企業費用報銷系統數字化轉型

四川大學錦城學院 袁雪霽

一、企業費用報銷系統數字化轉型的背景

傳統的財務報銷工作繁瑣而低效，對于員工而言，報銷非常困難，要把所有的票據一張紙粘貼好，填好報銷單據，找到相關領導簽字，拿給財務，等著記賬、付款，等著回答財務的若干問題。紙面的信息傳遞方式以及效率低下的人工審批操作為基本特征，導致財務僅僅是簡單的記錄數據，而無法實時、全面地采集和處理數據，無法實現對風險的有效控制，也不能向管理者提供決策支持。

在新的大數據互聯網時代，財務部門要完成傳統的數字記錄向財務共享服務中心進行轉型，必須完成數字化轉型，越來越多的高科技企業意識到數字化的財務管理對企業的重要性，手動輸入票據信息容易出錯，而出錯就意味著浪費成本。差旅和費用管理系統若能夠自動導入供應商和商業信用卡的消費明細以及收據中的詳細信息，就可以避免數據輸入出現遺漏或錯誤的風險。這種準確性能夠幫助企業實實在在地節約成本。確保準確性只是第 一步，如果能夠更快速地完成費用報表，就可以實時了解開支的情況，加強對現金流的控制。因此企業的費用報銷系統是財務共享服務中心最重要的部分，無紙化報銷流程才能突破報賬時間與空間的限制，擺脫冗長的流程，才能夠及時獲取企業數據，并將企業的數據集合一起轉化成大數據中心，同時借助經營預測、風險預測的模型和工具，為管理者提供數據驅動的決策支持和更有效的風險控制。

二、企業費用報銷系統數字化的流程建設

（一）企業費用報銷系統的數字化

企業費用報銷系統的數字化是企業員工、領導審核和財務報銷在財務共享服務中心的一體化處理平臺。要實現報銷系統的數字化，需要財務相關信息的財務的標準化、流程化和信息化。數字化轉型需要完成兩個階段的任務，第一階段任務整合企業搭建的商旅系統，辦公系統、電子影像系統，報賬系統等，把原來分散的財務標準化的工作集中在一起，實現企業費用報銷系統的數字化初步轉型；第二階段搭建財務共享中心，引入財務機器人等自動化，完成企業費用報銷系統的數字化轉型。

（二）企業費用報銷系統的具體流程

企業費用報銷系統流程需要報賬系統需要完成前端智能采集，通過數字化平臺，根據預設的審批權限和規則，自動推送報賬單給相關業務領導審批，并在后端進行會計核算和資金核算，完成相應的入賬和付款，而員工只需要在搭建的報銷系統中根據單據類型進行報銷填單，領導只需要在審批環節完成審批，報銷的付款將會自動轉入員工賬戶，實現“無紙化報銷-無見面審批-無接觸審核-電子化檔案”的全流程線上費用報銷。企業費用報銷系統分為員工端、領導端和財務端三大端口，以在線智能采集、共享核心系統、會計核算系統和資金管理系統搭建企業費用報銷平臺，達到高效完成財務業務處理。

1.員工端

電子發票背景下，員工報銷將實現無實物流全線上操作。員工在消費后掃描微信、支付寶等App 生成的二維碼，填寫抬頭信息，即可實現快速開票。實際報銷時，以每刻報銷的數字化解決方案為例，員工只需要從微信卡包等終端直接調取電子發票，票聯系統集成增值稅發票綜合服務平臺自動完成電子專票的驗真查重，并無縫對接報賬系統，員工簡單勾選即可進入報銷流程。系統可以根據單據類型，字段設定提示信息，輔助員工填單，對錯誤信息進行警示，減少出錯率，有效解決錯單填報風險，優化報賬效率。

2.領導端

領導隨時隨地可通過移動端查看單據，根據系統提示風險，直接進行費用報銷審批。在企業報銷系統目前主要采用的是系統內嵌規則完成自動審核或者人工審核，人工借助相關經驗處理，沒有真正實現審核系統的智能化，屬于企業費用報銷系統數字化轉型的第一階段；在根據大量的人工處理規則后，系統后臺搭建可以將這部分規則重新寫入平臺的數據庫中，引入機器人，由機器人進行學習，進行自動審核，真正實現人工智能下的企業費用報銷。

3.財務端

財務不再需要查看實物進行核驗，只需查閱電子影像，同時進入會計核算后端系統，進行會計處理和資金付款。特別在報銷單據流轉環節，以前是報銷人員挨個拿著單據送到財務部，現在只需要線上系統進行審批報銷，同時在付款環節，系統批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現在系統能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息，與網銀對接后可批量轉賬，大幅減少出納的工作量；在賬務處理環節，由系統自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯。現在，通過費用報銷系統與財務軟件對接可直接生成會計憑證。

（三）企業費用報銷系統的內部監管

企業費用報銷系統能夠幫助實現員工出差便捷、領導審批簡單，財務流程簡化，提供公司的效率，但在企業費用報銷中，若出現虛假報賬，如何有效發現和監管成為關鍵。

1.優化報賬流程，加強內部控制

不斷規范報賬流程，加強內部控制，實現前端系統和后端系統的互聯互通，減少信息的遺漏，能夠實現進行數據監控和共享，能夠及時進行數據平臺預警的，達到風險監管，助力企業更好的發展。

2.對員工費用報銷的監督

審計抽查是一種事后監控模式，如果抽查發現有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

員工費用報銷原則上要在費用發生后三個月內進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說

明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的，不能報銷。報銷系統可以為每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

3.對領導審批的監督

為了保證費用報銷審批的及時性，首先需要在流程中限定領導電子審批的時間，自電子流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，默認本環節審批人已經同意。當然，默認審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司可以定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予警示。同時，若領導對下屬的費用報銷未能認真履責，就會導致很多不當費用報銷，如要求這位領導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。

三、展望和未來

（一）企業費用報銷平臺的構建

目前，中國大多數企業差旅與報銷管理仍舊采用手動形式，流程冗余，審批時間長，報銷周期長等問題，數據前端平臺和后端平臺嚴重脫節，數據信息無法整合，導致財務信息共享無法發揮積極的效率，因此企業數字化轉型的第一步是要從財務管理開始，而財務的精細化管理和智能化費用管理是實現財務數字化轉型的關鍵一環。在經濟全球化的趨勢下，中國企業海外機構逐年增長，但由于各地域或國家的法律法規的差異性，如何建立能夠滿足不同國家財務相關的合規性的企業費用報銷平臺太將成為財務共享服務的重要挑戰。突破財務信息之間的壁壘，智能實時形成財務報銷數據，并以此為基礎能夠實時智能化生成財務報表，便于企業利用報表進行精細的財務分析，針對性地進行預算管理，開源節流，使企業不斷地發展成為真正的跨國信息化企業。

（二）加快財務會計向管理會計轉型進程

在大數據和云計算時代，企業面臨的競爭是如何將專業領域的創新與技術的創新充分地結合起來，不僅僅開拓新的市場，而且要從存量市場挖掘出新的機會。企業決策者越來越依賴有價值的數據作分析，決策和控制企業風險，而這些都需要將精細化管理中的過程數字化和業務與財務融合化，并站在管理會計的角度對所產生的數據進行進一步加工和處理。財務會計的模式已經很難適應數字經濟時代的發展需求，而管理會計的發展更加適合數字經濟發展形勢。管理會計是以整個企業為工作主體，為企業的決策和發展提供相應的信息，能夠將財務會計的事后預測轉化為事前預測、事中控制和事后監管，并且能夠利用財務共享平臺信息及時做出相應的調整，為企業運行管理和成本開支提供更多的參考和依據，并且能將財務信息和內部控制相結合，有效防控財務風險。基于此，企業在進行財務會計數字化轉型中，需要逐步推動財務會計向管理會計轉型，且逐漸推動會計業務的過渡與拓展，在實踐中逐漸構建起科學、完善、規范的管理會計體系。

企業的財務管理部門需要承擔大數據分析職能，以提高對企業經營數據獲取、分析和整合的能力；各項財務工作亦需要以智能化、技術化的手段開展，以提升財務管理水平、效率和質量。未來的財務是智能財務時代，在大數據的推動下，要把公司的數據和外部的數據聯合在一起，要建立企業以業務財務為基礎，利用各種管理會計的方法進行決策，大型企業唯有積極擁抱科技，擁抱數字化，才能在財務管理轉型的過程中穩步前行。