信息化背景下高校檔案管理的現狀和對策

張華容

（仙桃職業學院，湖北 仙桃 433000）

高校的檔案管理工作任務比較繁重，職能部門對學生的相關信息需求不同也給檔案工作帶來了較大的壓力，大量的重復性的工作給檔案管理人員造成了嚴重的困擾。隨著現代技術的進步以及信息技術的不斷發展，信息化是當今時代發展的最大特色，各類新型技術的層出不窮和各種信息的不斷更迭，讓我們目不暇接。信息化成了時代發展的主旋律，與此同時檔案的信息化建設逐漸走入了人們的視野。通過信息化的管理可以有效提高檔案查閱與管理的便捷性，并且極大方便了不同需求的數據信息的匯總，減輕了工作人員的負擔的同時，增強了檔案管理的規范性。檔案信息化建設已經成為當前研究的重要課題之一。

一、高校檔案信息化建設的重要意義

（一）拓寬檔案工作的服務領域

傳統的檔案工作往往只局限人員的數量及基本信息的統計，畢竟通過人工的統計方式需要耗費大量的時間與精力，而且在檔案的存儲方面也同樣需要較多的人力的配合，以保障所有的檔案都能夠有序長久的保存下來。檔案的信息化建設則完全不同于傳統的檔案管理，通過計算機媒介的輔助，工作人員不但可以掌握人員的基本數據情況，而且還可以進行有效篩選與匯總，從而為更多的工作提供數據服務，有效拓展了檔案工作的服務范圍。

（二）提升檔案管理工作的效率

與傳統的檔案管理相比，信息化的管理方式顯然更加符合現代管理的要求，高效，便捷，安全，低成本運營等多個特點都彰顯出了信息化的重要性［1］。特別是在科學技術不斷發展的今天，高校檔案信息數據庫也隨之大量增長，圖書館也就面臨著各種各樣的挑戰，改變傳統檔案管理通過信息化建設，改變了傳統檔案管理的復雜性與無序性，不再完全依靠人工的管理，而是利用計算機的大數據運算能力，實現自動化的數據統計與篩選工作，極大提升了工作的效率，也可以較少成本支出。對于高校而言，對學生的基本信息做各種篩選的概率較高，因此信息化建設就顯得非常有必要。

（三）實現與高校辦公自動化系統的接軌

辦公自動化在多年前就已經提出，這是現代辦公的必然發展階段，也是高校行政工作的必然要求。檔案管理的信息化可以有效地與辦公自動化結合起來，便于相關人員在自動化辦公過程中進行數據的查閱與使用，省略了不必要的工作環節，提升了工作效率的同時也提升了人員的媒介素養，對于高校工作的穩定持續發展提供了必要的技術與人才保障。

二、當前高校檔案信息化建設存在的影響因素

（一）檔案管理理念落后

當前高校對于檔案管理的重視程度不足，很多學校都沒有將檔案信息化建設列入到發展目標中，高校更多的是將資金投入到了專業課程建設與校園基礎建設的過程中，而對于檔案管理的現代化運營方式并不了解，從而導致了檔案管理工作滯后［2］。高校的檔案工作相對而言工作量比較大，處理過程繁瑣，制約了檔案工作的效率，也影響了其他部分對檔案數據的調取與查閱，使其成為了現代化的辦公的制約因素。

（二）信息技術水平不夠

隨著時代的發展和理念的變化，二十一世紀的到來，信息技術發展迅猛，生活的方方面面都與信息技術有著密不可分的聯系，因此已經有越來越多的人意識到對于高校檔案信息化資源建設的重要性，事實上檔案工作的現代化革新是近些年來才提出的新需求，對于一直以來堅持傳統檔案管理的工作人員而言，信息技術水平較低，現代媒介素養的缺失已經成為工作的重要制約因素。大量的數據管理技術與現代計算機媒介的融合，給年齡偏大的工作人員正常的工作帶來了挑戰。為了減少這種時代發展背景下的技術不適應，高校在重視檔案管理工作的同時應該積極開展相應的培訓，提高工作人員的專業素養。

（三）檔案信息化建設投入資金不足、設備利用率低

傳統的檔案管理經費只要體現在人力消耗與檔案管理方面，經費投入比較固定。高校由于采用的是政府財政撥款的運營方式，因此一直以來檔案管理的投入都比較平穩。隨著現代技術的不斷發展，要推進檔案管理改革就不得不進行大規模的設備購置，組織培訓以及設備維護，軟件購買升級等，這就極大增加了短期內的檔案管理的支出［3］。在日常工作中通過不斷地提高設備的利用率，才能降低檔案工作對人力的依賴，但是當前高校檔案管理的信息化意識依然不強，很多設備都沒有在日常工作中發揮其應有的作用，使其成了辦公室的閑置品，極大削弱了財政撥款的實效，不利于檔案管理工作的開展。

（四）檔案信息化建設人才隊伍不足

檔案管理的現代化發展離不開人才的支撐。由于高校屬于事業單位，在吸納人才方面受到嚴格的數量的限制，因此對于檔案管理工作人員的吸納一直以來數量較少。高校并沒有足夠的自主權進行現代檔案管理人才的全面更換［4］。從這一點看在人才隊伍方面是有一定的制度的局限性的。同時新入職的具備現代管理理念的員工往往受到環境的影響，并沒有自主性操作現代化的檔案管理設備，反而要延續傳統的檔案管理理念與方式，沒有起到注入新鮮血液和活力的作用。這是管理制度的缺失與限制導致的，也影響了現代檔案管理的發展。

三、高校檔案信息化建設的對策

（一）提高高校檔案管理人員的素質

全方位的提升高校檔案管理人員的素質，使其認識到當前社會對崗位提出的新要求，每個人都應該樹立良好的檔案管理意識，對自身的職業產生認同感，從時代發展與崗位需求的雙重角度去理解現代檔案管理的價值，從而激發員工學習新技術的熱情與潛力，盡快在工作中推廣管理技術。同時要發揮部門內部黨員的先鋒模范作用，營造濃厚的學習氛圍，增強員工對新技術學習的緊迫感，提升全員的現代檔案技術水平［5］。另外高校還應該加強對工作人員的技術考核，就檔案管理基礎技能，現代檔案管理安全意識，檔案管理法規學習等多方面展開考核，除了開展理論考核外，還應加強對實踐工作的考核，從兩個方面切實提升工作人員的技術水平，將現代管理理念與技術落實到實際工作中。

（二）提高高校領導對檔案信息化建設的重視力度

高校領導要充分拓展自己的視野，對新思想與新技術持有積極包容的心態，就如何創新化的開展高校內職能部門的工作進行深入的思考與學習，召開中層領導會議就如何開展行政工作的技術革新展開調研，在充分了解了各部門的工作狀態的前提下有針對性地進行創新發展。檔案管理工作是學校師生數據產生的基礎，也是日常工作中重要的數據提供部門，因此高校領導要充分認識到檔案信息化建設的重要性，并且從多個角度分析和研究可以引進的技術與設備，從而增強信息化建設的可行性與實效性。同時高校領導要加強對檔案管理設備與技術的培訓工作，要求相關工作人員必須參與，并且通過崗位需求考核。在培訓的過程中，高校領導要考慮到員工的實際情況，采取線上線下相結合的培訓方式，為員工參與培訓提供方便的同時，也更利于大數據的監測與管理，確保工作人員都能夠有效提升自己的工作水平。

（三）完善高校檔案管理的相關法律法規

充分完善檔案管理的相關規定，保障檔案管理工作能夠有章可循，有規可依，從而確保了檔案管理工作的科學性與有序性，防止造成遺漏，損壞，丟失等現象。信息化管理的前提是數據的輸入與存儲，有了大數據的支撐才能進行有效的信息化管理，而也正是因為有了新的數據呈現方式，檔案管理工作更應該進行相關條款的更新與補充，從多個方面提高數據信息管理的權限與準入機制［6］。對于有資格進行檔案相關數據信息調用的行政部門應該對其計算機IP地址進行設定與追蹤，確保其在調閱的過程中全程可監控，確保數據調閱與查看合法合規，對于沒有權限的IP地址要進行訪問阻截，并進行訪問地址記錄，從而確保檔案管理信息的規范性。

（四）構建高校檔案信息安全保障體系

信息安全是當前時代發展帶來的新的挑戰，當前很多個人信息都被動的商業化，各種信息泄露的渠道給人們帶來了生活中的困擾。相較于生活中的信息泄露，高校的個人信息更加全面，更加具有商業使用價值，因此其泄露的風險也比較高。對于高校檔案管理而言，信息安全非常重要，直接關系到所有師生的切身利益，因此學校要注重對檔案信息安全保障體系的建立，增強對黑客手段的預警能力，對惡意的數據包攻擊啟動自動防火墻攔截，切實保障數據安全。學校也要配備數據維護安全員崗位，為校園網內部的設備與網絡進行保護與監管。同時學校也要加強對工作人員的約束和限制，嚴禁將任何數據帶出辦公室，也不允許在辦公室以外的地方進行數據查閱，從而盡可能減少泄露的可能，保障師生的數據安全。

通過本文的研究可以看出，檔案管理工作離不開信息化的輔助，通過信息化建設不斷提高了檔案管理效率，而且能夠有效降低職能部門的成本。因此學校要積極的推進檔案管理的信息化建設，及時更新硬件設備，積極組織檔案管理人員的培訓工作。相關工作人員也要堅持與時俱進的思想，認識到技術的進步給自己的崗位帶來的變化，積極參與到培訓工作中，從而使自己的能力更加符合崗位的需求，使檔案管理工作能夠更加完善為其他部門提供數據服務。