堅持依法治理 提升管理質量——機關事業單位文書檔案管理四化研究

文/曾媛媛（霞浦縣數據信息和重點項目服務中心）

作為機關事業單位工作中的重要一環，檔案管理的工作水平對事業單位職能的發揮有著較大影響。隨著檔案管理在各行業的信息化推進，機關事業單位也需要適應這種發展趨勢。在信息化背景下，機關事業單位檔案管理工作該如何實現規范化、標準化、制度化與現代化的管理方法，是相關人員需要重點考慮的問題。

一、機關事業單位文書檔案的分類和作用

各單位在開展社會管理活動中，所產生的各種具有保存價值的文件和資料，統稱為文書檔案，其是國家機關、事業單位開展工作的主要依據。文書檔案主要有決議、決定、指示、公告、通告等形式，具體的表現形式以報告、問答、信件、公開討論紀要為主，除此之外，還主要包括各部門制作出版的“紅頭文件”和總結、指南發言、報告等內容。

條約、協定等“白頭文件”包括照片、錄音、錄像、電子檔案等形式。文獻檔案是重要的無形資產，是事業單位信息資源的重要組成部分，事業單位是否能有效開發和利用各類文獻信息，輔助其提升行政效率，在一定程度上都和文獻檔案的管理水平息息相關，其能保證事業單位內部工作的有序開展，具有重要作用[1]。

二、機關事業單位文書檔案管理四化的內涵分析

近年來，國家對檔案工作越來越重視。2016年《檔案法》二次修訂后，2019年對其進行了進一步修訂完善，并在其中增設了信息建設專章。這些變化突出了機關事業單位文件檔案管理工作的新目標和新要求，機關事業單位文件檔案管理工作要努力實現“四個現代化”，即管理制度化、管理科學化、流程標準化、書寫標準化和訪問數字化。

（一）檔案管理制度化

文件檔案管理制度作為文件檔案管理的行為準則，是文件檔案管理的關鍵。首先，為了加強管理制度的實施效果，政府機關、事業單位的文件檔案管理，應當以責任人為主，由主管機關和主管部門相互配合。而在檔案管理人員管理制度的具體實施過程中，則應當符合總體要求來對文件檔案管理的職責進行明確分工，提高機關事業單位全體職工檔案意識，各司其職。其次，制定和完善從提交到投入使用的檔案管理體系全過程，包括傳輸和接收系統、分發系統、注冊系統、存儲系統、目標系統，文件、檔案的使用和保密制度以及檔案管理的硬件建設制度。例如檔案管理中的通風、防火、防潮等相關要求，文件管理和文件管理的所有方面都有需要遵循的制度依據。最后，要善用監督和考察機制。通過調動全體檔案管理人員的責任意識，讓其對檔案管理的各個環節進行監督，以確保檔案工作是按制度進行的。同時，領導層要重視各項制度的執行情況，及時進行評價，以提高檔案組織效率，取得事業單位檔案管理新成效。

（二）管理流程規范化

檔案管理流程不規范從而導致檔案管理效率不夠高，是當前機關事業單位在文書檔案管理中存在的普遍問題。由此可造成諸如下列的問題：檔案意外轉移，檔案內容缺失，借閱無固定工作人員，歸檔不及時等。

因此必須加強文件和檔案全過程的規范管理[2]。一是在文件和檔案的收集階段要有明確的標準，確定是否要遵守歸檔和保管時間；其次，要按照明確的標準來開展檔案管理，根據文件的重要性、文件之間的密切關系和文件產生的時間對文件進行分類，還要注重文件的順序管理，頁碼不能為空，不能漏號。如果原始文件有頁碼，則頁碼不能重復編制，文件按存放時間打包，登錄手冊格式要統一，文字要簡潔。第三，在審查和分發文件和檔案時，要評估讀者的范圍，特別是機密檔案，借閱的文件必須經主管負責人批準后方可借閱，原始文件不得借閱。同時，要設定文件、檔案的歸還期限，并對文件檔案的實際歸還時間進行及時記錄，確保文件、檔案的安全完整。

（三）檔案書寫標準化

著錄和標引是高度專業化的文獻檔案歸檔、保管和使用的基礎，但目前許多文獻檔案對著錄和標引的重視不夠，容易出現誤用專業詞、標引格式不當等情況。文件、檔案的著錄應當按照國家和行業的有關著錄規則進行，包括文件編號、文件著錄、文件標簽等著錄規則，著錄內容包括標題、文件編號、指定人員、保密保管期限、時間、編號、稿件、載體形式、專業詞匯和關鍵詞、人員姓名、附件、摘要和注釋等，著錄規則的專業要求較高，檔案管理人員必須經過專門的培訓才能掌握描述規則的具體應用價值。只有確保錄著及索引的規范，才能有助于更好地進行手工歸檔，或者是計算機歸檔，從而進一步提高檔案的利用率。

（四）檔案讀取數字化

建立數字化的文件檔案管理系統是當前文件管理的共同任務。要做好以下兩項工作：一是做好紙質文件信息的數字化轉換工作，將紙質文件信息傳輸到計算機、掃描儀、數碼相機等設備中，并依據顏色模式、分辨率等工具對文件信息進行處理，而存儲格式等技術參數可以傳送到計算機上，由計算機來對數字信息進行處理。二是檔案存取的數字化，通常包括建立目錄數據庫和檔案全文數據庫。這兩個數據庫可以同時或分別創建文件系統。在建設系統的過程中，首要任務是實現目錄與全文數據的兼容，保證數據的通用性[3]。當系統發生變化時，需要對文件信息進行共享，數字轉換和數字存取可以更好地保護原始紙質檔案，使檔案信息得到高效、快速的檢索和利用。

三、機關事業單位檔案管理的現存問題

（一）缺乏完善的管理體系

政府機關事業單位電子信息管理系統的開發目前還沒有完全實現，而是處于紙質存儲和電子文件存儲一體化的第二階段。從實際工作效果來看，管理體系在適應過程中也存在相應的不足。由于不了解電子信息系統的實際運行情況，管理系統與其他業務領域的聯系比較薄弱，相關文件和檔案管理規章制度的結構也不全面。這些問題的出現，意味著電子版的文件和檔案無法得到充分的存儲和建設，紙質檔案系統的效率將逐漸降低，而這一過程很容易導致文件和檔案缺位情況的出現。

（二）沒有足夠的管理媒介

在電子信息系統運行過程中，需要同步更新硬件和軟件系統，特別是在目前各種計算機新技術的使用階段。云硬盤存儲技術和物理存儲技術雖然可以共同實現對不同數據的管理，但很難判斷系統的實際運行質量，進而導致電子信息技術工作管理系統的建設水平不足，系統也很難在更短的時間內獲得各類數據。

四、機關事業單位文書檔案管理實現四化的措施建議

（一）加強對檔案管理工作的重視程度

鑒于部分機關事業單位對檔案管理工作的重視程度不足，認為檔案管理工作只是一項簡單的文書工作，領導層重視不夠直接導致相關工作人員在實際開展檔案工作的時候，只是簡單地將活動及會議的資料保存起來，而不注意對資料進行整理和利用，從而使這些資料的效用不能發揮出來，檔案管理出現混亂的局面。更嚴重者出現重要信息的外泄情況，嚴重影響機關事業單位的全面發展、安全發展。為此，只有從領導上層開始，重視檔案管理，從管理層的高度，為檔案管理工作謀篇布局和出謀劃策，并重視單位保密工作的建設，帶領工作人員主動對收集的檔案資料進行認真分析與研究，才能科學合理地利用這些資料，更好地為單位的發展服務。

此外，在實際的檔案管理工作開展中，領導層要做到親力親為，定期對員工的檔案工作進行檢查和監督，一旦發現問題，則要求其在第一時間進行整改。最后，還要深入學習和研究檔案管理的新理論新方法，引導相關工作人員不斷進行先進經驗的學習與推廣，從而促使單位上下加強對檔案管理工作的重視程度。

（二）提高檔案管理人員綜合素質

機關事業單位實行文件檔案管理“四化”，離不開制度標準這一基礎，更離不開一支專業的文件檔案管理隊伍[4]。檔案管理質量的高低取決于管理人員的工作素養，提高檔案整體質量是推動檔案事業強勁發展的關鍵。機關事業單位的檔案管理人員雖然與辦公室的其他管理人員打交道，但并不是專職檔案管理人員。因此，要從多方面對其進行提升，首先其政治方向必須正確，政治素養要過硬，要對自己有高標準、嚴要求，在開始檔案管理工作時，時刻遵循制度及原則，更要做好相應的保密工作。其次要樹立正確的檔案管理理念，確保檔案的真實，為事業單位發展提供真實依據；再次，要重視技術素養的提升，重點掌握檔案的著錄、分類標引、期限和保密等級的確定方法等內容。靈活運用科學技術方法，特別是在數字管理、轉換數字檔案的基本工作流程、建立檔案數據庫、數據輸入與需求的操作、檔案信息的重用等方面，確保檔案管理人員熟悉并能獨立完成相關工作。

（三）完善檔案管理體系

在完善管理制度的過程中，首先要分析各類文件、檔案的安全管理要求，要求全體員工了解文件、檔案的存放位置。同時，在電子信息檔案管理系統的設計和優化中，要使他們能夠根據檔案的表頭信息，自主學習存儲相關檔案的處理過程。在管理系統中，所有人員都應該考慮專業的工作流程分析意識和操作。最后，制定相關的規章制度。整個系統的所有員工都必須了解適用規則和條例所涵蓋的工作要求，并且通過長期可持續性對此類信息進行優化和分類。在此基礎上，能夠有效保證整個系統的運行質量。

（四）管理系統對接方法

管理系統的對接方式包括兩個方面：一是人力資源的對接，二是文件系統的對接。在前期工作中，檔案系統工作人員可以參加本單位召開的檔案系統工作會議，一方面介紹其他部門目前的工作情況，另一方面反映檔案管理和收集中存在的問題，或者直接反映當前文件檔案管理中存在的不足，使各單位能夠考慮到這個問題，同時各部門必須規范自己的工作方法[5]。關于事業部與檔案管理部門的對接工作，本文考察了現行系統的實際運行情況，使各業務單位按照有關規章制度，與文件檔案管理部門建立密切的聯系，盡一切可能彌補所提交的文件檔案不存在形式上的缺陷，讓文件系統必須記錄第一次傳送到電子信息系統的各類文件信息，并最終形成包含文件信息的記錄表。

五、結語

總之，在新的發展時期的基礎上，利用新一輪《檔案法》審查機制，政府機關和事業單位繼續推動檔案工作有序發展，優化資源配置，提高檔案管理人員的業務素質和能力，加強管理流程的規范化，保障檔案資源的完整性和可靠性，加快信息化建設，推動整個檔案管理向制度化、標準化、信息化、現代化方向發展，在事業單位發展中發揮重要作用。