提高辦公室人員辦文辦會辦事能力的認識

李利

（國家能源集團陜西神延煤炭有限責任公司，陜西 榆林 719000）

引言：辦公室是單位與外界溝通的窗口，肩負著重要的責任，其不但代表著單位的形象，也起到了服務全體的作用。辦公室人員作為辦公室的核心，其工作能力直接影響著單位的發(fā)展，只有提升辦公室人員的水平，才能夠提升整體的思想水平與素質，以確保辦公室工作順利開展。

一、辦公室人員應具備的能力

（一）語言表達能力

辦公室人員的基本能力，影響著整個單位的工作效率，關系著各項工作能否順利進行。辦公室作為單位的基礎部門，工作人員經常與單位外的人接觸，如接打電話、上傳下達、匯報反饋等，都需要語言交流。因此，就需要工作人員具有良好的語言表達能力，不僅要求辦公室人員口齒清晰，還要求其具有說話的藝術，使其在交談的過程中的語速和語調都非常職業(yè)化，使談話的內容更具有信服力。

（二）扎實的寫作功底

因為辦公室工作人員經常需要寫各種文件與發(fā)言稿，例如，領導講話所需要的稿件，或者各種工作的總結報告。所以辦公室人員要具有一定的寫作功底，并且要求文筆較好。除此之外，辦公室人員還需要具有提煉素材的能力，比如：在為領導編寫發(fā)言稿時，就需要從大量的信息中，提取出重要的信息，凝結而成領導的發(fā)言稿。

（三）熟練使用計算機

隨著信息技術的快速發(fā)展，無紙化辦公已經成為時代的主流。因此，辦公室工作人員必須具有熟練使用計算機的能力，才能促進單位的發(fā)展。例如，word、Excel 等辦公軟件，辦公室人員要做到靈活運用，是其必須掌握的技能之一，熟練使用此類軟件可以大幅度地提高工作人員的工作效率，使其更好的開展日后工作。

（四）自身創(chuàng)新能力

科技的發(fā)展日新月異，辦公室人員不但要學習日常的業(yè)務，還需要提升創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力是新時代背景下辦公室人員必須具備的能力之一。因為創(chuàng)新的核心是思維能力，所以辦公室人員要在日常的工作學習中，發(fā)現(xiàn)并創(chuàng)造新的事物，通過思考和探索，在實際中實現(xiàn)創(chuàng)新。

二、提高辦公室人員辦文辦會辦事能力的途徑

（一）提高辦公室人員的自身能力

1.提高學習能力

辦公室人員學習能力的提升，是新時代發(fā)展的必備要求。首先，要做到加強政治理論的學習。在工作中，辦公室的工作人員專注各項事務性的工作，關于政治理論學習投入的時間和精力相對較少，進而導致其學習能力下降[1]。因此，要結合我國國情和時代的特征，大力推進理論創(chuàng)新，強化辦公室人員的政治理論學習，將其思想統(tǒng)一到黨的基本路線上，為其樹立良好的人生觀和價值觀。其次，要加強學習科技知識，只有不斷學習科技知識，才能夠提高科技素養(yǎng)，以提升超前思維與決策能力。隨著事物的不斷變化，也能夠充分掌握其中的規(guī)律，敏銳發(fā)現(xiàn)其中的發(fā)展趨勢，以超強的理論思維和戰(zhàn)略思維跟進發(fā)展的新形勢。最后，要加強本職業(yè)務學習，因為辦公室工作要求是需要加強信息和調研工作，必須要保證公文和稿件的層次清楚、文字通順、表達準確，尤其是要符合公文的規(guī)范。辦公室的日常工作就是信息工作，是領導掌握政務動態(tài)，了解民意的主要途徑，也是處理突發(fā)事件和緊急情況的基礎。因此，要確保信息的通暢和準確，才能夠保障領導作出正確決策。辦公室人員要做好自身的本職工作，為領導提供決策服務，將調研工作當成主要任務，在調查研究的基礎上，提出相應的意見和實施方案，才能為領導提供最真實的決策依據(jù)。

2.提升業(yè)務能力

業(yè)務能力，通常體現(xiàn)在崗位分管業(yè)務的規(guī)章制度熟悉程度和日常工作中處理相關事項的效率和妥當程度。提高業(yè)務能力，需具有一定的文化專業(yè)基礎?？梢酝ㄟ^定期學習各項規(guī)章制度和文件，并與優(yōu)秀的員工進行深入交流，探討技巧，結合自身的工作經驗，就可有效提高相關能力。部門領導要讓所有部門員工了解到業(yè)務能力是辦公室人員發(fā)展的基礎，要讓具有潛力的骨干人員堅信基礎牢固程度直接影響著自身發(fā)展的高度，通過樹立此信念，使辦公室所有工作人員都將提升業(yè)務能力作為首要任務。

3.為人處事能力

為人處事能力指的是辦公室人員與各階層人員的溝通能力、協(xié)調配合的組織能力和處理人情世故的能力，是實際工作過程中非常重要的一項能力，尤其是對辦公室人員影響巨大。想要提升為人處事能力，就要做到維系好同事交情、要懂得接人待物的禮數(shù)、互相關心幫扶、信守承諾等。為人處世能力較優(yōu)秀的員工，可以積累到大量的人脈，以提升個人甚至部門的工作效率。

4.提高執(zhí)行能力

執(zhí)行能力指的是，在做一項任務時，提前計劃目標和措施，并在實踐落實環(huán)節(jié)起到的重要作用。辦公室人員在實際工作過程中，提高主動性和執(zhí)行能力是尤其重要的。例如，政工師辦公室工作人員，不但要提升工作能力，還要注重專業(yè)技能和相關知識的培養(yǎng)，辦公室工作者要認真學習公文處理相關知識，在日常工作中，要做好公文流轉發(fā)放工作，精心籌備相關會議等活動，確定好每個人的分工，使每個人都落實到相應任務，從而保證工作有序完成，要做到每位辦公室人員都能夠認真地做好自己的分內工作。同時，也要具備良好的心理素質，因為辦公室人員在日常工作中會與領導或上級經常接觸，難免會發(fā)生差錯。在面對領導的批評和指示時，保證良好的心態(tài)，切勿低沉自卑，才能積極改進相關問題。要明確個人分工，部門領導要做好監(jiān)督工作，才能保證實踐環(huán)節(jié)的準確和高效。

（二）提升辦公室人員的工作水平

1.養(yǎng)成大局觀

辦公室人員的基本素養(yǎng)就是服務于大局，其也是上級考核評定的標準，因此，任何機構的辦公室人員都要具備此項能力[2]。擁有服務大局的能力，就可以在辦公或處理事情時考慮得更加周全，使之縝密地去完成工作的每一個步驟，從而提升工作效率。培養(yǎng)辦公室人員的大局觀，通常從多部門的協(xié)同工作和提高責任心入手。多參與多部門的聯(lián)合工作，可以使員工充分了解到自身崗位在整個單位運行中，所發(fā)揮的作用，產生哪些影響，有利于員工站在全面角度思考自身價值，從而提高工作質量。而責任心的培養(yǎng)，可以讓辦公室人員了解到工作質量將直接影響后續(xù)的發(fā)展。同時，也要培養(yǎng)員工思想道德素質，做到適當?shù)谋頁P，從而提升員工的榮譽感，使其更加積極地承擔崗位工作。

2.疑難問題的處理

處理疑難問題的妥善程度，是檢驗辦公室人員個人和部門綜合實力的重要指標。想要提升此項水平，就需要思路開闊創(chuàng)新、擁有較強的業(yè)務能力，并能夠做到高效完成相應工作，具有可以將負面影響降到最低的能力。按部就班的工作是普通員工，可以妥善處理疑難問題的人員，要適當給予獎勵，以激發(fā)其積極性。

（三）提高團隊合作配合能力

辦公室工作與其他工作的區(qū)別就是，辦公室是一個相互制約的、相互合作的部門，在日常工作中要向其他部門匯總和上報各類復雜問題，為辦公室人員的工作增添了一定的難度。因此，辦公室工作人員之間要建立良好的團隊合作關系是十分重要的。注重團隊的合作意識，才能有效化解阻礙，不但能夠促進同事之間的交流學習，也能夠在合作的過程中達到雙贏的目的。辦公室人員在工作時，要對手頭的工作和各個環(huán)節(jié)的工作任務進行分析，結合實際，對所涉及的部門及單位進行條塊分割，之后進行合理搭配，進而進一步促進工作落實。積極做好協(xié)調工作，要實現(xiàn)互幫互助、取長補短共同學習。在合作的過程中，處理好與合作伙伴的關系，同時，加強個人工作能力，以增強工作效率。

（四）提高創(chuàng)新局面的能力

由于辦公室工作是比較單一枯燥的，所以創(chuàng)新局面是增加辦公室人員活力的主要措施。創(chuàng)新能力是辦公室人員需要具備的基本素質之一。隨著社會發(fā)展的新興形式，辦公室人員也面臨了新的挑戰(zhàn)和環(huán)境，因此，提高創(chuàng)新意識，是十分重要的。辦公室工作人員，要將創(chuàng)新當成一種工作追求，堅持與時俱進，在實際工作中，發(fā)揮創(chuàng)新思路[3]。要根據(jù)黨和政府的基本方針為創(chuàng)新路線，結合實際情況，提出針對性的創(chuàng)新意見，保持良好心態(tài)去開展創(chuàng)新工作，在實踐中提升自我，積累規(guī)律。辦公室是各個部門的樞紐，保證了機關的正常運轉，在企業(yè)和單位中發(fā)揮著重要作用。不但要調節(jié)各項日常工作，還要妥善處理各方面的關系，避免各種差錯的發(fā)生。相關領導要多加關心辦公室人員的生活情況，為其提供良好的工作環(huán)境。并要鼓勵大家互相學習，互相提出意見并改進，鼓勵辦公室人員創(chuàng)造新思路，發(fā)掘辦公室的優(yōu)勢，督促檢查，以發(fā)揮出辦公室人員的最大實力，實施獎懲制度，以促進其工作熱情。

三、辦公室人員提升辦文辦會辦事能力的措施

（一）加強單位文化建設

單位領導要重視辦公室人員能力的提升，要積極創(chuàng)造考察、培訓等機會，提高其工作能力與思想水平。可以通過素質提升活動，通過考試等形式，增加辦公室人員的壓力，進而轉化為工作及學習的動力，最后實現(xiàn)提高自身能力的目的。

（二）全心全意投入工作

辦公室人員要建立良好的思想品德，將工作看成自己的事情，完全投入進去，并非敷衍了事。辦公室人員在與領導接觸的過程中，不要違反規(guī)章制度，不要阿諛奉承，盡自己的最大努力去完成工作，以增加領導的信任。在工作過程中，針對自己分內的工作，要按時保質保量的完成，避免由于個人原因導致出現(xiàn)中斷、延期的情況。要充滿激情去開展工作，避免將個人情緒帶到工作當中，防止影響工作效率。在遇到挫折時，要堅持埋頭苦干，堅信機會是留給有準備的人，只有扎實肯干，才會真正成功。在實際工作中，要將單位的健康發(fā)展作為自己的目標。

（三）虛心請教加強能力

在日常工作中，辦公室工作人員遇到難以解決的問題時，要虛心向前輩請教，通過學習他人長處，來彌補自身不足，在學習中掌握相關技能。學習的對象可以是單位前輩，也可以是具有優(yōu)點和優(yōu)秀業(yè)績的同輩或后輩，努力學習，改正自身的缺點與不足。辦公室工作人員也要培養(yǎng)自身的責任意識，在工作中要做到嚴格要求自己，保持精益求精的工作態(tài)度，全身心投入到工作當中，同時也要在閑暇時間充實自己，豐富自己的專業(yè)知識?？梢宰孕匈徺I相關資料進行學習，或參加相應的培訓提升自己的能力。只有掌握足夠的知識，才可以實現(xiàn)創(chuàng)新。運用所學到的知識，打破常規(guī)的思維方式，要有創(chuàng)新精神，勇于探索，開拓創(chuàng)新，才可以使枯燥的工作變得活躍有趣，不但可以提高工作效率，也能夠為單位創(chuàng)造價值。

（四）積極加強人際交往

和諧的工作環(huán)境，不但能夠激發(fā)員工的積極性，還能夠提高其工作效率。良好的人際交往能力，可以體現(xiàn)出辦公室人員的工作能力和工作態(tài)度[4]。以友善的態(tài)度、得體的語言去與領導和同事相處，是每個辦公室人員必須具備的能力。人際交往也是工作人員能力的體現(xiàn)，擁有良好的人際關系，可以使工作事半功倍。

結論：辦公室人員直接影響著單位的平穩(wěn)高效運行，因此，對其進行有效管理是十分重要的。要結合工作實踐和經驗，全面提升辦公室人員的個人能力，提升其思想認識，從而提高相關單位的發(fā)展水平，為單位高質量發(fā)展提供保障。