公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理與發(fā)展探討

文/安靜（濱州市公共資源交易中心）

公共資源交易涉及的范圍較廣，比如政府采購(gòu)、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易、土地交易、工程建設(shè)招投標(biāo)等等，這些都需要做好相應(yīng)的檔案管理，以便對(duì)公共資源交易進(jìn)行監(jiān)管，促進(jìn)公共資源交易行業(yè)的健康發(fā)展。由于公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的工作量大且內(nèi)容繁雜，工作中必須建立完善的工作制度，采取合理的管理辦法，切實(shí)提高公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的水平。

一、公共資源交易項(xiàng)目檔案管理與發(fā)展的背景概述

目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)處于比較穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，許多基礎(chǔ)性的建設(shè)項(xiàng)目被劃入公共資源交易管理的范疇，可以利用公共資源交易中心平臺(tái)來提高交易的效率，保證項(xiàng)目得以順利開展。為滿足國(guó)家提出的“平臺(tái)以外無交易”的要求，必須將所有的公共資源整合起來，以便對(duì)公共資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，解決監(jiān)管缺位、資源浪費(fèi)等問題，使公共資源交易項(xiàng)目的整體效益得到保證。在整合公共資源的情況下，公共資源交易項(xiàng)目不斷增多，必須對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面收集，利用檔案資料對(duì)公共資源交易活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)公共資源交易行業(yè)的健康發(fā)展。目前公共資源交易項(xiàng)目檔案管理面臨著過去費(fèi)時(shí)費(fèi)力的檔案整理、移交、借閱等更多新的情況和問題，應(yīng)主動(dòng)探索公共資源交易項(xiàng)目檔案管理與發(fā)展的策略，不斷提高公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的工作水平，使其能夠更好地服務(wù)于公共資源交易行業(yè)的發(fā)展[1]。

二、公共資源交易項(xiàng)目檔案管理與發(fā)展的意義分析

隨著公共資源交易市場(chǎng)的快速發(fā)展，公共資源交易項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案資料顯著增加，使得項(xiàng)目檔案管理工作的難度進(jìn)一步提升，無法保證項(xiàng)目檔案管理的整體效果。基于這一情況，要求公共資源交易中心提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理的投入，以先進(jìn)的管理理念和現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量。在新形勢(shì)下，公共資源交易項(xiàng)目檔案管理與發(fā)展的意義體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）確保項(xiàng)目檔案的完整性

做好公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作，可以對(duì)項(xiàng)目檔案存檔的完整性進(jìn)行提升，保證項(xiàng)目檔案能夠充分滿足相關(guān)工作的需要。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理中，很容易出現(xiàn)補(bǔ)漏增缺、補(bǔ)交歸檔、資料不全等問題，既無法保證檔案資料的使用價(jià)值，也增加了許多重復(fù)性的工作。通過合理的措施推動(dòng)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展，不斷完善功能設(shè)置、理順業(yè)務(wù)規(guī)范，形成兼具功能性、便利性和完整性的檔案管理體系，可以提升項(xiàng)目檔案管理的靈活性，做到隨時(shí)進(jìn)行檔案資料的查漏補(bǔ)缺，杜絕出現(xiàn)文檔存積等情況。同時(shí)，可以將檔案資料以視頻、圖片、文字等形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，減少檔案丟失、檔案損壞等問題的發(fā)生[2]。

（二）提高項(xiàng)目檔案的安全性

在公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作開展過程中，考慮到信息化建設(shè)工作得以進(jìn)一步推進(jìn)，可將信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，滲透到日常業(yè)務(wù)管理流程當(dāng)中，可以按照數(shù)據(jù)整合、全程覆蓋、在線辦理、操作留痕的原則開發(fā)電子檔案系統(tǒng)，所有交易文件均以電子文檔形式按節(jié)點(diǎn)儲(chǔ)存，并在規(guī)定環(huán)節(jié)自動(dòng)抓取、在線整理、一鍵歸檔，直接形成完整的交易檔案，大幅提升效率、方便查詢管理，并減少檔案丟失、偽造、變?cè)斓蕊L(fēng)險(xiǎn)，使項(xiàng)目檔案管理的安全性得到有效提高。

（三）提高交易中心的服務(wù)水平

在傳統(tǒng)的公共資源交易項(xiàng)目檔案管理中，檔案管理人員需要面對(duì)大量煩瑣且重復(fù)的工作，但是利用信息化對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，在線操作完成后，相關(guān)資料一并納入電子檔案系統(tǒng)歸檔、管理，為行政監(jiān)督部門、招標(biāo)采購(gòu)人等各方提供更加便捷、全面、周到的全周期檔案服務(wù)，從而進(jìn)一步提高公共資源交易中心的服務(wù)水平。同時(shí)通過對(duì)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，培養(yǎng)良好的服務(wù)意識(shí)，提高項(xiàng)目檔案管理工作的效率。

三、公共資源交易項(xiàng)目檔案管理與發(fā)展的策略分析

（一）樹立檔案信息化管理理念

根據(jù)以往公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的工作情況來看，普遍存在“重檔案保管、輕檔案利用”的情況，未能充分發(fā)揮檔案具有的價(jià)值，使得公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作受到影響。同時(shí)，信息化對(duì)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理產(chǎn)生了較大影響，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理出現(xiàn)了更多的新問題、新情況，必須做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)項(xiàng)目檔案管理工作的情況進(jìn)行創(chuàng)新，樹立良好的檔案信息化管理理念。作為公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的主體，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，以便能夠積極參與到檔案信息化建設(shè)中，發(fā)揮信息化在項(xiàng)目檔案管理中的作用。為促進(jìn)檔案信息化管理工作開展，應(yīng)組建專業(yè)的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，安排業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、信息化應(yīng)用能力強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理，推動(dòng)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展[4]。

（二）完善檔案信息化管理制度

考慮到公共資源交易平臺(tái)服務(wù)水平能夠持續(xù)提升，使公共資源交易項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案歸檔、存儲(chǔ)、查閱電子化管理目標(biāo)有效實(shí)現(xiàn)，需以深化公共資源交易平臺(tái)整合與推進(jìn)優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境相關(guān)要求為依據(jù)，并根據(jù)本市實(shí)際情況，制定完善的檔案信息化管理制度。一方面，對(duì)于業(yè)務(wù)檔案電子化存儲(chǔ)查閱，需以應(yīng)存盡存、全程覆蓋、在線辦理操作留痕為基本工作原則；另一方面，完善檔案維護(hù)管理制度，將電子檔案系統(tǒng)納入公共資源交易平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)管理，約定各方職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，明確辦事環(huán)節(jié)、內(nèi)容和要求，為開展檔案歸檔、存儲(chǔ)、查閱電子化管理提供依據(jù)和規(guī)范，并以平臺(tái)相關(guān)應(yīng)急預(yù)案為依據(jù)，對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行合理科學(xué)處理，使信息安全得到充分有效的保障。此外，完善追責(zé)制度，對(duì)于項(xiàng)目單位、交易中心、代理機(jī)構(gòu)工作人員，基于組織業(yè)務(wù)檔案電子化存儲(chǔ)查閱工作開展期間，若有濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊行為，則根據(jù)實(shí)際情況，予以黨紀(jì)政務(wù)處分處理；若構(gòu)成犯罪，則需按照相關(guān)法律法規(guī)，追究相關(guān)人員的刑事責(zé)任，以此使公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的法治力度、權(quán)威性得到全面強(qiáng)化。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

將信息化管理模式應(yīng)用到公共資源交易項(xiàng)目檔案管理中，必須做好檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，以便能夠利用該系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行處理，提高檔案工作的整體效率，降低項(xiàng)目檔案管理產(chǎn)生的人力成本。同時(shí)，借助檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行保管，可以保證檔案信息安全，解決紙質(zhì)化檔案被燒毀、被損壞等問題。在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，需要開發(fā)檔案資料歸檔功能，以便對(duì)檔案資料進(jìn)行快速收集，完成檔案資料的整理及歸檔工作。在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，可以將其與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對(duì)接，從項(xiàng)目受理到保證金退還等流程，按照項(xiàng)目不同進(jìn)行檔案資料分類，利用系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行整理，結(jié)合項(xiàng)目招標(biāo)人提供的資料進(jìn)行統(tǒng)一的審核及歸檔。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式相比，檔案信息化管理系統(tǒng)能夠突破時(shí)間與空間上的限制，有效提高檔案管理工作水平[6]。

（四）強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，消除檔案安全隱患

隨著公共資源交易項(xiàng)目檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展，紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)換為電子化檔案，可以解決紙質(zhì)檔案面臨的安全隱患，但是也要認(rèn)識(shí)到電子檔案存在的安全性問題。交易平臺(tái)需要高度重視數(shù)據(jù)安全問題，對(duì)公共資源交易平臺(tái)要進(jìn)行信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)的備案，保障電子檔案系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行。在做好云數(shù)據(jù)服務(wù)的前提下，建立健全運(yùn)行維護(hù)和應(yīng)急處理保障機(jī)制，并定期將業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保交易數(shù)據(jù)無丟失、交易全程可查詢，為公共資源交易電子見證、綜合監(jiān)督和行政監(jiān)管提供有力支撐。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行提升，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵等問題，使檔案安全得到保障。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員是項(xiàng)目檔案管理的實(shí)施者，其業(yè)務(wù)能力的好壞直接關(guān)系著檔案管理的工作效率及質(zhì)量，需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，要求公共資源交易中心做好合理選擇專（兼）職檔案人員，保證每一個(gè)檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)能力與良好的責(zé)任意識(shí)，且必須做到熟悉掌握信息化技術(shù)手段，控制好人員流動(dòng)，以此保證項(xiàng)目檔案管理工作的有效進(jìn)行。也可以采用“請(qǐng)進(jìn)來走出去”的方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理意識(shí)及業(yè)務(wù)能力，使其能夠以專業(yè)的水平完成工作。其次，應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段來促進(jìn)檔案管理人員的相互交流、相互學(xué)習(xí)，使其能夠利用QQ群或微信群對(duì)檔案管理中的問題進(jìn)行討論，并提出具有針對(duì)性的改進(jìn)措施。

四、結(jié)語

綜上所述，我國(guó)公共資源交易項(xiàng)目的數(shù)量不斷增多，對(duì)公共資源交易項(xiàng)目的檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求，需要提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理的重視度，有效創(chuàng)新公共資源交易項(xiàng)目檔案管理，促進(jìn)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的順利進(jìn)行。具體來講，項(xiàng)目檔案管理者應(yīng)做到樹立檔案信息化管理理念，完善檔案信息化管理制度，加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)、消除檔案安全隱患，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提高業(yè)務(wù)能力，從而提高公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的整體水平。