信息化背景下大學生檔案管理的高效措施

石艷艷

（陜西省榆林市佳縣人事信息中心，陜西 榆林 719200）

一、信息化時代大學生檔案管理面臨的機遇和挑戰

（一）機遇

1.提高質量和效率。在傳統大學生檔案管理中，紙質檔案的傳遞、檢查和保存難度較大，需要耗費大量時間，程序較為繁雜，相應的效率較低。同時傳統紙質檔案管理基本上采取人工方式進行處理，整理和備檔過程中較易出錯，管理質量難以得到充分保障。而在信息化背景下，傳統紙質檔案管理逐漸向紙質檔案與數字檔案相結合的方向過渡，借助計算機系統與專業軟件進行高效管理，同時可以減少人為操作所造成的失誤和問題，同時提高管理質量及效率。

2.拓展渠道。在傳統的大學生檔案管理中，畢業生登記、報到以及進行檔案轉接往往需要來回跑多次，費時費力。而在信息化時代，根據登記的信息臺賬，有針對性地提供創業培訓、就業見習服務，并通過高校畢業生聯系群、地方微信公眾號等做好宣傳工作，引導大學生通過線上平臺了解相關事宜以及進行報到等，能夠有效拓展渠道服務渠道。

3.提高服務水平。信息化背景下，大學生檔案管理效率得以提高，人社局、人事信息中心等能夠將更多精力與時間放在基于檔案管理的服務工作上。與此同時，互聯網平臺、信息化技術、多樣化渠道、豐富化功能等的支持，也使得大學生檔案服務水平得以有效提升，讓檔案管理的作用和價值能夠被充分挖掘和利用[1]。

（二）挑戰

1.人員素養不高。信息化管理模式的應用，對檔案管理人員的整體素養提出了更高要求。部分人員創新意識較弱，信息技術素養不高，學習能力較弱，難以快速適應信息化檔案管理模式。而且信息化檔案管理在檔案的搜集、資料、保管、檢索、統計、利用以及編研等各個環節都發生了不小變化，整體難度更高，不少檔案管理人員并不能完全勝任數字化、自動化的檔案管理工作。

2.管理模式不完善。信息化管理模式與傳統紙質管理模式有著巨大差異，廣泛體現在各個環節、各個方面。目前大學生檔案信息化管理尚處于探索階段，并沒有形成統一的規范和標準，導致實際管理工作的開展往往缺乏有效依據，較為隨意和混亂，影響實際管理效果。尤其是信息化管理制度不夠健全，使得管理工作的開展大受影響，還需要在實踐中不斷探索和優化。

3.檔案利用服務水平不高。信息化背景下大學生檔案可挖掘價值更大，也能支持更為便捷、高效的服務。然而目前地方人社局與人事信息中心等并未構建起全新的檔案利用服務模式，依舊停留在傳統服務體系之下，對各種技術的應用不到位，并沒有形成革命性的變革。

4.數據安全威脅大。數據安全問題是信息化時代的重要問題。對大學生檔案管理而言，信息化管理固然能帶來諸多機遇，但是也使得數據安全威脅大幅增加。尤其是在專業人才不足、人員隊伍整體缺乏數據安全意識、管理制度不夠規范、軟件安全性有待提高的情況下，大學生檔案管理面臨著黑客攻擊、信息篡改、數據刪除、數據丟失等威脅，必須盡快采取對策加以應對處理[2]。

二、信息化背景下加強大學生檔案管理的有效措施

（一）全面加強人才隊伍建設

打造一支高素質的人才隊伍，是支持大學生檔案管理信息化發展的必要前提。通過從上級獲取技術支持、招聘專業人才、與相關企業進行深度合作等方式，確保專業技術人才就位，保障地方大學生檔案管理系統、平臺的有效建設，完善相應的功能以及信息化服務，為檔案管理的信息化奠定基礎。最重要的還是在于加強檔案人員培養和管理，有效提高所有檔案人員的綜合素養，確保每位在崗的人員都能勝任工作，支持信息化檔案管理工作高效落實，并為廣大大學生提供優質服務。地方人社局、人事信息中心需要根據檔案信息化管理的實際需求，對檔案人員的綜合素養提出要求和標準，包括專業知識、專業技能、信息技術素養、學習能力、職業品質等，并以此作為人才招聘的硬性標準，但凡未在各方面達到要求的人員不得上崗。而針對在崗的檔案人員，則需要根據這些硬性標準開展相應的考核工作，但凡未通過考核的人員都需要接受集中培訓，直到通過考核為止。尤其要重視信息技術素養的培育，做好基礎宣傳工作，引導檔案人員樹立正確的信息化管理意識，同時通過系統化、專業化的培訓強化其信息操作能力，確保檔案人員能夠熟練使用計算機以及各種專業軟件，熟悉信息化管理流程和規范，從而支持大學生檔案信息化管理的有效實現。

（二）健全管理體系

對管理體系加以健全，能夠保障檔案管理工作有序、高效開展，反之則會導致檔案管理陷入混亂和低質。對具體管理權責進行合理劃分，根據信息化管理特征對具體權責進行適當調整，結合管理流程優化各部門、崗位的權責銜接，確保權責劃分清晰、合理。明確和規范大學生檔案管理程序，在維持紙質檔案管理基本程序的基礎上對具體的管理工作進行合理簡化，轉而加強對數字檔案管理程序的合理構建，確保紙質檔案能夠得到妥善保存和管理的基礎上充分發揮信息化管理的優勢。做好檔案數據庫建設工作，著力提高檔案標準化、規范化水平，推動辦公自動化建設，建設相應的系統和平臺，逐步推進信息化管理在工作實踐中的推廣和普及。在收到大學生數字學籍檔案后，管理人員需要對檔案資料進行審查，確保資料齊全且在各方面符合標準，如果發現問題需要及時聯系學校進行處理。之后再結合紙質檔案資料進行對比審核，進一步確保檔案的完整性、真實性與可靠性。通過計算機系統對檔案進行管理，包括分類、存儲、檢索、統計、編研等，合理借助系統功能和專業軟件提高自動化管理水平，同時提升管理質量和效率[3]。完善追責機制，對人為原因造成的檔案管理問題進行嚴肅追責，同時健全相應的激勵機制，充分調動檔案人員積極性。

（三）優化檔案利用服務

檔案利用服務是進行檔案管理的重要職能之一，否則檔案資料就只是一些價值有限的數據信息而已。在信息化背景下，云計算技術、大數據技術、人工智能技術等先進技術的成熟，為數據挖掘提供了有力支持。與此同時，基于計算機技術、互聯網技術的大學生檔案管理平臺也能提供更為豐富的功能。這意味著大學生檔案管理能夠進一步優化檔案利用服務，為廣大大學生提供專業服務、個性化服務，在為廣大學生解決畢業就業的檔案相關問題的同時，幫助學生創業就業。嚴格辦理流程，保障管理規范，細化登記服務，開通線上服務渠道，在對報到畢業生的信息進行詳細登記的基礎上，基于大數據技術實現對畢業生的個性化服務，為畢業生推薦合適的就業信息，提供專業的就業服務。畢業生既可以通過線上平臺查詢自己的檔案信息，也能獲取豐富的就業信息，更能與專業指導人員進行線上交流。推動檔案利用服務工作的線上化、信息化發展，可以有效減輕線下服務壓力，也能借助先進技術和豐富功能為大學生提供優質的專業化、個習慣化服務，可謂是一舉兩得。

（四）加強數據安全保護

信息化背景下的大學生檔案管理面臨著不小的數據安全風險，需要全面落實相應的安全管理和保護工作。強化檔案人員的信息安全意識，將風險管理納入數字檔案館建設之中，并做好技術安全保護，通過配置網管、防火墻，建立電子檔案身份認證系統，應用數字簽名、身份認證、訪問控制等信息安全技術，對檔案信息進行安全分級管理，定期進行病毒查殺，全方位提高數據安全防護水平。另外還需要做好檔案信息備份工作，通過落實檔案信息資源容災異地備份的方式避免物理層面的問題威脅檔案信息的長期保存。

結束語

綜上可知，大學生檔案管理逐步邁入信息化時代。地方人社局、人事信息中心應當積極加強信息基礎建設，做好準備，同時積極探索檔案信息化管理模式的構建路徑，借助計算機技術、大數據技術等先進技術提高管理水平，并做好相應的檔案利用服務工作，致力于為廣大大學生提供優質服務，幫助大學生解決畢業就業的后顧之憂，提高社會人才服務水平。