高校教學檔案管理工作的創(chuàng)新思路

楊 婷

(內(nèi)蒙古財經(jīng)大學 金融學院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070)

高校的教學檔案全面完整地記錄了學校的發(fā)展歷程、教育教學改革、全體教職工的工作及各屆學生的學習生活情況。教學檔案管理工作在高校的管理體系中占據(jù)著非常重要的位置。通過信息化的快速發(fā)展，高校建設水平不斷提升，促進了教育體系和信息化的結合，教學檔案管理工作也在進一步的優(yōu)化和完善，但仍有不足之處需要引起重視。文章結合國內(nèi)高等學校的發(fā)展實際，進行深入的探究并提出對策建議，希望為高校未來的教學檔案管理工作提供更科學、更有利的參考。

一、高校教學檔案管理的意義

高校教學檔案是在長期教學實踐和不斷改進的基礎上形成的，積累了學校多年來的教學經(jīng)驗，是一項重要參考資料。教學檔案質(zhì)量的好壞是衡量學校教學管理水平的重要標志，也是教學評估的重要依據(jù)，做好教學檔案工作不僅可以促進學校良好發(fā)展，而且對學校順利開展教育教學能起到很好的作用[1]。

第一，教學檔案對學校的發(fā)展歷史進行了客觀詳細的記錄，體現(xiàn)了學校特色的教育教學方式和育人理念。它如實反映了學校教育改革情況和發(fā)展歷程，展示了全校教職工勤奮工作的狀態(tài)和各屆學生全面發(fā)展的過程。所以，高校教學檔案發(fā)揮著服務全校教職工和各屆學生的重要作用，是一項真實、詳細的資料。

第二，教學檔案記載著學校在教學方式、教學計劃、專業(yè)特色、課程設置、培養(yǎng)方案和培養(yǎng)對象等方面實施教學的全部過程。因此，只有深度研究教學檔案、挖掘檔案里的相關信息資源、總結并借鑒檔案里的教學經(jīng)驗，才能為做好檔案管理工作打下良好的基礎[2]。

第三，教學檔案能夠全面掌握學校專職教師和外聘教師的教學工作情況，如對教師的教學工作量、科研過程及成果、教職工分階段考核和職稱評定等進行系統(tǒng)的記錄。通過教學檔案可以全面了解學校教師的教學能力、科研水平和工作經(jīng)歷等，從而對學校教師聘任制度的完善和師資隊伍的加強起到重要的推動作用。

第四，教學檔案是一份記錄完整且具有系統(tǒng)性、真實性的信息資料。可以全面檢驗各屆學生的學習、綜測、體能、獎懲等情況，并考察畢業(yè)生的綜合能力與素養(yǎng)，為招聘單位提供有效信息。另外，學校還可以根據(jù)對教學檔案的研究，通過學校教學評估提升學校教學質(zhì)量，進一步完善學校教育教學制度。

二、高校教學檔案的特點及分類

(一) 高校教學檔案的特點

知識性強是高校教學檔案的第一大特點[3]。高校的教學領域包含很多學科，而且各個學科之間也存在著交叉，教學檔案覆蓋學校的全部學科內(nèi)容，不同的學科目標定位及專業(yè)課程設置不同，需要有專業(yè)性強的團隊來制定方案。高校教學檔案的第二個特點就是其形成多樣具有周期性。一所高校有專科、本科、研究生及成人教育，每個學習階段都有相應的培養(yǎng)目標和學習方案，其學習形式多樣化，高校的教學活動有計劃、有周期性，一個周期中包含著不同的階段，記錄了每個階段的教學管理活動。第三個特點就是內(nèi)容涵蓋廣。通過高校教學檔案的建立，有效記錄了學校的辦學理念和特色，以及教學管理人員的管理制度和工作流程，同時也詳細記載了學校教師的教學、科研成果，使教學檔案的內(nèi)容非常豐富廣泛[4]。

(二)高校教學檔案的分類

就目前情況來看，高校檔案大致分為兩類，第一類是教務檔案，第二類是學籍檔案。其中教務檔案包括教學管理部門的培養(yǎng)目標、課程設置、教學方案、教學計劃，教務管理中各屆學生的學年論文、調(diào)查報告、畢業(yè)實習、畢業(yè)論文、畢業(yè)設計，教師在教學過程中形成的教案、大綱、教學日歷、聽課記錄、教學工作量和科研成果，教學運行中的期中報表、教師評價、作業(yè)試卷、成績單和成績分析等。學生的學籍檔案包括招生錄取名單、新生報到登記表、學生點名冊、實習考核表、學生卡片及學生轉學、休學、復學、學籍預警，學生個人的基本信息表、獎懲情況、各類比賽情況及獎學金獲獎情況等。

三、高校教學檔案管理中的現(xiàn)狀及存在的問題

(一) 對檔案管理的歸檔意識淡薄

現(xiàn)如今，教學檔案并沒有被高校領導及檔案管理人員重視，同樣，他們的檔案管理工作意識也比較淡薄[5]。檔案管理的工作煩瑣又復雜，各種相關資料都需要有條理的分類、收集、整合、歸檔和儲存，工作量大、任務重，少量的管理人員根本不可能高質(zhì)量地完成這些工作。加之專業(yè)的檔案管理人員匱乏，有些二級學院只有一位專職檔案管理工作者，要面對學校管理層各個部門的工作，若同時下發(fā)任務通知且上交時間又比較急的時候，就會有歸檔存儲不認真、不檢查、糊弄的現(xiàn)象，這種不端正的態(tài)度、責任意識弱的行為，制約了教學檔案的未來可持續(xù)發(fā)展。

(二) 教學檔案管理人員的專業(yè)能力有待提高

目前，高校教學檔案管理人員的專業(yè)性能力都不高，這也是其管理進程中存在的一個重要的問題。首先，大多數(shù)檔案管理人員不精通檔案管理的專業(yè)知識，又很少主動學習或參加培訓，致使與新形式、新政策脫軌。其次，很大一部分教學檔案管理人員都是新進教師坐班制、轉崗來的教職工、沒有編制人員或者是校內(nèi)勤工助學學生兼職的。他們沒有專業(yè)的知識背景，沒有從事過與檔案相關的工作。所以，在發(fā)現(xiàn)問題的時候不能及時解決，認為不是自己的專職工作，得過且過，隨便糊弄完成就行，對檔案管理工作過于輕視。正因為他們的專業(yè)能力欠缺、業(yè)務水平低，使得他們很難在短時間內(nèi)適應高效率的教學檔案管理工作。

(三)教學檔案管理制度不夠完善

雖然高校針對教學檔案管理制定了工作職責和規(guī)章制度，但在實際工作中，很多管理人員只對歸檔內(nèi)容做了簡單規(guī)定，而其他重要的部分沒有明確說明，對教學檔案資料的收集和分類也不嚴謹。緊張繁忙的時候，檔案隨意堆疊，存放混亂，另外電子歸檔不清晰，給檔案后期的查閱和評估加大了難度[6]。此外，教學檔案在借閱和歸還方面有不合理的設置，很多檔案在借閱出去后不能按時收回，經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。這些管理制度上的漏洞對教學檔案管理工作產(chǎn)生諸多不利影響，嚴重阻礙了教學檔案價值的發(fā)揮。

(四)教學檔案管理方法陳舊，利用率低

高校教學檔案是完整的信息庫，它涵蓋了學校不同階段的工作及生活情況，可以為師生提供強有力的科學研究。目前，高校對教學檔案的推廣、宣傳做的很少，沒有讓廣大師生認識到教學檔案的重大價值，其服務意識也是被動的。甚至有些師生并不知道教學檔案可以幫助他們解決科研或者學習過程中的難題，從而少走彎路[7]。隨著高校招生規(guī)模擴大、引進教師數(shù)量增多，新學科專業(yè)增加、檔案門類細化，使教學檔案工作量也隨之加大，而大多高校的檔案管理系統(tǒng)還比較過時，不能把信息化技術和檔案管理相結合。筆者以內(nèi)蒙古財經(jīng)大學二級學院為例，調(diào)研近幾年師生查閱檔案的情況，隨著師生數(shù)量不斷增多、相對應的檔案資料隨之加大，但檔案管理隊伍沒有增強，使之工作壓力大、效率低。師生查詢資料內(nèi)容多且不統(tǒng)一。每一位老師或?qū)W生的查詢時間大概在3—10分鐘，而每天平均有數(shù)十位師生查詢資料，且人工查閱資料比較浪費時間，使檔案管理人員不能專心做其他工作。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅陳舊、落后，跟不上信息時代的步伐，也不能滿足信息化發(fā)展的需求，更無法提供高質(zhì)量的服務。

四、高校教學檔案規(guī)范化管理的對策

(一)提高對教學檔案管理工作的認識

首先，高校領導及相關部門都應該認識到，教學檔案在教學活動、科學研究等方面有著重大的參考價值，要重視高校教學檔案管理，使其工作穩(wěn)步開展[8]。須加大對教學檔案管理的審查力度，定期進行工作業(yè)績檢查和評比，讓相關管理人員意識到教學檔案的重要性，把工作做到更好更細致[9]。其次，加強對管理人員的相關專業(yè)知識培訓，定期學習有關法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等工作條例，從思想上重視起來。高校以開展專題講座、研討會等方式，讓檔案管理人員相互交流，總結管理工作中的經(jīng)驗和教訓，從中學到更多專業(yè)知識和操作技能；還應多采取培訓的方式，定期邀請校內(nèi)外專業(yè)老師講解其工作中的重點、難點和易忽略點；也可以舉辦知識競賽，重點考察相關的知識儲備和技能熟練度，使檔案工作能夠為學院的教學與管理提供更好的服務。

(二)培養(yǎng)高素質(zhì)的高校教學檔案人才隊伍

在信息化管理體系的大環(huán)境下，檔案工作需要能夠熟練掌握并科學運用技術的多方面人才[10]。在各個領域的發(fā)展進程中，專業(yè)化是維持其健康可持續(xù)發(fā)展的主要因素，檔案管理工作也不例外。高校應該摒棄兼職或者校內(nèi)轉崗人員來填補檔案管理的空缺職位，大力招聘專職檔案人員，加強培養(yǎng)高素質(zhì)、高技術、高能力的人才，充實檔案管理隊伍。高校檔案工作者應具備業(yè)務突出、信息技術熟練和服務意識高的綜合能力，提升教學檔案管理水平，提高教學檔案管理質(zhì)量和管理效率，充分發(fā)揮教學檔案的作用。

(三)制定和完善高校教學檔案管理制度

完善的檔案管理制度在高校的管理體系中是必不可少的，不能只是模仿其他高校或者照搬照抄，應結合自身檔案管理工作的實際情況，先確定目標方向，再制定管理制度，明確各級各部門職權范圍，使檔案管理規(guī)范化、科學化、統(tǒng)一化[11]。在教學檔案管理中，要認真做好材料的形成、收集、整理等積累工作，根據(jù)檔案是否需要永久性保存進行分類集中統(tǒng)一管理，將永久性保存的教學檔案移交給學校教務處或者檔案室，不屬于永久保存的材料由各教學單位、各系部、各辦公室管理，確保不出差錯。教學檔案的分類、整理、存放等各個環(huán)節(jié)都應該有專業(yè)人員指導和監(jiān)督，定期安排領導小組走訪調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題和不足，及時溝通并有效解決。還應建立相應的教學檔案管理的評比制度和獎勵機制，并作為年終考核依據(jù)，進而促進高校檔案管理工作快速發(fā)展。

(四)提高教學檔案利用率

高校教學檔案為提高教學管理水平和教學質(zhì)量評估提供了非常重要的事實依據(jù)。學校應該加強教學檔案管理建設，采取相應措施提高其利用率。通過校級、院級舉辦各類大型活動，對檔案知識進行大力宣傳，對教學檔案的用處和用法進行大力推廣，加大教學檔案的透明化進程，鼓勵全體教職工和學生學會運用并且善于利用教學檔案解決問題[12]。目前，各大高校都將信息化建設運用到學校整體的發(fā)展規(guī)劃中，我校也應該順應時代發(fā)展的大趨勢，將電子技術運用到檔案管理系統(tǒng)中，更新基礎設施和系統(tǒng)設備，建立一個新型的教學檔案管理系統(tǒng)，將高校的信息庫連通貫穿。并充分利用校園網(wǎng)、在線辦公、OA系統(tǒng)等線上資源實現(xiàn)檔案辦公自動化。高校教學檔案是非常珍貴的信息資源，所以我們要采取傳統(tǒng)化、網(wǎng)絡化相結合的創(chuàng)新方式，并對其進行有效利用，這才能實現(xiàn)教學檔案價值最的大化。這樣的管理方式不僅能改善傳統(tǒng)紙質(zhì)復雜、煩瑣的弊端，減少紙質(zhì)檔案，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存，而且降低了檔案管理的存放和查閱成本，提高了檔案的利用效率，從發(fā)展的長遠性看，更能實現(xiàn)教學檔案的價值。

五、結束語

高校教學檔案真實且詳盡地記錄著學校歷史文化、教學改革和全體師生學習生活等各個方面的發(fā)展歷程，對高校未來發(fā)展有著十分重要的意義和價值。因此，做好教學檔案工作，是新時期教育改革和發(fā)展的需要，高校應該重視教學檔案的管理，在結合自身發(fā)展的基礎上，掌握教學檔案的特點，完善其管理制度，以彌補實際工作上的不足。同時，加大信息化建設投入，創(chuàng)新工作方式，共同推動高校教學檔案工作快速化發(fā)展。