信息時代檔案管理中存在的問題及對策

王慧

（努文木仁鄉(xiāng)人民政府，內(nèi)蒙古 興安盟 137611）

所謂檔案管理，就是對各種有價值的檔案和資料按照一定的方式，采取一定的手段來進行全面的收集與整理，并對其進行保管和鑒定，并做好所有檔案的編目、檢索以及研究與分析等一系列的工作。想要做好各種檔案的管理工作，需要工作人員付出巨大的精力。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息時代的到來，對于檔案管理的方式有了值得飛躍，借助于高效的信息技術(shù)手段，檔案管理逐漸向數(shù)字化的方向發(fā)展，檔案管理人員能夠得到很大程度的解放，很多人工操作轉(zhuǎn)由機器來進行，這就能夠很大程度地減輕人工的負擔，降低人工操作的誤差，極大程度地提升檔案管理的效率。

一、信息技術(shù)在檔案管理的應用中起著重要的作用

（一）信息技術(shù)使計算機處理與存檔信息管理相結(jié)合

通過將信息技術(shù)應用于檔案管理，能過有效地計算機處理與存檔信息管理相結(jié)合，利用計算機極強的信息處理能力來對各種復雜的檔案進行高效的管理，從而形成高科技的信息管理方式，大大提升對檔案管理的效率。

（二）提高工作效率，適應社會信息的發(fā)展

當前情況下，我們已經(jīng)發(fā)展到了信息時代，唯有學會利用各種信息技術(shù)來進行工作與生活，才能夠適應社會的發(fā)展。任何新技術(shù)的應用都是為了對之前的工作效率有所提升，而信息技術(shù)在檔案管理當中的應用也是如此。在檔案管理的工作當中，如果對信息技術(shù)能夠做到有效的應用，將能夠大大地提升檔案管理的工作效率，也唯有這樣，才能夠適應社會信息的發(fā)展。

（三）促進管理人員的信息化意識

科技改變?nèi)说乃季S。信息技術(shù)在檔案管理當中的應用，將能夠一定程度地促進檔案管理人員的信息化意識，從而能夠使得檔案管理人員逐步拋卻老舊的思維，用信息化的思維來處理各項事務，從而提高檔案管理工作的水平。

二、計算機技術(shù)在文件管理應用中的優(yōu)勢

（一）更開放的文件管理

在傳統(tǒng)的檔案管理當中，文件管理方式具有很大的局限性，往往是一個文件在同一時間段內(nèi)，只能由一個人來進行使用，而其他人若想使用文件，就得等這個人使用完成之后才可以，這就很大程度地降低了文件的使用率，也就相應地降低了文件應有的價值。通過利用信息技術(shù)來進行檔案管理，能夠改善這一局面，可以使得文件的管理而更加開放，能夠供多個人同時訪問與使用，這就能夠使得文件發(fā)揮出更大的價值，幫助人們節(jié)省時間、提高效率。

（二）加快存檔和更新文件的管理數(shù)據(jù)的速度

在傳統(tǒng)的檔案管理方式之下，檔案管理人員對檔案的狀態(tài)必須進行及時的收集記錄，需要完成很多工作才能夠?qū)n案進行最終的提交。而將信息技術(shù)用于檔案管理當中，能夠?qū)⒏鞣N數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡直接傳送到數(shù)據(jù)庫當中，從而實時在線更新檔案的狀態(tài)，從而能夠保證檔案的時效性。

三、信息時代檔案管理工作面臨的問題

檔案管理信息化并沒有做到十全十美，在利用信息技術(shù)進行檔案管理的工作當中，逐漸有一些問題顯現(xiàn)出來，從而阻礙了檔案管理工作的健康發(fā)展，這不得不引起我們的重視。

（一）檔案管理人員意識缺失

盡管現(xiàn)階段我國的各種信息技術(shù)都得到了很大程度的提升，并且在進行檔案管理的過程當中應用了各種先進的信息技術(shù)手段，但是在實際應用的過程當中，卻出現(xiàn)了各種問題。其首要原因就是管理人員的意識并沒有跟上時代的潮流，對于檔案管理信息化建設工作不夠重視。往往有很多檔案管理人員會覺得，能夠俺要常規(guī)的標準做好自己分內(nèi)的事情，完成既定的任務就可以了，他們往往持著傳統(tǒng)老舊的管理思想與管理方式，不想尋求改變。對于利用信息化來進行檔案管理這種新鮮的形式，他們往往從內(nèi)心深處沒有足夠的認同，產(chǎn)生一定的抗拒與排斥，從而在落實的過程當中會出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理的信息化建設只是作為整個管理工作的一個輔助，而沒有發(fā)揮信息技術(shù)應有的效力。對于這種現(xiàn)象，我們應當重視，努力提升檔案管理人員對于檔案管理信息化建設工作的重視程度，從思想上先改變，再去落實到行動之上的改變，從而真正地將檔案管理信息化做到實處。

（二）檔案管理人員綜合素養(yǎng)較差

通過利用信息技術(shù)來對檔案進行管理，能夠有效地提升檔案管理的工作，使得對各種檔案的檢索更加快速精確可靠，具有很大的優(yōu)勢。但是在實際的應用過程中，卻出現(xiàn)了很多的問題。究其原因，很大一部分在于檔案管理人員的綜合素養(yǎng)不夠。因為隨著信息技術(shù)數(shù)段越來越多的使用，也就相對應地對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有越來越高的需求，要求檔案管理人員對于計算機必須能夠熟練地進行操作，并能夠?qū)Ω鞣N信息系統(tǒng)的使用快速熟悉并掌握。但是實際情況當中，很多當擔管理人員的信息技術(shù)水平卻比較低，無法滿足實際工作的需要，因此使得很多先進的信息技術(shù)系統(tǒng)、設備等僅僅成為了擺設，沒有發(fā)揮到其應有的價值。而很多單位或部門又沒有對員工及時地進行相關(guān)內(nèi)容的培訓，而且很多單位的檔案管理人員的穩(wěn)定性都不夠好，人員流動性比較大，這就使得檔案管理人員的信息技術(shù)能力更是無法得到保證，從而很大程度地阻礙了信息技術(shù)在檔案管理當中的應用。

（三）缺乏有效的信息化管理體系

無論任何工作崗位，想要保證工作人員高效地完成工作，必須有足夠有效的信息化管理體系，設置比較完善的相關(guān)規(guī)章制度，從而使得員工的工作有章可循，對工作結(jié)果評價也有相應的依據(jù)。當時當前情況之下，在講信息技術(shù)應用于檔案管理的過程當中，卻缺少相應的管理制度，對檔案管理的崗位職責等沒有足夠明確的規(guī)定與考核機制，這就使得檔案管理人員在進行工作的時候缺乏有效的目標，也沒有足夠的動力，從而對于檔案管理當中信息技術(shù)的應用不夠重視，容易出現(xiàn)一些管理漏洞，不利于檔案管理信息化工作的高效發(fā)展。

（四）檔案管理模式過于傳統(tǒng)

隨著時代的發(fā)展，我們已經(jīng)進入到了信息時代，在新的時代之下，各種工作都應當注重方式與方法的創(chuàng)新，努力將信息技術(shù)充分運用到工作當中，利用信息技術(shù)手段來提升工作效率。但是，當前情況下，很多檔案管理人員對檔案管理的模式都過于傳統(tǒng)，依然堅持著傳統(tǒng)的工作模式，沒有很好地轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ぷ髂Ｊ剑趯嶋H的檔案管理工作當中也沒有對注重現(xiàn)代管理理念與信息技術(shù)的應用，從而無法實現(xiàn)檔案信息管理的科學性。

（五）信息的保密性與安全性不強

任何新事物的出現(xiàn)都具有著雙面性，信息技術(shù)在檔案管理中的應用也是如此。一方面，通過信息技術(shù)手段的應用，能夠使檔案管理的工作效率顯著提升，但是于此同時，也同時增加了一些安全隱患。因為網(wǎng)絡環(huán)境具有一定的不穩(wěn)定性，常會有病毒入侵與黑客供給等現(xiàn)象發(fā)生，通過信息技術(shù)來進行檔案的管理工作，也一定程度上存在著被病毒和黑客入侵的風險，從而使得檔案管理中各種信息的保密性與安全性都受到了一定的威脅，存在著一定的安全隱患。如果檔案管理的系統(tǒng)受到攻擊，其后果是非常嚴重的，將會影響到整個檔案管理系統(tǒng)的正常運行，會使檔案管理被迫中斷，嚴重的還將會導致系統(tǒng)的癱瘓與喝多重要資料的丟失、重要信息的外泄等等。對于這一點我們應當給予高度的重視。

（六）檔案管理軟件通用性能差

在當前進行檔案管理的過程當中，盡管做到了一定程度的信息化管理，但是檔案管理的標準化程度還不夠高。具體來說是因為在利用信息技術(shù)進行檔案管理的過程當中，各個單位所采用的檔案管理系統(tǒng)不盡相同，各個計算機所利用的軟件和型號都有著一定的區(qū)別，這就使得檔案管理軟件的研發(fā)具有很大的難度，所研發(fā)出來的軟件通常不具備比較高的通用性。這樣就會使得一些檔案信息無法實現(xiàn)共享，一些比較優(yōu)質(zhì)的檔案資源也就不能得到足夠充分的使用，無法發(fā)揮其應有的效力。這樣就為檔案管理的信息化管理帶來了很大的阻礙。

（七）檔案管理硬件設備資源配備不足

信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應用，需要投入大量的資金來進行建設。但是，一些區(qū)域卻對檔案管理工作的信息化重視程度不夠，從而沒有投入足夠的資金來進行檔案管理信息化的建設，各種檔案管理硬件設備資源配備不足，在實際應用中有很多地方使用的計算機等設備比較老舊，無法有效滿足檔案管理信息化工作的實際需求，從而使得檔案管理的信息化進程緩慢，無法達到預期的效果。

四、信息時代提升檔案管理質(zhì)量的對策

（一）充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立檔案數(shù)據(jù)庫

在信息時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)是一項作用很大的先進技術(shù)，通過它能夠?qū)⒑芏嗔闵⒌男畔⑦M行首劑與整合，進而經(jīng)比較專業(yè)化的處理工作而形成比較規(guī)范的信息，從而有利于對各種檔案進行有效的管理。具體來說，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來將各種檔案的信息和數(shù)據(jù)進行收集，建立數(shù)據(jù)庫，并不斷地對這個數(shù)據(jù)庫進行豐富與完善，通過一段時間的積累之后，數(shù)據(jù)庫會變得具有相當?shù)囊?guī)模。在建立好檔案數(shù)據(jù)庫之后，再通過信息技術(shù)手段進行各種信息的處理與分類，通過算法優(yōu)化，對數(shù)據(jù)進行分析與研究，從而有利于提升檔案管理的科學性和有效性。

（二）統(tǒng)一軟件，提高兼容性

在利用信息技術(shù)進行檔案管理的過程當中，首先各單位要對信息化處理軟件進行選取，這個時候，應當注意分析其兼容性，盡可能地保證檔案管理系統(tǒng)能夠在同一的平臺之上進行運行，避免使用過程中因不兼容問題而更換系統(tǒng)，進而出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象。這樣有利于各種檔案信息的傳輸和審核等工作的正常進行。除此之外，各單位在進行數(shù)據(jù)庫的建立時，應當注意根據(jù)情況的不同而選取多樣的適合的信息技術(shù)，并要通過外部設備的有效利用，來確保所采集信息的質(zhì)量。在檔案系統(tǒng)的使用過程當中，還要注意對系統(tǒng)及時升級為最新的版本，從而提升系統(tǒng)的運行效率，保障檔案管理的效果。

（三）加強檔案管理系統(tǒng)的安全性建設

在利用信息技術(shù)進行檔案管理的過程當中，我們應當注意加強檔案管理系統(tǒng)的安全性建設，盡可能地提升檔案管理系統(tǒng)的安全性。具體來說，技術(shù)人員應當盡可能地采取措施做好網(wǎng)絡的安全防護工作，避免出現(xiàn)病毒入侵與黑客供給的情況。除此之外，還應當對檔案管理系統(tǒng)定期地進行升級，盡最大可能地避免系統(tǒng)的安全，保障各種檔案信息與資料不被泄露。另外，技術(shù)人員還應當注意對檔案管理系統(tǒng)使用人員的權(quán)限進行限制，必須保證進行實名登記，避免各種閑雜人等登陸進系統(tǒng)當中，出現(xiàn)檔案資源信息泄露的狀況。

（四）提升管理人員的綜合能力和素質(zhì)

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應用，檔案管理工作對于檔案管理人員的需求也越來越高。鑒于當前許多檔案管理人員的綜合能力和素質(zhì)不足，專業(yè)人才缺失的現(xiàn)狀，我們應當注重加強檔案管理人員的培訓，盡可能地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠具備一定的信息技術(shù)水平，從而能夠?qū)τ嬎銠C進行熟練的操作，對檔案管理系統(tǒng)進行正確的使用，將各種復雜的檔案數(shù)據(jù)進行良好的處理，滿足工作的需要。除此之外，檔案管理人員還應當具備學習的意識，充分利用各種也與的時間來進行充電，不斷提升自我，從而適應時代的需求。

（五）構(gòu)建現(xiàn)代信息化管理體系

在全新的發(fā)展態(tài)勢下，檔案信息管理工作又面臨著嶄新的發(fā)展形勢，要想實現(xiàn)管理水平的全面提高，不僅要從細節(jié)管理入手，更要從頂層設計管理入手，從而形成現(xiàn)代的管理體系，因此我們可以探索現(xiàn)代管理體系框架，將管理責任落到實處，以避免在檔案信息管理中的傳導泄漏問題，并通過提升內(nèi)部組織管理能力，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理工作中的問題點和空白點，從而達到管理工作效率的全面提高。比如，可探索扁平型管理、垂直型管理架構(gòu)，以提高工作效率。但在實際實踐中，優(yōu)化的大數(shù)據(jù)分析管理重在落地，但新工作模式實施之初，會存在很多不適應的情況，所以必須根據(jù)工作實際情況與進度，在既定的工作方法下，進行適當?shù)募毼⒄{(diào)整,使全新的工作體系更加具備科學性和高效性。針對檔案管理來說，由于面臨的工作形勢相對比較復雜，對工作結(jié)構(gòu)優(yōu)化設計和資源科學調(diào)度的需求都相當高，因此必須在管理工作中予以重視，從而達到管理工作上的全面優(yōu)化。

（六）建立檔案信息丟失處理機制

對于檔案管理的信息化，我們應當建立檔案信息丟失處理機制，使檔案管理的工作有了標準可依。加強了設計與軟件系統(tǒng)的通用性，使各區(qū)縣檔案管理機關(guān)之間能夠更好的進行檔案共享，并確保各檔案機關(guān)利用遠程互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)更高效的互動與信息溝通。同時加大對檔案管理工程的投入，不斷淘汰掉過時落伍的設施，并引入新技術(shù)和新設備。

結(jié)語：信息時代檔案管理工作還有很長的路要走，這就需要我們不斷的進行探索和研究，發(fā)現(xiàn)問題和不足及時解決和改正，保證我國檔案管理工作健康有序發(fā)展，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。本文就對信息時代檔案管理中所存在的主要問題進行具體的分析，并深入探討了相對應的解決策略，以期為相關(guān)人員提供參考與幫助，從而推動檔案管理工作的高效進行。