美國檔案管理MPLP 方法研究與啟示

李 甜/中國人民大學信息資源管理學院

進入信息時代，各類信息技術應用、系統平臺里形成的文件檔案數量呈現指數級增長，檔案管理效率成為除檔案管理質量之外檔案領域面臨的又一大挑戰與難題。針對未整理檔案的積壓問題，2005年美國檔案學者Mark A. Greene和Dennis Meissner（以下簡稱G-M）發表名為《更多產品，更少流程：對傳統檔案整理方法的改進》（More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing），其中提出了“More Product Less Process”方法（下簡稱MPLP方法），力圖減少檔案整理流程，提高檔案管理效率[1]。MPLP方法提出后不僅在學術界得到廣泛關注，也得到了業界認可，美國國圖書館、美國遺產中心等大型機構都采用了MPLP方法指導檔案工作。目前MPLP方法仍被采用，如2019年世界銀行下屬機構在招聘檔案工作者時將掌握MPLP方法作為聘用要求[2]；2020年5月美國加州大學聯盟在修訂檔案整理指南時確立MPLP方法為重要原則。MPLP方法的開創性使其突破了國界限制，加拿大、英國等國也對其進行了研究與應用[3]。據中國國家統計局數據顯示，國家綜合檔案館2009年至2018年十年間館藏檔案數量增長至2.7倍，增長速率達年均16.7%，2018年館藏檔案絕對數量也已達75051.1萬卷（件），由此可見我國檔案領域也同樣面臨檔案數量俱增，檔案積壓壓力大及其所帶來的一系列的挑戰。然而目前關于檔案積壓問題，我國并未有系統的理論闡述和實踐總結，對美國MPLP方法的關注與討論較少，僅從流程精簡角度對MPLP方法作出初步介紹，系統性與深入性不足[4]。鑒此，本文從梳理MPLP方法的主要內容入手，結合其在實踐中運用的情況，分析MPLP方法的進步意義和現實啟示，為國內新時期解決檔案積壓問題，提高檔案工作效率提供參考。

1 理論發展：MPLP方法的主要內容

1.1 MPLP的提出

1.1.1 MPLP的提出背景

19世紀末20世紀初的數十年，檔案處理速度趕不上檔案接收速度，導致美國各地的倉庫積壓了大量無法訪問的館藏[5]。截至2004年，在美國大約有60%的存儲機構有至少三分之一的館藏未經處理，無法向利用者提供利用，近34%的存儲機構有超過50%的館藏處于待處理狀態[6]。除了檔案產生和接收速度不斷提速外，更重要的原因是檔案機構對進館檔案進行無差別的詳盡處理，包括整理、著錄、鑒定等各個環節，花費大量的時間、人力與金錢成本也只能對少量的檔案進行詳盡的處理提供利用，而絕大多數檔案待處理處于積壓狀態。對館藏進行詳盡的處理，是從長遠考慮，使檔案能滿足當下與未來的利用需求。但是放在當時的條件下，任何機構所具有的人力、物力與財力都無法勝任對所有館藏進行詳盡處理的任務，也就意味著檔案機構在對檔案進行處理時，明顯面對的是未來的模糊需求，而忽略了當下的緊迫需求[7]。G-M認為從用戶需求出發，如果只注重館藏的詳盡處理，而忽略對用戶需求的滿足，則檔案管理就會處于無意義狀態；此外，并非所有館藏都具有相同的價值，不同的館藏在憑證價值、信息價值等方面價值大小不一，也就不應都詳盡處理到同一級別[8]。

隨后，G-M通過文獻調研、線上調查、用戶調查等方法獲取研究素材，針對20世紀的館藏整理，從通用和具體兩個層面對檔案處理整體和檔案整理、檔案著錄、檔案保存和整理效率四個具體環節給出了改進建議，這一套檔案處理方法隨后也以論文同名名稱被命名為“MPLP方法”。

1.1.2 MPLP方法的主要內容

MPLP方法試圖闡明一種新的整理、著錄和保存方法，在強調利用和用戶的前提下，采用“黃金最小”（The Golden Minimum）原則確保檔案材料的整理滿足用戶需要，用最少步驟來保存館藏并充分著錄以促進應用[9]。為了保證檔案處理的效率與質量，在使用MPLP方法時需要遵守四條準則[10]：加快將館藏送至用戶手中；確保整理符合用戶需求；采取物理保存館藏所需的最少步驟；充分著錄館藏以促進使用。

一是通用原則：黃金最小原則。MPLP方法的黃金最小原則目標即是花最少的流程盡快讓更多的檔案處于用戶可利用狀態，其他所有的流程與目標均應服務于此目標。因此，只要能滿足用戶現在和將來的利用需求，對檔案進行最初級的處理就行。僅有明確的理由時，如具備特別的歷史價值，才可以偏離這項原則，對檔案進行額外的或更詳細的加工處理。另外，檔案整理、保存和著錄的詳盡程度應該彼此和諧一致，例如當整理只進行到類別級層次[11]，保存和著錄也應只到類別級。

二是整理原則：一個全宗里卷宗或類別并不一定都要按同一詳盡強度進行整理。MPLP方法在整理上仍然遵循“尊重全宗”和“尊重原始整理順序”兩大原則。在整體要求方面，G-M認為開展文件排序或整理以節省物理空間一系列流程的收益會遠遠小于為此付出的時間，因此，不應將整理重點放在文件順序排列或物理空間節省上，而是應由館藏的重要性和研究價值來最終決定館藏整理的層次和強度。如無例外，大多數館藏的整理層次應該停留在案卷級。在具體要求方面，一個全宗里的各個卷宗或類別并不一定都要按同一詳盡程度進行整理，如有的案卷原來的整理成果可以直接使用，有的案卷因為有特別的歷史價值或者具有廣泛的預期利用價值，則可以將整理層級具體到單份檔案。通過有選擇地整理同一全宗里的類別、案卷與單份檔案，而不是重新整理每一份檔案，可以獲得最大的整理與利用效率，將注意力集中在少數的實際問題或需求上，從而實現整個材料的統一利用。

三是著錄原則：依據整理結果進行著錄，預先設定著錄最小值。檔案著錄有三大基本目的：一是便于用戶發現檔案資料；二是保障館藏的真實性；三是滿足行政管理需求[12]。G-M提出，應將用戶需求的滿足放在檔案著錄的首位，而用戶往往青睞對檔案材料進行最簡潔有效的揭示。鑒于此，對于著錄工作的整體要求方面，提出了檔案著錄的兩個關鍵目標：著錄的詳盡程度與整理詳盡程度相匹配；整理的基準線是具體到類別級，應將著錄的重點集中在類別級。對于具體的著錄工作，MPLP方法采用一般國際標準檔案著錄[ISAD(G)]的兩項原則：遵循整理順序，著錄應該自上而下，從最一般的層次到最具體的層次；在每個層次上記錄與該層次相關的信息，著錄信息在不同層次不重復。與整理類似，不同全宗間或同一全宗里可根據情況需要選擇不同的著錄程度。最重要的是，無論是不同全宗間還是同一全宗里，都要確定好可接受的著錄最小值，如若要進行更詳盡的著錄，則要確保文檔有值得更詳盡的著錄所額外投入的時間、人力、物力成本的相應價值。

四是保存原則：通過對保管環境的控制來減少保存負擔，而不是對單份檔案進行保管處理。G-M指出，采用無酸檔案盒、去除檔案上的金屬釘、重新折疊等微觀級檔案保管手段的繁瑣程度需要大量人力與物力投入，不僅加速了未整理檔案的積壓，也影響到用戶的實際利用，成本超過了實際的保存收益。更為明智的策略是，只有出現嚴重損壞、脆化、檔案盒過度填充等情況時，才采取微觀級的檔案保管手段；否則只控制檔案文件的宏觀保管環境，因為文件之間、檔案裝具之間、庫房內部的檔案保管環境完全可以通過宏觀的控制手段使其處于相對穩定的安全狀態中，比如溫濕度控制、光線控制等手段。

五是政策：未處理完畢的館藏也應向研究者開放。MPLP方法的政策是，即使未處理完畢的館藏也應向利用者開放，但有一些情況需要例外處理：有法律或合同限制的館藏；過于脆弱或發霉而不能安全地交給研究人員的館藏；非常稀有的館藏；可以合理地預期包含極高價值的物品（盜竊風險較高）。

六是指標：確定檔案處理效率衡量標準。MPLP方法認為，對于任一給定館藏資源，檔案整理、著錄、保存的操作都應在同一級別，針對20世紀的檔案，操作級別不應低于類別級。為了保證檔案處理效率，衡量標準是一個稱職的檔案管理員應該能夠每4小時整理和著錄4立方英尺（約113升立方分米）[13]的20世紀檔案材料。這是一個相當可觀的處理速度，只有通過避免在文件夾內對材料進行耗時的整理和避免更費時的大規模文件夾替換、扣件移除、復制、封裝和類似的物品級保存任務才能實現。

1.2 完善中發展

MPLP方法提出后，在檔案界引起了廣泛討論，并且突破檔案界，在圖書館界和博物館界也得到了一定的關注，但與此同時也出現了一些批評的聲音，提出者連續發表兩篇文章對MPLP方法作了進一步闡釋與說明。2010年Mark A. Greene發表了《MPLP：不只是為了處理更多檔案》一文，在闡述MPLP方法與鑒定、保存、參考服務、數字化的相互關系的基礎上，將MPLP方法的應用拓展到數字化對象，并進一步指出MPLP方法雖然重點關注檔案處理，但它的前提也能應用到檔案管理的其他方面。Mark A. Greene也提出MPLP方法應對檔案工作者的工作方式產生影響，MPLP方法的目標是更聰明地工作，用更少的資源來完成更多的工作。

此外，在G-M發表的《應用更多而賞識更少：MPLP的采納者與反對者》（More Application while Less Appreciation: The Adopters and Antagonists of MPLP）一文中，反思MPLP方法在采納者和批評者中的影響，澄清了對MPLP方法的一些常見的誤解，并評估了它在非檔案社區中日益增長的影響，重申MPLP方法的重要原則：（1）用戶利用最重要：在盡可能短的時間內以可用的形式獲得最多的可用資料；（2）把最大努力花在最需要最值得的資料；（3）建立一個可接受的最低工作水平，并使之成為流程基準；（4）保持靈活性：不要假設所有集合或所有集合組件都被處理到同一級別；（5）不要讓保護焦慮壓倒用戶訪問和更高的管理價值。

G-M指出MPLP并不是關于檔案整理、著錄和保存的具體操作方法，不可能成為檔案處理可參考的操作手冊。MPLP方法只是一些宏觀建設，幫助檔案管理員做決策，以平衡資源，從而實現更大的目標，并在此過程中實現經濟效益。MPLP方法實踐者只能將MPLP方法內嵌入自身環境之中[14]，進而選擇與確定適宜的處理策略。至此，MPLP方法從一具體的檔案處理操作方法擴展至一種檔案管理理念與指導原則。

2 實踐修正：MPLP方法的應用圖景

MPLP方法在學術討論中不斷完善，同時實踐部門紛紛采用MPLP方法，從應用場景、應用范圍、應用策略等多方面對其進行驗證修正與發展。美國檔案工作者協會多次舉辦關于MPLP方法的專題討論會外，還開設過MPLP方法實施培訓班[15][16]，截至2015年1月，美國大約有50個機構采用了這種方法，機構類型包括圖書館、歷史學會、大學圖書館/大學檔案館[17]。美國各大機構在應用MPLP方法時主要存在兩種形式：一種是通過檔案管理操作手冊將MPLP方法規定為檔案管理過程中需要遵循的原則與流程；一種是將MPLP方法確定為檔案處理過程中的指導思想，根據MPLP方法來指導、確定檔案處理的標準、流程等。

2.1 實踐特征：資金支持得力，探索特性鮮明

MPLP方法具有鮮明的開創性，其內容的發展完善與檔案界對其的理解與應用幾乎是同步進行的，所以在MPLP方法的采用與實施中探索特性鮮明，對其應用特征的總結，有助于理解MPLP方法的發展路徑與應用表現。

2.1.1 項目式：依托項目，計劃明確、資金充足

MPLP方法主要應用還是以項目的形式，在某方資金的支持下，集中對館藏采用MPLP方法或其理念進行處理與管理。如美國國家檔案委員會資助的西北檔案處理計劃（the Northwest Archival Processing Initiative，NWAPI），這種有資金資助的項目形式極好地保證了對MPLP方法采用的引導與決定權，也比較方便統計MPLP方法的使用成效，對于MPLP方法實踐修正作用的發揮起到了關鍵作用。美國國家歷史出版與記錄委員會的資助是主要來源，Dennis Meissner曾贊譽過NHPRC資金在促進MPLP方法創新過程中的戰略性作用[18]。MPLP方法的發展與實踐也得到了其他來源的資金的支持，如2014年圖書館和信息資源理事會（Council on Library and Information Resources，CLIR）對特別館藏和檔案的著錄撥款，資助了“阿巴拉契亞行動計劃：揭示英國圖書館特別館藏研究中心的公共衛生、住房和社區發展記錄”這一項目，形成與MPLP處理模型兼容的著錄模型是該計劃的重要內容[19]。

2.1.2 試點性：試點推進，風險可控、深度可觀

雖然MPLP方法蘊含的尊重利用者、減少積壓、合理分配時間與資源的思想在檔案界已有一定的思想基礎，但“最小處理原則”“單份處理級別應是例外”等觀點仍具有一定的顛覆性。因此機構在應用MPLP方法時持有審慎的態度，大多都是選用某一專題檔案或某一類型的檔案進行試點，以驗證MPLP方法是否與機構情況相適應，能否能取得相應效果。如洪堡州立大學（Humboldt State University，HSU）選擇在魯道夫·W·貝金專題檔案（The Rudolf W. Becking Collection）的保存、整理、著錄諸多環節均采用MPLP方法對進行處理[20]。這樣一來將應用風險控制在較小范圍，二來試點應用體量小便于增加MPLP方法應用環節的數量與應用的徹底性。

2.1.3 反復性：波動反復，逐步探索、螺旋上升

作為一種全新的檔案處理理念與管理方法，在理論闡述仍需完善、實踐案例論證與參考不夠完備的背景下，大多數應用MPLP方法的機構都是一種“試水狀態”，處于試驗性階段，因此也呈現出了反復性特征：一是具體措施的反復，需要根據現實情況不斷調整采用方案、實際操作細節；二是MPLP方法的應用成果也有明顯的反復性，有的機構采用MPLP方法后出現檔案處理效果不降反升，檔案文件的公開速度變慢等與預期相悖的情況，再經過不斷調整后最后達到預期效果。

2.2 實踐成效：驗證應用范圍，修正應用路徑

2.2.1 應用范圍受限小，成果顯著

MPLP方法提出之后，其適用的機構類型與檔案類型、是否能有效應對檔案積壓、是否能促進用戶利用等都處于不確定狀態，學界與業界聯手對其進行確定與驗證。

2006年，美國威斯康星大學應用MPLP方法處理數字化記錄，通過減少用于重新格式化和元數據的時間和費用，將處理電子文件的成本從8.7分鐘/1.53美元每頁減少到1.8分鐘/0.33美元每頁，用精確的數據佐證了MPLP方法對檔案管理金錢與時間成本的減少作用[21]。2009年，美國明尼蘇達大學的學者就MPLP方法使用與應用成效進行了在線調查，共計收到156份回復，受訪者遍布學術機構、政府部門、博物館、宗教組織、歷史協會，非盈利等各種組織機構類型，有79%的受訪者在檔案處理或參考服務中部分實施了MPLP方法，用于個人文件、企業檔案材料、出版物、建筑圖紙、政府記錄、動態影像、地圖、藝術品、原生電子材料等多種類型的檔案材料的管理中，認為實施MPLP以來積壓已有減少或顯著減少的達到65%，更是有70%受訪者認為用戶可以更輕松地訪問使用MPLP方法進行處理的館藏[22]。可觀的數據充分說明MPLP方法適用范圍廣，能較好地實現減少積壓、提高檔案利用的初衷。

2.2.2 應用路徑改良，提出“中間路線”

此外，MPLP方法的具體應用路徑也亟需摸索確定。取得顯著成果的是2005年至2007年的西北檔案處理計劃（NWAPI），由美國國家檔案委員會（NHPRC）撥款178,000美元用于增加阿拉斯加、俄勒岡州和華盛頓州的八個檔案館所收藏的太平洋西北地區歷史上獨特而重要的檔案。實施與驗證MPLP方法是該項目的目標之一，其同時聘請了G-M作為顧問。在項目的第一年，G-M負責提供MPLP培訓并幫助建立項目基礎；第二年討論了發現的問題、關注的問題以及項目完成的途徑。基于上述發現與討論，提出了“MPLP中間路線”表，介紹具有靈活決策性的用于處理不同年齡與類型的材料的各種流程，這是MPLP方法的又一重大更新。隨后G-M在2010年發表的《應用更多而賞識更少：MPLP的采納者與反對者》一文對這一產生于實踐的成果從理論層次上進行了升華。

值得注意的是，MPLP方法的實踐突破了美國本土范圍限制，在美國以外也有應用實例，但由于語言、文檔管理政策等背景因素的影響，國際應用主要集中在英國、加拿大等國家，且相對美國本土來說，在應用規模與應用效果方面也存在較大的不同。由于MPLP的高水平、基于資源、以用戶為中心的基礎，它也證明了自己適用于除檔案以外的領域，并且越來越被視為對研究圖書館、特別收藏和博物館有用[23]。

3 理性審視：MPLP方法的進步意義

MPLP方法一經提出，就被贊譽為“破局性”“里程碑式”“開創性”的研究[24][25][26]，足以看出學界對它的認可。MPLP方法不僅作為針對檔案處理的方法，在提高檔案處理效率、應用不受檔案機構與檔案材料類型限制、可以有效促進科研人員對檔案的利用等方面具有顯著的積極意義；其“加快館藏到用戶手里的速度”“黃金最小原則”等思想，更是已經突破檔案整理、著錄等局部環節而具有全局性的進步意義。

3.1 效益視角下的資源配置理念：既定資源組合下更多的產出

MPLP方法強調采用最適宜的檔案管理活動取得合適的檔案管理效果，這一思想的進步性體現在對檔案管理效益的關注與檔案管理資源配置的重視。相對于檔案領域需要的工作量與所想要達到的管理狀態而言，檔案領域所擁有的各項資源總是有限的，承認資源的有限性，就必然進行各種檔案管理決策。美國學者哈林認為MPLP是一種概念模型，作為指導原則時可以用于處理數量與質量之間的權衡[27]，指導檔案工作者思考可以如何或應該如何利用手上的資源（不管資源是否有限）[28]。換句話說，在進行檔案管理資源配置時關注必須要做的事，而不是關注在有無限資源的世界里可以做的事，實現既定資源組合下更多的產出，實現檔案管理的效益最大化。MPLP方法提出的“黃金最小原則”“確定檔案處理效率指標”等，體現的是將最大的努力花在最值得的管理環節與檔案材料上的資源配置決策策略，以聰明的工作方式取代努力的工作方式，在既定資源組成下取得更多工作成果。

3.2 擁抱靈活性與模糊性：在自由選擇中獲得更多發展可能

MPLP方法的先進性，還在于其并不是一個千篇一律、一成不變的方法，除了每小時的處理量有明確的指標規定以外，其各項定義與理念具有高度的模糊性，在應用MPLP方法的過程中可以自由調整與改進，不受檔案機構類型與檔案文件類型的限制，體現出充分的靈活性。這極大地保證了MPLP方法的應用可能性，檔案管理機構可以根據自身背景與需要靈活設定MPLP方法的應用環節、衡量標準與操作細節。如此一來，MPLP方法才具有普遍意義上的有用性，能迅速地大范圍在實踐中得以應用。

3.3 限制保存焦慮：避免模糊更高的管理價值

MPLP方法強調檔案保存焦慮不應壓倒檔案利用，意即將檔案材料最終得以實現利用目標放在檔案管理首位。檔案保存固然是檔案管理的不可忽視的重要目標，但保存的最終指向仍然在于經過利用實現檔案價值。MPLP方法強調限制保存焦慮，在檔案管理既定資源有限的情況下，為新時期檔案保管尤其是長期保存方面所面臨的壓力與挑戰在檔案管理領域整體中的權衡取舍中作出了指引。