基于合同管理視角下企業內控制度建設研究

王莉莉（山東實華天然氣有限公司）

■引言

市場經濟現代企業進行經濟活動的主要方式是通過合同形式來完成的，合同制度能夠保證簽訂合同雙方的利益，有效控制風險，可以說現代企業的發展離不開合同制度，如何加強合同管理已成為現代企業內控制度建設的重要內容。總的來說，合同管理是當事人雙方或數方確定各自權利和義務關系的協議[1]。隨著改革開放后我國經濟的不斷發展，國際化水平的不斷提高，我國的合同管理的應用水平也在普遍提高，但是畢竟我國市場經濟的起步要比歐美等西方發達國家晚，所以還是存在一定的不足和缺陷。企業合同的簽訂是一個相對比較漫長的過程，歸納起來一般包含兩個主要環節，一個是簽訂合同流程，另一個是合同履行流程。加強企業合同管理，通過合同管理不斷完善企業的內控制度建設，有利于規范企業之間的商業行為，維護企業的合法權益。

■概況

總的來說，隨著我國經濟的不斷發展，以及與世界經濟融合的不斷深入，合同管理在我國，特別是在我國加入世界貿易組織之后，已經獲得了長足的發展，我國企業的內控制度建設也日益完善。我國政府業先后通過出臺相應的規范不斷加強對企業內控制度的指導并先后于2006年6月國務院國有資產監督管理委員會頒布《中央企業全面風險管理指引》，證監會頒布《上市公司內部控制指引》，2008年財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制定了《企業內部控制基本規范》[2]，這些規范、指引的出臺對我國企業內控制度建設起到了積極的推動作用，也起到了示范引領作用，可見，我國政府對企業內控機制建設是高度重視的。但是，就我國企業目前的發展來看，還存在如下的問題。

■當前我國企業合同管理存在的主要問題

一是對合同管理的重要性認識不到位。相比于歐美發達國家，我國市場經濟的基礎相對來說還是比較薄弱，對市場經濟下的作用方式、內容等理解和認識還不夠深入。因此，部分企業對合同管理的重要性認識明顯不到位，還停留在傳統的商業模式下。在簽訂合同之前，對合同的內容、法律法規等了解不夠深入，導致在商業行為當中自己的合法權益受損卻無能為力。這種現象的出現，一方面說明了我國企業對合同管理的重要性認識明顯不足，思想上的不重視導致我國企業無法合理保護自己的權益；另一方面，也說明我國企業的內控制度建設存在一定的問題，對于合同從簽訂到履行沒有進行行之有效的管理。

二是企業內部缺乏系統的合同管理。合同管理與企業內控制度建設其實是相輔相成的關系。對合同管理的重視程度高，措施周密會推動企業內控制度不斷完善，而企業內控制度的不斷健全，也會積極促進合同管理制度日趨成熟，反之亦然。當前我國部分企業內部缺少對于合同的管理機制，該企業的內控制度必然是不完善的。缺乏系統的合同管理在一定程度上違反了內控制度相互牽制的原則，合同管理起不到預期的作用，反倒會激化各部門之間的矛盾，從而導致發生糾紛。

三是簽訂合同之前的調查研究不充分。企業的合同管理一般包括訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等環節，與之相對應的就是貫穿于過程中的審查、監督、控制等的管理手段[3]。簽訂合同之前，雙方要對彼此約定的事項進行詳盡地了解和估算，如產品的市場價格、利潤空間等等。但目前，我國還有部分企業在簽訂合同之前對于合同內規定的事項缺少調查研究，對與之簽訂的對象了解也不夠深入，對合同對象的主體審查也不夠到位，為了追求短暫的經濟效益，忽視了對簽約主體的信用情況和履約能力的考察。有些企業難以擺脫過去傳統的“熟人”經濟模式，僅憑“熟人”介紹就盲目地簽訂合同。這種情況下，如果缺少對合同的審查、監督、控制等管理，就會導致后續合同的履行出現問題。

四是企業內控管理環境落后，信息化程度低。隨著我國經濟和科技的不斷發展，企業內控制度的建設應該在很大程度上包含信息化的內容。但是目前我國企業的經營方式，或者說是在經營者在思維上，還沒有將信息化、科技化納入到內設制度的管理當中，比如說，當前我國企業總體上沒有建立內控管理信息系統或建立不完善，阻礙了一系列內控手段的展開[4]。

■關于在合同管理視角下加強企業內控制度建設的建議

合同管理是企業內控機制建設的重要組成部分，對于企業的運營發展有著重要的作用，上文我們對我國部分企業存在的問題進行了剖析，如何采取有效措施防控風險，完善機制是每一名企業經營者需要思考的問題，為此本文提出以下幾個方面建議，以供參考。

一是突出風險管理的管理理念。風險管理是一種現代化的企業管理理念，是指企業在生產經營過程中對可能發生的風險的一種管理。一方面要加快制定企業內部控制的基本規范，將風險意識始終貫穿于內部控制制度建設，逐步構建以全面風險防控為導向的內部控制體系[2]；另一方面企業的生產經營者和工作人員都要時刻緊繃風險這根弦，在制定了相應的制度規范之后，要嚴格地實行，發揮獎懲機制的有效作用，獎罰分明，激發工作人員按照內設制度工作的積極性。對于能夠按照規定要求執行、表現突出的員工要進行獎勵，對于不能遵守規范的要進行批評和懲罰。當然，我們還要積極發動企業一線工作人員的力量，他們對于從事的工作是最了解的，感觸也是最深的，對于風險的預判往往也比較準確，所以企業的生產經營者在制定內控制度的時候要廣泛征求廣大一線企業工作人員的意見和建議，并隨時總結他們在一線的經驗，不斷完善內控制度的科學性、有效性以及實用性，同時也增強了企業工作人員自覺遵守制度規范的主動性和自覺性。

二是要圍繞合同管理流程，構建全方位的內控制度建設，對重點領域要不斷細化并進行重點掌控，確保內控制度建設覆蓋到從合同準備階段、簽約階段、履行階段的全過程中。

（1）合同準備階段的內控制度建設。合同準備階段，簽訂雙方就簽約意向要進行深入地溝通和交流，對彼此的了解也要更加深入。主要包括合同的需求是否符合企業及市場、行業的實際情況，對簽訂合同的主體是否具有經營的合法性、是否具備后續履約的能力和資質等情況，這些情況企業要根據實際制定出切實可行的標準化制度，讓企業具體負責人和工作人員有據可依。企業還要建立自己的信息庫，對相關信息進行收集和持續更新完善。同時，對于合同也要提供標準化范本，合同文本的審查也要通過制度，明確應由哪些部門聯合審核，重點審核合同的合法性、可行性和經濟性，簽訂合同的雙方就有關事宜要進行詳盡地切磋和談判。就談判這個環節也要制定相應的制度建設，通過定期培訓、專家授課的方式不斷提高企業談判隊伍的專業能力。

（2）簽訂合同階段的內控制度建設。合同的簽訂階段要通過建立制度明確合同簽訂人員的身份、層級、公章的申請使用流程等細節制定對應的內控制度，雙方一旦完成簽約，企業應就合同編號進行管理，這就需要企業制定相應的管理制度。同時，合同簽訂后需要妥善地保存，檔案的保管也是企業內控管理的重要一環，不容忽視。

（3）履行階段的內控制度建設。在合同履行期間，雙方要根據合同約定的權利和義務開展商業活動。企業要建立好合同管理臺賬，對簽訂合同的雙方的履約實施的監控和重要節點進行監督。比如對于企業什么時間、通過什么樣的方式履行合約、付款多少金額等都要進行詳盡的備案和記錄，以備不時之需。如雙方因某些原因，其中一方未能履行合同規定，這時就需要建立關于違約的有關制度。比如說，違約方如何賠付違約金，違約方所提供的商品或服務如何盡快找到別的供應商，如果雙方在合同約定期間產生糾紛，如何協商處理糾紛等等都是需要健全的內控制度來指導實踐工作的。

三是創新方式方法完善內控機制建設。隨著時代的不斷發展和互聯網以及移動支付的興起，企業的內控制度建設也在不斷地走向智能化。企業要根據自己的實際需要，對內控方式進行與時俱進地改革。比如說，現在的大數據計算系統和一些與企業誠信相關的網站，對于了解其他企業情況有著非常重要的作用，在建立內控機制時，也要將這些信息考慮進去，同時還要與時俱進，不斷修改和完善企業內控制度建設。

四是不斷強化人員素質。企業的競爭歸根到底是人才的競爭，內控制度的建設也是為了保障企業能夠更規范更舒暢地運行，為生產經營活動提供必要的基礎。因此，企業要想方設法地不斷提高工作人員素質，確保企業在競爭中立于不敗之地。

■結語

對于現代企業來說，合同管理貫穿于企業內控制度建設的整個過程，內控制度保障了企業合同的可運行性和可操作性，而企業的合同管理對內控制度建設又起到了引領和推動的作用。本文通過對當前我國合同管理中出現的比較普遍四方面問題進行了深入的分析，提出對應的四大方面的意見建議，希望對我國企業內控制度建設起到拋磚引玉的作用。