傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的比較與發(fā)展

車喬

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

1.檔案管理工作現(xiàn)狀

科技檔案是產(chǎn)品從研制、生產(chǎn)、交付等各階段形成的，具有保存價值的表格數(shù)據(jù)、圖樣、文字、聲像等各種載體、形式的文件資料。由于科研生產(chǎn)高度交叉，狀態(tài)管控難度大，科技檔案主要呈現(xiàn)以下幾個特點：

（1）種類繁多。從類別上可以分為：立項批復文件、研制任務書以及批復文件、合同及生產(chǎn)協(xié)議文件、有研制生產(chǎn)、技術問題的請示、報告和批復文件、產(chǎn)品圖樣、技術文件、手冊等。（2）周期長、數(shù)量大。一個產(chǎn)品的研制需要經(jīng)歷方案設計、試制、鑒定、設計定型，最終才能到生產(chǎn)階段，整個過程至少需要幾年或更長時間，每一個階段都會產(chǎn)生大量的檔案。（3）涉及部門多，產(chǎn)品從研制到生產(chǎn)，涉及部門眾多，包括規(guī)劃、質(zhì)量、信息化、標準化、檔案等多個部門。（4）成套性強。產(chǎn)品從方案設計到生產(chǎn)，每一個階段都會產(chǎn)生不同類型的檔案，從而形成一整套完整的科技檔案。除了沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還從研發(fā)、生產(chǎn)、試驗、銷售、維護等各個方面開發(fā)了PDM系統(tǒng)、協(xié)同工作平臺等眾多業(yè)務系統(tǒng)。隨著信息化的發(fā)展，兩種檔案管理方式在進行不斷的融合，將兩者有效結(jié)合、尋求使檔案管理工作發(fā)展方向。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的相同點

2.1 基本管理原則相輔相成

電子檔案是時間和社會進步發(fā)展的產(chǎn)物，電子檔案建立在傳統(tǒng)檔案基礎之上，是對傳統(tǒng)檔案進行信息化技術的有效整合與優(yōu)化而形成的。雖然電子檔案的在管理質(zhì)量、管理模式以及管理技術水平方面都優(yōu)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，但性他們?nèi)匀粚Ρ舜司哂胁豢商娲浴５菑牧硪环矫鎭碚f，電子檔案信息在進行分類歸檔和存儲工作中難免會遇到一些信息干擾導致的問題，這對電子檔案來說是不可避免的，它的真實性和有效性也需要紙質(zhì)檔案來支撐，從保管的地域空間來講，紙質(zhì)檔案儲存量是有限的，而且具有非常繁瑣的管理方式，從這一點來看，對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案有著自己絕對的優(yōu)勢，在現(xiàn)代化檔案管理工作中起著不可替代的作用[1]。

2.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案不可分割

時代的技術不斷革新，背景隨著時代而改變，傳統(tǒng)檔案管理借助其創(chuàng)新發(fā)展成電子檔案管理，進而提升了綜合水平與管理效率，這是時代發(fā)展的必然結(jié)果，檔案管理的范圍也不斷拓展與增強。傳統(tǒng)檔案管理是是檔案管理模式升級的基礎，也是電子檔案管理的基礎。技術的支撐是傳統(tǒng)檔案管理進步的重要標志，也是電子檔案的有力保障。

2.3 電子檔案管理擴大了信息量存儲

電子檔案是在原有的紙質(zhì)檔案基礎之上發(fā)展而來的，并且實現(xiàn)了容量的擴大，可以通過網(wǎng)絡互相交流，共享檔案信息，與此同時保障了對檔案信息保管的安全性。此外，調(diào)取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以在蘭臺里面對檔案信息進行檢索查找，簡化了檢索工作。電子檔案沒有空間的限制，可以對檔案最大化存儲，更好地實現(xiàn)資源的交流共享與管理，對協(xié)調(diào)各部門的檔案管理工作有著積極的作用，與此同時，檔案工作人員可以更好地整合傳統(tǒng)檔案的歸檔工作，及時對其進行存儲和保管。電子檔案管理也是紙質(zhì)檔案管理基礎上的延伸，并在此基礎之上創(chuàng)新出新方案，這兩者之間缺一不可。

3.電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1 歸檔方式不同

紙質(zhì)檔案歸檔需要由工作人員手工操作，將原有的設計圖紙打印出來后，對其進行曬藍、整合、分發(fā)、排序、組卷、歸檔入庫等工作。同時，需要依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，底圖卷放至底圖柜；藍圖或白文件按照規(guī)律排放入藍圖卷夾中存放。而電子檔案則不同，目前科技檔案歸檔主要使用PDM系統(tǒng)來管理檔案數(shù)據(jù)，借助PDM系統(tǒng)進行完成數(shù)據(jù)的電子簽署。通過PDM系統(tǒng)審簽后的文件，形成型號檔案的主體。歸檔后的文件存入蘭臺系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動對其進行整合分類后對檔案進行分發(fā)。

3.2 分類、編目的區(qū)別

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在歸檔時間方面比較單一，需要系統(tǒng)整合之后統(tǒng)一進行歸檔，由檔案工作人員進行分類整理、排架入庫等，檔案工作人員勞動強度較大，并且有時間上的滯后和限制。電子檔案在文件整合之后，由設計發(fā)起流程，可以對其及時歸檔，文件形成后，在蘭臺系統(tǒng)中自動整合分類、文件分發(fā)、工作人員定期對其進行電子組卷。電子檔案歸檔具有及時性，能夠有效減少文件漏歸、漏發(fā)等問題，快速便捷，提高工作效率。

3.3 保管方式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受環(huán)境限制，在保存上有極大風險，一旦出現(xiàn)損毀和遺失，將是無法挽回的損失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存需要很大空間，對檔案庫房環(huán)境要求高，不僅要考慮地面的承重，對庫房溫度、濕度等方面也有很高的要求，檔案工作人員需要定期對庫房中的文件進行清點、整理和保管。而電子檔案需要工作人員把檔案文件信息在歸檔系統(tǒng)中及時進行審批歸檔，之后歸檔文件自動進入蘭臺系統(tǒng)進行分類組卷，簡化了許多工作流程。

3.4 查詢使用方式

電子檔案出現(xiàn)以前，由于保存條件不足，許多珍貴的紙質(zhì)檔案都成了孤本，這就導致文件的使用過程中受到時間、空間和人員等方面的制約，只有特定的極少數(shù)人員，在規(guī)定的地點以及時間之內(nèi)可以借閱。而電子檔案具有不唯一性，它可以不受時間和空間的制約，檔案可以通過掃描方式轉(zhuǎn)化成電子版，使用人員可以在同一時間不同地點借閱同一份檔案，檔案資料被多個需求者利用，提高了檔案的利用率。傳統(tǒng)檔案在查詢使用時需要檔案管理人員進入庫房進行翻閱查找，有些存放時間久的文件，查找起來也很費時費力，而電子檔案只需要進入蘭臺系統(tǒng)，按照文件號或者題名進行搜索，就可以成功找到需要的文件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不需要借助其他設備就可以進行查閱，內(nèi)容比較直觀，但是由于我們單位兩地辦公原因，不同文件在不同地點進行歸檔，這就導致許多圖紙文件無法異地查閱，而電子檔案可以實時共享，不受時間空間的限制。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行分發(fā)時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案可以通過電子計算機等分發(fā)傳遞，減小了地域的局限性[2]。

4.電子檔案應用風險規(guī)避的重要舉措

4.1 處理好技術細節(jié)

在技術細節(jié)處理方面，要注重工作人員的專業(yè)程度，在技能方面有很高要求，由專業(yè)人員完成和完善技術中的細節(jié)。電子檔案在歸檔工作中，需要因時制宜，做好篩查重復與防偽細節(jié)的工作，以免文件在保存時出現(xiàn)漏洞，影響以后工作的開展。

4.2 文件保存工作應受到高度重視

在新形勢下，電子檔案管理是一種創(chuàng)新，也是檔案工作的重要形式之一，更是一種新興的產(chǎn)物，為了防止檔案圖樣文件的丟失缺漏，檔案保存的過程需要受到高度重視，檔案工作人員應對檔案歸檔工作進行細致的分工確保文件的完整性，保證日常工作的正常進行。

4.3 提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

近年來，隨著信息化概念的提出，應用電子技術的檔案管理部門，明顯提高了工作效率，工作人員所面臨的工作方式和負擔都愈加增強，工作人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)得不到良好的提高必然會對檔案工作造成負面影響，也會增加工作人員的困擾。檔案部門應不斷培養(yǎng)提升他們的工作能力和綜合素質(zhì)，及時關注教育他們的思想意識，從而更加積極地工作[3]。

5.結(jié)語

電子檔案管理發(fā)展勢頭強，相對于傳統(tǒng)檔案管理有很大優(yōu)勢。但是，電子檔案無法完全替代紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有其優(yōu)勢和無可替代性。檔案管理人員應該將兩者進行有效的融合，一方面反映真實的檔案依據(jù)，另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點，二者相輔相成，才能使檔案管理工作更好地進行。