淺析區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理

譚笑怡

（南京市玄武區孝陵衛社區衛生服務中心，江蘇 南京 210014）

一、引言

審批類檔案是行政審批過程中自受理到決定中形成的具有保存價值的文字、圖片及其他各種形式的原始檔案記錄。它既是行政機關及相關執法人員總結和研究行政許可案例的主要依據，也是復議機關和審判機關判斷行政許可決定是否合法規范，是否成立的重要依據。衛生健康委員會行政審批類總的來說分為行政許可、獎勵、確認、給付、處罰、強制及其他六大類，基本涵蓋了審批職能業務的方方面面。由于審批職能的特性又與大、中、小型公共場所及醫療執業機構，各個發展時期事項的安全審查緊密聯系，因此檔案的管理顯得尤為重要。它是制定及決策工作標準等方面的科學依據，是指導醫療實踐并協調各項工作正常運行的參考資料。科學規范地管理檔案，可再現管理服務醫療機構的工作業績和管理水平，同時也對基層醫療機構建設及發展，監督大、中、小型公共場所具有重要參考價值。

近年來，各級政府對各種類型檔案的整理、保存工作愈加重視。區級衛生健康委員服務的對象大致可以分為兩類：一是，多而小的診所或門診部；二是，數量龐大的大、中、小型公共場所；三是醫療衛生從業人員，通俗來說就是“醫生、護士”，整體涵蓋了從業的機構及從業的人員從注冊到執業再到注銷的過程，并實時為衛生監督執法提供證據，對界定具有法律意義上的合法執業有現實重大的證據意義！在疑似發生醫療糾紛或事故之后，對于求證機構或個人是否具備醫療行為資質，此類檔案的管理將更加受到重視。現如今，在國家醫療改革的過程中，各級衛生行政管理部門都對基層醫療的發展鼓勵“放開”，為醫療發展創造寬松的營商服務環境，建立更生態的發展體系，為前來申請辦理行政審批事項的公民或企業法人提供規范、便捷、高效的服務。

與此同時，在互聯網及計算機應用的影響下，國家衛生健康委員會辦公廳、國家總醫藥管理局辦公室全面推進醫療機構、醫師、護士行政審批類事項的電子注冊以及電子證照申領。本文通過介紹區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理現狀，闡述加強此類檔案管理的重要性與必要性，結合現狀發現存在的問題并提出解決的方法。區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理關系到區級醫療機構及大、中、小型公共場所的監督、管理特有的特征。

二、區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理工作的基本要求

（一）行政審批類檔案完整性及延續性

完整性是檔案管理最重要的基本原則。行政審批類檔案對于法人，記錄著審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷，尤其是各種對于法定代表人、醫療機構執業地點、主要負責人、診療科目等關鍵信息的變更；對于個人，記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執業機構、執業范圍等事項的變更，以及每一次的資質或技術備案。

因此，我們要將保證審批對象的檔案數據齊全作為起點，分類明確，將更名的對象集中存放，不致分散和遺漏，維護卷宗的完整；其次，要盡量保持審批對象發展的歷史沿革，不能人為地割裂，使檔案工作具有“空間上”的完整性以及“時間上”的完整性。以備任何階段，甚至機構注銷后，醫師、護士離職后，就診患者的“溯源”，各級行政、法律機關的查閱。

為促進依法行政，增強行政管理活動的透明度，提高行政效能，玄武區衛健委結合實際，講求實效，不斷推進行政審批改革的力度，2019年1月，按照“三集中、三到位”的原則以及市衛健委行政審批要求，所有行政審批事項由一個科室（法監科）負責，全面履行審批職能。目前7大類行政審批項目，全部集中到行政服務大廳統一受理，實行一站式服務。做好行政工作的終點和溯源就是檔案工作的規范。

進一步加大簡政放權，讓老百姓在家門口就能辦成事。4月21日，區委編辦、區司法局、區行政審批局聯合下發了《關于對賦權清單征求意見的通知》，通知涉及玄武區衛健委許可服務類權限下放街道5項、行政處罰類權限下放街道41項，征求各個區委是否適合下放意見。我委收到通知后，進行了認真研究，提出5項許可服務類和29項行政處罰類權限事項下放街道建議，區委區政府已進行研究，擬于近期實施。

（二）行政審批類檔案安全性、規范性

安全性是檔案管理的“生命線”。行政審批類檔案在上文中已經闡述了它是記錄審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷的完整過程記錄，是判斷法律主體責任是否依法執業的依據；對于個人，檔案記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執業機構、執業范圍等事項的變更，以及每一次的資質備案。因此它的存在以及保存的期限，是查對其歷史沿革的唯一參照。尤其是這些檔案涉及申請單位及公民的機密或隱私，通常只有一份孤本，況且這些檔案是永久留存，其價值往往越大。若是由于社會和自然的原因，檔案材料遭到損毀不可避免，人為遺失便是較大的失誤了［1］。

推進檔案信息標準化、安全化建設。全面梳理委內相關業務信息系統和檔案評價信息數據源，按規定要求及時報送檔案信息和“雙公示”信息，加快與市檔案辦聯合獎懲系統的對接和應用，逐步擴充法人、自然人檔案信息報送范圍。將檔案信息安全保障納入委信息安全體系整體建設，嚴格執行信息安全管理規范與制度有關要求，強化相關工作人員安全意識［2］。

檔案管理從來不是孤立的工作，各個檔案管理系統之間有其關聯的網絡性。將檔案文件統一規劃、統一管理、統一協調，實行檔案管理工作的規范化，使得檔案信息資源可以隨時隨地得以共享，更好地反饋監管單位及行政主管單位，甚至應用于法律案卷及法律經典案例的研究，也更好地保障著人民人身及財產的安全［3］。

隨著衛生健康委員會行政審批類檔案管理現代化進程的不斷發展，目前衛計委全面推進電子化注冊以及電子證照（包含醫療機構、執業（助理）以適、護士），并且已廣泛應用，南京市衛健委行政審批與政務服務信息系統的積極推進將現代化技術應用于行政審批檔案管理中，大大提高工作的效率，提升現代化管理水平。

三、區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理工作的特點

（一）審批對象處于不同階段，區級衛生健康委員會行政審批類檔案所起作用不同，具有不同的價值。由于審批對象不同，管理方式也有不少差異，但是不用于一般的檔案管理過程，只要是檔案審核中的材料要件，具有憑證價值，均需收藏。為其本人、行政主管部門及法律監管機構控制和使用，也為記錄審批對象的歷史沿革留下痕跡。

（二）衛生健康委員會行政審批類檔案是在審批對象形成著的活動過程中產生的，反映其全部的歷史及其是否合法開展診療活動的事實和數據。隨著近年來國家和省“放管服”改革部署和要求，協調推進社會辦醫療機構跨部門審批、診所備案制改革試點等政策措施的貫徹落實。貫徹國家和省在自貿試驗區開展“證照分離”改革全覆蓋試點的實施方案，牽頭細化衛生健康領域23個事項工作舉措。持續開展“減證便民”，消除審批服務中的模糊材料，減少煩瑣環節和手續，嚴把合法性審核關口，不得以備案、年檢、認證等形式變相設置實施行政許可或增加證明材料，進一步消除制約衛生健康改革發展的政策壁壘。因此，在檔案整理中保持檔案的來源聯系的做法至關重要。

（三）行政審批檔案管理對加強“互聯網+監管”，歸集行政許可、行政處罰等涉企信息有重大意義，推進政務服務事項標準化。嚴格落實清單制度，做好衛生健康政務服務事項清單行政權力事項清單、公共服務事項清單、“不見面審批服務”清單、市場準入負面清單等清單管理，實行動態調整并及時向社會公開。推進衛生健康政務服務事項實施清單標準化，遵循最小顆粒度原則，推動全省同一事項業務辦理項、受理條件辦理流程、申請材料等要素標準化，推動實施清單“四級N同”，為“一網通辦”奠定基礎。

四、管理實務

（一）檔案資料的收集

對審批對象申請的行政許可、行政獎勵、行政給付、行政處罰、行政強制及行政其他幾類工作產生的資料進行全面的接收進庫工作，并按照法人、申請人進行設置獨立檔案盒便于查閱。

（二）檔案資料的整理

在接收入庫前，檔案管理人員應當對檔案進行案卷質量檢查，對檔案進行查漏補缺，對不貼合要求的材料進行指導和幫忙整理。按照檔案管理制度，建立健全資料接收、整理與管理體系，切實做好檔案資料的整理。

（三）檔案資料保管保護

檔案管理員應定期對檔案的數量及保管樁孔進行檢查，填寫記錄；對檔案資料庫的溫濕度進行調控，及時除塵、消毒，并進行安全檢查，避免出現事故。

（四）檔案資料的統計

建章立制，做好日常統計工作，按照上級要求及時報送數據。

五、結論

區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理工作對于申請對象既是服務也是監管。對于法人，記錄著審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷的完整過程，尤其是各種對于法定代表人、主要負責人、診療科目等關鍵信息的更改；對于個人，記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執業機構、執業范圍等事項的變更，以及每一次的資質備案。保護好申請對象的檔案是對社會診療行為監管的重要手段，便于法律監督機關及時查對是否合法執業。反之，在面對患者不合理或非法訴求時，檔案中合法合規的資料也是保護審批對象的法律武器。

檔案工作是為領導決策服務、為基層工作提供服務的，最重要的是服務質量的要求。如今，檔案已經不僅僅是紙質載體更加載了電子載體，方方面面都面臨著機遇和挑戰。針對區級衛生健康委員會行政審批類檔案管理工作的特點和要求，本文提出具體的、針對性的措施，對于提高管理水平，強化檔案管理，豐富管理理論內容，促進現代化建設，具有一定的應用價值。