強化電子檔案管理的關鍵環節探討

高春紅

（河北省平山縣公證處，河北 石家莊 050400）

現階段，社會中所有行業都離不開電子信息技術的支撐，并且全部朝著信息化的方向發展。企事業單位中檔案管理工作較為復雜，其中包括收集、鑒定、歸檔、整理、分類等多個工作環節，若是任何一個環節出現失誤都會影響整個檔案管理的有效性。利用電子信息技術對檔案管理工作進行革新，已經成為了當下必須要充分重視的問題，企事業單位在日常運行中，復雜繁多的數據成為了阻礙工作效率最大的絆腳石，而通過強化電子檔案管理的關鍵環節，能夠切實解決這一問題，不僅提高了工作的效率和質量，還節省了大量的人力與物力。

一、強化電子檔案管理的重要性

企事業在多年來發展的過程中，積累了非常多的文書檔案，這些資料都具有很大的留存價值，并且與企業日常工作息息相關，因此，檔案管理工作與企事業單位發展有著直接的聯系，只有提高檔案管理的水平，才能保證檔案管理工作的效率和水平，促使檔案管理更加便捷、高效，充分發揮部門自身的價值[1]。將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，并加強管理，可以從根本上節約大量資源，讓檔案的收集與歸檔工作變得更加方便、快捷，避免檔案管理人員在獲取資料的過程中浪費大量的時間和精力，同時，當企事業單位各部門有檔案資料需求時，隨時隨地的利用相關平臺就行翻閱查找即可，切實有效的提升了檔案管理工作的效率。具體來說，強化電子檔案管理就是在確保檔案管理工作正常運行的基礎上，將傳統紙質的各項資料和數據轉化為電子資料進行保管留存。電子檔案管理會自動進行資料的分類整理，并單獨設置標簽目錄，減輕了檔案管理人員的工作負擔，同時也方便了使用者進行查閱調取，并且電子檔案管理存儲空間非常大，避免了傳統檔案需要浪費大量空間留存的問題。在當前電子信息技術飛速發展的背景下，企事業單位應及時革新檔案管理工作模式，結合自身實際情況選擇合理的信息檢索與處理方法，確保檔案管理利用電子信息技術充分具備便捷、高效的特點。

二、現階段電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案管理重視程度不足

目前，多數企事業單位依然沿用傳統紙質的檔案管理工作方式，工作效率遲遲無法提升，不符合社會發展對工作提出的實際標準，因此，應該將檔案管理工作的改革與創新作為重中之重[2]。企事業單位要通過多種渠道對檔案管理工作進行調整，在不斷的實踐中探索出符合自身發展的檔案管理方法，為強化電子檔案管理工作打造堅固的基礎。部分單位雖然已經正確認識到傳統檔案管理方法中存在的不足，并且也對其進行了相應的調整與優化，但實際情況并不理想。信息時代發展的背景下，企事業單位中的各項信息資源得到了很高的關注，這也等同于對檔案管理工作提出了更高的標準和要求，必須要將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案，充分發揮信息化便捷管理的優勢。由于企事業單位對電子檔案管理重視程度不足，嚴重影響了正常工作順利開展。

（二）檔案管理人員綜合水平較弱

檔案管理工作效率與管理水平息息相關，檔案管理人員的專業能力也是推動企事業發展的重要資源。檔案管理工作較為復雜，對工作人員的綜合素養有著較高的要求，其綜合水平的高低直接影響檔案管理部門的整體效率。隨著電子檔案逐漸普及，要求相關的檔案管理人員不僅要掌握工作的流程與內容，還要具備一定的計算機應用能力，獨立進行電子檔案管理的操作。但現階段，多數企事業單位沒有重視對檔案管理人員的培訓工作，并且他們也沒有提升自己的意識，無法及時了解最新的檔案管理理念和計算機知識，檔案管理人員無法熟練運用信息化技術，為電子檔案管理帶來了不小的難度[3]。同時，有些單位的檔案管理人員工作態度不端正，缺乏相應的責任心與工作熱情，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

三、強化電子檔案管理的措施

（一）加大信息化建設投入力度

企事業單位檔案管理向著信息化、現代化方向轉變是未來必然的發展趨勢，也是切實提升檔案管理工作效率的主要途徑。在信息技術飛速發展的背景下，企事業單位應結合自身實際發展情況，適當加大信息化建設投入力度，增添信息收集的渠道，革新檔案管理理念，完善網絡資源平臺，設置查詢、調取等多種信息共享功能，從而提升檔案管理的綜合效率[4]。在檔案管理信息化建設過程中，相關工作人員也要結合部門檔案管理體系，實現檔案管理工作一體化的管理目標。

（二）建立健全的管理制度

強化電子檔案管理的前提是必須要有健全的管理制度作為支撐，及時調整電子檔案管理工作方向，并且提升電子檔案管理的強化效果。建立健全的電子檔案管理制度是強化檔案管理工作的主要途徑，也是提升檔案管理工作效率和質量的有效手段。通過相應的管理制度可以規范工作人員的工作流程，并且將制度中的標準作為工作依據，同時還可以調動檔案管理人員工作積極性，時刻保持嚴謹認真的工作態度。因此，企事業單位應結合人員的實際工作與發展目標，深入分析并制定科學、合理的電子檔案管理制度，滿足各部門的工作需求，促使企事業單位穩定、健康的發展[5]。

（三）深入探究電子檔案管理工作

檔案管理人員要及時掌握各階段企業的發展情況，并結合實際情況深入探究電子檔案管理工作，調動自身所獲取的所有資源完善和優化電子檔案管理體系，以此實現靈活運用各種檔案的目標，這也是強化電子檔案管理的基礎前提。在開展紙質檔案錄入工作中，相關工作人員必須要深入分析和研究檔案內容，將里面存在具有較高應用價值的信息進行標注，提升電子檔案數據管理的有效性，充分發揮檔案管理部門的實際價值[6]。

（四）重視對檔案管理人員培訓

若想切實提升檔案管理工作效率和質量，強化電子檔案管理關鍵環節，企事業單位必須要充分重視人才的引進與培養，聘用計算機專業水平較高的工作人員，定期開展信息化專業技能培養，讓單位內部檔案管理人員能夠及時了解最新的計算機網絡技術，這也是強化電子檔案管理的基礎。對于目前一些單位依然沿用傳統紙質的檔案管理方法，并且長時間導致檔案管理人員思維固化的現象，企事業單位應加強對人員的引導，加大電子檔案管理宣傳力度，講解電子檔案管理的優勢與方案，轉換檔案管理人員的工作思維，為電子檔案管理工作順利開展夯實基礎[7]。同時，企事業單位還應加強網絡信息技術手段的引用力度，讓工作人員快速適應信息化的辦公模式，為他們提供更多接觸信息化知識的機會。重視對檔案管理人員培訓是企事業單位可持續發展的重要途徑，能夠在一定程度上提升工作人員的綜合素養，掌握專業的管理以及計算機操作知識，提升電子檔案管理工作的質量。

結束語：

綜上所述，在社會科技技術飛速發展的背景下，強化電子檔案管理關鍵環節是現階段企事業單位發展的重要任務。但現階段，受多年來管理模式的影響，多數單位依然沿用傳統紙質檔案管理方式，消耗較高并且工作效率遲遲無法提升。因此，企事業單位應及時創新檔案管理理念，充分發揮網絡信息技術的優勢，通過加大信息化建設投入力度、建立健全的管理制度、深入探究電子檔案管理工作和重視對檔案管理人員的培訓等方式，切實提升檔案管理工作的效率。