財務信息共享模式下高職院校網上報銷的問題及對策

楊洋（云南農業職業技術學院）

近年來，隨著職業教育的不斷發展，國家對高職院校經費的投入日益增長，經費來源的多元化，加之多校區辦學給高職院校經費報銷帶來了更大的挑戰。報銷難、支付慢、財務人員服務差等問題已經成為制約高職院校發展的一大障礙。隨著互聯網技術的不斷發展，特別是互聯網技術與財務信息技術的進一步融合，“網上報銷”應運而生。相較本地區本科院校，高職院校網上報銷呈現出起步慢、資金來源單一、流程設計不盡合理等特點和問題。本文以N 職業院校為例，針對目前高職院校網上報銷的現狀以及存在的問題，提出在信息共享模式下網上報銷流程的優化對策，以進一步助推高職院校財務信息化發展。

高職院校傳統報銷模式存在的問題

（一）線下審批簽字難

目前各高職院校的簽批流程往往根據經費金額大小實行分級審批。在傳統報銷模式下，分級審批涉及簽字審核的人員較多，往往簽批人忙于公務或教學，加之多校區辦學，報銷人完成一筆經費簽字需耗時多日，嚴重影響經費報銷。

（二）手工核算錯誤頻出

傳統報銷模式中，報銷人手工填寫各類報銷單據，往往對報銷制度和報銷流程不夠充分了解，經常出現標準適用錯誤、格式錯誤、數字大小填寫錯誤等情況。一筆經濟業務報銷人往往因為報銷等待時間長、反復修改、多次簽批等問題容易造成對財務工作的不滿，影響財務工作的形象。

（三）獲取數據難，預算控制效果不佳

目前高職院校普遍缺乏共享式的財務應用平臺，不能基于大數據提供出如預決算、教育經費統計需要的實用型數據。數據統計完全依賴手工進行，此種原始統計方式往往由于記錄人漏記、錯記而導致數據的真實性和可視性極差。由于項目和經費之間無法通過預算指標進行控制，經費超預算使用財務部門也只能事后補救，無法達到預算控制的目的。

（四）財務數據共享難，造成信息孤島

高職院校自主研發能力相對較弱，往往傾向于購買各部門需求的信息化系統，沒有構建智能化的業財融合平臺，各部門擁有的系統五花八門、重復建設、浪費極大。各系統之間缺乏統一的設計和互聯互通，數據獨立、信息無法共享，形成一個個信息孤島。

（五）財務人員工作量大，核算效率低

高職院校的財務部門往往集預算管理、財務核算、物資采購于一體，崗位編制數量少，事雜，工作壓力大，人員流動頻繁。憑證稽核人員現場審核單據，因排隊報銷人員較多、長時間審核單據疲倦等因素易出現單據審核不嚴、數字核算錯誤等情況。會計制單人員逐筆手工編制記賬憑證，核算效率低下。出納人員逐筆錄入并核對支付信息，錯誤率高、支付慢。

高職院校網上報銷流程及特點

（一）高職院校網上報銷流程

為進一步落實政府會計制度改革的要求，以信息化為抓手，切實解決教職工排長隊、報銷難、支付慢等問題，提升財務管理水平。N 職業院校于2020年5月正式啟動網上報銷，財務應用平臺實現了網上填報、賬務核算和資金支付的有效銜接。下面從三個方面介紹N 職業院校網上報銷流程。

1.內控制度建設

建立符合高職院校獨具特色的內控制度體系,對學校提升財務管理水平、防范財務風險具有深刻意義。N 職業院校為積極推動網上報銷流程和審批權限設置等符合內控要求，進一步對各級規章制度進行梳理，并結合學院實際出臺了《N 職業學院差旅費管理辦法》《N 職業學院經費報銷管理辦法》《N 職業學院小額物資采購管理辦法》《N 職業學院預算管理辦法》等一系列財務規章制度。從經費報銷流程上、經費使用上、經費審批權限上做了詳細調整，N 職業院校的網上報銷既解決了排長隊、報賬難等一系列問題，又從內控需要上符合政策要求，為進一步推動財務信息共享提供了政策和制度保障。

2.經費審批權限和流程設計

N 職業院校財務收入分為一般公共預算撥款收入和財政專戶管理的收入，相較于本地區本科院校資金體量小、來源單一，經費簽批權限設置相對簡便。為進一步落實國家“放管服”政策要求，下放經費簽批權限、簡化報銷流程，學院在編制校內預算時，將資金支出進一步細化為基本支出和項目支出，所有經費按照項目形式統一編制預算代碼，按照部門職責進行劃分后嵌入財務運用系統，校內經費預算實行經費負責人“一支筆”與分級審批結合，誰分管誰審簽，誰審簽誰負責的制度。

3.網上報銷業務流程設計

N 職業院校網上報銷流程設計是基于學院財務應用平臺，實現網上報銷、網上審批、賬務處理、指標管理等多模塊數據互通。N 職業院校所有經費使用均實現了網上報銷，經辦人取得與經濟活動相關的真實、合法、有效的票據，登錄學院財務應用平臺，選擇對應報銷模塊，填制報銷單據，上傳報銷附件，提交網報單據后系統按照審批流程分別推送給不同審批人進行簽批。審批人可以選擇微信、客戶端等多種方式實時審批。審批結束后，報銷人打印報銷單據并攜帶原始單據到財務報賬大廳遞交單據即可完成網上報銷。

N 職業院校網上報銷啟動前按照簽批流程收集了各簽批人具有法律效力的電子簽章，簽批人只需核實報銷事項點擊確定即可完成簽批。網上審批方式將強制性約束和規范內嵌在審批流程中，減少了人為操作因素的影響，將審批監督工作提前。改變了以往財務事后監督的滯后性，規范了財務報銷行為，提升了財務管理水平。

（二）高職院校網上報銷的特點

隨著高職院校對財務信息化的進一步重視，基于智慧校園建設的財務應用平臺得以啟用，其中作為財務應用平臺中的網上報銷模塊受到了很大一部分教職工的歡迎，高職院校的網上報銷也由此呈現出了一些獨有的特點。

1.流程規范化，報銷效率進一步提高

高職院校的網上報銷借助互聯網技術，將差旅費、勞務費、日常公用經費等報銷事項進行程序設定，形成固定模板，報銷人只需將報銷基本事項填入報銷模板，系統會自動帶出報銷標準，報銷人上傳原始附件，核對報銷事項，點擊提交網報單據，系統將按照報銷流程和審批權限設置，分別推送不同經費負責人審批。網上報銷模式下，報銷人只需在有網絡的地方就可以提交網報單據，極大地提高了報銷的效率，解決了排長隊現場報銷的問題。

2.審批便捷化，信息共享逐漸拓展

經費簽批人可不受地域和時間限制，隨時隨地登錄財務應用平臺、微信或者手機APP進行審批，借助審批平臺，審批人可以詳細閱讀報銷事項和原始附件并提出修改意見，報銷人可以隨時查看審批狀態并清晰了解每一筆報銷的審批進度、支付進度和經費結余情況。高職院校的財務應用平臺涵蓋了預算管理、借款單查詢、經費統計、工資收入申報查詢等功能，各部門通過和財務應用平臺互開接口的方式查詢和提取財務數據。既加強了各部門之間信息的交流，又使得財務數據實現共享。

3.經費指標控制，預算管理逐步加強

經費預算下達后，財務部門按照項目分類完成財務應用平臺經費指標錄入，財務人員對預算支出額度進行實時控制，報銷人選擇經費項目如超出指標控制金額系統將無法提交保存，審批人可隨時查詢預算執行進度，有效把控經費使用和預算執行情況。通過經費網上報銷的方式，提升了教職工對規范經費使用的認識，強化了部門負責人預算管理的意識，提高了經費使用效率。

4.財務核算效率化，服務水平得到提升

網上報銷模式讓憑證審核人員無須面對排長隊報銷的教職工，減少了出錯的概率，有了更舒適的環境進行網上報銷單據的審核。憑證制單人員只需掃描報銷單據上的二維碼并做簡單的修改即可自動生成憑證，減少了手工錄入的煩瑣。出納人員在會計制單后只需核對支付信息即可快速支付，提高了支付的效率。財務人員減輕了壓力，有了更多的時間思考和提升財務服務水平，教職工對財務工作有了更高的評價。

高職院校網上報銷存在的問題

N 職業院校自2020年10月開通運行網上報銷系統以來，系統整體運行良好，能夠有效規范學院經費使用，減少教職工報銷等待時間，提高賬務處理效率，也為后期單據自助投遞上線提供了良好的基礎。隨著高職院校經濟活動的日趨復雜，N職業院校的網上報銷還存在一些問題和不足，亟待進一步改進和完善。

（一）教職工報銷業務不熟悉，信息溝通不順暢

高職院校的經費使用一般按照部門進行劃分，報銷人員不固定，更換較為頻繁。以科研項目為例，每年新立項的科研項目經費使用均需要通過網上報銷填寫報銷單據，實行全員報銷必然導致很多教職工無法全面了解網上報銷流程和財務規章制度，盡管財務部門通過組織多輪現場培訓，很多教職工仍然對網上報銷不適應。網上報銷初期，教職工對預算指標選擇、內容填報存在大量問題，有效的溝通方式尚未建立，退單率高，財務人員工作量較大。

（二）網上報銷流程復雜，簽批功能不完善

高職院校網上報銷需要根據業務類型設置差旅費、日常經費、勞務費、借款等模塊，每一模塊均需要按照財務制度要求設置相應填寫規范，報銷人還需按照電子會計憑證報銷入檔的要求上傳原始附件資料，導致網上報銷填寫內容復雜，操作步驟過多。雖然經費報銷實現了網上審批，但是財務應用平臺與微信等軟件系統集成性差，未能實現簽批待辦事項的提醒，審批人需要進入專門的財務應用平臺進行審批，簽批程序多，步驟復雜，影響簽批效率。

（三）單據報銷返工率高，未能實現自助投遞

高職院校實行網上報銷以后，報銷方式發生了巨大變革，財務報銷指南等一系列配套制度未能有效建立，網上報銷流程未設置會計前端審核，加之廣大教職工不具備財務專業知識，網上報銷單據填寫錯誤率高，業務咨詢量大，財務部門退回報銷單據較為頻繁。同時，報銷人完成簽批流程后還需連同原始附件一并交財務部門進行最后終審，如遇財務人員教學、外出學習等原因，已經完成簽批的報銷單據仍不能進行支付，未能實現不見面單據提交。

（四）財務系統模塊銜接不夠，共享性有待加強

目前高職院校的財務系統功能較為單一，網上報銷大多處于初試階段，財務應用平臺的預算、賬務核算、支付模塊之間相對獨立，財務數據仍需要通過手工導入的方式實現共享，財政零余額賬戶未能實現與財務系統對接，人工錄入效率低下，錯誤率高。各部門使用的系統與財務應用平臺互聯性差，往往因接口或格式設置等原因導致數據提取困難，財務數據無法實現有效共享。

信息共享模式下網上報銷的優化對策

（一）加大網上報銷培訓力度，設立部門報賬員

高職院校應加強對教職工網上報銷填報、財務應用平臺使用的培訓力度，提升報銷人財務專業水平，財務部門可以通過建立QQ 群、微信公眾號等方式加強與教職工的溝通交流，樹立教職工預算管理的意識。財務人員在教職工發生經濟事項之前應加強對經費使用的指導，將會計審核提前，解決財務審核的滯后性問題。同時，各部門應當單獨建立報賬員制度，科研項目可以設置財務助理，財務部門定期加強對報賬員網上報銷的培訓和指導，減少全員報銷帶來的范圍廣、培訓難等問題，學校可以在績效工資分配上對報賬員和財務助理加以傾斜，提高其待遇。

（二）優化網上報銷流程，完善簽批功能

高職院校應當進一步梳理網上報銷流程存在的問題，廣泛征求教職工在填報網上報銷單據時遇到的難點、痛點。合理設置填報內容，增加會計預審功能，提升財務事前審核能力。學校可以給報銷人配置掃描儀、高拍儀等設備，提高附件上傳速度。同時，加強財務應用平臺與微信之間的系統集成，增設待辦事項提醒，提高審批效率。

（三）加強內控制度建設，實現報銷一站式服務

為進一步防范財務風險，提升財務內控管理水平，高職院校應建立符合現代財務發展的內控制度，加強財務制度建設，為財務信息共享和網上報銷的推行保駕護航。同時，采取編寫財務報銷指南、拍攝原始單據粘貼視頻等方式提升教職工經費報銷效率，財務部門在營業網點增設憑證自助投遞機，教職工可以不受財務時間限制實現憑證自助投遞，打通網上報銷的“最后一公里”。

（四）構建財務智能化平臺，提升數據共享水平

面對財務應用平臺不夠完善、財務數據共享差的局面，高職院校應以智慧校園建設為契機，加強財務應用平臺一體化建設，不斷完善網上報銷、財務核算、資金支付模塊銜接設置，實現財務數據“一鍵提取”。各部門系統與財務應用平臺要規范接口標準，實現財務與業務的相互融合，提升財務數據共享水平。

總結

傳統的經費報銷模式已經不能適應職業教育發展的變化趨勢，推行財務信息共享式的網上報銷已經成為高職院校財務今后發展的重點。財務應用平臺的使用，實現了財務與各部門之間的數據共享，提高了辦事效率，提升了財務服務水平，只有不斷完善高職院校網上報銷流程，加強財務信息化建設水平，才能為職業教育的發展提供有力保障。