試析計劃生育協(xié)會檔案管理存在的問題及對策

文·盛日靈

隨著人口計生與衛(wèi)生健康深入融合發(fā)展，衛(wèi)健部門逐步將宣傳教育、優(yōu)生優(yōu)育、計生家庭獎扶、流動人口管理服務(wù)等職能移交給計劃生育協(xié)會。計劃生育協(xié)會業(yè)務(wù)工作的擴(kuò)展，導(dǎo)致計劃生育協(xié)會檔案數(shù)量大增，這對檔案管理工作提出了更高的要求，但目前計劃生育協(xié)會檔案管理還存在諸多問題，難以滿足計劃生育協(xié)會發(fā)展的需要，亟待采取有效措施加以改進(jìn)。

一、計劃生育協(xié)會檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案意識不強(qiáng)，歸檔效率不高。在計生協(xié)會檔案管理工作中，不少計生協(xié)會工作者甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，都對檔案信息收集重視程度不夠，認(rèn)識不到計劃生育協(xié)會檔案工作在人口與計生政策決策中的重要性和必要性，導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)不足，歸檔率低，檔案利用率不高。

2.管理機(jī)制不健全，信息資源缺乏系統(tǒng)性。目前國家制定的檔案法律法規(guī)中，涉及到計劃生育協(xié)會檔案管理的制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)較少。由于管理制度不完善，計生檔案收集、整理、歸檔、保管、利用沒有政策依據(jù)，導(dǎo)致檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔不及時、保管不科學(xué)、利用不方便，檔案信息資源的系統(tǒng)性差，不利于計生檔案科學(xué)管理。

3.管理手段落后，數(shù)字化水平低。由于計生檔案管理部門長期處于封閉半封閉環(huán)境中，檔案工作理念仍停留在“重管輕用”上，導(dǎo)致檔案管理硬件投入不足，檔案技術(shù)設(shè)備落后，計生檔案管理基本還停留在手工操作的模式上，跟不上網(wǎng)絡(luò)時代信息資源數(shù)字化管理的發(fā)展需求。

4.檔案管理人員不穩(wěn)定，專業(yè)水平不高。目前從事計劃生育協(xié)會檔案管理的人員兼職多、調(diào)配頻繁、流動性大，不適應(yīng)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的需要。在專業(yè)素質(zhì)方面，因其文化程度不高、知識結(jié)構(gòu)單一、業(yè)務(wù)能力不足，又很難滿足新興技術(shù)在檔案領(lǐng)域使用的需求。加之在計生事業(yè)人才培訓(xùn)中，沒有將檔案管理人員培訓(xùn)納入其中，讓其無法通過進(jìn)修學(xué)習(xí)來彌補(bǔ)先天知識、能力上的不足，因此計生檔案管理人員專業(yè)水平低、實操能力差、創(chuàng)新活力缺乏等影響計生檔案工作發(fā)展的弊病一直得不到有效解決。

二、提升計劃生育協(xié)會檔案管理水平的對策

1.提高檔案意識。計劃生育協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識，深刻領(lǐng)會檔案工作在計生事業(yè)發(fā)展的重要作用，以時不我待的緊迫感，根除影響計生檔案工作發(fā)展的頑疾，以全新的姿態(tài)投入到信息時代檔案工作發(fā)展的洪流中。

2.健全檔案管理機(jī)制。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段也將進(jìn)一步改進(jìn)和完善。計生檔案部門必須建立與之相適應(yīng)的、科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理體系，明確職能，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使計生檔案管理與人口計生業(yè)務(wù)同步考核評估、同步發(fā)展進(jìn)步，解決計劃生育協(xié)會進(jìn)入轉(zhuǎn)型期給檔案工作帶來的諸多新問題，推動計生檔案事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。

3.實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。借全社會步入信息時代的良機(jī)，計生部門要加大資金投入，引進(jìn)檔案數(shù)字化管理所必需的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并對以后的檔案進(jìn)行電子化歸檔要求，以節(jié)省歸檔時間、儲存空間，提高工作效率，方便利用服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。

4.加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。計生部門要不定期地開展檔案專業(yè)培訓(xùn)，傳授檔案業(yè)務(wù)知識和操作技能，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。要以交流研討的方式，對檔案工作中出現(xiàn)的問題研究分析，提高檔案人員思考問題、解決問題、創(chuàng)新發(fā)展的能力。要引進(jìn)具有先進(jìn)理念的復(fù)合型人才，引導(dǎo)帶領(lǐng)計生檔案工作朝著精細(xì)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化方向挺進(jìn)，建立高水準(zhǔn)的計生檔案工作模式。要引進(jìn)競爭機(jī)制和激勵機(jī)制，把工作實績同工資晉升、職稱評聘、評優(yōu)選先等結(jié)合起來，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)檔案人員的內(nèi)在潛力和工作動力，更好地為計生檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。