淺析區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理

譚笑怡

（南京市玄武區(qū)孝陵衛(wèi)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，江蘇 南京 210014）

一、引言

審批類檔案是行政審批過程中自受理到?jīng)Q定中形成的具有保存價值的文字、圖片及其他各種形式的原始檔案記錄。它既是行政機關(guān)及相關(guān)執(zhí)法人員總結(jié)和研究行政許可案例的主要依據(jù)，也是復(fù)議機關(guān)和審判機關(guān)判斷行政許可決定是否合法規(guī)范，是否成立的重要依據(jù)。衛(wèi)生健康委員會行政審批類總的來說分為行政許可、獎勵、確認、給付、處罰、強制及其他六大類，基本涵蓋了審批職能業(yè)務(wù)的方方面面。由于審批職能的特性又與大、中、小型公共場所及醫(yī)療執(zhí)業(yè)機構(gòu)，各個發(fā)展時期事項的安全審查緊密聯(lián)系，因此檔案的管理顯得尤為重要。它是制定及決策工作標準等方面的科學(xué)依據(jù)，是指導(dǎo)醫(yī)療實踐并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。科學(xué)規(guī)范地管理檔案，可再現(xiàn)管理服務(wù)醫(yī)療機構(gòu)的工作業(yè)績和管理水平，同時也對基層醫(yī)療機構(gòu)建設(shè)及發(fā)展，監(jiān)督大、中、小型公共場所具有重要參考價值。

近年來，各級政府對各種類型檔案的整理、保存工作愈加重視。區(qū)級衛(wèi)生健康委員服務(wù)的對象大致可以分為兩類：一是，多而小的診所或門診部；二是，數(shù)量龐大的大、中、小型公共場所；三是醫(yī)療衛(wèi)生從業(yè)人員，通俗來說就是“醫(yī)生、護士”，整體涵蓋了從業(yè)的機構(gòu)及從業(yè)的人員從注冊到執(zhí)業(yè)再到注銷的過程，并實時為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法提供證據(jù)，對界定具有法律意義上的合法執(zhí)業(yè)有現(xiàn)實重大的證據(jù)意義！在疑似發(fā)生醫(yī)療糾紛或事故之后，對于求證機構(gòu)或個人是否具備醫(yī)療行為資質(zhì)，此類檔案的管理將更加受到重視。現(xiàn)如今，在國家醫(yī)療改革的過程中，各級衛(wèi)生行政管理部門都對基層醫(yī)療的發(fā)展鼓勵“放開”，為醫(yī)療發(fā)展創(chuàng)造寬松的營商服務(wù)環(huán)境，建立更生態(tài)的發(fā)展體系，為前來申請辦理行政審批事項的公民或企業(yè)法人提供規(guī)范、便捷、高效的服務(wù)。

與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)及計算機應(yīng)用的影響下，國家衛(wèi)生健康委員會辦公廳、國家總醫(yī)藥管理局辦公室全面推進醫(yī)療機構(gòu)、醫(yī)師、護士行政審批類事項的電子注冊以及電子證照申領(lǐng)。本文通過介紹區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理現(xiàn)狀，闡述加強此類檔案管理的重要性與必要性，結(jié)合現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出解決的方法。區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理關(guān)系到區(qū)級醫(yī)療機構(gòu)及大、中、小型公共場所的監(jiān)督、管理特有的特征。

二、區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作的基本要求

（一）行政審批類檔案完整性及延續(xù)性

完整性是檔案管理最重要的基本原則。行政審批類檔案對于法人，記錄著審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷，尤其是各種對于法定代表人、醫(yī)療機構(gòu)執(zhí)業(yè)地點、主要負責(zé)人、診療科目等關(guān)鍵信息的變更；對于個人，記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執(zhí)業(yè)機構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項的變更，以及每一次的資質(zhì)或技術(shù)備案。

因此，我們要將保證審批對象的檔案數(shù)據(jù)齊全作為起點，分類明確，將更名的對象集中存放，不致分散和遺漏，維護卷宗的完整；其次，要盡量保持審批對象發(fā)展的歷史沿革，不能人為地割裂，使檔案工作具有“空間上”的完整性以及“時間上”的完整性。以備任何階段，甚至機構(gòu)注銷后，醫(yī)師、護士離職后，就診患者的“溯源”，各級行政、法律機關(guān)的查閱。

為促進依法行政，增強行政管理活動的透明度，提高行政效能，玄武區(qū)衛(wèi)健委結(jié)合實際，講求實效，不斷推進行政審批改革的力度，2019年1月，按照“三集中、三到位”的原則以及市衛(wèi)健委行政審批要求，所有行政審批事項由一個科室（法監(jiān)科）負責(zé)，全面履行審批職能。目前7大類行政審批項目，全部集中到行政服務(wù)大廳統(tǒng)一受理，實行一站式服務(wù)。做好行政工作的終點和溯源就是檔案工作的規(guī)范。

進一步加大簡政放權(quán)，讓老百姓在家門口就能辦成事。4月21日，區(qū)委編辦、區(qū)司法局、區(qū)行政審批局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于對賦權(quán)清單征求意見的通知》，通知涉及玄武區(qū)衛(wèi)健委許可服務(wù)類權(quán)限下放街道5項、行政處罰類權(quán)限下放街道41項，征求各個區(qū)委是否適合下放意見。我委收到通知后，進行了認真研究，提出5項許可服務(wù)類和29項行政處罰類權(quán)限事項下放街道建議，區(qū)委區(qū)政府已進行研究，擬于近期實施。

（二）行政審批類檔案安全性、規(guī)范性

安全性是檔案管理的“生命線”。行政審批類檔案在上文中已經(jīng)闡述了它是記錄審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷的完整過程記錄，是判斷法律主體責(zé)任是否依法執(zhí)業(yè)的依據(jù)；對于個人，檔案記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執(zhí)業(yè)機構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項的變更，以及每一次的資質(zhì)備案。因此它的存在以及保存的期限，是查對其歷史沿革的唯一參照。尤其是這些檔案涉及申請單位及公民的機密或隱私，通常只有一份孤本，況且這些檔案是永久留存，其價值往往越大。若是由于社會和自然的原因，檔案材料遭到損毀不可避免，人為遺失便是較大的失誤了［1］。

推進檔案信息標準化、安全化建設(shè)。全面梳理委內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和檔案評價信息數(shù)據(jù)源，按規(guī)定要求及時報送檔案信息和“雙公示”信息，加快與市檔案辦聯(lián)合獎懲系統(tǒng)的對接和應(yīng)用，逐步擴充法人、自然人檔案信息報送范圍。將檔案信息安全保障納入委信息安全體系整體建設(shè)，嚴格執(zhí)行信息安全管理規(guī)范與制度有關(guān)要求，強化相關(guān)工作人員安全意識［2］。

檔案管理從來不是孤立的工作，各個檔案管理系統(tǒng)之間有其關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)性。將檔案文件統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的規(guī)范化，使得檔案信息資源可以隨時隨地得以共享，更好地反饋監(jiān)管單位及行政主管單位，甚至應(yīng)用于法律案卷及法律經(jīng)典案例的研究，也更好地保障著人民人身及財產(chǎn)的安全［3］。

隨著衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理現(xiàn)代化進程的不斷發(fā)展，目前衛(wèi)計委全面推進電子化注冊以及電子證照（包含醫(yī)療機構(gòu)、執(zhí)業(yè)（助理）以適、護士），并且已廣泛應(yīng)用，南京市衛(wèi)健委行政審批與政務(wù)服務(wù)信息系統(tǒng)的積極推進將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于行政審批檔案管理中，大大提高工作的效率，提升現(xiàn)代化管理水平。

三、區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作的特點

（一）審批對象處于不同階段，區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案所起作用不同，具有不同的價值。由于審批對象不同，管理方式也有不少差異，但是不用于一般的檔案管理過程，只要是檔案審核中的材料要件，具有憑證價值，均需收藏。為其本人、行政主管部門及法律監(jiān)管機構(gòu)控制和使用，也為記錄審批對象的歷史沿革留下痕跡。

（二）衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案是在審批對象形成著的活動過程中產(chǎn)生的，反映其全部的歷史及其是否合法開展診療活動的事實和數(shù)據(jù)。隨著近年來國家和省“放管服”改革部署和要求，協(xié)調(diào)推進社會辦醫(yī)療機構(gòu)跨部門審批、診所備案制改革試點等政策措施的貫徹落實。貫徹國家和省在自貿(mào)試驗區(qū)開展“證照分離”改革全覆蓋試點的實施方案，牽頭細化衛(wèi)生健康領(lǐng)域23個事項工作舉措。持續(xù)開展“減證便民”，消除審批服務(wù)中的模糊材料，減少煩瑣環(huán)節(jié)和手續(xù)，嚴把合法性審核關(guān)口，不得以備案、年檢、認證等形式變相設(shè)置實施行政許可或增加證明材料，進一步消除制約衛(wèi)生健康改革發(fā)展的政策壁壘。因此，在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的做法至關(guān)重要。

（三）行政審批檔案管理對加強“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”，歸集行政許可、行政處罰等涉企信息有重大意義，推進政務(wù)服務(wù)事項標準化。嚴格落實清單制度，做好衛(wèi)生健康政務(wù)服務(wù)事項清單行政權(quán)力事項清單、公共服務(wù)事項清單、“不見面審批服務(wù)”清單、市場準入負面清單等清單管理，實行動態(tài)調(diào)整并及時向社會公開。推進衛(wèi)生健康政務(wù)服務(wù)事項實施清單標準化，遵循最小顆粒度原則，推動全省同一事項業(yè)務(wù)辦理項、受理條件辦理流程、申請材料等要素標準化，推動實施清單“四級N同”，為“一網(wǎng)通辦”奠定基礎(chǔ)。

四、管理實務(wù)

（一）檔案資料的收集

對審批對象申請的行政許可、行政獎勵、行政給付、行政處罰、行政強制及行政其他幾類工作產(chǎn)生的資料進行全面的接收進庫工作，并按照法人、申請人進行設(shè)置獨立檔案盒便于查閱。

（二）檔案資料的整理

在接收入庫前，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案進行案卷質(zhì)量檢查，對檔案進行查漏補缺，對不貼合要求的材料進行指導(dǎo)和幫忙整理。按照檔案管理制度，建立健全資料接收、整理與管理體系，切實做好檔案資料的整理。

（三）檔案資料保管保護

檔案管理員應(yīng)定期對檔案的數(shù)量及保管樁孔進行檢查，填寫記錄；對檔案資料庫的溫濕度進行調(diào)控，及時除塵、消毒，并進行安全檢查，避免出現(xiàn)事故。

（四）檔案資料的統(tǒng)計

建章立制，做好日常統(tǒng)計工作，按照上級要求及時報送數(shù)據(jù)。

五、結(jié)論

區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作對于申請對象既是服務(wù)也是監(jiān)管。對于法人，記錄著審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷的完整過程，尤其是各種對于法定代表人、主要負責(zé)人、診療科目等關(guān)鍵信息的更改；對于個人，記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執(zhí)業(yè)機構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項的變更，以及每一次的資質(zhì)備案。保護好申請對象的檔案是對社會診療行為監(jiān)管的重要手段，便于法律監(jiān)督機關(guān)及時查對是否合法執(zhí)業(yè)。反之，在面對患者不合理或非法訴求時，檔案中合法合規(guī)的資料也是保護審批對象的法律武器。

檔案工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為基層工作提供服務(wù)的，最重要的是服務(wù)質(zhì)量的要求。如今，檔案已經(jīng)不僅僅是紙質(zhì)載體更加載了電子載體，方方面面都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。針對區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作的特點和要求，本文提出具體的、針對性的措施，對于提高管理水平，強化檔案管理，豐富管理理論內(nèi)容，促進現(xiàn)代化建設(shè)，具有一定的應(yīng)用價值。