新時期自然資源與規劃部門檔案管理提升策略

郁麗娜

（常州市自然資源和規劃服務中心，江蘇 常州 213002）

一、對自然資源規劃部門的檔案工作特點進行分析

在新時代的背景下，我國全面推動深化改革工作，使各個城市紛紛開展了自然資源的集中管理工作，對國土空間進行統一集中的改革，新的工作形式要求著工作人員，擺正好自身的工作態度，順應時代的潮流，維護好自然資源和管理部門，承擔起自己應負的責任。眾所周知，檔案就是對各個工作完成之后具有保存功能的歷史記錄，有著其鮮明的特點，尤其是在設立機構改革之后，自然資源管理部門的檔案工作需要把城市當中的自然資源進行明確劃分，進一步完善管理工作的水平，全面發揮出職能部門的相關作用，提高管理效率，積極的推動檔案管理工作的順利開展。

自然資源規劃部門的業務范圍較廣，其中包括空間規劃、房屋征收、測量勘探等工作形式，其中對絕大部分的工作都擁有行政審批權，如此大量的工作內容，而且業務的范圍較廣，致使工作流程較為復雜，在開展過程當中所形成的檔案資料。也特別多進行分類時有一定的難度，需要專業人員進行管理，新進員工需要一定的工作經驗和知識累積，才可以勝任相關工作，因此老人帶新人的工作模式在規劃部門中較為常見，一旦規劃內容出錯，在海量復雜的檔案信息中進行修改查找是一件工作量較大的事情，所以工作人員一定要保持高度警惕，切記不要出現工作失誤。這也是自然資源規劃部門檔案工作管理工作主要難點之一，除此之外，其工作內容也有很鮮明的特點：

（一）數量較大需要分散管理

許多的自然資源所涉及到的檔案量非常多，而且相關的規劃部門是經過機構改革后，新成立的部門多個部門，以往的工作組織記錄都會由該部門進行管理，因此檔案管理部門許多的資料都是從上個世紀七八十年代，甚至更久遠之前的檔案進行管理，跨越的時間較長，從規模來看也是相當龐大，就拿國土資源的業務來說。從上個世紀70年代末，國有建設用地的檔案和集體用地檔案，到90 年代初期所有的土地申報資料，以及到了21 世紀國土資源業務拓展所產生的卷宗，就擁有了非常龐大的數量，可見工作人員的工作量是非常高的。除此之外，國土資源的業務檔案在日常的業務當中還會產生許多的其他類型文件，多種的業務文件資料混雜在一起，分類管理十分困難。

（二）專業能力性強，種類多樣

從種類上來看，除了文書檔案、財務檔案外，還有許多的業務檔案，如此多的類別包含著該省市大量的自然資源規劃業務信息，其中也包括城市空間規劃在審批過程中所產生的行政檔案，而且這些檔案需要極強的專業能力才能進行分辨與管理，需要將同一審批流程的檔案進行歸類，對工作人員的工作能力要求較高，與其他單一的檔案管理行政單位有著較大的區別。

（三）檔案時效期長

自然資源管理部門的專業檔案系統性較強，而且具有較長時間的時效特點，在許多的檔案當中多數是長期有效障礙，因此，需要對長期檔案進行系統性的保管，進一步明確檔案的內容，有利于對檔案的維護使用，能夠發揮出檔案的憑證作用，以便于日后對檔案的查閱。

（四）變化性較大

自然資源管理部門的檔案管理需對信息進行維護，而且工作量也較大，這是由于許多檔案內容會受到國家相關政策的法律法規影響，如果法規的變動將對這些檔案造成較大的影響，例如：在自然資源檔案中的地級管理，隨著經濟的發展產生了別樣的特點，在一個年度周期內就會發生多種波動，因此需要對檔案信息進行維護，一旦當地的法律法規進行變動，需要對所存檔案進行大量的更新。

二、對自然資源檔案管理的主要意義

自然資源與規劃部門中的檔案屬于以往在日常工作當中密切相關的專項檔案，以及其他行政業務方面的綜合檔案，而這些資源是職能業務工作開展的有效憑證，也正是由于這些憑證證實了以往的工作，如果有查閱需求也可以及時進行翻閱，有效地利用檔案資源，能夠進一步提高管理水平，為如今的廣大群眾提供更加優質的服務，推動現實社會的自然資源規劃與發展有著十分重要的現實意義。

（一）有效推動自然資源規劃的文化事業建設發展

資源與規劃部門所保存的歷史檔案是對以往發生事件的記錄，是科學客觀的材料，通過這些以往的記錄可以更加了解在當時的政策環境之下，是如何對自然資源進行管理的，了解業務機構的發展歷程，以及各種業務的開展情況，能夠為自然資源與規劃編史修治提供更加完善的資料，促進文化的發展，而如今自然資源與規劃部門更是以文化建設為主要核心，落實新時代改革創新的重要內容。由此可見，檔案的管理工作能夠推動自然資源與規劃部門的文化建設，是未來事業發展的重要保障。

（二）為發展提供科學的決策依據

自然資源與規劃部門在發展當中的檔案可以提供全方位的資料，這些信息記載了在發展過程中各方業務的開展成果，以及開展過程中所存在的問題，對所有的記錄數據進行分析，可以更好地了解過去所發生的問題以及解決對策，能夠幫助管理者更好地進行科學決策，把握好對未來的發展方向，給管理提供了科學依據。例如：通過對自然資源的檢測登記調查，可以更有效的分析出所管轄區內自然資源的儲備情況，以此危機依據，給自然資源的規劃提供更多的參考作用，規劃部門的管理者為了能使部門更好的發展，應該對歷史發展中的各項事物，做得了然于胸，避免出現決策上的錯誤。

（三）有效幫助自然資源規劃業務不斷完善

在以往的業務活動當中，會由于各種的工作實踐出現多份檔案，而這些檔案的價值就是能夠真實地記錄歷史發生情況，同時又能給予未來的工作相關的科學指導建議，自然資源的規劃方法并不是一成不變的，而是需要隨著時代的發展不斷地做出相應的調整，而加強檔案管理工作能夠給予調整工作，許多的幫助，不斷地促進企業的完善，讓企業不斷前行。

三、在新時代下檔案管理工作的提升策略

（一）落實管理要求確保檔案歸檔

隨著國家對自然資源與規劃部門不斷地做出相應的調整，把該部門作為檔案管理的重要部門，同時科學的管理這些檔案資源，能夠更好地維護社會發展利益，將所有的工作用于民生服務上，而這一點也是自然資源與規劃部門的重要目標之一。在對機制進行改革前行使自然資源管理職能的機關事業單位，需要建立獨立的檔案管理業務，而且對不同的檔案進行分批次的管理，在整合整體業務之后規范化整合檔案，因此必須要統一實行檔案管理工作，將所有的檔案全面歸檔。

首先，檔案的管理工作一定要結合實際，發揮出土地資源的相關特點，將科學化放在檔案分類的主要目標上，對業務檔案進行區分，對各個部門實現統一的集中管理，確保所有的檔案資料具備完整性和全面性，整個管理體系具備一定的系統性。

其次，是要開展檔案的自查工作，針對于以往陳年的檔案進行重新的整理，對檔案中所遺留的地方進行合理的補充，例如音像檔案、榮譽檔案、照片檔案等。保障檔案管理的完整性，確保檔案資料更加豐富，嚴格按照分類將使整個檔案管理工作流程更加清晰，門類更加齊全，功能更加完備。

最后，要對整個檔案管理工作實行規范化監督，按照明確的要求對檔案進行全面的監測登記，保持檔案的真實性，對檔案的編號準確納入，做到所有的檔案都可以有規可循，不斷的加深規范化的管理流程，讓檔案管理工作變得更加規范。

（二）提高對檔案工作的認知落實管理責任

從目前的工作情況來看，自然資源與規劃檔案要形成系統化的管理工作，首先要維護其科學性，讓檔案受到全方位的保護，同時要運用現代化的管理模式結合。要想實現這樣的管理目標，也必須提高工作人員對該工作的認知，明確自身的管理責任，高度重視自然資源與管理部門的相關工作，將所做工作納入整體的工作安排當中，必須要保證思想上的高度，統一重視工作，協調各工作部門進行業務部署，明確各部門的檔案管理責任，一旦出現任何的意外情況，要將責任落實到人。推進整個檔案管理工作的實施，讓各部門各司其職協調部門的統一發展，制定規范化的管理目標與計劃，強化部門的責任感，上級部門要及時地對下屬基層單位立卷歸檔情況進行檢查，重點檢查檔案是否齊全，以及是否按時實施歸檔工作，要求有標準化的管理規范，必須立卷整齊、有序實施，明確檔案是否已經錄入保存對檔案的卷號是否清晰明了，檢查中存在的問題要列出相關的改善建議，逐一進行整改。加強業務人員的工作能力以及專業性，讓工作人員做好檔案管理工作，從資料的收集到檔案的管理，都要制定清晰的工作規范，提出相應的管理要求，最好能夠實施合理化的獎懲措施，讓權力與責任相匹配的體制更能夠有助于檔案管理水平的提升，對管理成果顯著的部門進行獎勵而對工作不認真，管理成果欠佳的部門實施相應的懲罰，促進整個體制內的公平性。

（三）增加對管理工作的資金投入改善已有條件

隨著檔案工作的不斷改革，對檔案管理的內容形式都發生了明顯的變化，需要不斷深入對檔案的進一步明確管理，但已有的條件無法滿足新時代的工作需求，例如：儲存空間信息化設備以及其他的輔助設施等，因此自然資源與規劃部門要結合本省市的實際情況，科學分析如何改進檔案管理工作，做出準確的調整部署。

首先，針對部門檔案室地方不足的問題，要主動向上級領導進行申請進行機構改革，對檔案室進行擴容，檔案室的金融管理一定要與之匹配合適的管理空間，因此擴容工作首當其沖，必須放在工作的首位，而且要配合多種措施進行統一整改，不能盲目地擴建空間，而是要考慮現代化的設備與之相匹配，相對于提升攻堅的內容量，更要發揮出電子信息建設的優勢，因此在過程中間時要做好雙套制的工作安排，實現電子檔案與文件檔案的同時，物理存檔滿足新時代對檔案管理工作的需求。

其次是要配置必要的硬件設施，在檔案室中不僅要配備相應的電子設備，除此之外也要有許多的輔助型設備，考慮在提高檔案的歸檔效率保障檔案的安全方面所應用的所有設備設施，以及滿足檔案工作的掃描錄入等相關設備，按照實際的要求配備除濕器，消毒滅菌機，以及全自動溫度濕度記錄儀以及監控設備等，因此政府也要大力支持及相關工作的改善，對其設備設施進行改進，為其投入更多的資金，在軟件方面也要邀請專業的工作人員，建設檔案信息管理平臺，提供現代化的技術手段，增加管理工作的水平。

增加檔案管理人員的數量，使用科學的倒班制，科學地核定崗位的工作量，并制定崗位用人標準，由專人進行檔案管理，而且為其配置專職的管理人員對檔案進行收集工作，又或者兼職檔案管理人員要負責好對部門檔案的整理以及移交檔案等工作，確保工作人員分工合理，每一項人員都有明確的工作任務，防止出現一崗多人或者空崗的現象，協調各部門的業務開展。

（四）強化工作人員隊伍建設

首先，可以建設自然資源與規劃部門的協作小組，統一指揮檔案管理的相關工作，通過小組的內部進行工作交流檢查，互相的學術研究以及考評情況，制定年度工作報告，細致的考察工作內容，檢查指導檔案管理人員如何更好地進行工作。

其次是積極的組織培訓活動，要求檔案的管理人員通過上級業務部門的專業培訓，不斷地強化自身的工作能力，邀請檔案專家進行技術指導，促進檔案管理人員的科學管理水平，同時也要加強對工作人員的思想教育工作。端正對檔案管理工作的態度，切實的履行自身職責，嚴格遵循檔案管理的保密紀律。

最后是要求管理人員應該發揮出自己的指導作用，注重對檔案管理人員的業務培養與指導，對基層工作人員遇到的問題要提供詳盡的解答，讓管理人員不斷在實際的工作中提高能力，為提高整體的管理水平打下堅實的基礎。

除此之外，也應該充分發揮出檔案管理的獎懲制度，給予工作積極的人員相應的獎勵，對違反規定的人員要進行處罰，能夠提高檔案管理工作的積極性，促使整個工作環境更加充滿工作動力。

（五）打造出電子信息＋的管理模式

如今的時代，信息化發揮著重要的作用，而信息化的創新對自然資源的管理也有很大的提升，將信息歸檔建立在信息化建設之上，能夠進一步打造出信息檔案平臺，推出信息化加的模式，讓檔案管理工作更加的輕松方便，由原先的紙質管理轉化為現在的電子管理為主，用手工向計算機進行輸入管理，免去了很多的實體工作，也減輕了人力負擔，未來的工作方向也是利用檔案以服務為主的轉變。

首先，建設信息化的檔案室，結合實際的工作，需要將自然資源與規劃的整體項目摸清建設規模，具體實施中也要關注其需求已達到預期的效果，以此實現信息化的檔案工程規劃，為信息化的檔案室開展奠定基礎。

其次，要做好建設工作，對于子數據的處理一定要進行詳細的歸類，案卷的數據庫為主，設立完善的文件目錄，對查詢較高的土地檔案以及其他檔案設立全文數據庫，也要結合所在的區域，使用圖文一體的多媒體數據庫，針對土地的利用現狀。保護農田，加強土地儲備數據，對地質災害調查，影像數據等都要建立較為完整的子數據庫，此外國土資源的數據應由專人進行調用和導入，做好備份保存，以防數據丟失會給工作帶來嚴重的影響。

加快信息化的數據加工，全面開展自然資源規劃的數字管理工作，對所有的檔案流程進行數字化加工之后，進行重新的歸檔保管，并且做好電子檔案的移交管理，對后續的工作也要實施監督，確保后續工作的順利完成。利用網絡平臺未形成審批，提高審批流程速度，縮短審批流程時間，信息平臺的建設要配置終端查詢機器，實現索引查詢為自然資源與規劃部門提供良好的服務保障。自然資源與規劃部門也應該找到專業的技術人員，運用相關的網絡技術，對所有的資源進行統一的共享與應用，技術的改進能有助于信息系統的統一管理。

四、結束語

總而言之，檔案的管理工作是一項復雜的工作，涉及的專業面較廣，需要工作人員有著很強的工作水平，其工作也具備的重要的意義，是實現社會發展的重要保障，對歷史發展進程的研究能夠保證工作發展的正確性。尤其是在新的時代背景下，檔案的管理工作有了許多的新問題，新情況我們要秉承著規范化管理標準和相關法律，結合實際的發展需求，進一步加快自然資源與規劃部門的檔案統一管理，提高工作人員的業務水平和對工作的認知，打造出信息化加檔案的新模式，加強建設高水平業務隊伍，進一步發揮出自然資源與規劃部門的職能作用。