理

做好電子發票的檔案管理，首先要深入領會國家檔案局和財政部的要求，將電子會計憑證納入日常財務管理的范疇；其次要結合企業內部的日常管理流程，建立健全電子發票管理制度，規范電子發票收集、遞交、保存的格式及方式；最后將電子發票的管理細則融入企業的日常工作，業務部門應當做好電子發票真實性的初步查驗，財務部門應當做好電子發票的審核，對于填報信息不正確、不完整的，及時要求經辦人更正［3］，對于符合規定的電子發票，則及時進行報銷，保留電子原件，以備后續使用。

（三）做好網絡安全防范

網絡技術的高速發展往往伴隨著網絡安全隱患，如何保障電子發票開具、傳遞、保存中的安全是企業亟待解決的問題。一方面，企業應當聘請專業人員建立一套財會信息安全系統，保障電子發票使用過程中的安全；另一方面，要做好對當前財會人員的培訓和教育，提高其對信息安全的重視度，并積極開展對財會知識和計算機知識的學習，以應對可能出現的各類電子發票信息安全問題。除此之外，企業日常開票的計算機要保證專機專用，定時進行安全維護和數據備份。

（四）積極打造“業務—財務—稅務”一體化模式

為了打造“業務—財務—稅務”一體化的管理模式，企業首先要借助新一代信息技術搭建交易平臺，完善業務辦理、自主開票等模塊內容，打通企業、銀行、稅務孤島，探索B2B 領域內電子發票應用的深度，推動電子發票開具，在全交易模式下實現及時性和準確性。其次，企業必須從管理層到基層員工都提高對電子發票的認知度，明白開具電子發票過程中的要點和規范事項，尤其是財務管理部門要率先做好表率，牽頭推動稅務積極融合業財管理模式，打造真正的“業務—財務—稅務”一體化模式。

五、結語

推動電子發票的運用既是信息化時代對我國企業財務管理提出的新要求，也是我國稅務改革的重要內容，關乎個人報銷和稅務征收，對于促進我國財稅發展具有重要意義。為了應對電子發票對當前企業財務管理提出的新挑戰，企業首先應當自上而下深刻認識推行電子發票的意義，認真落實政策指示，做好電子發票信息系統建設，同時對電子發票運用過程中產生的網絡安全隱患做好防范，加強對財務專業復合型人才的培養，推動財務管理觀念向智慧化、信息化方向轉變。實現“以票據為核心”的發票管理模式向“以信息為核心”的發票管理模式轉變，積極應對電子發票應用過程中產生的困難和挑戰，把挑戰轉化為機遇，真正發揮電子發票應有的作用。