高職院校實驗實訓耗材管理模式探討＊

王云暉

（廣東工貿職業技術學院，廣東 廣州510510）

1 高職院校實驗實訓耗材規范管理的重要性

高等院校學生動手實踐和創新能力的培養主要是在學校實驗室、實訓場所完成。高職院校更加注重訓練學生的職業技能，實踐教學對培養高職學生的開發能力、創造力及分析解決問題的能力的教學成效大，因此學校不斷更新、增加實踐教學儀器設備和材料。實驗實訓耗材是服務實踐教學的基礎，隨著高職院校的擴容，比如隨著廣東工貿職業技術學院的快速發展，近3 年擴招5 000 人左右，將達2 萬人規模，實驗實訓耗材數量越來越多、種類也越來越復雜。耗材包括易耗品和材料。耗材指一次性或幾次使用后即消耗，或不能復原的物資，具有使用數量大、品種多、型號雜、采購周期短的特點及多程序且分散性強的特征。學科課程多，耗材數量多、種類繁雜，占了教學費用支出的一大部分。管理上也涉及多部門，耗材購審批程序煩瑣、采購質量監管難度高，存在著采購隨意化、效率低、購買數量不當、品種不符和使用浪費等各種問題。這些均直接影響到實踐教學的秩序和質量。不僅造成經濟損失，更直接影響教學、科研的正常開展。因此如何加強和完善實驗實訓耗材的購買及有效使用，最大程度上為教學科研服務發揮其最大的效益，借助互聯網平臺，實現信息化管理的要求越來越迫切[1-2]。

2 高職院校實驗實訓耗材管理現狀

2.1 高校規范耗材管理探索實踐的基本現狀

隨著互聯網網絡以及計算機信息技術的應用與普及，計算機技術在各行業都得到了廣泛的應用。高校在規范耗材管理上進行了很多探索和實踐，也取得了一些成效，特別是積極探索使用互聯網技術手段進行信息化管理模式的院校越來越多。山東英才學院（楊福忠，2015）[3]耗材庫房實行統一化庫房管理模式，建立實驗耗材微機管理數據庫，逐漸采用信息化、數字化的先進方式。北京社會管理職業學院（田廷剛，2016）[4]實訓中心該系統采用B/S 模式進行開發實訓耗材綜合管理系統。菏澤醫學專科學校（周鵬，2017）[5]提出耗材超市化管理理念，使用B/S 架構設計實驗耗材網上超市，數據信息化，可進行實時查詢統計。寧波職業技術學院（施立欽等，2017）[6]利用校園網絡架構，采用NET 技術平臺，后臺數據庫采用MS SQL Server，系統架構上采用B/S架構設計實驗教學耗材管理系統。常州機電職業技術學院（賈翔，2019）[7]開發了實訓資源信息化管理平臺。昆明冶金高等專科學校（馬勤等，2017）[8]從實訓耗材需求計劃的制定、采購、定量化使用、信息化庫存管理、回收再利用、實訓成果產品化等方面，實施精細化管理，提出了控制實訓耗材成本的具體措施和方法。

綜合性大學在實驗耗材管理這方面做了大量研究和實踐。重慶理工大學（賴家美等，2018）[9]通過搭建耗材信息化管理平臺，建立經費劃撥數學模型和創新耗材經費審核管理模式，強化管理過程中突發情況的預警管理來實現耗材全流程動態管理。山東大學（房明，2019）[10]在學校一級對實驗室耗材管理服務平臺進行升級改造，實現對實驗室耗材的全流程、全方位的管理。中國農業大學（李輝等，2019）[11]設計開發基于大數據思維的高校實驗耗材的智能管理系統。揚州大學（徐文等，2019）[12]開發“低值易耗品和材料采購管理系統”，實現互聯互通的“一站式”管理模式。張丹丹等（2020）[13]開發出以jboss 作為網頁式服務器，使用dwr技術作為網頁客戶端和后臺java 邏輯業務類包的服務器框架，制作出具有符合高校的實際應用效益的耗材管理平臺等。

2.2 高職院校耗材管理中存在的問題

2.2.1 信息化程度相對不高，資源共享不力

大多數高職院校的耗材管理主要還是通過傳統的人工操作完成，工作人員的日常工作多是通過紙質文檔對耗材的管理工作進行記錄，對一些原始數據做一些粗略統計；沒有成立專門信息機構，不便于數字統計及信息處理，造成信息收集不完整、不系統、無法實現信息共享等。這樣就造成了不僅效率低，還容易出錯等一系列問題[1，10]。

2.2.2 管理粗放，監管力度不夠

一般高職院校對耗材的管理都制定了較為完整的管理制度以及相應的業務流程，但由于耗材管理使用涉及部門和環節多，相對于固定資產有相對完善的管理體系，耗材的管理過于隨意，特別是對于低值易耗品及材料普遍存在管理粗放的現象，供應商管理缺失，對各環節的監管不到位等現象。實驗實訓室耗材由于種類非常多且繁雜，加上供應商數量也特別多，這樣難免出現魚龍混雜的現象。而且由于普遍采用分散采購的方式，特別是低值耗材申報計劃隨意性大，大多是由各部門自主采購驗收入庫，有很多是學期中臨時的耗材采購，時間緊迫，使用人臨時申請自己采購，這樣容易產生較多的問題。對耗材沒有一個規范化的管理模式，管理者一般注重耗材計劃的審核管理，對耗材的購買、驗收、使用等過程則疏于監管，因而耗材購買質量及后期使用情況及流向難以一目了然。質量問題、積壓浪費、耗損嚴重、使用不當、部分耗材挪作他用及經費使用超標等情況時常出現，無法真正實現耗材的精細化管理[4，9，10]。

3 高職院校實驗實訓耗材管理模式優化對策

3.1 管理部門的耗材管理理念要向科學化、信息化轉變，加強監管力度

規范實驗實訓耗材的管理，首先學校有關領導部門要非常重視，管理理念要向科學化、信息化轉變，要認識到耗材管理工作的重要性，要依靠規章制度來運行。只有做好耗材管理的工作，才能夠更好地服務實踐教學以及科研活動。通過應用互聯網和相關的計算機技術，采用先進的軟件及技術構建實訓耗材管理系統，建立相應的信息化管理平臺。同時抓好管理規章制度的建設，重視學校制定的財務預算，加強耗材計劃經費的審定，制訂科學、合理的耗材需求計劃，完善相應的采購、驗收、出入庫、使用、維護及記錄制度。充分聽取有關專家的意見，做好定期檢查，加強對各環節的監管，確保實踐教學耗材的供給保質保量。另外加強管理人員日常的業務學習培訓工作，嚴明管理紀律，建立危機管理機制，明確個人權責，發現問題堅決嚴格處理，等等[1，9]。

3.2 實行信息化動態管理模式

3.2.1 打破管理壁壘，加強耗材的“一站式”精細化成本管理

科學高效的管理要滿足所有使用者，包括學生、教師、實驗人員以及耗材管理人員等的需求。相對于固定資產有相對完善的管理體系，實驗實訓耗材的管理權力一般下放給實訓中心、二級學院實驗室或項目負責人，耗材特別是低值易耗材料，一般都是分散自購自用、以報列支，給校級層面的有效管理及監督造成困難。所以很有必要對耗材的申請、審批、采購、出入庫等統一管理，歸口校級資產管理處等一級部門，構建學校、實訓中心和二級院級管理體系。規范和完善高職院校實驗實訓耗材成本管理，改善學校耗材管理特別是二級院級所屬實驗室粗放管理的現狀，避免申報計劃隨意性大等問題。在購置計劃的制訂、采購、保管和使用等方面，都要建立專業安全有效的監督量化管理機制，使人員的管理更加細化，職責更加明確。二級學院要依據學校總預算，根據課程教學計劃制訂耗材的購置計劃，實訓中心（處）對各二級學院公共課程申報的耗材需求計劃要認真審核，分類匯總上報，學校一級對實訓中心（處）需要購置的學校公共耗材和二級學院需要的專業實驗及實訓的耗材，組織專家進行論證，統一招標，可采用“集中采購，分散供貨”的辦法，把控耗材庫存、購買質量及數量、使用、廢品回收再利用等環節，減少過度消耗，提高耗材的使用效率。實訓中心（處）設立耗材總庫房，設置專職人員對耗材庫房直接管理，集中存放常用耗材，原則上實行總量控制，建立明細賬。對耗材需求量大且專用的實驗耗材的二級學院可設立分庫房。危化品單獨履行審核備案手續，并在專門危化品倉庫存儲。遵循“統一領導、分工管理、專人負責、合理調配、節約使用”的原則，實行“一站式”精細化成本全流程管理[1，3，8，12]。

3.2.2 提升技術手段，利用物聯網打造開發信息化動態管理系統

3.2.2.1 耗材信息化動態管理系統目標

兼顧成本效益原則，制訂科學管理程序，打破物資管理壁壘，打造聯通學校資產管理及財務系統平臺。能夠對實驗耗實訓材的申報、審批、采購、入庫、出庫以及使用統計過程進行實時、方便、快捷的動態管理，并且通過對實踐教學使用耗材量的分析，實現信息共享。信息化管理系統可以對耗材進行統一協調，達到查找便捷、賬目清晰、避免耗材浪費的目的，使耗材的管理更加科學、規范。為學校節省相應的資金成本，也更有利于管理人員高效有序工作。

3.2.2.2 耗材信息化管理系統功能設計

根據耗材的特點，信息化管理系統要分工明確，業務要流程清晰、便捷高效、節約時間，并利于監管。管理系統模塊組成可包含以下模塊：用戶管理模塊、統計查詢模塊、審核采購模塊、出入庫使用模塊等。

用戶管理模塊：用戶管理模塊是管理用戶登錄和用戶信息。支持用戶的增添及刪除、修改用戶的個人信息等功能。用戶信息包括使用單位、使用人員、管理及維護人員、實訓中心（處）基礎資料等信息。管理層通過此模塊了解用戶信息，查詢相應使用（單位）人員申報、采購、使用耗材等具體情況[1，7，10]。

統計查詢模塊：包括查詢供貨商情況、耗材基本屬性、存貨賬目及實踐課程教學信息四個功能。第一是供貨商信息查詢及維護。學校一級把握和完善供應商準入機制，進行供應商比價、信用等評價，對供應商進行集中招標，做到“貨比三家”。第二是建立耗材賬頁模塊，記錄每種耗材的基本屬性，如類別、名稱、編碼、規格、單位等。每個編碼代表一種物品，但是一種物品可以有多種規格。第三是建立耗材存貨賬目，可以查詢庫存耗材的準確數量和有效時間。第四是各實踐課程教學計劃和實驗實訓項目統計情況。統計查詢模塊可提供耗材供貨商情況、耗材基本屬性及實踐課程教學計劃和實驗實訓項目等信息。此模塊具備統計分析功能，實現各種耗材數據、供應商和實驗實訓課程情況的查詢，方便平臺用戶在耗材購買前統籌規劃，調配申請；利于管理單位的審核檢查及各使用部門之間耗材共享和流轉，避免重復購買[10，12，14]。

審核采購模塊：主要包括耗材采購申報、審核及購買功能。建立屬于本校的“采購助手”（用于產品目錄檢索、在線下單、一鍵購買、跟蹤訂單、收發貨等）。高職院校實驗實訓耗材主要為學期（年）前計劃申請采購，有些會學期中臨時耗材采購。每學期（年）二級學院實訓處（中心）有關負責人審批由實驗室（用戶）根據預算及實驗實訓（科研）項目內容提交的耗材采購計劃，并分類歸納采購訂單，負責采購的管理人員根據耗材的庫存量，查詢已準入在數據庫中的供應商提供的產品信息，對比相關供應商招標比價，選擇使用經費項目，然后直接在“采購助手”線上下單生成電子合同，通過學校資產管理處或實訓中心（處）審核批準后，供貨商發貨、收貨驗收后管理部門再匯總電子賬單到學校財務管理系統，財務處付款給相應的供應商賬戶。對于學期中臨時耗材采購，用戶提交購買申請清單并說明原因，經審核批準后直接在系統上下單。實現對用戶耗材采購計劃的申請、審批、采購、物流簽收及結賬過程的全動態管理[12，15]。

出入庫存管理模塊：該模塊利用實驗耗材的出入庫、庫存盤點和庫存預警功能，對實驗室耗材數量及使用進行統一的管理。入庫信息應當有入庫時間、單號、規格、數量、收據號、價格、有效期等。入庫方式可分為采購、請領、盤點入庫。出庫操作與入庫操作相反，出庫可分為請領、報損、盤點等出庫方式。除了有出庫時間、單號、規格、數量、單位、數量等，還應對領用人及使用單位（實驗項目、班級）等做好詳細登記，有關領導和管理人員可清楚了解耗材的流向、使用情況。出入庫單號由系統自動生成順序排列。庫存盤點必不可少，可以及時發現庫存信息中的錯誤，利于查詢耗材的準確數量和有效時間。另外可設計一個下限庫存的功能，當某種耗材的數量小于下限庫存時用紅色警示，以提示管理員通知用戶是否要增加庫存量[11，14]。

4 結語

一個好的信息化管理系統，需要有配套的管理措施、硬件和軟件。對實驗實訓耗材的需求申請、審核、采購、庫存及使用過程實行信息化、實時有效的動態管理，由粗放化向精細化轉變，靜態化向動態化轉變，經驗化向科學化轉變。各個環節一目了然，電子數據記錄齊全，便于相關部門監督。信息共享，避免部門各自為戰的情況，大大降低成本，有效地提高教學工作與日常工作的質量，保證學校合理高效的發展。