基于新醫改背景的醫院檔案管理改進方法研究

馮桂景

（山東省鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心，山東 鄆城 274700）

前言

在國家醫改不斷深化的背景下,醫院檔案管理也必須做出相應改進和調整,從而適應醫院的發展需要。與傳統單位相比,醫院檔案資源對于醫院的運營具有特殊的重要性和價值。各種醫院檔案中包含著大量的數據和信息,其中不僅包括患者的健康狀況,還包括患者大量的私人保密信息。這些檔案不僅對醫生的臨床診治、后續查閱、疾病資料研究等具有重要意義,而且在發生醫療糾紛時,這些資料檔案也將成為重要的證據。因此,對于醫院檔案管理科室而言,檔案管理具有重要的現實意義,筆者將在下文詳細討論。

一、醫院檔案管理基本概述

醫院檔案有多種形式,如書面材料、圖像和電子記錄。它們不僅記錄了醫院的發展、科研成果,還包含了大量關于患者的信息。如果按醫院檔案管理內容分類,通常包含四類,即病案檔案、公檔案案、人事檔案、會計檔案。例如,個人檔案主要用于記錄和記錄每個醫院員工的數據，能夠確保廣大醫務人員受到保護。隨著醫院的發展和建設，必然會產生大量的歷史資料和醫學文獻。醫院文檔管理主要是對上述信息進行專業化管理。隨著高效醫院文檔管理的發展，醫院檔案為醫院的學術研究和管理提供大量可供參考的資料，作為重要證據，醫院檔案讓解決醫療糾紛變得非常方便。

二、醫院檔案管理的意義

隨著新醫改的快速發展,對醫療技術水平和醫院管理提出了更高的要求。醫院檔案的重要性體現在以下幾個方面。

第一,醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分。它涵蓋了醫院發展過程的方方面面,是醫院發展的最佳證據。可以了解醫院的方向和多方面的變化規律。院內信息可作為今后發布醫院發展戰略及實施的參考。醫院檔案管理工作自始至終履行著記錄醫院日常工作的功能,也是醫院建設發展的歷史記錄。

第二,醫院檔案在醫院管理中的作用很大。醫院在管理過程中容易出現嚴重的責任問題以及員工的任免。在專業技術資質方面,檔案管理能夠真實反映醫院的實際情況。

第三,醫院病歷是醫學研究的重要基礎。在醫學領域的發展和實踐中,檔案管理在藥物研發、推廣應用、醫學教育、檢測、臨床、科研等各個環節都具有極其重要的意義。醫院管理對推動醫學科學技術的發展和進步具有極其重要的作用,對未來醫學事業的完善和發展具有積極的推動作用。同時,醫院檔案記錄了各個發展階段的情況、醫療技術發展的資料等,對醫院的整體發展起到了必要的指導作用。

第四,醫院檔案可以充分保護醫患雙方的合法權益,明確法律義務。醫院檔案中一個非常重要的部分是患者的病歷、病歷檔案等,其中包含很多圖形和圖像。它包含的范圍比較廣,可以充分保護人們的生命健康,也可以反映醫學、歷史的發展。分析隨著醫院發展的實際情況,可以看到醫療糾紛的數量在逐漸增加。醫院檔案是重要的法律文書,是保護醫患雙方合法權益的依據,可以合理解決醫療糾紛,保障醫院日常運作有序開展。在醫院的日常運作中，檔案是醫院日常工作和發展的基礎，也是醫院可持續發展所必需的背景資料。目前，我國的醫院檔案管理存在許多弊端，直接影響到醫院的健康發展。醫院在這一形勢下，尤其是在醫療改革的新的社會環境下，改進和完善醫院檔案管理勢在必行。醫院檔案管理必須加強，才能促進醫院的進一步發展

三、醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理和使用意識不足

目前,大多數醫院主要以治療臨床疾病、更新治療技術和更換相關治療設備為主。他們對檔案管理的使用認識不夠,不了解檔案管理的重要性。另一方面,雖然醫院的一些檔案中也包含一些非常重要的醫學研究成果,但醫院無法有效利用此類檔案資源，在一定程度上,已經形成了醫療資源不合理利用的局面。

（二）檔案管理人員整體素質偏低

目前,我國大部分醫院在人才培養方面更偏偏向于注重提高醫務人員的專業職業素養,嚴重忽視檔案管理人員專業綜合素養的培養,這必然會導致檔案管理不專業,檔案的收集分類管理不夠細致。檔案信息量每時每刻都會產生,涉及檔案管理的人員。缺乏專業性會導致數據采集和整合效率低下,難以適應高效檔案管理的真實需求。因為不了解檔案管理的重要性,在醫院的正常建設中忽視了對檔案管理的投入,也沒有重視檔案管理相關人員的培訓，導致醫院檔案管理質量低下,效率低下。

（三）檔案管理系統不完善

醫院特定檔案更為復雜,大約涉及兩個方面。一方面是一般檔案,如人員信息、各科室財力使用情況數據或研究成果等,另一方面是醫院各科室的信息。用于管理病患的信息,例如,患者的入院治療信息或是較為私密的個人數據,以及患者最近購買的醫療設備相關的財務信息。這種相對分散的檔案管理情況,不僅給醫院檔案信息的整合帶來了巨大的成本負擔,也不利于醫院各項醫學研究的開展,給醫學研究帶來諸多不便。因此,一個不完善的檔案管理制度將極大地影響醫院各項工作的開展。

（四）管理理念有待創新

在新醫改背景下,檔案管理要求每位檔案管理人員都必須精通并了解先進的管理理念。因為管理理念可以引導和限制員工自身的行為。但是,從目前醫院檔案管理工作來看,不難看出管理理念需要更新。管理理念的缺失會在一定程度上影響檔案管理的發展。

（五）管理設備有待改進

醫院檔案管理工作需要使用相應的設備設施,這是檔案管理工作有序推進的前提。但是,從醫院檔案的管理情況可以看出,醫院并沒有在設備設施上進行過多的投入。由于檔案管理對醫院發展的影響是間接的,醫院可能對檔案管理對醫院的影響沒有深入了解,導致缺乏足夠的資金投入設備設施。這個問題的出現,將極大地影響醫院檔案管理及醫院本身的發展。

四、新醫改背景下醫院管理提升的方法

隨著國家綜合醫改的不斷深入,為貫徹落實新醫改政策和方針,各醫院必須不斷提高醫療服務能力,也必須為了適應當前醫療發展改革的新需求不斷改善醫院的檔案資源。建立健全檔案管理相適應的具體制度措施和實施細則,以實現檔案管理效率的不斷提高,為醫療改革的不斷深化作出貢獻。

（一）提高對檔案管理的認識

毫無疑問,檔案管理在醫院內部管理中是極其重要的。在新醫改不斷推進的背景下,醫院檔案管理出現了諸多問題,要求醫院與醫療衛生體系的發展保持同步。積極改進醫院檔案管理工作方式,確保醫院檔案管理質量,最重要的是從思想層面認識醫院檔案管理的重要性,提高檔案管理的思想意識,認真做好檔案管理工作促進醫院健康長遠發展。

（二）構建完善的醫院檔案管理系統

由于我國醫院檔案管理系統起步較晚,各方面都不夠成熟。尤其是醫院檔案管理沒有形成規范的標準,增加了檔案管理人員的復雜性,無法提高大檔案管理工作效率。因此,針對上述問題,醫院必須提高對檔案管理的重視,并將其納入醫院日常管理中,加強醫務人員對檔案管理的認識,同時建立可靠的管理制度,大力推進檔案管理工作。落實醫院檔案管理制度,確保醫院日常運作順暢。

（三）補足檔案管理理念

在當前新醫改的背景下，醫院的文檔管理要想順利進行，醫院相關人員就要有很強的管理意識，所有縣有關人員都要認識到文檔管理的重要性。有必要更新每個檔案管理員工的檔案管理理念。在我們更新檔案管理理念的同時,可以從以下幾點入手:

第一,醫院領導和管理人員需要加強醫院的社區外展,可以定期召開會議,讓員工了解檔案管理，學習檔案管理相關知識,不斷提高檔案管理意識。

第二,在檔案管理中實施先進的信息技術,如檔案管理中的防火墻技術和身份認證技術。這不僅可以更新檔案管理的理念,也可以為檔案管理的發展提供技術保障。

（四）重視醫院檔案管理人才的培養

檔案管理人員的水平直接影響到檔案管理的效率。因此,醫院需要加強和提高辦公室工作人員的職業素養。鼓勵檔案管理人員積極開展相關技能培訓,醫院應選拔技能較強的人才開展符合檔案管理特點的工作。此外,醫院還可以聘請專業人員培訓檔案管理人員,并為其提供技術咨詢。

（五）加大投入力度

在新醫改背景下,需要加大對檔案管理的資金投入,確保檔案管理工作充分發揮其價值和作用,促進醫院更好發展。購買合適的設備和場地,這將顯著提高工作質量和效率。例如,在設置檔案室時,請確保檔案室是干燥的,以避免出現潮濕問題。同時,在檔案管理中使用復印機和智能掃描儀,可以提高檔案管理的硬件質量。在處理檔案時,摒棄了傳統的人工方式,通過掃描錄入系統將檔案的信息內容如實、準確地輸入計算機系統,盡可能避免出錯。此外,還可以使用ERP 信息化管理對檔案進行詳細分析,方便醫院不同科室的檔案使用。通過引進先進的設備和工具,實現檔案管理的自動化,從而保證了醫院的可持續發展。

（六）實現檔案資料的共享

醫院檔案管理包括豐富的信息。除了整理和收集醫院數據外,還需要通過廣泛的研發活動來滿足不同科室的檔案管理需求,充分發揮檔案的價值。此外,為了滿足臨床對信息和資料的需求,我們必須積極組織團隊合作和研究工作,并開發搜索工具。同時,要加強醫院各科室與其他醫院的溝通交流,實現檔案信息的互通,進一步提高檔案資源的使用效率,以利于醫院的順利開展。

（七）評價體系的建立與完善

醫院檔案管理是一項復雜、系統的工作,需要嚴格把控醫院各科室,明確每個人的職責。因此,醫院應注重建立健全打分制度,將檔案辦理質量與績效考核掛鉤,明確醫院各科室主任辦理檔案的職責,提高科主任對檔案管理的重視程度,保證辦案工作的組織性,從而提高檔案管理的標準化程度。

（八）做好檔案安全工作

在檔案存儲方面,信息丟失和泄露是最常見的安全問題。在實際應用中,由于個人操作失誤或電腦死機等各種因素,檔案在傳輸過程中會丟失或損壞。醫院應采取多項措施,提高檔案處理人員的職業素養和職業道德,避免信息泄露或人為損害。此外,醫院應積極使用專業的網絡安全軟件,并利用各種現代技術對檔案信息實施各種保護,如加密、殺毒等,以確保檔案安全,提高對檔案系統本身的保護。同時,要積極備份檔案,確保遠程備份系統的順利實施,并復制所有檔案檔案,避免災難造成檔案丟失破壞性。檔案安全工作的開展需要人力、財力的大力支持。因此,醫院必須高度重視維護檔案安全的作用,投入必要資金及時更新檔案安全,進一步增強檔案安全。

結語

在新醫改的背景下，研究了醫院檔案管理的改進方法，闡述了醫院檔案管理的意義和重要性，總結了醫院檔案管理面臨的主要挑戰，并在分析存在問題的基礎上，結合醫院檔案管理的改進方法，提出醫療改革的新需求。