檔案管理信息化的科學發(fā)展路徑與創(chuàng)新研究

文/申麗君

（南寧市秀和物業(yè)服務(wù)有限責任公司）

在二十一世紀，隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用體系逐漸成形，也將我國推入到“信息大爆炸”時代之中。在此情況下，與過去相比，社會環(huán)境發(fā)生了天翻地覆的變化，尤其是在信息領(lǐng)域。同時，日漸繁雜的信息環(huán)境，也為檔案管理工作提出了更加嚴格的條件，唯有充分運用信息工具的優(yōu)越性，才能夠在時代浪潮的沖刷下脫穎而出，并為社會發(fā)展作出更大的貢獻。由此可見，信息化改革是檔案管理工作未來發(fā)展的正確途徑，必須要引起相關(guān)人員的廣泛關(guān)注。

一、檔案管理信息化改革的優(yōu)越性

自信息技術(shù)萌生以來，憑借其技術(shù)上的優(yōu)越性，對社會方方面面都造成了巨大的沖擊，檔案管理工作也不例外。通過推行檔案管理信息化改革，可以大幅度提高工作質(zhì)量，降低工作壓力，實現(xiàn)工作成果新突破。在接下來的文章之中，將會通過對比傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化檔案管理模式，更加直觀地體現(xiàn)出信息化革新的優(yōu)越性和重要意義。

（一）有助于檔案的傳遞與儲存

在傳統(tǒng)檔案管理模式之中，檔案一般都是將“紙張”當作信息載體，會受到諸多物質(zhì)層面的束縛，一方面檔案信息傳遞受到空間距離的限制，尤其是在我國這么一個幅員廣闊的國家之內(nèi)，雖然交通工具有了較大革新，但要想跨越祖國的大好河山，依舊需要很長的時間，導致檔案信息傳遞緩慢；另一方面，紙張容易損壞，需要打造良好的儲存空間，特別是在當下信息大爆炸的時代之中，檔案所包含的信息量顯著提高，對于儲存工作也提出了更大的挑戰(zhàn)。而在檔案管理信息化改革之后，可以實現(xiàn)檔案信息由“線下”到“線上”的轉(zhuǎn)變過程，借助于獨特的數(shù)據(jù)信息形式，既能夠?qū)崿F(xiàn)跨空間信息的即時傳遞，也能夠?qū)n案信息儲存到小小的電子元件之中。另外，因為數(shù)據(jù)信息具備可復制性，且較為簡單，可以設(shè)置多個備份，即便是某一部分檔案信息損壞，也能夠?qū)p失降到最低[1]。

（二）有助于節(jié)約社會資源

近幾十年來，借助于科學的曙光，人類文明迎來了高速發(fā)展的黃金時期，人口數(shù)量和生活條件都有明顯提高，也因此對自然資源的需求量越來越高，逐漸超出自然環(huán)境的承載范圍之外。在此情況下，環(huán)保低能成為時代發(fā)展的主旋律。而在傳統(tǒng)檔案管理工作之中，單個檔案信息的記錄不需要太多的林木資源，但數(shù)以億計的人口必將衍生出巨大的檔案記錄需求，所消耗的林木資源不在少數(shù)。而在信息化檔案管理模式之中，檔案信息載體不再是“紙張”，而是互聯(lián)網(wǎng)中一串串的“數(shù)據(jù)”，所消耗的自然資源微乎其微。

（三）有助于提高工作效率

從某種意義來說，信息技術(shù)能夠大幅度提高信息傳遞速度和信息處理效率，本身就是“高效率”的代名詞。將其融入檔案管理工作中去，更是可以將眾多繁雜的檔案信息有條不紊地管理好。首先，相比較于信息工具，純粹的人工信息輸入方式，不僅耗時較長，且容易出現(xiàn)各種誤差，在推行信息化革新之后，檔案管理工作會向著更加精密化的方向發(fā)展；其次，在傳統(tǒng)檔案管理模式之中，檔案文件被儲存在同一區(qū)域，想要在眾多的文件中找到所需的檔案，即便是在索引目錄的幫助下，也往往需要耗費較多的時間精力，但是在信息時代，只需要通過檢索軟件輕輕一點，就能夠在第一時間獲取所需信息[2]。

二、檔案管理工作信息化改革過程中的難點和不足之處

（一）受到工作慣性思維影響，對信息化重視程度不足

在任何健康的工作環(huán)境之中，員工通常會在積累大量工作經(jīng)驗后，邁入更高的工作崗位，為工作發(fā)展作出更大的貢獻。在此情況下，上層管理員工的年齡普遍較大，也較為穩(wěn)重，并有豐富的工作經(jīng)驗，也有助于其作出正確的工作指導。但也正因此，受到刻板工作理念和慣性思維的影響較大，再加上對信息技術(shù)了解不足，難以認知到信息技術(shù)的優(yōu)越性，對于檔案管理工作革新的支持力度不足。同時，基層員工的信息化成果得不到有效承認，晉升空間有限，長此以往，必將在極大程度上打擊員工的工作積極性，進而導致工作成果進一步降低，更加得不到上層領(lǐng)導人員的關(guān)注和重視，由此陷入到一種難解的“惡性循環(huán)”之中。

（二）信息防護意識薄弱，檔案安全得不到有效保障

盡管有部分員工依舊秉承著傳統(tǒng)工作思維，未對信息化革新表達出足夠的重視程度，但隨著社會信息化程度不斷加深，改革的洪流不可阻擋，檔案管理工作之中也不可避免地采用了或多或少的信息手段。但是工作思維卻沒有得到根本性改變，依舊是在用傳統(tǒng)思維去運用信息工具。在此情況下，在考慮檔案安全問題的時候，也首先從火災(zāi)、水患等物理層面去考慮，而這對信息化檔案管理工作的影響微乎其微，于是，部分員工片面地認為安全防護工作無關(guān)緊要。但實際上，在信息化檔案管理工作模式之中，安全隱患通常不來自現(xiàn)實層面，而是來自信息層面，各種信息攻擊手段往往令人猝不及防[3]。

（三）員工缺乏信息素養(yǎng)，能力與工作需求不匹配

隨著社會體系日漸發(fā)達，各行各業(yè)的技術(shù)含量都有所提高，對于高素質(zhì)人才的依賴性也顯著增大。唯有在高素質(zhì)人才的支撐下，才能夠憑借自身的遠見卓識，立足于大局角度，綜合考慮各方面因素，制定出最為科學合理的發(fā)展規(guī)劃，為檔案管理信息化革新指明正確的道路，并且，依托于強大的執(zhí)行力，進而保障各項工作進程有條不紊地穩(wěn)定高效推進。但是在檔案管理工作之中，因為在傳統(tǒng)模式下與信息領(lǐng)域之間的交叉點較少，甚至如同兩條互相平行的線段一般，這就導致在招聘檔案管理人員時，并不會著重考慮員工信息素養(yǎng)的高低，使得員工信息素養(yǎng)只是約等于大眾平均水平，固然能夠嫻熟地使用一些帶有普遍性的信息工具，但是面對專業(yè)性信息工具的使用難免會有力不從心之感。

（四）“重軟件，輕設(shè)備”的信息化建設(shè)困局

由于對信息技術(shù)的片面認知，部分員工錯誤地以為信息技術(shù)屬于信息領(lǐng)域，與現(xiàn)實世界之間的關(guān)聯(lián)度不高，在信息化改革的過程之中，只需要關(guān)注于軟件平臺的搭建與完善就可以了。但實際上，信息世界的運轉(zhuǎn)與現(xiàn)實世界之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系，唯有在良好硬件設(shè)備的強力支持下，才能夠保障信息世界的高速運轉(zhuǎn)；反之，硬件設(shè)備上的不足，也將集中體現(xiàn)在信息技術(shù)運行緩慢上。同時，相比較于軟件，硬件設(shè)施需要更多的資金投入，在現(xiàn)代經(jīng)濟社會之中，唯有在強有力的資金支持下，才能夠獲得更前沿、更先進的硬件設(shè)施。

三、檔案管理工作信息化改革優(yōu)化調(diào)整的方法措施

（一）多種手段并行，加強檔案管理信息化工作的普及與推廣

思想是一切行為活動的根本指導，唯有在思想上表達出足夠的重視程度，才具備取得重大工作成果的基本前提。要想切實增強內(nèi)部重視程度，首先，要將對信息化革新的重視融入文化建設(shè)中去，任何一個機構(gòu)要想做大、做強，都必須要做好文化建設(shè)工作，凝聚自身的“精氣神”，將信息化建設(shè)口號添加到文化建設(shè)中，能夠在潛移默化之中影響員工思維，幫助其樹立正確的認知；其次，應(yīng)當做好宣傳工作，讓更多的人員意識到檔案管理信息化的重要意義，以及所能夠產(chǎn)生的積極影響。在此過程中，一方面要優(yōu)化宣傳內(nèi)容，在其中適當添加一些趣味性因素，以此增強宣傳內(nèi)容的可讀性，激發(fā)出員工的閱讀熱情，另一方面要改進宣傳方式，意識到在互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)媒體雖然權(quán)威性依舊，但社會影響力不斷衰退，必須要做好新媒體宣傳布局工作，才能夠取得更好的宣傳效果[4]。

（二）增強信息防護意識，構(gòu)建檔案安全防線

檔案上記錄著人員的大量核心信息，一旦泄露，被不法人員所竊取，必將對人民群眾造成極大的經(jīng)濟損害。故而，在檔案管理工作開展過程之中，一定要將檔案安全防護工作放在首位。但是，在信息化改革之后，需要“從無到有”構(gòu)建出全新的檔案安全防護網(wǎng)絡(luò)。信息技術(shù)本身就屬于前沿科技，信息防護工作更是具備極高的技術(shù)含量，檔案管理人員畢竟不是專業(yè)人員，即便經(jīng)過內(nèi)部培訓，也無法勝任信息防護工作，更構(gòu)建不出健全、無漏洞的檔案防線。在此情況下，必須要尋求專業(yè)人員的支持與幫助，邀請高素質(zhì)信息人才設(shè)計專屬防護系統(tǒng)。

（三）健全人才機制，提高信息素養(yǎng)

首先，在招聘機制上，可以通過提升招聘條件、提高招聘待遇等方式，吸引更加優(yōu)秀的人才前來應(yīng)聘，從而“優(yōu)中選優(yōu)”，選拔高素質(zhì)信息人才，設(shè)計出符合企業(yè)實際的檔案系統(tǒng)；其次，在內(nèi)部培訓計劃上，應(yīng)當根據(jù)現(xiàn)實工作需求，添加信息技術(shù)培養(yǎng)內(nèi)容，不斷提高內(nèi)部員工的信息素養(yǎng)，以便于員工熟練使用檔案系統(tǒng)，使文件材料從辦理開始到最后結(jié)束就自動歸檔，從而提高工作效率，并且，因為員工都有著本職工作，事務(wù)比較繁重，無法每天都抽出大量的時間去參加培訓，可以借助于信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)學習平臺，將教育資源整合到網(wǎng)頁上，以供員工利用“碎片化”時間，隨時隨地參與培訓活動；最后，對于高素質(zhì)人才來說，相比較于一時的薪資待遇，更加看重長久的發(fā)展，應(yīng)當進一步健全晉升機制，構(gòu)建出“公開透明”的上升通道，將晉升機制與評價機制相掛鉤，以評價結(jié)果作為員工晉升的重要參考，能夠讓有能力的員工步入更高的崗位，發(fā)揮出更大的價值，營造出個人與機構(gòu)“共贏”的和諧局面。

（四）加大資金投入，做好硬件支持工作

檔案管理信息化后，對防泄密技術(shù)升級方面的內(nèi)容，應(yīng)有硬件支持，可以快速存儲和查找，也可以防止信息資料外泄。

（五）在檔案管理信息化建設(shè)過程之中

軟件與硬件就是其“兩條腿”，任何一條腿存在明顯短板，都會導致信息化改革道路走不長遠。唯有加大資金投入，采購最前沿的硬件設(shè)備，才能夠為軟件提供良好的運行條件,從而做到快速存儲和查找，也可以防止信息資料外泄。同時，當下市場中各種硬件設(shè)施應(yīng)有盡有，并且頂尖硬件設(shè)備價格比較昂貴，一旦采購不適用的硬件設(shè)備，不僅無法有效防范信息泄露問題，也會造成大量不必要的經(jīng)濟損失。針對此，可以組織相關(guān)人員前往其他機構(gòu)參觀學習，了解其他機構(gòu)所采購的硬件設(shè)施，站在一個客觀的角度，能夠更加清晰地觀察到硬件的各項性能以及防泄密能力。另外，考慮到不同的機構(gòu)存在不同的工作環(huán)境和工作需求，適合于其他機構(gòu)的硬件設(shè)施，不一定完全適合于本機構(gòu)，應(yīng)當開展“試點”工作，并設(shè)置相應(yīng)的對照組，以此明確該硬件設(shè)施的實際效果[5]。

四、結(jié)語

總的來說，檔案管理工作推進信息化改革，既是新時代的大勢所趨，也是提高工作質(zhì)量的內(nèi)在需求。唯有順應(yīng)時代進步的浪潮，緊跟社會發(fā)展的浪潮，才能夠展現(xiàn)出更加旺盛的活力和生命力。同時，這也是貫徹“實事求是”基本原則的集中體現(xiàn)，立足于信息化的現(xiàn)實環(huán)境，因地制宜，采取最有利的工作形式，構(gòu)建出與時代需求相匹配的工作新模式。但值得注意的是，信息化時代剛剛拉開帷幕的一角，檔案管理工作信息化建設(shè)途中還將面臨許多困難，需要全體員工的共同努力、共同奮斗，才能夠?qū)で蟮阶钫_的科學發(fā)展路徑。