試論檔案信息化管理的優化路徑

白蘭

（梅里斯達斡爾族區總工會職工幫扶中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

檔案是針對真實信息的有效記錄，作為信息資源的重要來源，可以為各項決策工作提供重要的信息支持。當前檔案工作加快了信息化和網絡化的發展，傳統的檔案管理模式已開始被檔案信息化管理模式所取代，作為一種全新的檔案管理模式，其有效的規避了傳統模式的弊端，能夠為檔案利用者提供更高效、便捷和精準的檔案服務體驗。而且檔案信息化管理工作的開展，不僅能夠有效整合檔案信息資源，而且檔案管理方式更具多樣性，有利于實現檔案信息的高效利用，為檔案管理現代化水平的提升打下堅實的基礎。

一、檔案信息化管理的主要特點

（一）數字化

在檔案信息化管理工作開展過程中，其通過將紙質檔案信息轉化為數字化信息，為檔案管理和查閱提供了更多的便利。檔案數字化形式需要以數據庫為依托，在檔案數據庫建設過程中，應借助于信息技術，通過對檔案信息進行整理和科學分類，實現檔案信息的規范存儲和統一管理，這無論是對檔案管理工作效率的提升還是檔案服務質量的提升都具有極為重要的意義。

（二）網絡化

檔案信息化管理工作的開展離不開網絡的支持，即網絡化成為檔案信息化管理的顯著特點。在檔案信息化管理工作中，借助于互聯網實現檔案信息的傳輸和查閱，檔案信息資源在單位內部實現了共享，檔案查閱和檢索效率大幅度提升，而且也能夠進一步發揮出檔案的重要價值。

（三）智能化

智能化作為檔案信息化管理工作的附加特點，在實際檔案信息化管理工作中，數字化和網絡化作為其主要特征，這也使在實際工作中實現了智能化的搜索及篩選，相較于傳統的人工查找和檢索，搜索和查找的智能化為檔案利用帶來了更多的便利。在實際檔案利用過程中，只需要在數據庫中輸入關鍵詞即能夠查找到所需要的檔案信息，這無論是對于檔案管理人員還是檔案利用者都更具便捷性，促進了檔案管理工作效率和檔案服務質量的提升。

（四）簡易化

在檔案信息化管理工作中，檔案查閱和檢索更為簡單，相較于傳統檔案管理工作，簡化了檔案管理工作整個流程，檔案管理人員工作量大幅度下降，檔案管理人員有了更多的時間和精力進行檔案信息的二次加工，有利于進一步深入挖掘檔案信息的價值，更好的發揮出檔案的重要作用。

二、檔案信息化管理的原則

（一）規范性原則

檔案信息化管理工作涵蓋較多的內容，在實際工作開展過程中，需要規范檔案管理工作流程，并建立統一的檔案管理規范標準。同時還要對電子文件的格式進行統一，避免歸檔和系統銜接過程中出現不兼容及重復工作的情況。因此在檔案信息化管理工作中，需要缺乏科學的規劃，并以嚴謹、規范和完善的制度作為保障，實現檔案信息保管和傳遞的規范性和安全性，促進檔案管理工作效率和質量的提升。

（二）安全性原則

檔案信息化管理工作中，信息安全是較為關鍵的一項內容。檔案信息化的實現為檔案信息管理和利用帶來了更多的便捷性，但同時也導致檔案信息安全受到威脅增加。特別是網絡環境的復雜性，病毒、黑客攻擊等諸多破壞因素的存在，這對檔案信息安全帶來嚴重的威脅。因此在檔案信息化管理工作中，需要嚴格遵守安全性原則，積極設立防火墻和殺毒軟件，同時還要加大安全管控力度，定期對系統進行更新升級，并積極應用加密防護等先進技術，構建立體化的信息安全體系，進一步保障檔案信息的安全性。

（三）效益性原則

檔案信息化是一項長期性和系統性的工作，需要投入大量的資源，因此要遵循效益性原則。這就需要在檔案信息化建設工作推進過程中，各單位要結合自身的實際情況，深入進行分析，分清主次，積極解決一些迫切需要解決的現實問題，保證成本投入和利益產業的均衡性，提高資源的利用率。

三、檔案信息化管理工作開展的主要問題

（一）檔案信息分散性問題

在檔案信息化管理工作中，信息重疊是較為常見的情況，導致這種情況發生的主要原因與檔案信息管理系統建設過程中單位各部門之間沒有實現信息共享，從而導致內部信息不暢通，出現信息分散性的問題。這種問題的存在會對檔案信息化管理工作的有序開展帶來較大的影響。特別是在應用檔案信息管理系統過程中，易出現多條重復信息，導致檔案管理人員對檔案信息的正常判斷受到影響，不利于檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案信息異構性問題

檔案信息異構性問題多出現在檔案信息向數據庫轉移的過程中，大量數據信息在來源方面存在差異性，一些檔案信息數據結構不同，也導致一些文件屬性出現問題，甚至部分電子檔案還會出現特殊的文件形式，影響電子檔案的兼容性，增加檔案信息處理能度，還會對檔案信息化管理工作效率帶來較大的影響。檔案信息異構性還會嚴重影響到檔案數據庫，增加檔案數據庫存儲壓力，檔案信息系統的維護負擔也會增加，從而導致檔案管理人員工作量加大。

（三）檔案信息化滯后性問題

檔案信息化建設應借助于信息技術完成紙質檔案信息的數字化轉化，提高檔案信息的有序性，并借助于計算機目錄實現檔案信息的快速查詢。但一些單位在檔案信息化建設過程中仍存在許多問題，檔案信息歸檔不及時、檔案信息缺失及檔案信息錄入不完整等情況的存在，這必然會影響檔案信息化建設的進程。

四、檔案信息化管理的優化路徑

（一）重視檔案資源整合

檔案資源整合是檔案信息化建設工作的必然要求，同時也是實現檔案信息化管理的重要途徑。在現代檔案管理制度構建過程中，將檔案與信息技術深入融合，實現檔案的統一管理和檔案信息共享。對于任何行業而言，檔案信息資源都為基礎性資源，檔案資源整合程度和統一管理水平直接關系到檔案信息化的水平。因此在檔案資源整合過程中，應分組進行整合，將離散、多元、異構的信息資源整合為一個整體，為檔案信息的管理、利用和服務提供更多的便利。各單位要結合自身的實際情況，做好檔案信息整合、加工和編纂等工作，針對零散檔案信息進行處理，增強檔案信息的有序性，并對分散的檔案信息進行統一，檔案的高交利用。另外，在檔案信息資源整合過程中，還要重視效率，具體要結合目標要求，重視先進技術手段的應用，提高檔案信息查詢和利用的效率，更好的發揮出檔案信息的重要價值。

（二）構建檔案信息管理體系

為了推進檔案信息化建設工作的有序開展，則要強化檔案信息化管理體系建設，為檔案信息化管理提供有效的指導。具體要掌握檔案信息化建設的具體流程，及時發現檔案信息化建設中的問題，并積極加以處理，建立健全具本的規范標準，強化檔案管理人員之間的協作，提高檔案信息化管理的有效性。同時還要根據檔案信息化管理流程制定具體的信息化管理制度，使其檔案信息化管理模式相符，為檔案信息化管理工作的開展提供重要指導。結合檔案信息化管理流程建立健全考核機制，將檔案管理內容和信息化流程融入到考核內容中來，針對檔案管理人員工作績效進行考核，激發檔案管理人員工作的積極性，全面提高檔案信息化管理工作的效率。另外，檔案信息化管理工作開展過程中，還要設立專門的崗位，配置綜合素質高的檔案管理人員，明確具體的職責，并落實好崗位責任制，為檔案信息化管理工作的高效開展提供重要的保障。

（三）借助信息技術建立數據管理系統

檔案信息化管理工作中，數據管理系統是較為關鍵的一項內容，其不僅能夠保證檔案信息的完整性，同時也能夠為檔案信息的利用提供重要的保障。因此在實際工作中，要依托于現代先進技術構建數據管理系統，并根據檔案信息類型，合理劃分系統模塊，為檔案信息查詢和錄入工作的開展提供便利。在檔案數據管理系統建立時，還要建立搜索引擎，全面提高檔案查詢效率，同時還要針對重復檔案信息設立專門的瀏覽模塊，做好重復檔案信息的處理工作，進一步提高檔案信息查詢管理工作的效率。另外，系統建設過程中還要強調系統的安全性，積極建立防火墻，并重視安裝安全管理軟件和殺毒軟件，有效抵御網絡病毒及黑客的入侵，保證檔案信息的安全，為檔案信息的開發利用打下堅實的基礎。

（四）構建智能化檔案管理平臺

在檔案信息化管理工作中，通過構建智能化檔案管理平臺，這是推進檔案管理智能化發展的重要途徑。因此在實際工作中，各單位要結合自身的情況積極構建智能化檔案管理平臺。在具體操作過程中，應以檔案信息作為基礎，并涉及到檔案信息生成、存儲、傳輸和應用等環節，依托于大數據技術構建完善的檔案平臺。在檔案信息生產和采集過程中，具體可以由主管部門錄入、個人自主填報及實時數據自動更新等完成檔案信息生產和收集工作。并利用大數據技術對檔案信息進行清洗和篩選，修改涉及到的異構數據，形成統一的數據結構形式。針對海量檔案信息資源，構建檔案信息數據庫，并借助于檔案信息網絡平臺，使檔案管理工作不受時空制約，實現檔案信息的高效共享。

（五）積極引進檔案信息化專業人才

檔案信息化管理工作開展過程中，檔案管理人員的專業素質直接關系到檔案信息化管理工作的效果。因此各單位需要重視引進檔案信息化專業人才，充足檔案管理人員隊伍，全面提高檔案管理人員整體水平。同時單位還要針對現有檔案管理人員加大培訓力度，使檔案管理人員掌握現代化的工作技能，并建立健全激勵機制，激發檔案管理人員工作的積極性。同時還要積極完善人才招聘制度，提高檔案管理人員的聘用門檻。并重視與高校進行合作，提高檔案管理人員的薪資待遇和社會地位，引導和鼓勵高素質的檔案信息化專業人才從事檔案工作，為檔案管理工作現代化水平的提升提供重要的人才保障。

五、結束語

檔案作為信息的重要來源，在當前社會發展過程中，人們對信息資源更為關注，這也使檔案的重要性越發凸顯出來。為了實現檔案信息的高效利用，檔案部門需要加快推進檔案信息化建設，努力提高檔案信息化管理水平。這就需要在實際工作中要結合自身的實際情況，構建檔案信息化管理體系，運用檔案數據管理系統，實現檔案信息的統一和集中管理，并打造智能化檔案管理平臺，實現檔案信息的有效共享，更好的發揮出檔案信息化管理工作的優勢，為檔案事業的健康、可持續發展打下堅實的基礎。