試析交通行業檔案管理重要性及優化策略

李成英

（四川省資陽市樂至縣交通運輸局,四川 資陽 641300）

一、交通行業檔案管理存在的問題

在機關事業單位內，檔案管理工作一度被看作是養老職能工作。一方面檔案管理屬于文書類工作，跟機關事業單位的經濟效益相關工作沒有直接關聯，不直接為機關事業單位創造經濟利益。另一方面，檔案管理工作突破性和創新性相對較低，崗位職責明確，工作量相對不大。所以大多數的單位對檔案管理工作都沒有充分的重視，應付工作現象較普遍。

有些交通運輸檔案在過往的管理中存在缺失或者錯誤情況，但是由于管理不當沒有記錄可查，難以補全。類似這種問題積累起來，不便于后來的檔案管理工作，所以很多職工工作之后都以不出錯為工作標準。交通運輸局或者是職工個人也很少參與相關檔案管理專業培訓。職工的專業技能不能夠與時俱進，導致檔案管理工作信息化進展緩慢。有些單位檔案管理工作責權不明，多數都是兼職，沒有專門的檔案管理人員，檔案管理只是工作中的一個添頭，無足輕重，可有可無。就算檔案管理上有差錯也沒有相應的處罰措施，所以檔案管理工作疏漏問題也是當下面臨的挑戰之一。

近年來，雖然交通運輸相關部門也逐漸意識到檔案管理工作的重要性，也開始加強相關工作部署，但是仍然進展緩慢。目前交通部門的檔案管理工作仍然存在制度不健全，體系不完善，不能夠適應新技術和社會發展需要等問題。另外，新的檔案管理技術除了對工作人員提高了要求，對計算機設備和通信網絡也有要求，但是很多單位由于對相關工作不夠重視，所以也并沒有對相關設備設施做到及時更新維護。

二、交通行業檔案管理的重要性

交通運輸行業的檔案管理跟人事檔案管理或者其他企業發展史等檔案管理不同，它詳細記錄了交通運輸的發展和運營。交通行業的檔案不僅能夠反應過往的交通運輸的經濟價值，也是交通行業總結工作和交通運輸局工作報告的重要參考資料，是交通行業規劃部署的參考資料之一。交通行業的檔案管理并不僅僅是歷史資料保管和日常數據記錄，做好交通行業的檔案管理工作，不僅有利于提高交通行業的經濟效益，還能夠助力國家交通運輸業的規劃。

交通運輸系統不同部門檔案管理工作也不完全相同，所以在工作要求和工作內容上也有差異。對于城市交通，主要的檔案資料應該是城市車輛運輸、寄遞物流、車站管理、車輛維修等方面相關數據，及城市交通運輸數據的實時分析。而公路交通或者公路工程等檔案管理內容又有很大的不同。例如交通運輸局內公路工程質量監督站的檔案管理，除了一般的檔案材料之外，還需要有公路修建的設計、規劃、驗收、和質量監督等相關資料，這是檢測公路建設質量和未來公路修建項目參考資料依據來源之一。無論哪一種形式的交通行業檔案管理，對于國家管理交通和交通運輸發展規劃都有重要意義。隨著交通行業的發展，交通運輸已經影響人們生活的方方面面，交通行業已經關系到國計民生，影響力深遠。

三、交通行業檔案管理優化策略

（一）加強檔案管理工作相關培訓

交通行業的檔案管理不只是檔案管理員的工作，也是單位管理者的重要工作之一。為了加強全體干部職工對檔案管理工作的認識和重要性的認知，在單位內部組織相關活動，加強干部職工對檔案管理工作的理解支持。同時領導和檔案管理職工要定期開展管理培訓和技能培訓，并實施相應的考核。以人為本，從檔案的管理者開始重視檔案管理工作。

（二）建立標準化工作制度和規章制度

交通運輸局屬于國家行政事業單位，一般工作都是有固定流程和標準。但是由于對檔案管理重要性認識不足，導致工作沒有標準流程和要求，相關的規章制度也是流于形式，有的連形式都沒有。因此，交通行業的檔案管理規章制度應該在遵循交通運輸工作規章基礎上，結合檔案管理工作的特性，個性化定制符合當下行業發展要求的工作制度。例如，對于現階段的電子檔案管理，從檔案錄入到檔案更新和數據維護，以及檔案調用都要有詳細的工作日志且工作責任到人。對不同門類的檔案分別管理，按年限地區等分類，便于信息查找和數據分析。每個項目都有完整的項目記錄和項目備案，且注意項目的特點和檔案的時效性，便于為后期工作提供有價值的參考。

（三）加速檔案管理的信息化建設

由于檔案管理工作不能夠直接為交通行業創造經濟效益，也不能夠直接為社會提供服務價值，導致管理者對相關工作的重視程度不夠，在辦公資源分配上相對較少。大數據的發展和信息技術的應用對于檔案管理工作來說，是全新的突破。因此，加速檔案管理工作的信息化建設進程，是當下交通行業檔案管理工作的重中之重。一方面加強員工信息技術培訓，聘用技術型人才，另一方面，更新設備設施為檔案管理信息化提供相應的辦公設備。檔案管理信息化主要是通過計算機技術對信息進行管理，因此在工作建設過程中尤其要注意信息安全防護和相關系統的更新維護，這些都需要交通運輸局給予充足的資源支持。

結束語：交通運輸行業的檔案管理工作的重要性不言而喻，相關部門應逐漸引起重視，但是如何推動新技術的快速應用，對于當下的檔案管理工作來說是一個重要挑戰。不論是從工作內容還是工作性質來說，交通行業的檔案管理都是交通部門的重要資料來源，所以保障信息安全和信息的真實全面也是相關部門和人員的重要工作內容。