重視貿易往來相關證據積極維護企業自身利益

案情簡介

案例一：國內出口企業A向俄羅斯買家出口一批貨物，形式發票約定支付條件為“70％定金生產前支付，30％余款在收到傳真單據7日后支付”，貨物從廈門通過鐵路運輸至阿拉山口再運往俄羅斯。貨物到達俄羅斯后，買方在應付款到期后遲遲不支付30％的余款。由于A投保了出口信用保險，遂向中國信保報損并提出索賠。中國信保發現該案存在以下問題：

1、出口合同約定貨物價值120.274.20美元，而發票金額僅為85，142.89美元：

2、出口合同約定價格中包含運費，而形式發票的價格條件為FOB，且被保險人在安排貨物出口時代買方墊付運費36.800美元；

3、買方在應付款發生逾期、A多次催討的情況下，赴廈門與A以口頭協商方式變更支付方式為貨物出口后30天內支付余款并含被保險人代墊的運費和阿拉山口的滯期費。

在調查過程中，中國信保發現A應買方要求低開了發票金額：買方聲稱按照《國際貿易術語解釋通則2000》的條款，FOB項下由買方承擔運費，且A無法提供全部事項的書面證據材料。

案例二國內某出口企業B向德國買家出口一批貨物，合同約定目的港為比利時的安特衛普，但實際運抵港為德國漢堡。貨物到港后，買方以貨物運抵港錯誤為由拒絕付款。B向中國信保反映，在安排貨物出運時，買方的指定貨代通知其將目的港改為德國漢堡，B認為貨代為買方指定，目的港更改事宜應為買方授意，遂照辦。但中國信保隨后與貨代駐廈門辦事處和漢堡辦事處聯系目的港更改事宜，對方拒絕提供書面材料。

案例分析

上述兩案均存在出口企業未保留相關書面材料的問題，為債權確認和欠款追討工作增加了難度。

案例一中，做低發票金額、更改支付條件等均屬于更改合同的主要內容，在貿易雙方達成一致的情況下，應留存書面文件，以便將來發生貿易糾紛時，出口企業能夠提出相應證據進行抗辯。其實，貿易雙方的往來信函、電子郵件和在線聊天工具的聊天記錄等都可以作為證據留存。而在出口貿易的實際操作中，一些出口企業往往只是一通電話就口頭約定了合同內容或對其進行修改、補充。

而在案例二中，出口企業認為貨代為買方指定，更改目的港的指示肯定是由買方指示貨代提出的。雖然最終貨代駐廈門辦事處的人員私下向中國信保透露更改目的港的指令確由漢堡辦事處發出，但由于辦事處拒絕提供書面材料，因此出口企業缺乏充分的證據證明買方因目的港更改而責怪出口企業并拖欠貨款是無理的要求。出口企業從中應該看到在買方指定貨代的情況下隱含的道德風險。因為，無論是出于何種原因更改了目的港，一旦發生爭執和異議，貨代出于自保考慮是不會出來指證的。

從上述兩個案例中我們可以看到，其實出口企業只需在貿易過程中，以各種方式和途徑保留貿易過程中的證據，就可以在出險后及時提供有力證明，為挽回損失打下基礎。因此，廣大出口企業，特別是業務操作人員應該重視貿易往來書面證據的留存，吸取其他企業的慘痛教訓，積極維護企業的貿易利益。