信息化視域下高校檔案服務的升級

李 媛

（山西農業大學信息學院，山西 太谷 030800）

當前，高校的檔案管理工作內容隨著高校擴招逐漸增多，而高校的檔案管理工作涉及的內容較多，如何在信息化時代對于高校的檔案服務進行升級已經成為目前高校需要解決的最重要的一項任務。所以，對于信息化視域下高校檔案服務的升級方式進行探討有很大的現實意義。

一、建設信息化的檔案服務的重要性

建設信息化的檔案服務是指檔案管理機構通過現代的信息技術對于已有檔案的信息化加工，包括對于信息的搜集、整合和使用。所以，我們可以看出檔案信息化主要有兩個內容，一方面是狹義的信息化，指的是將紙質檔案中的內容進行信息化錄入管理，即對于檔案信息自身的信息化建設；另一方面是廣義的信息化，檔案上主要記錄著個體在社會生活當中的經歷，與社會實踐息息相關。廣義的信息化指的就是將檔案內容和社會中的經濟、政治和文化內容相結合后，對于結合后的綜合信息進行信息化處理。所以，打造信息化檔案服務在個體的社會實踐活動當中有著十分重要的意義［1］。在當前大數據時代的影響之下，檔案信息在社會交流當中起到重要的作用，發揮了很大的社會效益。同時，檔案信息還可以與社會上其他的信息記載方式，比如圖書等方式結合使用，為人們提供更好的服務，這一過程可以看作是狹義信息化轉變為廣義的一個經過。所以，狹義信息化和廣義信息化之間也是相互連接的，唯一的不同就表現在其表現形式之上，其中的內容還是一樣的。

二、當前高校檔案服務工作中存在的問題

當前，我國的科學技術有了較大的發展，被運用到社會的各個行業當中。人才是我國發展的重要驅動力，而高校作為人才培養和人才聚集的主要根據地。所以，進行高校檔案服務的改革具有很強的現實意義。但由于當前科技在檔案服務管理方面運用時間較短，導致這其中存在諸多的不足之處，主要表現在以下幾點：

（一）缺少進行信息化檔案服務工作的意識

當前，高校的檔案管理和服務人員的工作意識還沒有得到有效提升，還停留在傳統的管理和服務理念當中，并沒有隨著信息化時代的到來而發生改變，還只是重視紙質檔案的管理，信息化檔案管理服務建設還未得到他們的重視。這就導致高校的信息化的檔案管理和服務工作創新和發展較慢，甚至出現沒有改善的現象［2］。同時還存在著高校的檔案管理室中存在著缺少檔案，檔案收藏較少，無法完全滿足師生對于檔案的需求。在較長的一段時間之中高校都沒有對于自身的檔案服務建設給予高度的重視，還是保持將政治建設作為學校建設的主要工作，對于服務意識和方式沒有及時更新，這在很大的程度上就嚴重地阻礙了高校檔案服務現代化的進程。所以，在當前的高校檔案服務當中即使已經開展了信息化建設，也就會出現很多的問題。檔案管理和服務的工作人員沒有與時俱進的服務理念和意識，也會對建設信息化檔案服務的進行造成阻礙，并且很容易出現重視檔案的管理搜集、忽視檔案服務的現象。

（二）當前的檔案服務工作的方式和管理形式較為單一

我國目前的高校檔案服務管理工作建立較早，形式較為古老，受到很多的因素限制，導致當前的高校檔案服務管理工作無法與時俱進。當前的服務工作方式較少，相應的管理方式還沒有從傳統管理方式當中突破出來。傳統的檔案工作管理方式主要是根據紙質檔案創建的，無法達到信息化檔案管理工作的要求。在進入到21世紀之后，網絡信息技術發展較快，不斷的更新換代，但是由于高校檔案服務工作沒有及時更新，還處于面對面的服務方式，沒有建設處現代信息化網絡平臺。當前傳統的檔案服務形式已經無法滿足高校師生的需求，建立一個高度現代化的檔案服務方式是當前高校面臨的一個重要問題［3］。

（三）當前檔案服務工作的信息化程度較低

伴隨著當前信息化社會的到來，越來越多的信息化檔案館逐漸出現，我國對于數字化的檔案服務的運用和管理也逐漸重視起來，并且這已經成為信息化社會中檔案服務工作的發展趨勢。我國高校中涉及的信息內容龐大復雜，對于信息化管理需求較大，但是由于當前高校展現的職能有所不同，對于檔案服務信息化建設程度較低，忽視了信息化檔案服務的作用和建設。雖然當前很多高校也進行了檔案服務的信息化建設，但是其主要形式還是對于計算機技術中的計算和對于數據的統計功能的運用，沒能夠讓計算機技術得到充分的發揮。信息化網絡平臺建設的不全面，忽視檔案服務軟件的建設和利用，這種種原因都造成了高校的檔案服務信息化建設工作進行得較慢。

（四）缺少檔案服務信息化設備，相關管理制度不完善

從當前形勢來看，高校想要建設先進的信息化檔案服務工作就要不斷地完善高校當前的信息化檔案服務管理設備以及相關的管理制度。但根據對于當前高校的調查顯示，現階段我國高校的信息化檔案管理服務工作還是沒有完善的設備和管理制度，這就使我國的檔案信息服務管理工作發展受到了很大的限制。第一，當前一些高校的檔案服務設施無論是基礎的計算機設備還是與之匹配的軟件設施，都有著很明顯的落后現象和設備不足現象的存在，這些問題嚴重地阻礙了高校檔案服務工作信息化建設進程；第二，當前很多的高校都沒有一個統一的檔案信息搜集和管理制度，學院和學員之間的標準有著較大的不同，對于高校檔案服務管理造成了不便。

三、信息化視域下高校檔案服務的升級的方式

信息化的檔案服務工作應該將網絡信息技術作為發展的基礎，讓檔案服務實現其社會價值，將檔案信息化資源構建和對檔案文化的推廣等方面進行融合，通過不斷增強檔案信息化資源打造，創建出一個新的資源信息共享模式，通過這樣的方式實現檔案服務信息化建設。

（一）重視信息資源平臺構建，創建出新型檔案資源交流模式

檔案信息資源的構建是高校進行信息化檔案服務工作的重中之重。第一，高校要不斷增強本校的檔案載體數字化變革，要不斷地完善電子檔案的接收程序，保證檔案的搜集和整合工作順利進行；第二，要構建一個效率和準確率高電子檔案檢索信息庫，讓檔案信息利用效率得到提升，突破傳統檔案服務的時間和空間的限制，實現各高校之間的信息共享，建立一個全面的信息服務平臺，實現檔案信息網絡化儲存、使用數字化［4］。

（二）利用社會媒體，發展檔案文化產品

我國國家檔案局局長楊冬曾經說過：“檔案服務的工作人員在當前的新形勢之下，應該主動做出改變，不斷地增加檔案服務的寬度和深度。與此同時，還要對于當前的文化環境進行合理利用，讓檔案文化產品逐漸成為精品，并且還要不斷利用各式各樣的文化傳播方式和形式，讓檔案服務的服務面積不斷擴大。”在這樣的時代環境影響之下，高校檔案管理工作機構所進行的創造的檔案文化產品的社會和經濟價值就變得異常重要。經典的檔案產品的內容有很多種，例如說檔案編纂研讀讀物、檔案展覽、畫集、影像等等，隨著網絡信息技術的發展，檔案產品的種類也不斷得到豐富，例如說檔案電視節目和電影等。由北京電視臺錄制的《檔案》就是由講述者在節目現場進行描述，使用節目組提供的道具等對于歷史事件進行還原，讓觀眾了解檔案當中所發生的事情原委，盡最大的努力為觀眾還原一個真實的歷史檔案；而信陽電視臺和城建檔案館共同拍攝了《信陽故事》等電視節目，根據城建檔案館為電視臺提供節目所需要的文化檔案資料，不但將檔案通過電視節目進行宣傳，還在最大的程度上讓檔案的文化價值得到發揮，讓電視觀眾對于信陽的歷史有了一個更加深刻的了解。在當前的信息化網絡社會當中，將網絡媒體等形式作為載體，進行檔案文化產品的開發，是當前高校檔案部門發揮學校檔案社會價值和經濟效益的重要方式之一，同時也是擴大學校宣傳和吸引人才的主要方式之一。檔案文化產品的開發利用，不但能夠讓檔案中的所蘊含的歷史文化資源得到開發，還能夠讓這些文化實現實體化展示［5］。

（三）使用新媒體技術，不斷創新檔案服務形式

在網絡高度發達的現代社會，高校檔案服務機構可以利用新興的網絡社交軟件進行服務形式的創新，比如說構建檔案服務網絡平臺、檔案服務微信公眾號以及專門的微博等，通過這樣的線上方式為校內的廣大師生群體提供線上檔案服務，這樣的線上服務趨勢已經成為當前檔案服務工作發展的必然趨勢。檔案管理部門要及時地在相關的網絡平臺之上完善檔案信息，隨時完善和更新檔案部門中最新收錄的檔案內容。還為網絡平臺用戶提供自助服務，比如說“自助查詢”“信息檢索”等等，讓廣大師生實現線上檔案查詢。與此同時，還應該建設完善的用戶對于平臺使用和平臺服務的評價，以此來不斷完善平臺建設。以微博為例，微博實名制用戶每人都只能有一個賬號，高校檔案服務也應該建設一個獨一無二的平臺為本平臺用戶進行個性化服務，通過互聯網等形式為用戶提供多種形式的檔案信息形式，如圖片、視頻等充分滿足用戶需求，提高高校檔案服務質量。

綜上所述，我國目前正處于完善和創新人事檔案管理發展的重要階段，人事檔案管理的信息化轉變是一項系統工程，想要讓高校的人事檔案管理信息化、網絡化，就需要高校針對檔案管理中的不足進行整改，以此來提升檔案管理工作的工作效率和質量。