如何提高基建工程檔案歸檔的規(guī)范性

姚遠(yuǎn)成

（大同區(qū)房產(chǎn)和建筑市場綜合服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

近年來，隨著我國城鎮(zhèn)化發(fā)展加快，政府為了拉動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)施大規(guī)模的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目。國家對基建工程的投入逐年增加，基建工程也進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期，隨之而來的便是有大量基建工程項(xiàng)目竣工檔案的歸檔和管理。基建工程檔案記錄了整個(gè)建筑項(xiàng)目的過程，是未來經(jīng)營和建設(shè)管理的決策依據(jù)，對于檔案的合規(guī)合理管理，有助于檔案的規(guī)范管理。

一、基建工程檔案歸檔規(guī)范性現(xiàn)狀

為了更好地了解基建工程檔案的歸檔管理現(xiàn)狀，筆者在進(jìn)行調(diào)研的時(shí)候，對國內(nèi)幾家大型基建公司的檔案管理歸檔進(jìn)行了實(shí)地考察，基本情況如下：

第一，幾大基建公司都制定了一套基建檔案管理制度，但是缺乏相應(yīng)的執(zhí)行保障機(jī)制，這就造成了制度在執(zhí)行過程中打了折扣。總體來說，有制度保障的公司，基建工程檔案的歸檔規(guī)范性就更好。但是有不少基建公司的基建檔案的執(zhí)行保障計(jì)劃、應(yīng)急計(jì)劃方面的制定缺失，這就造成了常規(guī)的執(zhí)行有法可依。如果遇到突發(fā)情況，則可能出現(xiàn)沒有執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的情況。

第二，所有的基建工程公司的檔案保存條件較好，均設(shè)有溫控、濕度控制設(shè)備，也配備了必要的檔案保存軟硬件設(shè)施，能夠防火、防盜、防水、防地震、防污染。在數(shù)字化建設(shè)方面，基建公司都購買了檔案管理軟件，也都具有網(wǎng)絡(luò)互通的功能。但值得關(guān)注的是，有些基建公司沒有購買維保服務(wù)，未來服務(wù)升級可能會(huì)受到影響。

第三，基建工程公司的檔案歸檔工作均配備了專業(yè)的管理人員，但是也有一部分人員對于數(shù)字化業(yè)務(wù)不熟悉，這對未來開展檔案歸檔規(guī)范數(shù)字化建設(shè)存在一定的影響。另外，許多檔案管理的人員認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將主要的精力放在財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等管理上，對于基建檔案的重視程度不如前兩者。基建部門工作人員的檔案歸檔意識不強(qiáng)，用不完的圖紙如果不及時(shí)交回管理員，就可能造成檔案的流失。

第四，盡管有檔案管理的專業(yè)人員，但是在訪談過程中，我們發(fā)現(xiàn)各大基建公司很少對基建部門的檔案資料歸檔進(jìn)行指導(dǎo)。只有基建部門求助，或者審計(jì)部門有需求的時(shí)候，才會(huì)進(jìn)行指導(dǎo)或者監(jiān)督。可能會(huì)出現(xiàn)因?yàn)闅w檔時(shí)間久遠(yuǎn)造成的材料缺失、數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確等問題。

二、基建工程檔案歸檔規(guī)范性存在的問題

（一）觀念需更新

一直以來，基建工程檔案的歸檔工作認(rèn)知上許多主管領(lǐng)導(dǎo)存在偏差，造成基建工程管理人員的檔案管理意識淡薄。項(xiàng)目完工之后，資料沒有很好地歸檔，很容易出現(xiàn)“人在資料在，人換資料失”的情況。還有一些部門隨意找個(gè)臨時(shí)工來管理基建資料，由于人員流動(dòng)性大、能力不足，基建資料是什么都不太清楚，更別提如何規(guī)范歸檔了。另外，有些項(xiàng)目組的工作人員在調(diào)取檔案之后，使用過程中隨意涂污、用后不及時(shí)歸還，以至于檔案損毀丟失都得不到有效管理與歸檔。

所以，要提升基建工程的檔案歸檔規(guī)范化，當(dāng)務(wù)之急乃提升基建檔案管理人員的歸檔意識，提升他們的業(yè)務(wù)水平。這是基建工程檔案管理規(guī)范化的切實(shí)保障。

（二）制度缺乏保障

盡管許多公司都有頒布了檔案管理辦法或制度，但是在制定基建工程檔案收集、管理規(guī)范方面，因?yàn)椴煌镜墓芾硭讲煌笙鄰酵ァ２簧俟镜幕üこ添?xiàng)目檔案管理只有方向性的條款，具體落實(shí)的細(xì)則并不清晰，這導(dǎo)致了基建檔案管理缺乏制度依據(jù)。

基建檔案管理保障的缺失還表現(xiàn)在了每年的財(cái)政預(yù)算制定上，預(yù)算對于基建檔案管理的費(fèi)用十分有限。然而，基建工程檔案的載體多、數(shù)量多、管理難度大，這些都需要有資金的支持。但是許多公司用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)比較少，導(dǎo)致管理過程中缺乏必要的物質(zhì)保障。再者，在制度制定的時(shí)候，對于人員的配備是比較短缺的，項(xiàng)目基建的材料往往數(shù)量多、形式多，如若要進(jìn)行規(guī)范有效的收集，需要專業(yè)人員的加入。如果人員的人手不足、專業(yè)水平不足，這都會(huì)耽誤檔案歸檔的信息化、數(shù)字化建設(shè)。

（三）質(zhì)量有待提升

在歸檔資料過程中，基建工程檔案的資料普遍質(zhì)量不高。如圖紙的清潔完整、資料的原創(chuàng)性等，還有存在著大量的紙質(zhì)檔案，不易于保存和管理。對于歸檔的材料，多數(shù)企業(yè)只能實(shí)現(xiàn)目錄級別的管理，系統(tǒng)上只能搜索到檔案的標(biāo)題摘要，如果需要詳細(xì)信息，還需要查找實(shí)體介質(zhì)。長期以來，許多檔案管理部門的手工勞動(dòng)占比過高，缺乏先進(jìn)的管理方式、手段和方法，加上專業(yè)管理人員的缺失，這些都導(dǎo)致檔案的利用效果不佳。

（四）載體相對單調(diào)

按照檔案管理歸檔的規(guī)定，基建項(xiàng)目在施工過程中的每個(gè)階段都要留下數(shù)字文件。但是在實(shí)地調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，數(shù)字載體、沙盤模型等特殊載體材料并不多，許多基建公司要么沒有其他載體材料，要么就是其他載體材料占比極低，給公司未來的數(shù)字化建設(shè)帶來了巨大挑戰(zhàn)。以數(shù)字照片為例，多數(shù)公司通常沒有在工程的前、中、后期進(jìn)行拍攝，這就導(dǎo)致項(xiàng)目在每個(gè)階段的照片留存存在不齊全的問題。原因在于許多工作人員的工作繁忙，沒有精力去做；其次是在工作計(jì)劃階段并沒有將拍攝工作作為進(jìn)度去關(guān)注；還有的原因是拍攝人員的技術(shù)水平不足、責(zé)任心不強(qiáng)、忽視了許多拍攝機(jī)會(huì)等。這些都導(dǎo)致一些建筑物無法得到有效的數(shù)字影像保存，或者星星點(diǎn)點(diǎn)很不完整。

三、基建工程檔案歸檔規(guī)范性發(fā)展對策

（一）重視基建工程檔案歸檔工作

首先，要增強(qiáng)檔案部門的歸檔服務(wù)意識。歸檔是檔案服務(wù)規(guī)范化的基礎(chǔ)，基建檔案規(guī)范化不到位的一個(gè)原因是基礎(chǔ)工作薄弱、歸檔不到位，進(jìn)而影響到后續(xù)的檔案使用功能的拓展。所以，要加強(qiáng)對檔案管理人員的服務(wù)意識培養(yǎng)，主動(dòng)為業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)和支持工作。

其次，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，做好宣傳工作。在公司內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高認(rèn)知之外，還需要向外部主管單位宣傳建檔歸檔規(guī)范化的意義，讓相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識、重視建檔工作，為后續(xù)歸檔規(guī)范化營造一個(gè)積極、和諧、良好的外部環(huán)境。

（二）構(gòu)建符合基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)的制度和保障措施

1.完善各類管理制度

第一，制定詳盡合理的基建工程檔案歸檔的方法。基建工程公司在制定管理制度之初，往往缺乏經(jīng)驗(yàn)和必要的知識，根據(jù)住建部的大綱依樣畫葫蘆，內(nèi)容千人一面。但是，在實(shí)際實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)，基建工程項(xiàng)目的情況千差萬別，不能將所有的資料歸檔套用在一個(gè)規(guī)定上面，顯得不那么合適。例如，學(xué)校的基建項(xiàng)目，如果按照常規(guī)的歸檔范圍來設(shè)置，需要滿足外部社會(huì)查詢的各種需求，光是紙質(zhì)材料就需要200多盒。但是，如果根據(jù)學(xué)校基建檔案利用情況進(jìn)行歸檔調(diào)整，歸檔所需的數(shù)量只在50盒左右，不僅節(jié)約了人力物力，而且也方便后續(xù)的查詢和利用。

第二，實(shí)施部門立卷制度。立卷有助于提升歸檔管理的規(guī)范性，能夠?qū)⒐芾砬爸茫訌?qiáng)部門的責(zé)任心、提升整體歸檔質(zhì)量。立卷制度的改革則是提升管理規(guī)范性層次飛躍的關(guān)鍵，立卷改革就是將實(shí)體從基數(shù)為“卷”更新為“件”。在基建檔案管理上，以“件”進(jìn)行操作能夠減少折疊、減少圖紙破壞、降低裝訂利用難度、提升查詢的便利性，使得歸檔更為靈活簡便［1］。

第三，完善基建檔案接收移交工作。針對部門立卷工作之后，其配套的保障措施是移交工作制度。在日常工作中，筆者發(fā)現(xiàn)很多單位的移交工作并沒有固定期限，這就造成了檔案管理上的混亂。可以在規(guī)范性中明確規(guī)定，基建工程部門的立卷內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在竣工后三個(gè)月內(nèi)完成移交，并且明確規(guī)定由哪個(gè)崗位的人員負(fù)責(zé)。這就有助于檔案歸檔規(guī)范化工作中化被動(dòng)為主動(dòng)。

2.保障措施的制定和實(shí)施

第一，經(jīng)費(fèi)保障。毫無疑問，沒有經(jīng)費(fèi)就難以開展各項(xiàng)活動(dòng)，說明了經(jīng)費(fèi)對制度的支持保障是非常重要的。盡管檔案管理本身并不直接產(chǎn)生效益，但是放長遠(yuǎn)來看，適度的資金投入有助于發(fā)揮檔案的歷史查詢作用，有助未來項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)借鑒。除了必要的文具投入之外，還要有特定的裝訂器具，配備一定的電腦設(shè)備，以及保管保護(hù)的工具。經(jīng)費(fèi)預(yù)算的計(jì)劃，應(yīng)當(dāng)從部門的實(shí)際出發(fā)，逐條逐件評估和落實(shí)。

第二，歸檔應(yīng)當(dāng)作為部門的考核指標(biāo)之一。無壓力就沒動(dòng)力，如果沒有必要的問責(zé)，檔案歸檔工作就不可能有人重視。納入考核是一種問責(zé)，通過制度的壓力來達(dá)到管理的要求，是一種可行的辦法。

第三，檔案歸檔部門參與到項(xiàng)目的驗(yàn)收過程。檔案管理部門不應(yīng)該只是管理檔案、歸檔檔案的部門，還應(yīng)當(dāng)是一個(gè)檔案監(jiān)督的部門。讓歸檔部門介入項(xiàng)目驗(yàn)收，不僅可以深化歸檔規(guī)范性的工作，而且也對項(xiàng)目本身有了一個(gè)更加直觀的認(rèn)識，反哺歸檔工作。倘若工程項(xiàng)目數(shù)量較多，檔案部門難以參加驗(yàn)收，也可以采取結(jié)算過程由檔案部門參與驗(yàn)收作為歸檔驗(yàn)核的一個(gè)環(huán)節(jié)。如果落實(shí)了監(jiān)督、驗(yàn)收環(huán)節(jié)，基建工程項(xiàng)目的檔案歸檔規(guī)范化將有質(zhì)的飛躍。

（三）提升檔案歸檔人員的綜合素質(zhì)

第一，要配備具有勝任能力的檔案歸檔管理工作人員。作為一名合格的檔案歸檔管理人員，應(yīng)當(dāng)具備“德、智、思、技”品質(zhì)。德，應(yīng)當(dāng)具有較高的思想品德水平；智，要有扎實(shí)的文化知識和基建工程知識；思，有清晰的思維和邏輯思維能力；技，熟練的外語、計(jì)算機(jī)能力。

第二，提供各類檔案歸檔培訓(xùn)，努力提升檔案歸檔管理人員的綜合素質(zhì)。除了配備合格的檔案歸檔管理人員，還應(yīng)當(dāng)在他們的職業(yè)生涯中不斷給予更多的理論和實(shí)踐水平提升的機(jī)會(huì)。諸如基建基礎(chǔ)知識、外語、計(jì)算機(jī)等，作為檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)珍惜這樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，跟上對行業(yè)的管理要求。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員參加國家、省級的各種培訓(xùn)，采取會(huì)議、講座等方式參與到學(xué)習(xí)中。通過這些活動(dòng)，促進(jìn)檔案管理工作的開展、提升檔案歸檔的質(zhì)量。

（四）加大力度進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

檔案實(shí)際上有兩個(gè)維度進(jìn)行描述：載體和信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，載體和信息是分離開的［2］。但是數(shù)字化的建設(shè)就可以將檔案的載體和信息融為一體，在歸檔檔案、調(diào)用檔案的過程中，不必接受原載體。這種本質(zhì)性的變化，使得我們傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行變革，也就是必須進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，用數(shù)字化思維來適應(yīng)檔案歸檔規(guī)范化的工作。

對于基建工程項(xiàng)目來說，數(shù)字化建設(shè)首先必須加強(qiáng)硬件建設(shè)，先進(jìn)的數(shù)字化檔案有助于提升歸檔效率和利用率。應(yīng)當(dāng)配備合適的檔案信息管理軟件，配備計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員以解決軟硬件的種種問題。各公司根據(jù)不同的情況開發(fā)基建工程項(xiàng)目的檔案信息資源，方便歸檔和后續(xù)使用。

四、總結(jié)

基建工程檔案歸檔的規(guī)范性事關(guān)基建項(xiàng)目管理水平的高低。本文對基建工程項(xiàng)目歸檔管理現(xiàn)狀和存在的不足進(jìn)行了總結(jié)歸納，提出了更新觀念、建立制度和保障措施、提升人員綜合素質(zhì)、加大數(shù)字化建設(shè)的四項(xiàng)舉措，希望確保歸檔規(guī)范化工作的順利開展。