醫院檔案管理存在的問題與對策分析

馬凱

(山西醫科大學第二醫院，山西 太原 030001)

醫院的檔案包括各種醫院文件、基建圖紙、會計憑證、科研課題等資料，是記載醫院診療情況和發展過程的權威憑證，也是寶貴的歷史資料，存儲價值非常大，一旦管理不善、發生毀壞或丟失，其損失是難以估量的。因此，一定要加強醫院的檔案管理，特別是近些年隨著醫療改革的逐步深入，很多醫院的規模也在不斷發展壯大，檔案工作也會面臨更多的問題。

1 公立醫院檔案工作的重要性

檔案是無形的寶貴資產，是日常工作中的重點，對于任何單位來說都十分重要。如果想要高效率地完成各類檔案的日常工作，就一定要增強檔案意識，重視檔案管理[1]。工作中所產生的各類文件、會計憑證、榮譽證書、版匾、聲像等資料需要進行系統、專業的分類管理，確保檔案資料的完整性、安全性和有效性，并有效利用檔案資料，服務好廣大群眾。因此，必須重點加強檔案管理工作，及時發現問題，及時解決問題，使各項工作向高質量、高效率的方向發展，更好地完成歸檔工作[1]。

2 公立醫院檔案工作存在的問題

2.1 檔案管理工作的意識不強

首先，醫務人員對檔案管理意識比較薄弱。長久以來，都有重醫療服務、輕檔案管理的思想，認為檔案管理的好壞和醫院的整體發展直接關系不太大，也不能為醫院帶來很多經濟效益，因此把檔案管理的工作遺忘在“角落”，并不會將檔案管理列入醫院的工作重點中，檔案工作在醫院中地位低。其次，對檔案工作不太重視。一些醫務人員認為，只有檔案部門的工作人員才應該負責醫院的檔案管理，自己主要是為患者服務，檔案管理的好壞與自己無關，導致收集檔案資料困難，缺乏系統性、完整性和真實性。

2.2 檔案管理力量比較薄弱

大多數醫院檔案管理人員都是半路出家的非檔案專業的工作人員，沒有經過系統的專業技能培訓，業務水平普遍偏低，都是在“干中學、學中干”，對于檔案管理沒有規范、系統的概念，導致檔案管理工作無法科學、有效地進行[2]。醫院在不斷發展，所形成的檔案資料也在不斷增加，這就要求檔案管理工作人員不斷進步，及時吸納外界新的管理模式與管理理念。

2.3 醫院檔案管理硬件設備投入不足

在檔案管理工作中，信息化建設非常重要，陳舊的檔案管理軟件已不能滿足全面的日常工作，使工作流程更加繁瑣，給檔案工作人員帶來不便，工作效率低。現階段，大多數醫院檔案管理機構仍停留在計算機的日常管理上，使用單機版的檔案管理軟件，而且網絡環境下的數據得不到共享和傳遞，無法實現大幅度提升檔案電子信息化管理水平。

3 改進策略

3.1 提高醫院各級人員對檔案工作的重視程度

首先，醫務人員必須改變傳統的理念，正確理解醫院檔案管理的意義，認識到其必要性和重要性，明確加強檔案管理不僅可以為醫院的科研發展提供科學依據，也可以總結醫院各方面的管理經驗，提高醫院的整體管理水平[3]。檔案管理工作的本質其實是一種服務，所以要在工作中加強服務精神，強化服務理念，拓展服務范圍，從而發揮檔案的價值。其次，還要加強檔案部門工作人員對工作的主動性和重視程度。檔案部門的工作人員應改變以往傳統的檔案管理方式和工作理念，從過去的“要”“等”“靠”的被動式、封閉式管理變為主動式、開放化管理，做到主動服務、跟蹤管理，最大化利用檔案[4]。與此同時，檔案工作人員也要樹立現代化的檔案傳播意識，加強各科室、各層級醫務人員對各類檔案的收集意識，這樣檔案工作才能真正做到為醫院管理和科研、教學服務。

3.2 進一步完善醫院檔案管理制度

醫院的檔案管理工作特點是專業性高、機密度高、保管性強，且檔案的管理工作所涉及的內容也比較繁雜，所以必須制訂一套完善的科學的檔案管理體系，要根據現今檔案管理的現狀和主要問題，嚴格按照《檔案法》和《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等相關的管理條款和制度，建立起一套適合醫院的可行性較高的檔案管理辦法，統一管理不同部門的各類檔案材料，還要制訂適合的考核制度[5]。同時也要加強規范檔案資料的登記、傳達制度，達到檔案資料動態考核管理，從而在發生資料遺失和泄漏時方便追蹤和查找，保障醫院檔案的完整性和保密性。

3.3 加大對醫院檔案硬件設施的投入

傳統的檔案管理模式已經不能適應現代社會的發展和需求，不僅人力資源投入大，而且效率低，給每年檔案統計工作帶來很大困難，費時費力，準確率不高。檔案工作人員一定要打破舊的管理思維，采用適合檔案管理的新型辦公軟件，真正實現檔案資料共享，做到足不出戶就可以在互聯網上查到自己想要的資料，方便快捷，準確率高。這就需要我們在檔案管理過程中加大軟硬件投入，提升電子信息化水平。建設系統化、信息化的檔案管理流程，對實物檔案和信息類檔案的保存都會大有益處。對于檔案資料的使用和借閱，也要有信息化的管理平臺，做到借出和歸還有電子記錄，從而減少檔案資源的流轉時間和統計過程，并且能夠及時準確地保存檔案資料，大幅度地提升檔案的使用效率[5]。

3.4 提高檔案管理工作人員的專業水平和政治素質

檔案工作人員應該熟悉檔案管理的各種業務規定，熟練掌握檔案理論基礎知識和檔案整理操作技能，定期進行業務培訓，增強自身專業水平。檔案管理人員還要加強自身政治理論素養和職業道德。檔案管理工作是一項機密性、政治性很高的工作，檔案工作人員不僅業務精，還要立場硬，遵守各項規章制度，時刻保持高度的組織紀律性，堅決不能發生泄密現象。定期進行思想政治理論培訓，提升自身的政治素質和敬業精神，這樣才能培養出專業性強、政治素質高的檔案管理工作人員，大大提升檔案工作的效率和水準。

總而言之，檔案工作是日常工作的基礎，是平時工作的重要資源和憑證。時代在發展，檔案管理工作也要緊緊跟上時代的步伐，進而推動社會經濟、政治文化建設的全面發展。