檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

杜廣明

（沂南縣疾病預防控制中心，山東 沂南 276300）

前言

我國在檔案信息化建設和檔案管理工作方面，與之前傳統的檔案管理工作相比較，發生了巨大的改變，有效提高了檔案信息存儲的速度、容量、完整性和安全性。所以，在當今的信息化時代，相關單位在開展檔案管理工作的同時要積極引進檔案管理信息化技術，提高單位領導對檔案信息化建設的重視程度，不斷完善檔案管理信息化建設系統，以此改進傳統檔案管理工作的不足，充分發揮檔案信息化建設的優勢，進而推動檔案管理工作的順利進行，促進我國檔案信息化建設和方案管理工作的快速發展。

一、檔案信息化建設的重要意義

在新形勢下隨著現代科技的不斷發展，經濟水平的提高，為了滿足我國檔案管理的需求，我國應該積極推進檔案信息化建設，將信息化安全性高、效率高、可備份等特點應用于檔案管理工作中，可以大大提高檔案管理工作人員的工作效率，在短時間內將海量的信息進行分類整理并保存，方便在需要的時候進行方便快捷的查詢，為人們提供高質量的信息化服務，充分發揮檔案管理信息化建設的價值[1]。

可見，在我國做好檔案信息化建設，可以有效減少過去傳統檔案管理工作上的漏洞，在保障檔案資源完整性的前提下，提高檔案資源的利用率和檔案信息化建設的效率，不僅有利于促進單位的長久發展，還有利于推動檔案管理工作地順利發展，促使在我國未來實現更加自動化的檔案管理信息化建設。

二、檔案信息化建設的優勢

（一）存儲方便快捷且存儲容量大

在對檔案管理進行信息化建設后，使檔案管理的存儲模式發生了很大的變動，改變了以往以手寫為主存儲在檔案盒的存儲模式，而是采用硬盤、光盤、云空間為載體存儲大量的檔案信息，逐漸對檔案信息實現數字化存儲，相較之前的檔案盒不僅可以存儲大量的檔案資料，還更方便進行攜帶，最關鍵的是它占用的存儲空間非常小，僅僅一張小內存卡就可以將一個地區的信息全部存儲在其中，比紙質版檔案資料更節省資源和存儲空間[2]。

（二）保證存儲內容安全完整不易丟失

在目前的檔案管理工作中，為了保證對檔案信息進行有效的信息化建設，需要工作人員對每份檔案分類后需按照編號進行存儲，并設置專門的電子鎖確保檔案信息的安全完整，防止遭受網絡病毒的攻擊。不僅可以對存儲的信息做好及時歸檔，還便于今后在網上對檔案信息進行在線存儲、查找、提取和調用，例如可以通過網絡傳輸將檔案信息傳送給相關部門辦理相關的業務，相較于傳統的紙質檔案更方便，還可以有效避免檔案的丟失，提高了檔案信息的完整性。

（三）可以對存儲內容進行備份

對檔案進行信息化管理的同時，為了避免不可抗力的因素導致檔案的損壞和丟失，還可以借助信息技術對檔案進行隨時多次備份，例如云端存儲、脫機存儲就很好地解決了這一問題，有效降低了檔案信息管理工作中信息丟失造成不良后果的可能性[3]。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息化建設意識不足導致工作人員的積極性低

由于部分檔案管理工作者對檔案管理信息化建設沒有全面正確的認識，簡單地認為檔案管理工作是一項不重要且枯燥的工作，甚至部分人會認為檔案管理就是整理一些資料，并將資料進行保存的簡單工作，進而導致領導對檔案管理工作的不重視。同時也有部分檔案管理工作者一直保持傳統的思想觀念，不愿意接受檔案信息化建設，極大地降低了工作人員的積極性，導致無法順利推進檔案信息化建設，最終影響檔案管理工作的質量和效率[4]。

（二）檔案管理技術受限和經費不足

在目前的檔案管理信息化的過程中，主要是運用電子文件的方式進行存儲，由于電子文件本身性質的不同，導致在存儲的過程中會遇到一些存儲限制，比如在存儲時間方面，普通的電子文件可能會達不到檔案信息化時間的存儲要求。所以需要對檔案信息管理系統進行技術升級，保證存儲系統的穩定和安全。

除此之外，在將紙質檔案轉化為電子信息進行存儲的時候，如果采用人工錄入的方式會耗費大量的時間和人力，并且工作量是非常巨大的，甚至很難完成精準的轉化，所以需要采用先進的掃描儀對紙質檔案進行轉化，在保證精度和準確度的前提下，目前市場上的掃描儀不僅價格昂貴，而且在進行全部的掃描后會造成資源閑置，為單位造成一定的資源浪費，并且檔案信息管理部門缺乏足夠的經費，沒有專項撥款去承擔這項開支[5]。

（三）檔案存儲的安全性

在目前的計算機網絡系統中，對檔案信息管理進行存儲時還存在一定的安全隱患，因為計算機硬件會受到不可抗力和人為毀壞等因素造成一定的風險，例如有人惡意通過網絡對電腦進行病毒的攻擊，進而導致檔案數據信息被破壞，造成檔案信息的不完整，影響檔案信息的真實性。

除了受計算機硬件的影響之外，目前對檔案信息管理還缺乏相關法律的保護，以及有關政策規定文件的支持，導致檔案管理信息化體系建設還不完整，沒有專門的存儲法律對信息存儲進行具體規定，所以檔案信息化還沒有完全受到法律的認可[6]。

（四）檔案管理思想和方式較為落后

現階段，由于部分檔案管理者本身缺乏先進的檔案管理思想，導致不少檔案管理部門還未檔案管理工作和信息技術結合起來，仍然采用的是傳統的紙質檔案管理模式，這種管理方式還比較落后，無法保障檔案資料的安全性和完整性，進而阻礙了檔案信息化建設的進程。同時，由于檔案管理者本身的專業水平不高，所以在進行檔案信息化建設的過程中，沒有熟練掌握相關的信息技術，難以熟練操作信息設備，在一定程度上降低了檔案管理水平。還有部分檔案管理者對檔案資料的管理存在一定的認知誤區，只重視檔案資料的整理和保存，不重視對檔案資料進行利用，導致檔案資料無法實現自身使用價值，這種錯誤思想不能滿足現代信息化發展的要求，已經嚴重影響了檔案信息化建設工作的順利開展。

四、提高檔案信息化建設和檔案管理的有效措施

在實際的檔案管理工作中，為了快速實現檔案管理信息化建設，應該建立完整的檔案管理信息系統，加強主要管理者對檔案信息化建設的重視，不斷引進先進的檔案管理人才，有效提升檔案管理人員的專業水平，并借助信息化網絡平臺對檔案信息進行資源共享，使檔案管理工作更加科學便捷，有效促進檔案信息化建設和檔案管理工作的不斷發展。

（一）建立完整的檔案管理信息系統

為了保證檔案信息的真實完整，就必須建立完整的檔案信息管理系統，對檔案建立、數據存儲、信息審批、資料查詢、數據分析等功能進行不斷地完善，只有這樣才能確保檔案信息管理系統的完整性，進而對檔案信息進行安全存儲，保障檔案信息的真實性和可靠性。

在實際的檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作的效率，充分發揮檔案信息化建設的作用，就要加大資金投入，采購信息化建設相關的硬件和軟件設施，為檔案信息化建設提供充足的物質基礎。不僅如此，還要建立健全檔案管理網站，分別對內部和公眾建立兩種網絡平臺，為廣大的用戶提供便利，增強檔案管理的服務功能，使檔案信息在網絡上實現資源共享，對其進行充分利用，不斷推進檔案信息化的建設。

（二）加強對檔案信息化建設的重視

要想有效推進檔案信息化的建設工作，首先要轉變傳統的思想，對檔案信息化建設進行全面正確的認識，明確信息化建設的優勢，樹立先進的檔案信息化建設的思想，提高主要領導和相關工作人員對檔案管理信息化建設工作的重視。

除此之外，還需要對之前傳統的檔案信息管理工作的制度進一步的完善，制定科學合理的檔案信息化管理制度，便于在信息化管理工作中對檔案管理工作者進行科學的引導和幫助，提高檔案管理信息化建設的規范性。

針對目前的檔案管理工作的實際情況，還應該制定相應檔案管理工作者的管理制度，在規范信息化建設工作流程的基礎上，制定管理人員的規范條例，促使檔案管理工作者承擔相應的崗位職責，提高檔案資料的規范性和準確性，從而不斷提升對檔案管理信息化建設的程度[7]。

（三）提高檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質

由于檔案管理工作人員作為檔案信息化建設的主要推動者，對檔案管理信息化建設有著直接的影響，所以需要培養大量的高素質檔案信息化管理人才，不斷地提升自身的專業能力和綜合素養，對紙質檔案進行信息化轉化，加快推動檔案管理信息化建設。

對于可以勝任檔案信息化管理的工作人員來說，不僅需要了解檔案信息化建設的具體要求之外，還要具備豐富的理論知識和實踐經驗，以及掌握相應的計算機知識。不僅如此，相關單位還應該定期開展有關的知識培訓和講座等活動，融入先進的檔案管理思想和手段，使檔案管理工作者在檔案信息化建設的過程中提升信息化的意識，不斷學習專業化的知識，掌握檔案信息的存儲、接收、調用等方面的具體操作技能，在親身崗位實踐中不斷提升自身的專業素養和業務水平，促使他們在檔案管理信息化的建設中發揮重要作用，以此不斷提升檔案管理信息化建設的效率[8]。

（四）做好檔案信息的資源共享

為了做好檔案管理信息化建設的工作，還應該對現有的檔案資料進行資源共享，在內部網絡平臺上促使各個部門之間協同管理，提高檔案信息管理部門的工作效率。首先，應該在一個檔案資源管理系統中進行資源共享，方便檔案管理工作人員尋找自己需要的信息，同時也可以進行在線上直接上傳檔案資料，實現各部門員工統籌辦公。其次，檔案管理工作人員在對檔案資料進行共享時，還應該對其進行具體標注，說明檔案資料的名稱和來源，便于其他員工和用戶的取用。最后，還應該在檔案管理部門中設立檔案管理信息化建設的規章制度，鼓勵員工正確共享檔案信息，促進員工之間的相互交流，不斷提高檔案資源的利用率，進而充分實現檔案資源的價值。

五、結語

綜上所述，針對我國目前檔案信息化建設和檔案管理工作地發展現狀，為進一步促進檔案信息化建設，為廣大使用者和管理者提供便利，我國相關部門應該在實際工作中制定科學的檔案管理制度，引進先進的檔案管理人才，用信息化的存儲方式取代之前傳統的紙質存儲方式，將檔案信息化建設的優勢充分發揮出來，不斷提高檔案管理工作的效率和實效性。