芻議文檔一體化在文書檔案信息化管理中的應用

■ 張春生

“文檔一體化”主要是指以高效管理、資源整合以及資源統籌為出發點，以信息技術為支撐對文書資料進行“一站式”“全方位”管理的運行機制。其集中體現了文書檔案管理與信息化技術融合發展的趨勢，是文書檔案管理科學化、現代化以及規范化發展的必然要求。在檔案管理內容日趨復雜的背景下，單位開始強化對“文檔一體化”文書檔案信息化管理的重視，為“文檔一體化”在文書檔案信息化建設中的應用創造了思想條件。但是，在實際應用過程中，仍存在數據庫滯后、信息化程度低等方面的問題，對此，本文將從特點、問題以及應用出發，對“文檔一體化”在文書檔案信息化管理中的應用進行探析，以促進文書檔案管理的創新發展。

一、文檔一體化文書檔案信息化管理的應用特點

（一）整體性

“文檔一體化”文書檔案信息化管理，將檔案管理與文書處理兩個獨立個體，借助計算機技術實現了有機融合，實現了文書處理與文書檔案管理的一體化管理，提升了檔案管理部門與文書部門間聯系的密切度，將文書檔案收集、文書檔案整理、文書檔案歸檔以及文書檔案存儲等業務的統一，不僅有效提升了案卷質量，還推動了文書檔案處理與管理的方便度與效率。

（二）效率性

“文檔一體化”文書檔案信息化管理，以辦公自動化系統為支撐平臺，實現了文件制作、審核、校對、立卷、文件歸檔以及編目檢索等工作的全面自動化智能化，徹底改變過去人工立卷、編目、整理、歸檔模式，大大提高文書形成及檔案管理的效率。

（三）經濟性

“文檔一體化”文書檔案信息化管理模式下，文書檔案的起草、錄入存儲以及檔案采集歸檔等方面工作，皆可以借助自動化直接進行操作與管理，有效實現了單次輸入與無限次輸出，避免了手工操作中的重復性問題，有效節約了文書檔案各方面工作落實的人力與物力支出，實現了經濟性的提高[1]。

（四）規范性

相較于傳統手工操作模式而言，“文檔一體化”文書檔案信息化管理模式，多項工作皆可以借助系統完成，在系統中預設操作單元，即可實現流程、標準、要求以及格式的統一，有效實現了文書處理與文書檔案管理的標準化與規范化發展。

二、文檔一體化文書檔案信息化管理的應用問題

（一）范圍不明

文書檔案具有種類繁多的特點，且不同種類在作用上有所差異。對此，在落實“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作的過程中，既要眼于某一范疇，又要從系統性、綜合性以及協調性的角度出發，落實“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作，但是，在實際的工作過程中，部分單位存在檔案歸檔范圍不明等方面的問題，使得文件歸檔存在對應性偏低的問題，部分文書資料因沒有明確歸檔范圍而出現歸檔遺漏的情況，進而導致數據丟失問題的出現，影響“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作的整體質量。

（二）技術把控低

“文檔一體化”文書檔案信息化管理以數字信息技術為支撐，若數字信息技術手段融入率偏低，則會對“文檔一體化”文書檔案信息化管理的落實進程與運行質量產生不良影響。目前，部分單位存在信息技術利用率偏低的問題，具體表現為：辦公系統、公文系統以及檔案管理系統間存在連貫性較弱的情況，使得數據信息共享性偏弱，進而影響“文檔一體化”文書檔案信息化管理系統的工作效率；云共享技術應用度偏低，部分單位并未及時采購云存儲空間，使得文書檔案共享建設處于滯后狀態；大數據應用率偏低，主要是指部分檔案管理人員在數據挖掘與查找上效率較低，難以適應“文檔一體化”文書檔案信息化管理的實際要求[2]。

（三）數據庫滯后

文書檔案信息化管理系統數據庫是檔案信息化的基礎，是實現“文檔一體化”的必要支撐。但是，部分單位在數據庫建設上存在滯后性問題。主要表現為：分類編號明確度偏低、專題建設工作緩慢、數據庫建設分工不明等方面。

（四）安全管理缺失

“文檔一體化”文書檔案信息化管理落實，使得文書檔案管理工作對物聯網于互聯網技術的依賴度顯著提升，相較而言，網絡安全對“文檔一體化”文書檔案信息化管理的威脅亦有所提升，但是，由于安全管理質量偏低，使得“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作中，極易出現非法加密、病毒攻擊、非法篡改等方面的問題，對單位利益造成損害。

三、文檔一體化文書檔案信息化管理的應用實踐

（一）明確歸檔范圍

歸檔作為文檔一體化文書檔案信息化管理工作的基礎，對文檔一體化文書檔案信息化管理工作的質量具有直接影響，為避免歸檔錯誤、信息收集失當等問題的出現，單位應當對歸檔范圍進行明確劃分，一般可劃分為以下幾類：一是政策公文，政策公文作為單位決策與工作展開的重要依據，對單位日常管理工作具有直接影響，對此，應當將政策公文資料進行文檔一體化管理；二是會議資料，會議資料主要是指單位多類別會議展開過程中，所形成的工作計劃、照片錄音、會議紀要以及工作報告等多方面內容，將之納入到文檔一體化文書檔案信息化管理范圍之中，能夠為后期考核工作提供重要參考[3]。

（二）優化技術使用

針對于信息技術使用的優化，首先應當重視公文系統、檔案管理系統以及辦公系統等各個系統間的壁壘，實現數據信息的同步傳輸與一站式生成，用以提升數據傳輸的高效性；其次應當重視云共享技術的應用，單位應當與阿里云、百度云等云終端供應商達成合作，以實現非機密文件在上線級單位和同級關聯單位的有效共享。

（三）優化數據庫建設

針對于數據庫的建設，首先應當及時落實文書檔案的分類、編號以及著錄等方面的工作，并通過制定相應規則的方式，實現文書檔案的規范化管理；其次應當做好專題檔案監理，用以提升檔案管理的條理性與科學性；最后優化分工，應當制定相應規章制度，引導業務部門對文書資料初步處理，再有管理人員以數據庫建設要求為依據，對文書檔案進行精細化處理，之后再輸入數據庫之中。

（四）重視安全管理

針對于安全管理的優化，首先應當落實安全管理體系，提升管理人員的安全防范意識，在條件允許的情況下，應當聘請專門人員對系統進行維護與管理；其次應當對保密性文件進行分離管理，通過隔絕的方式，降低安全風險[4]。

（五）設定完善的文書檔案各項標準

在現階段文檔一體化發展背景中展開文檔管理要注重遵循相關章程，制定明確的規定要求。各項管控活動要基于規定標準執行操作，這樣能保障文檔管理規范化、科學化發展。現階段我國針對文檔檔案管理制定的法律法規主要有保密法、檔案法、歸檔文件整理規則等。各項法律法規制定實施能保障文檔管理人員規范化開展文檔管理活動。在當前信息化時代環境中，在加速文檔一體化建設發展中。要注重基于單位內部發展現狀，構建相對完善的文檔理論系統。基于現有力量體系促使管理人員開展各項實踐活動，保障文檔理論體系能有效適應自身檔案文檔工作要求。此外，在文檔一體化發展背景中，相關部門管理人員還要制定完善的檔案技術標準。要在確定員工各項職責基礎上，積極研究各類公文編輯、檔案管理兼容性較高的操作系統。此項系統應用中要注重規范化遵循網絡技術、數據庫技術、信息存儲技術各項標準要求。通過此類系統規范化運用能便于文檔管理人員掌握各項操作步驟要求，掌握好文檔安全性以及通用性。相關管理部門要注重遵循實踐指導、學術先行基本原則，在理論以及實踐階段要注重組建更為完善的文檔一體化管理模式，在實踐探究中提升信息化建設成效。

（六）規范化整合公文流轉系統與檔案管理系統運用

公文流轉系統即是OA 系統，其主要功能就是實現各類文件資料復制、信息檢索、資料傳輸等。現階段檔案管理系統運用主要是用于檔案資料存儲、檔案查閱、資料共享等環節中，系統運行中存有共通性。但是系統整體兼容性偏低，在文檔一體化發展新時期，公文與各類檔案管理之間要進行相互傳導、實現信息共享流通，要求事業單位在長期發展中能整合檔案管理系統與公文流轉系統運用。相關部門要注重和各類科技公司之間強化協作，注重融入串聯、并聯技術應用。有助于提升文檔管理系統運行兼容性，還要注重突出系統運行替換、系統更新等各項功能。這樣能適應用戶信息存儲、錄入要求，以此來提升文檔管理系統運行成效。在目前信息化時代發展環境中，文檔管理系統運行要趨向于綜合化方向全面發展。注重構建綜合性突出的文檔管理機構，推動電子文件中心、數字檔案館建設，逐步轉變傳統分散化管理格局，這樣能全面提升文檔整體管控成效。

公文與檔案管理之間差異性突出，在不同板式文件標準、格式要求中，對文檔管理人員工作會產生較大壓力。當前各部門要注重與科技公司強化合作，開發更多文檔自動化轉化應用軟件。導入國內以及國際的文檔標準，這樣能促使各類文檔基于內部軟件應用展開自動化管控。例如北大方正提出文章依照CEB 版式進行顯示，還能實現各類民族語言有效切換，實現不同文檔格式的自由轉換。

結束語：

綜上所述，信息技術的高速發展，為文檔一體化文書檔案信息化管理的構建創造了條件。在落實過程中，相關工作人員應當重視，優化信息技術、加強數據庫平臺建設、加強安全管理以及歸檔管理等方面的工作，實現文檔一體化文書檔案信息化管理工作質量的提升。