新時(shí)代高職教務(wù)管理效率與質(zhì)量提升對(duì)策分析

柳 瓊

（新疆師范高等專科學(xué)校，新疆 烏魯木齊 836000）

教務(wù)管理是教育教學(xué)管理工作的重要構(gòu)成，對(duì)高職院校的課務(wù)、學(xué)籍、考試、日常教學(xué)等多項(xiàng)工作起到監(jiān)督與決策作用。通過完善教務(wù)管理執(zhí)行過程，不僅能提升該項(xiàng)工作質(zhì)量與效率，還能更充分地表現(xiàn)出教育者與管理者的主導(dǎo)性及確立學(xué)生群體的主體地位，使教學(xué)活動(dòng)有秩序推進(jìn)，取得最有益的教學(xué)成效[1]。新時(shí)代中教育體制改革腳步加速，高職院校承擔(dān)的教育及社會(huì)責(zé)任更為繁重，怎樣提高教務(wù)管理工作質(zhì)量與效率，為國(guó)內(nèi)各大高職院校應(yīng)深思的共同問題之一。

一、高職教務(wù)管理的特征分析

（一）連貫性

高職教務(wù)管理工作是持續(xù)推進(jìn)的，大部分情況下，針對(duì)各專業(yè)教師各個(gè)學(xué)期的課程編排、教師選擇等，有關(guān)部門均會(huì)在開學(xué)之前負(fù)責(zé)落實(shí)。也可能會(huì)在學(xué)期完成以后，考察學(xué)生的成績(jī)、試卷管理、分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)與分析等，以上這些工作在執(zhí)行階段均表現(xiàn)出明顯的連貫性，直接影響著教務(wù)工作的整體質(zhì)量，若某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，則會(huì)對(duì)院校整體教務(wù)管理工作質(zhì)量形成直接影響。

（二）繁雜性

教務(wù)管理工作項(xiàng)目很多，有院校的專業(yè)構(gòu)建、課程創(chuàng)設(shè)與改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生檔案管理、實(shí)踐教學(xué)等，很多工作內(nèi)容之間環(huán)環(huán)緊扣，需要工作人員以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去處理，以上這些工作實(shí)施情況直接影響教務(wù)管理的效率[2]。在教務(wù)管理實(shí)踐中，應(yīng)定期指派專員采集、整理、歸納、存管以上這些復(fù)雜多樣的資料檔案，確保其歸檔的規(guī)范性，為管理、查閱等創(chuàng)造更多的便利條件。

（三）服務(wù)性

從某個(gè)角度上分析，高職教務(wù)管理工作人員為連接院校與師生間的主要樞紐，服務(wù)是教務(wù)管理工作的核心，其需要對(duì)教學(xué)及廣大師生服務(wù)。教務(wù)管理工作人員應(yīng)明確自身的崗位職責(zé)，掌握有關(guān)規(guī)章制度、細(xì)則要求等，主動(dòng)落實(shí)各項(xiàng)服務(wù)類的工作。比如傳達(dá)教育任務(wù)、學(xué)期分?jǐn)?shù)管理、學(xué)生檔案管理、教師教學(xué)測(cè)評(píng)等。

（四）時(shí)效性

高職教務(wù)管理工作能有周期、有計(jì)劃的推進(jìn)，任何在時(shí)間層面上的延遲或者不規(guī)范的執(zhí)行工作任務(wù)，均可能導(dǎo)致部分學(xué)生不能順利結(jié)業(yè)，折損學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。

二、高職教務(wù)管理工作現(xiàn)狀

（一）人員隊(duì)伍力量不強(qiáng)大

從事高職教務(wù)管理工作的人員專業(yè)管理知識(shí)不足、工作能力偏低是常見問題。首先，因?yàn)楣ぷ魅藛T需在較短時(shí)間內(nèi)落實(shí)繁重的工作任務(wù)，以致他們形成繁重的壓力、人員流動(dòng)性偏大，不利于維持工作人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性。其次，培訓(xùn)機(jī)會(huì)偏少，這是造成管理人員理論知識(shí)不充分與業(yè)務(wù)能力長(zhǎng)期未見提升的主要原因之一，也沒有形成較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。最后，新時(shí)代高職教務(wù)管理工作本應(yīng)踐行信息化發(fā)展路線，但有關(guān)工作人員信息化工作意識(shí)不強(qiáng)，沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)與應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，沿用傳統(tǒng)人工方法采集、處理與傳達(dá)信息，教務(wù)管理工作效率很難有明顯提高，信息化的建設(shè)與發(fā)展過程也受到一定約束。

（二）管理制度較落后

盡管當(dāng)下我國(guó)高職院校已經(jīng)建成了教務(wù)管理體系，但教務(wù)管理工作內(nèi)容基本上以控制與管理為主，制度實(shí)施階段彈性與創(chuàng)新明顯不足，服務(wù)及公平意識(shí)嚴(yán)重缺乏。針對(duì)教務(wù)管理工作運(yùn)行階段出現(xiàn)的問題，只是依照相關(guān)規(guī)程體制或既往實(shí)踐中形成的經(jīng)驗(yàn)去應(yīng)對(duì)，缺少靈活性、變通性，管理體系及制度內(nèi)容長(zhǎng)期未見創(chuàng)新。外加教務(wù)管理執(zhí)行的是學(xué)校集權(quán)式管理方案，實(shí)質(zhì)上就是將各項(xiàng)權(quán)力集中至學(xué)校，院級(jí)教務(wù)管理僅負(fù)責(zé)實(shí)施與落實(shí)學(xué)校制度，以上這種傳統(tǒng)的工作模式很難滿足新時(shí)代院級(jí)工作的現(xiàn)實(shí)狀況。

（三）教務(wù)管理系統(tǒng)尚不健全

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，教務(wù)管理系統(tǒng)本應(yīng)向著智能化、自動(dòng)化方向發(fā)展，但很多高職院校沒有從思想上重視管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，盡管能購(gòu)置很多硬件設(shè)備，但日常檢修、維修工作不到位。教務(wù)管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì)欠缺合理性，功能不夠完善等，很難滿足教務(wù)管理工作開展的現(xiàn)實(shí)要求等[3]。軟件在運(yùn)轉(zhuǎn)階段，數(shù)據(jù)備份不全和維護(hù)不到位均會(huì)對(duì)工作正常推進(jìn)形成不良影響，很難為廣大師生提供資源共享服務(wù)，教務(wù)管理效率勢(shì)必會(huì)有所降低。

三、效率與質(zhì)量提升的方式

（一）打造和諧的人際關(guān)系及建成精誠(chéng)協(xié)作的管理團(tuán)隊(duì)

若教務(wù)管理隊(duì)伍能將精誠(chéng)協(xié)作、榮辱與共作為工作理念，不僅能協(xié)助工作人員實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，還能提升教務(wù)管理效率與質(zhì)量。既往有資料證實(shí)，一個(gè)成功的管理，天賦、地位與權(quán)限的貢獻(xiàn)率能達(dá)到30%，其他則是由團(tuán)隊(duì)成員的支持程度決定的[4]。一個(gè)優(yōu)秀、完善的教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)由全體教務(wù)管理人員共同構(gòu)成，其應(yīng)具備強(qiáng)烈的團(tuán)隊(duì)意識(shí)、奉獻(xiàn)與合作精神，基于責(zé)權(quán)合理配置與團(tuán)隊(duì)密切協(xié)作過程，高效率的執(zhí)行教務(wù)管理具備的各項(xiàng)職能。

打造和諧的人際關(guān)系是提升教務(wù)管理工作質(zhì)效的重要保障，而良好的交流與協(xié)調(diào)能力是優(yōu)化人際關(guān)系的基礎(chǔ)，其能降低工作執(zhí)行階段的內(nèi)耗，通過合理配置告知教學(xué)階段的人、財(cái)、物力資源等，使用教學(xué)資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化，創(chuàng)造出最優(yōu)異的教學(xué)成績(jī)。教務(wù)管理工作在執(zhí)行階段會(huì)牽扯到多個(gè)部門、數(shù)個(gè)層次，廣大師生是其主要的服務(wù)對(duì)象，在日常工作實(shí)施階段，應(yīng)積極和相關(guān)部門及人員進(jìn)行有效交流，全面了解教學(xué)過程中遇到的實(shí)際難題，調(diào)和各種關(guān)系，維持并鞏固教學(xué)秩序的穩(wěn)定性，為師生提供實(shí)實(shí)在在的服務(wù)，毫不動(dòng)搖地秉持剛性和柔性管理相結(jié)合的原則，打造出協(xié)作共贏的大好局面。

（二）建立健全教務(wù)管理制度

首先，逐步完善教務(wù)管理制度，確保其執(zhí)行過程的科學(xué)性、規(guī)范性，并彰顯出時(shí)代性的發(fā)展特色，將日常資源、考試、學(xué)籍、管理等統(tǒng)統(tǒng)囊括到制度中，確保相關(guān)管理工作在執(zhí)行階段真正實(shí)現(xiàn)了有據(jù)可依。

其次，在管理制度改革創(chuàng)新階段，要充分發(fā)揮校級(jí)管理部門的宏觀指導(dǎo)作用，院系管理部門保留并加大對(duì)自身管理自主權(quán)的維護(hù)力度。并且在教務(wù)管理工作執(zhí)行階段不斷強(qiáng)化其彈性，始終將學(xué)生群體的需求為基礎(chǔ)，革新教學(xué)測(cè)評(píng)機(jī)制，在部署學(xué)科課程計(jì)劃方面要富有彈性，逐漸建設(shè)出自主學(xué)習(xí)機(jī)制。

再次，革新教師管理體制，高職教務(wù)管理部門可以采用實(shí)施培訓(xùn)、激勵(lì)機(jī)制等，鼓勵(lì)教師主動(dòng)革新教學(xué)方法，尤其是青年教師群體，可以通過實(shí)施激勵(lì)性政策去使他們?nèi)硇牡赝度胫两虒W(xué)活動(dòng)的，高效率地開展科研工作，配合執(zhí)行獎(jiǎng)懲機(jī)制等，增強(qiáng)他們的工作能動(dòng)性，使教務(wù)管理工作有序推進(jìn)。結(jié)合教學(xué)目標(biāo)與業(yè)務(wù)考核，依照不同級(jí)別對(duì)教師進(jìn)行分類，編制差異化的標(biāo)準(zhǔn)，分階段執(zhí)行目標(biāo)。編制崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制并嚴(yán)格執(zhí)行，采用外聘與選拔的形式幫助高職院校源源不斷地引進(jìn)優(yōu)秀教師資源，實(shí)施校內(nèi)和校外競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制，幫助廣大教師在競(jìng)爭(zhēng)中不斷提升自我能力[5]。

最后，也要構(gòu)建出完整的監(jiān)督執(zhí)行體系，針對(duì)教務(wù)管理工作的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督、管理，使教務(wù)管理工作質(zhì)量得到更大保障。比如，通過學(xué)生評(píng)教制、同級(jí)教師評(píng)議制、領(lǐng)導(dǎo)聽課制等方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校教學(xué)質(zhì)量的整體管理。

（三）加大對(duì)先進(jìn)化信息技術(shù)的應(yīng)用力度

教務(wù)管理人員每日均會(huì)接收與處置大量的信息，工作人員要積極采用計(jì)算機(jī)、多媒體及網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代化技術(shù)，使工作質(zhì)效的提升有更強(qiáng)大的技術(shù)支撐。首先，要提升教務(wù)管理的信息化建設(shè)水平。學(xué)籍管理、成績(jī)管理、課程部署等是教務(wù)管理工作的主要內(nèi)容，利用現(xiàn)代化的教務(wù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類教務(wù)信息資源的分散操作、集中式管理、信息資源共享等，減輕工作人員的工作量與壓力，節(jié)約人力資源，進(jìn)而提升工作效率。其次，加大教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度。具體是采用教務(wù)信息管理平臺(tái)或QQ工作群上傳或下載通知、下傳公文及師生能夠以不同的身份登錄，查閱相關(guān)信息，提升資源的共享效率，促進(jìn)教務(wù)管理部門人員和師生群體的有效互動(dòng)溝通，提高工作效率。最后，做好教務(wù)系統(tǒng)信息安全維護(hù)及數(shù)據(jù)備份工作。在用戶登錄環(huán)節(jié)，要輸入用戶名和密碼進(jìn)行檢測(cè)驗(yàn)證，并利用會(huì)話的形式對(duì)其進(jìn)行隱藏。若連續(xù)3次輸入的密碼錯(cuò)誤，則10min內(nèi)便不會(huì)成功[6]。可以利用IP地址對(duì)人員的登錄操作進(jìn)行限制。基于權(quán)限將訪問配置給用戶，利用SSL對(duì)密鑰數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保其傳輸過程的安全性。針對(duì)程序服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，采用分開部署的方法，并建議將各種安全裝置布設(shè)在數(shù)據(jù)庫(kù)之前，借此方式使數(shù)據(jù)安全性得到更大保障。編制一套完整的備份計(jì)劃，健全常規(guī)備份機(jī)制，并指派專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。每周進(jìn)行一次完整備份，每日實(shí)現(xiàn)增量備份。伴隨高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍的拓展過程，歷史數(shù)據(jù)信息更復(fù)雜、龐大，可以采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，由海量信息內(nèi)提取有用的信息，探查到隱藏的信息，用其更科學(xué)的指導(dǎo)教學(xué)過程。

四、結(jié)束語(yǔ)

教務(wù)管理作為高職院校管理工作的核心內(nèi)容，為能培養(yǎng)出優(yōu)秀的應(yīng)用型技術(shù)人才，應(yīng)給予該項(xiàng)工作一定重視，明確教務(wù)管理工作的性質(zhì)，打造出高質(zhì)量的管理團(tuán)隊(duì)，在實(shí)踐中有針對(duì)性地完善管理體制，將信息化技術(shù)融合至管理實(shí)踐中等，全面整改教務(wù)管理的傳統(tǒng)模式，使該項(xiàng)工作在實(shí)施階段有重大突破，對(duì)高職院校的長(zhǎng)效發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。