網絡發展對高校行政管理模式的優化
——以文件收發系統為例

李海燕

（宿州學院黨政辦公室，安徽 宿州 234000）

在網絡發展帶來社會信息化的影響與驅動下，教育信息化已是迫在眉睫。網絡在高校管理中的應用推動了高校無紙化辦公的進程，而計算機與高校文件收發的結合產生的文件收發系統促進高校管理水平的提升、工作效力的提高，是高校向教育信息化、現代化發展的重要標志。

一、文件收發系統含義及管理人員

文件收發系統是為了促進高校信息交流、共享，提升教育教學質量、推動高校管理科學化，將計算機、網絡技術與高校文件收發結合，利用現代化辦公設備對文件進行接收、登記、報送、批辦、承辦、存檔的辦公應用系統。文件收發系統規范了高校文件處理的流程，確保了文件接收的安全性，具有節約成本、加快信息傳遞，提高辦事速度與效力的特點［1］。

系統操作人員指所有可使用文件收發系統負責文件流轉或文件流轉其中一個環節的高校工作人員。包括系統管理員、部門管理員、普通操作人員和檔案管理員，身份不同，各自的權限不同。

系統管理員是文件系統的研發人員或高校網絡信息中心工作人員，主要負責系統的調試、維修、故障排除，設置其他所有系統操作人員的權限，是確保系統正常運轉的關鍵人員。

部門管理員是負責按要求將本部門需印發的、已起草完畢的文件上傳至文件收發系統，包括格式是否正確、內容是否正確等。關注文件流轉的環節，負責跟蹤、督辦以及流傳過程中被退回文件的處理。

檔案管理員是指文件處理完畢后按文件的類型和時間先后順序對文件進行歸檔的工作人員。

二、文件收發系統模式構成及文件處理流程

高校文件收發系統包括收文系統和發文系統兩個方面，承載了學校所有上行文和下行文的傳閱、審批、執行，決定了學校所有工作執行的依據、力度和效力，影響整個學校的運作［2］。

（一）收文系統

收文系統，處理上級下發或轉發的有關學校發展的各類文件的文件處理系統，經過文件接收人員對接收的上級文件進行登記，辦公室主任請示主要領導，主要領導簽批，收文人員根據主要領導批示，轉給分管領導或主要領導直接負責的部門等幾個環節。

收文登記：文件接收人員對接受的上級文件進行登記。包括文件標題、文件號、來文單位、緊急程度、編號、正文。提交辦公室主任。

請示：辦公室主任根據文件的性質呈報主要領導（行政類事務呈報校長批示，黨內事務呈報黨委書記批示），并結合學校實際提出擬辦意見。

主要領導簽批：主要領導根據文件內容簽批給直接負責部門或相關分管領導，可同時簽發多個分管領導或多個直接分管的部門。

分發：文件登記員根據主要領導批示直接提交相關分管領導或主要領導直接分管部門。

分管領導簽批：分管領導根據主要領導的批示及文件內容簽發給所分管的部門，可同時簽發多個分管部門。

責任部門辦理：文件責任部門根據領導批示對文件進行閱辦，填寫辦理結果，并轉給文件登記員。

歸檔：文件登記員根據文件處理情況，對已辦理的文件進行歸檔。

（二）發文系統

發文系統，學校內部文件的處理系統，包括校級文件和部門文件兩類。校級文件指各部門上傳的，以學校名義下發的，關乎全校師生員工利益，需要全體師生員工周知、執行的事項。需經過文件起草、部門領導審閱、辦公室初審、辦公室復審、分管領導簽批、主要領導簽批、檔案室幾個環節。部門文件指本部門職責范圍內，以部門名義下發的，需要其他學院、部門周知或協調處理的事項。包括部門人員起草，經部門領導審閱、分管領導簽批等環節。下面以校級文件為例概述發文流程。

文件起草：根據起草文件的事項選擇校級文。文件起草者即文件發起人需要填寫的內容包括文件標題、緊急程度、公開范圍和文件的內容。

部門領導的審核。部門領導在系統待辦事項中打開需處理的文件，可在系統上直接進行修改，或提出修改意見、退回文件發起人。或確定無問題后從系統轉發給辦公室，由辦公室進行初審。

辦公室初審：辦公室秘書人員主要從合法性、合規性、必要性、內容的完整性、起草文件的條件、權限等方面對待辦文件進行審核，如不符合，可退回發起人，要求按有關規定重新研究、起草。如無問題提交辦公室領導復審。

辦公室復審：辦公室主任對文件的再一次把關，主要是審核文件是否符合學校章程，是否符合學校發展規劃，是否與學校先行的其他發展措施相悖。如不符合，可退回發起人，要求按有關規定重新研究、起草。如無問題提交文件起草單位分管領導審核。

分管領導審核：根據權限，確定文件涉及范圍，若關于“三重一大”事項管理或者其他重要行政管理的文件審核無問題后應提交學校主要領導審核。

主要領導審核：從學校現在及未來發展出發，是否同意文件印發。并轉給辦公室文件初審者。

制發文件：辦公室秘書根據文件智能屬性及領導簽批意見制發文件。制發文件要嚴格按照《黨政機關電子公文處理辦法》《黨政機構公文處理辦法》《黨政機關公文格式國家標準》等執行，并將紅頭文件上傳至文件收發系統，并流轉文件發起人。

分發：文件發起人根據文件需要閱知的范圍在系統內進行分發。需要周知或執行文件精神的單位可隨時查閱。

歸檔：檔案工作人員根據文件性質進行分類存檔。電子文檔更加便于查閱、調檔。

文件收發系統對學校文件的產生過程和上級文件的簽批過程進行了電子形式的記錄和歸檔，形成一個傳統文件、電子文件、檔案管理于一體，相互獨立又相互并存的文件管理系統。同時，處理結果的不可改動性使學校文件的處理更加規范和標準，對學校文件管理、處理人員的要求也更高。

三、收發系統在高校行文件處理中的優勢

（一）加快信息傳遞 提高辦事效率

傳統文件從印制、發送到執行耗時長、不安全。文件送達單位后與單位的內部文件一樣從登記到承辦又要經過文件處理中心到相關領導再到相關部門，層層傳達的繁瑣過程，費時費力效力低。此外，如遇領導因參加會議、學術研討等工作原因不在校，文件則無法批示，工作無法進行。盡管可以以傳真等形式發送，但需要傳真機、電話，傳遞的過程又存在安全隱患，影響了文件傳遞的效果。不能及時接受上級文件指示，學校工作缺乏執行依據，影響了師生員工的學習生活，影響了學校的發展進程。而網絡發展在高校辦公中應用研發的文件收發系統，從文件接收到文件批示、處理，傳遞速度快、安全性高。即使領導因公外出，也可以不受時間、空間的限制，隨時隨地通過文件收發系統及時對重要文件作出批示、做出重要決定。文件收發系統使高校能夠及時傳達上級文件精神、全面開展學校工作，實現了高校真正意義上的現代化辦公［3］。

（二）節約辦公成本 減輕工作量

傳統文件信息的傳達有兩種形式：一是召開專題會議，下發文件。由于會議地點及參會人員的分散性，從下發通知到會議召開需要一定的時間，影響信息的傳達。而參會人員在途中消耗的時間與費用既影響了參會人員所在單位、部門工作的運轉，又增加了辦公費用；二是以郵件的形式寄送，需要專車、專職人員，耗時耗力。同時印發文件所耗費的紙張及油墨費用在高校各部門的年度預算中所占比例不小。而文件收發系統以電子文件的形式生產、傳閱文件，既能及時了解信息，又能節約了文件印發的紙墨費用，節省了時間與財力。同時文件的傳遞也無需工作人員層層送達，節省了人力。此外，文件收發系統大大減輕了文件收發人員的工作量與責任，傳統文件收發需要文件收發員手工呈送、催辦，文件收發系統節省了文件收發人員的呈送的時間。同時系統鏈接的收文短消息提醒可以讓收文者及時知道有未處理的文件，避免了因文件未及時處理而歸責文件收發員的情況。

（三）規范文件流程 提高管理水平

傳統文件收發技術落后，受距離的限制導致文件在收發的過程中經常發生丟失或接受時間延誤。而文件收發人員水平落后，認識不高，在文件流轉的過程中或處理之后沒能及時接收、歸檔，或夾雜、私藏等造成文件丟失或部分丟失的情況時有發生。［4］沒有按照文件收發的規定程序執行，造成上級指示沒有落實，學校工作沒有開展，承辦部門收到文件信息不完整，不能及時準確完成工作；檔案部門收取文件不完整，給日后文獻的查找帶來不便。文件收發系統以電子文檔的形式規范文件的流程，從登記到承辦結束，每一步都有時間記錄，層層審核，有不符合規范的發回重新修訂，不存在無文件、文件資料不全的現象。確切的文件記錄明確責任到人，增強了文件處理人員對文件收發工作重要性的認識，規范了文件流程，提高文件管理，增強了學校的核心競爭力。

四、結束語

計算機以及網絡在人們生活中廣泛普及，為了進一步解決人們生活、工作上的各種需求，各類軟件系統的不斷涌現，在高校行政管理中無紙化辦公系統應用更加廣泛，作為無紙化辦公系統內容之一的文件收發處理系統不僅降低了高校行政管理的人力財力，極大地提高信息的傳遞與共享，規范了文件收發的流程，如此優越而又有廣大前景的辦公系統必將在推動我國高校國際化發展中發揮重要作用。