高職院校實驗實訓(xùn)耗材管理模式探討＊

王云暉

（廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州510510）

1 高職院校實驗實訓(xùn)耗材規(guī)范管理的重要性

高等院校學(xué)生動手實踐和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)主要是在學(xué)校實驗室、實訓(xùn)場所完成。高職院校更加注重訓(xùn)練學(xué)生的職業(yè)技能，實踐教學(xué)對培養(yǎng)高職學(xué)生的開發(fā)能力、創(chuàng)造力及分析解決問題的能力的教學(xué)成效大，因此學(xué)校不斷更新、增加實踐教學(xué)儀器設(shè)備和材料。實驗實訓(xùn)耗材是服務(wù)實踐教學(xué)的基礎(chǔ)，隨著高職院校的擴容，比如隨著廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的快速發(fā)展，近3 年擴招5 000 人左右，將達2 萬人規(guī)模，實驗實訓(xùn)耗材數(shù)量越來越多、種類也越來越復(fù)雜。耗材包括易耗品和材料。耗材指一次性或幾次使用后即消耗，或不能復(fù)原的物資，具有使用數(shù)量大、品種多、型號雜、采購周期短的特點及多程序且分散性強的特征。學(xué)科課程多，耗材數(shù)量多、種類繁雜，占了教學(xué)費用支出的一大部分。管理上也涉及多部門，耗材購審批程序煩瑣、采購質(zhì)量監(jiān)管難度高，存在著采購隨意化、效率低、購買數(shù)量不當、品種不符和使用浪費等各種問題。這些均直接影響到實踐教學(xué)的秩序和質(zhì)量。不僅造成經(jīng)濟損失，更直接影響教學(xué)、科研的正常開展。因此如何加強和完善實驗實訓(xùn)耗材的購買及有效使用，最大程度上為教學(xué)科研服務(wù)發(fā)揮其最大的效益，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)信息化管理的要求越來越迫切[1-2]。

2 高職院校實驗實訓(xùn)耗材管理現(xiàn)狀

2.1 高校規(guī)范耗材管理探索實踐的基本現(xiàn)狀

隨著互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)以及計算機信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，計算機技術(shù)在各行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。高校在規(guī)范耗材管理上進行了很多探索和實踐，也取得了一些成效，特別是積極探索使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段進行信息化管理模式的院校越來越多。山東英才學(xué)院（楊福忠，2015）[3]耗材庫房實行統(tǒng)一化庫房管理模式，建立實驗耗材微機管理數(shù)據(jù)庫，逐漸采用信息化、數(shù)字化的先進方式。北京社會管理職業(yè)學(xué)院（田廷剛，2016）[4]實訓(xùn)中心該系統(tǒng)采用B/S 模式進行開發(fā)實訓(xùn)耗材綜合管理系統(tǒng)。菏澤醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校（周鵬，2017）[5]提出耗材超市化管理理念，使用B/S 架構(gòu)設(shè)計實驗耗材網(wǎng)上超市，數(shù)據(jù)信息化，可進行實時查詢統(tǒng)計。寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院（施立欽等，2017）[6]利用校園網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，采用NET 技術(shù)平臺，后臺數(shù)據(jù)庫采用MS SQL Server，系統(tǒng)架構(gòu)上采用B/S架構(gòu)設(shè)計實驗教學(xué)耗材管理系統(tǒng)。常州機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（賈翔，2019）[7]開發(fā)了實訓(xùn)資源信息化管理平臺。昆明冶金高等?？茖W(xué)校（馬勤等，2017）[8]從實訓(xùn)耗材需求計劃的制定、采購、定量化使用、信息化庫存管理、回收再利用、實訓(xùn)成果產(chǎn)品化等方面，實施精細化管理，提出了控制實訓(xùn)耗材成本的具體措施和方法。

綜合性大學(xué)在實驗耗材管理這方面做了大量研究和實踐。重慶理工大學(xué)（賴家美等，2018）[9]通過搭建耗材信息化管理平臺，建立經(jīng)費劃撥數(shù)學(xué)模型和創(chuàng)新耗材經(jīng)費審核管理模式，強化管理過程中突發(fā)情況的預(yù)警管理來實現(xiàn)耗材全流程動態(tài)管理。山東大學(xué)（房明，2019）[10]在學(xué)校一級對實驗室耗材管理服務(wù)平臺進行升級改造，實現(xiàn)對實驗室耗材的全流程、全方位的管理。中國農(nóng)業(yè)大學(xué)（李輝等，2019）[11]設(shè)計開發(fā)基于大數(shù)據(jù)思維的高校實驗耗材的智能管理系統(tǒng)。揚州大學(xué)（徐文等，2019）[12]開發(fā)“低值易耗品和材料采購管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)互聯(lián)互通的“一站式”管理模式。張丹丹等（2020）[13]開發(fā)出以jboss 作為網(wǎng)頁式服務(wù)器，使用dwr技術(shù)作為網(wǎng)頁客戶端和后臺java 邏輯業(yè)務(wù)類包的服務(wù)器框架，制作出具有符合高校的實際應(yīng)用效益的耗材管理平臺等。

2.2 高職院校耗材管理中存在的問題

2.2.1 信息化程度相對不高，資源共享不力

大多數(shù)高職院校的耗材管理主要還是通過傳統(tǒng)的人工操作完成，工作人員的日常工作多是通過紙質(zhì)文檔對耗材的管理工作進行記錄，對一些原始數(shù)據(jù)做一些粗略統(tǒng)計；沒有成立專門信息機構(gòu)，不便于數(shù)字統(tǒng)計及信息處理，造成信息收集不完整、不系統(tǒng)、無法實現(xiàn)信息共享等。這樣就造成了不僅效率低，還容易出錯等一系列問題[1，10]。

2.2.2 管理粗放，監(jiān)管力度不夠

一般高職院校對耗材的管理都制定了較為完整的管理制度以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，但由于耗材管理使用涉及部門和環(huán)節(jié)多，相對于固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，耗材的管理過于隨意，特別是對于低值易耗品及材料普遍存在管理粗放的現(xiàn)象，供應(yīng)商管理缺失，對各環(huán)節(jié)的監(jiān)管不到位等現(xiàn)象。實驗實訓(xùn)室耗材由于種類非常多且繁雜，加上供應(yīng)商數(shù)量也特別多，這樣難免出現(xiàn)魚龍混雜的現(xiàn)象。而且由于普遍采用分散采購的方式，特別是低值耗材申報計劃隨意性大，大多是由各部門自主采購驗收入庫，有很多是學(xué)期中臨時的耗材采購，時間緊迫，使用人臨時申請自己采購，這樣容易產(chǎn)生較多的問題。對耗材沒有一個規(guī)范化的管理模式，管理者一般注重耗材計劃的審核管理，對耗材的購買、驗收、使用等過程則疏于監(jiān)管，因而耗材購買質(zhì)量及后期使用情況及流向難以一目了然。質(zhì)量問題、積壓浪費、耗損嚴重、使用不當、部分耗材挪作他用及經(jīng)費使用超標等情況時常出現(xiàn)，無法真正實現(xiàn)耗材的精細化管理[4，9，10]。

3 高職院校實驗實訓(xùn)耗材管理模式優(yōu)化對策

3.1 管理部門的耗材管理理念要向科學(xué)化、信息化轉(zhuǎn)變，加強監(jiān)管力度

規(guī)范實驗實訓(xùn)耗材的管理，首先學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門要非常重視，管理理念要向科學(xué)化、信息化轉(zhuǎn)變，要認識到耗材管理工作的重要性，要依靠規(guī)章制度來運行。只有做好耗材管理的工作，才能夠更好地服務(wù)實踐教學(xué)以及科研活動。通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)的計算機技術(shù)，采用先進的軟件及技術(shù)構(gòu)建實訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)，建立相應(yīng)的信息化管理平臺。同時抓好管理規(guī)章制度的建設(shè)，重視學(xué)校制定的財務(wù)預(yù)算，加強耗材計劃經(jīng)費的審定，制訂科學(xué)、合理的耗材需求計劃，完善相應(yīng)的采購、驗收、出入庫、使用、維護及記錄制度。充分聽取有關(guān)專家的意見，做好定期檢查，加強對各環(huán)節(jié)的監(jiān)管，確保實踐教學(xué)耗材的供給保質(zhì)保量。另外加強管理人員日常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，嚴明管理紀律，建立危機管理機制，明確個人權(quán)責，發(fā)現(xiàn)問題堅決嚴格處理，等等[1，9]。

3.2 實行信息化動態(tài)管理模式

3.2.1 打破管理壁壘，加強耗材的“一站式”精細化成本管理

科學(xué)高效的管理要滿足所有使用者，包括學(xué)生、教師、實驗人員以及耗材管理人員等的需求。相對于固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，實驗實訓(xùn)耗材的管理權(quán)力一般下放給實訓(xùn)中心、二級學(xué)院實驗室或項目負責人，耗材特別是低值易耗材料，一般都是分散自購自用、以報列支，給校級層面的有效管理及監(jiān)督造成困難。所以很有必要對耗材的申請、審批、采購、出入庫等統(tǒng)一管理，歸口校級資產(chǎn)管理處等一級部門，構(gòu)建學(xué)校、實訓(xùn)中心和二級院級管理體系。規(guī)范和完善高職院校實驗實訓(xùn)耗材成本管理，改善學(xué)校耗材管理特別是二級院級所屬實驗室粗放管理的現(xiàn)狀，避免申報計劃隨意性大等問題。在購置計劃的制訂、采購、保管和使用等方面，都要建立專業(yè)安全有效的監(jiān)督量化管理機制，使人員的管理更加細化，職責更加明確。二級學(xué)院要依據(jù)學(xué)校總預(yù)算，根據(jù)課程教學(xué)計劃制訂耗材的購置計劃，實訓(xùn)中心（處）對各二級學(xué)院公共課程申報的耗材需求計劃要認真審核，分類匯總上報，學(xué)校一級對實訓(xùn)中心（處）需要購置的學(xué)校公共耗材和二級學(xué)院需要的專業(yè)實驗及實訓(xùn)的耗材，組織專家進行論證，統(tǒng)一招標，可采用“集中采購，分散供貨”的辦法，把控耗材庫存、購買質(zhì)量及數(shù)量、使用、廢品回收再利用等環(huán)節(jié)，減少過度消耗，提高耗材的使用效率。實訓(xùn)中心（處）設(shè)立耗材總庫房，設(shè)置專職人員對耗材庫房直接管理，集中存放常用耗材，原則上實行總量控制，建立明細賬。對耗材需求量大且專用的實驗耗材的二級學(xué)院可設(shè)立分庫房。危化品單獨履行審核備案手續(xù)，并在專門危化品倉庫存儲。遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工管理、專人負責、合理調(diào)配、節(jié)約使用”的原則，實行“一站式”精細化成本全流程管理[1，3，8，12]。

3.2.2 提升技術(shù)手段，利用物聯(lián)網(wǎng)打造開發(fā)信息化動態(tài)管理系統(tǒng)

3.2.2.1 耗材信息化動態(tài)管理系統(tǒng)目標

兼顧成本效益原則，制訂科學(xué)管理程序，打破物資管理壁壘，打造聯(lián)通學(xué)校資產(chǎn)管理及財務(wù)系統(tǒng)平臺。能夠?qū)嶒灪膶嵱?xùn)材的申報、審批、采購、入庫、出庫以及使用統(tǒng)計過程進行實時、方便、快捷的動態(tài)管理，并且通過對實踐教學(xué)使用耗材量的分析，實現(xiàn)信息共享。信息化管理系統(tǒng)可以對耗材進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，達到查找便捷、賬目清晰、避免耗材浪費的目的，使耗材的管理更加科學(xué)、規(guī)范。為學(xué)校節(jié)省相應(yīng)的資金成本，也更有利于管理人員高效有序工作。

3.2.2.2 耗材信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計

根據(jù)耗材的特點，信息化管理系統(tǒng)要分工明確，業(yè)務(wù)要流程清晰、便捷高效、節(jié)約時間，并利于監(jiān)管。管理系統(tǒng)模塊組成可包含以下模塊：用戶管理模塊、統(tǒng)計查詢模塊、審核采購模塊、出入庫使用模塊等。

用戶管理模塊：用戶管理模塊是管理用戶登錄和用戶信息。支持用戶的增添及刪除、修改用戶的個人信息等功能。用戶信息包括使用單位、使用人員、管理及維護人員、實訓(xùn)中心（處）基礎(chǔ)資料等信息。管理層通過此模塊了解用戶信息，查詢相應(yīng)使用（單位）人員申報、采購、使用耗材等具體情況[1，7，10]。

統(tǒng)計查詢模塊：包括查詢供貨商情況、耗材基本屬性、存貨賬目及實踐課程教學(xué)信息四個功能。第一是供貨商信息查詢及維護。學(xué)校一級把握和完善供應(yīng)商準入機制，進行供應(yīng)商比價、信用等評價，對供應(yīng)商進行集中招標，做到“貨比三家”。第二是建立耗材賬頁模塊，記錄每種耗材的基本屬性，如類別、名稱、編碼、規(guī)格、單位等。每個編碼代表一種物品，但是一種物品可以有多種規(guī)格。第三是建立耗材存貨賬目，可以查詢庫存耗材的準確數(shù)量和有效時間。第四是各實踐課程教學(xué)計劃和實驗實訓(xùn)項目統(tǒng)計情況。統(tǒng)計查詢模塊可提供耗材供貨商情況、耗材基本屬性及實踐課程教學(xué)計劃和實驗實訓(xùn)項目等信息。此模塊具備統(tǒng)計分析功能，實現(xiàn)各種耗材數(shù)據(jù)、供應(yīng)商和實驗實訓(xùn)課程情況的查詢，方便平臺用戶在耗材購買前統(tǒng)籌規(guī)劃，調(diào)配申請；利于管理單位的審核檢查及各使用部門之間耗材共享和流轉(zhuǎn)，避免重復(fù)購買[10，12，14]。

審核采購模塊：主要包括耗材采購申報、審核及購買功能。建立屬于本校的“采購助手”（用于產(chǎn)品目錄檢索、在線下單、一鍵購買、跟蹤訂單、收發(fā)貨等）。高職院校實驗實訓(xùn)耗材主要為學(xué)期（年）前計劃申請采購，有些會學(xué)期中臨時耗材采購。每學(xué)期（年）二級學(xué)院實訓(xùn)處（中心）有關(guān)負責人審批由實驗室（用戶）根據(jù)預(yù)算及實驗實訓(xùn)（科研）項目內(nèi)容提交的耗材采購計劃，并分類歸納采購訂單，負責采購的管理人員根據(jù)耗材的庫存量，查詢已準入在數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品信息，對比相關(guān)供應(yīng)商招標比價，選擇使用經(jīng)費項目，然后直接在“采購助手”線上下單生成電子合同，通過學(xué)校資產(chǎn)管理處或?qū)嵱?xùn)中心（處）審核批準后，供貨商發(fā)貨、收貨驗收后管理部門再匯總電子賬單到學(xué)校財務(wù)管理系統(tǒng)，財務(wù)處付款給相應(yīng)的供應(yīng)商賬戶。對于學(xué)期中臨時耗材采購，用戶提交購買申請清單并說明原因，經(jīng)審核批準后直接在系統(tǒng)上下單。實現(xiàn)對用戶耗材采購計劃的申請、審批、采購、物流簽收及結(jié)賬過程的全動態(tài)管理[12，15]。

出入庫存管理模塊：該模塊利用實驗耗材的出入庫、庫存盤點和庫存預(yù)警功能，對實驗室耗材數(shù)量及使用進行統(tǒng)一的管理。入庫信息應(yīng)當有入庫時間、單號、規(guī)格、數(shù)量、收據(jù)號、價格、有效期等。入庫方式可分為采購、請領(lǐng)、盤點入庫。出庫操作與入庫操作相反，出庫可分為請領(lǐng)、報損、盤點等出庫方式。除了有出庫時間、單號、規(guī)格、數(shù)量、單位、數(shù)量等，還應(yīng)對領(lǐng)用人及使用單位（實驗項目、班級）等做好詳細登記，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員可清楚了解耗材的流向、使用情況。出入庫單號由系統(tǒng)自動生成順序排列。庫存盤點必不可少，可以及時發(fā)現(xiàn)庫存信息中的錯誤，利于查詢耗材的準確數(shù)量和有效時間。另外可設(shè)計一個下限庫存的功能，當某種耗材的數(shù)量小于下限庫存時用紅色警示，以提示管理員通知用戶是否要增加庫存量[11，14]。

4 結(jié)語

一個好的信息化管理系統(tǒng)，需要有配套的管理措施、硬件和軟件。對實驗實訓(xùn)耗材的需求申請、審核、采購、庫存及使用過程實行信息化、實時有效的動態(tài)管理，由粗放化向精細化轉(zhuǎn)變，靜態(tài)化向動態(tài)化轉(zhuǎn)變，經(jīng)驗化向科學(xué)化轉(zhuǎn)變。各個環(huán)節(jié)一目了然，電子數(shù)據(jù)記錄齊全，便于相關(guān)部門監(jiān)督。信息共享，避免部門各自為戰(zhàn)的情況，大大降低成本，有效地提高教學(xué)工作與日常工作的質(zhì)量，保證學(xué)校合理高效的發(fā)展。