物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及其在智能化檔案管理的運(yùn)用研究

田倩倩

（山東省濟(jì)寧市嘉祥醫(yī)保局，山東 濟(jì)寧 272400）

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與諸多行業(yè)的發(fā)展，都產(chǎn)生了重要的推動(dòng)作用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智能化檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)相關(guān)單位的相關(guān)工作發(fā)展，產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用，同時(shí)也有效提高了檔案管理工作的整體水平。而在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展背景下，如何更加高效、高質(zhì)量做好智能化檔案管理工作，成了當(dāng)前備受關(guān)注的一項(xiàng)課題。

一、相關(guān)概述

（一）物聯(lián)網(wǎng)

物聯(lián)網(wǎng)是新一代信息技術(shù)的重要組成部分，也是“信息化”時(shí)代的重要發(fā)展階段。簡(jiǎn)單來說，物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連的互聯(lián)網(wǎng)，要從兩個(gè)方面進(jìn)行理解。一方面物聯(lián)網(wǎng)的核心和基礎(chǔ)仍然是互聯(lián)網(wǎng)，是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的延伸和擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)；另一方面用戶端延伸和擴(kuò)展到了任何物品與物品之間，進(jìn)行信息交換和通信，也就是物物相息［1］。物聯(lián)網(wǎng)通過智能感知、識(shí)別技術(shù)與普適計(jì)算等通信感知技術(shù)，廣泛應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)的融合中，也因此被稱為繼計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)之后世界信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的第三次浪潮。物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用拓展，與其說物聯(lián)網(wǎng)是網(wǎng)絡(luò)，不如說物聯(lián)網(wǎng)是業(yè)務(wù)和應(yīng)用。從狹義方面上來說，物聯(lián)網(wǎng)就是利用局部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)等通信技術(shù)把傳感器、控制器、機(jī)器、人員和物等通過新的方式聯(lián)在一起，形成人與物、物與物相聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息化、遠(yuǎn)程管理控制和智能化的網(wǎng)絡(luò)［2］。

（二）智能化檔案管理

檔案管理工作一直是各類企業(yè)、事業(yè)單位、政府部門等多種類型的組織，在經(jīng)營發(fā)展的過程中是所有工作中的一個(gè)重要組成部分，對(duì)整個(gè)體系的發(fā)展具有重要的影響。

傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)展中，針對(duì)相關(guān)的檔案信息，都是要通過紙質(zhì)文件進(jìn)行詳細(xì)記錄，并針對(duì)相應(yīng)類型的信息內(nèi)容進(jìn)行分類、排序，然后將裝訂后的相關(guān)檔案信息內(nèi)容放入檔案盒中進(jìn)行保存。還要在檔案盒上填寫好檔案的具體信息分類、存儲(chǔ)時(shí)間等關(guān)鍵詞，為將來的檔案調(diào)取工作提供參考。但是，在相關(guān)組織單位的長(zhǎng)期發(fā)展中，各類檔案文件的存儲(chǔ)數(shù)量在不斷增多，而且由于紙質(zhì)文件本身的影響，使很多檔案文件在長(zhǎng)期的存儲(chǔ)、調(diào)用過程中，常常出現(xiàn)各種不同程度的損壞［3］。最終導(dǎo)致相關(guān)檔案管理工作，不僅工作量巨大，而且其中的檔案信息常常出現(xiàn)各類不同類型的缺失，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展帶來了巨大的困難。

智能化檔案管理的發(fā)展，是將檔案管理工作開展，建立在相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案信息的快速存儲(chǔ)、調(diào)用，在提升相關(guān)檔案信息存儲(chǔ)速度的同時(shí)，也極大地提高了信息質(zhì)量的保障。智能化檔案管理將整個(gè)檔案管理工作分為：檔案生成、存檔、查閱、盤點(diǎn)、安全等及幾個(gè)組成部分，在進(jìn)行檔案信息的管理過程中，能夠快速實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案的操作過程，對(duì)相關(guān)組織單位的工作發(fā)展，產(chǎn)生了有效促進(jìn)。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智能化檔案管理工作中應(yīng)用的必要性和可行性

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，極大地提升了相關(guān)管理工作的效率和質(zhì)量。智能化檔案管理是近年來提出的一種新型的檔案管理工作模式，是在相關(guān)智能化技術(shù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整體的檔案存儲(chǔ)、管理等工作，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義［4］。但在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展背景下，對(duì)于檔案管理的水平也提出更高的要求，不僅要對(duì)相關(guān)的檔案信息內(nèi)容的完善性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面的提升，還要對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、調(diào)用速度進(jìn)行提升，同時(shí)還要有效保障檔案信息的安全。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智能化檔案管理中的應(yīng)用。首先，檔案管理工作的智能化建設(shè)，本身就建立在相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化管理和應(yīng)用［5］。其次，檔案的信息內(nèi)容是一個(gè)組織單位的發(fā)展根基，在智能化檔案管理系統(tǒng)中，深入應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠針對(duì)相關(guān)檔案信息的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，當(dāng)出現(xiàn)某些異常情況時(shí)，能夠進(jìn)行及時(shí)報(bào)警和阻擋。最后，在智能化檔案管理工作的發(fā)展中，能夠針對(duì)不同操作者設(shè)置不同的操作權(quán)限，對(duì)相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理，保障相關(guān)檔案信息的安全。在檔案管理工作的智能化發(fā)展中，其相應(yīng)的管理水平也在不斷提升，而且正在廣泛應(yīng)用于企業(yè)、事業(yè)單位等多種類型的組織單位中，對(duì)相關(guān)單位的工作發(fā)展產(chǎn)生了重要的促進(jìn)作用［6］。

三、物聯(lián)網(wǎng)檔案在智能化檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案的自動(dòng)入庫

在檔案管理工作的整體流程中，相關(guān)信息內(nèi)容的整理是其中工作量較大的一個(gè)組成部分。在傳統(tǒng)的檔案管理工作開展中，對(duì)于相關(guān)檔案信息的整理入庫，需要消耗大量的人力對(duì)信息進(jìn)行分類、整理，然后將其進(jìn)行裝訂入庫。在檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，是由相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行搜集、整理，然后將其以表格的形式導(dǎo)入到管理系統(tǒng)中。在當(dāng)前的智能化檔案管理工作中，由下級(jí)單位對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行搜集，然后通過上傳或掃描的形式，自動(dòng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中。在進(jìn)行檔案信息的整理過程中，相關(guān)的檔案信息內(nèi)容，會(huì)根據(jù)整理單位的具體等級(jí)，以及檔案信息內(nèi)容的分類，編制不同的編碼。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)工作人員只需輸入相應(yīng)的變化，或按照編碼的規(guī)律進(jìn)行搜索，就能夠查到相應(yīng)的檔案。不僅極大地提升了檔案信息的管理質(zhì)量，也減少了人工對(duì)檔案信息進(jìn)行整理時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率［7］。

（二）智能化對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)環(huán)境及檔案調(diào)取進(jìn)行管理

在檔案管理工作中，為了能夠保障相關(guān)檔案信息的安全，以及存儲(chǔ)質(zhì)量，需要對(duì)相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行有效的管理。在智能化檔案管理工作的發(fā)展中，檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與檔案存儲(chǔ)患者的溫度、通風(fēng)、設(shè)備安全等方面存在非常緊密度的連接。在管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，當(dāng)檔案管理存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度、設(shè)備安全等方面產(chǎn)生變化時(shí)，檔案管理系統(tǒng)就能夠及時(shí)產(chǎn)生相應(yīng)的反應(yīng)。當(dāng)相應(yīng)的變化程度超過一定指標(biāo)后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行報(bào)警，以提示相關(guān)管理人員對(duì)相應(yīng)的影響因素進(jìn)行處理。同時(shí)，智能化檔案管理系統(tǒng)，還能夠?qū)φ麄€(gè)系統(tǒng)的操作進(jìn)程進(jìn)行自動(dòng)記錄，詳細(xì)記錄在具體的時(shí)間、具體的登錄賬號(hào)，以及相應(yīng)的賬號(hào)在登錄檔案管理系統(tǒng)后，所進(jìn)行的所有操作。通過智能化檔案管理，可以對(duì)相關(guān)的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行有效的管理，并對(duì)相關(guān)的檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行有效的掌控，為檔案信息的存儲(chǔ)安全提供理想的保障。

（三）完善檔案調(diào)用管理，保障檔案信息的安全

在進(jìn)行智能化檔案管理的過程中，要對(duì)相關(guān)的檔案管理工作的檔案調(diào)用進(jìn)行有效的管理。當(dāng)需要調(diào)用相關(guān)的檔案文件時(shí)，相關(guān)工作人員需要首先向上級(jí)管理領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批后，使用檔案借閱卡，對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行借閱。在進(jìn)行管理的過程中，不需要專門設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限范圍就可有效提升工作效率和檔案管理工作水平［8］。同時(shí)，可以通過相應(yīng)的無線電波偵測(cè)技術(shù)，對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行管理，當(dāng)檔案借閱卡離開一定的區(qū)域后，就會(huì)觸發(fā)檔案室的警報(bào)，有效保障了檔案信息的管理質(zhì)量。

（四）建設(shè)智能化檔案管理平臺(tái)

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要對(duì)相關(guān)的檔案管理工作流程進(jìn)行分析，結(jié)合整體的檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行智能化管理平臺(tái)的建設(shè)。在進(jìn)行相關(guān)信息采集的過程中，在各個(gè)工作環(huán)節(jié)的建設(shè)過程中，深入結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化建設(shè)，對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行快速搜集和整理。例如：將相關(guān)信息的搜集、整理過程，結(jié)合智能化的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)行面部、指紋的相關(guān)識(shí)別度高的信息整理，然后智能化管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)整理相關(guān)人員的信息進(jìn)行建檔。通過對(duì)智能化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，能夠利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)所關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)智能化相關(guān)人員、時(shí)間的信息進(jìn)行整理，極大地提升了相關(guān)信息的利用效率，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的統(tǒng)一化管理。

通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)相關(guān)的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行智能化建檔、整理，并結(jié)合檔案的屬性，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的歸納，然后將相應(yīng)的信息導(dǎo)入子系統(tǒng)的保護(hù)系統(tǒng)中，把所整理的檔案信息放入防火墻的保護(hù)界限內(nèi)。在進(jìn)行相關(guān)檔案信息檢索、調(diào)用的過程中，可以通過相關(guān)的面部識(shí)別圖像、指紋等進(jìn)行快速識(shí)別。在進(jìn)行相關(guān)信息調(diào)用的過程中，能夠通過相關(guān)人員的指紋、面部識(shí)別等，對(duì)相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行調(diào)取，幫助相關(guān)工作人員快速完成信息的調(diào)用。

（五）做好相關(guān)物聯(lián)網(wǎng)及智能化的專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

在當(dāng)前的物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展中，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展智能化檔案管理發(fā)展，已經(jīng)成為檔案管理工作的一種重要的發(fā)展趨勢(shì)。因此，為了能夠做好相應(yīng)的檔案管理工作，必須要先做好相應(yīng)的專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，對(duì)相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格考核，保證人員的專業(yè)素質(zhì)，并對(duì)現(xiàn)有工作人員做好專業(yè)技能培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員能夠充分掌握先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)及智能化技術(shù)。其次，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行全面的物聯(lián)網(wǎng)思想及智能化檔案管理理念的教育，讓相關(guān)工作人員能夠調(diào)整自身的思維形式，與物聯(lián)網(wǎng)、智能化進(jìn)行深入結(jié)合。最后，對(duì)相關(guān)工作人員做好定期考核工作，考核內(nèi)容包括：工作狀態(tài)審核、相關(guān)專業(yè)技術(shù)、知識(shí)水平的考核。并將相應(yīng)的考核結(jié)果與工作人員的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，能夠有效推動(dòng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下的智能化檔案管理工作的發(fā)展。

綜上所述，在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，智能化檔案管理工作發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)我國的相關(guān)檔案管理工作發(fā)展，產(chǎn)生了重要的促進(jìn)作用。將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與智能化檔案管理進(jìn)行有效地結(jié)合，可以對(duì)相關(guān)的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行快速準(zhǔn)確地整理建檔，并將整理后的檔案快速歸納，對(duì)整體的檔案信息調(diào)用、查閱等工作進(jìn)行智能化管理，全面提升檔案管理水平，對(duì)我國的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。