衛生監督檔案管理探析

高翔

摘要：在當前的這個發展階段，隨著社會的發展和國家政策的實施，越來越多的人關注醫療監督檔案的管理問題。衛健局積極改革和創新衛生監督檔案管理，優化檔案管理方法。然而，目前衛生監督檔案管理工作的推行與實施仍舊存在著許多的問題，如衛生監督檔案的管理不充足，監管體制不完善，檔案的利用率不高，管理工作不受重視等問題。因此，改善衛生監督領域的檔案管理仍有許多工作要做。本文旨在討論如何改進衛生監督檔案的管理問題，以促進檔案管理工作的長久發展。

關鍵詞：衛生監督;檔案管理;創新

1衛生監督檔案概述分析

衛生監管檔案是一種工作的記錄形式。衛生監督檔案是相關機構運用文字、表格、圖像等方式對衛生監督檢查等各個方面的記錄。衛生監督檔案管理在衛生監督部門發揮著重要的作用，一方面，衛生監督檔案是對相關機構工作過程的記錄與證明材料，在一定程度上可以提高衛生監督機構的工作效率，優化衛生監督工作制度;另一方面，衛生監督檔案是對衛生監督機構工作人員工作內容的記錄，數據的保存也同時可以作為對衛生監督機構中工作人員的績效考核的參考。

2衛生監督檔案管理方面存在諸多問題

2.1衛生監督檔案管理不規范

我國當前衛生監管機構的現狀，大多數的衛生監督管理機構都存在著衛生監督檔案管理工作不規范的問題。機構內部的職責分配模糊，工作規范管理制度不夠完善，監督管理機構對檔案的管理不夠重視，這都是造成衛生監督檔案管理的質量不高，工作效率低下的重要原因。

2.2衛生監督檔案管理的基礎設備不夠完善

衛生監督機構沒有足夠的重視衛生監督檔案的管理工作，導致檔案管理的工作環境和基礎設施不完善。工作環境的限制和人員素質水平的低下，導致現有的檔案管理工作水平的衛生監督不符合時代發展的需求[1]。運行衛生監督檔案文件管理的基礎設施不完善，增加了工作中對衛生監督檔案管理的難度和復雜性。

2.3衛生監督檔案管理工作中對數字技術的利用率不高

縱觀衛生監督機構在檔案管理方面的建設，衛生監督機構普遍存在衛生監督保管檔案文件管理信息化程度不高的問題，監督機構工作人員對保管文件的管理和機構記錄仍然停留在實物收集和記錄的層面上。衛生監督機構對紙質版檔案管理工作效率低，不能適應數字時代發展變化的要求，衛生監督檔案管理不能采用數字技術，也對衛生監督檔案管理工作的發展、創新和改善提出了挑戰。

3如何有效優化衛生監管檔案的管理工作

3.1完善衛生監督檔案管理的工作機制

當前，衛生監管檔案管理工作存在諸多的問題，導致這些問題的根源是衛生監管機構對衛生監督檔案管理的不重視。因此，想要改善衛生監督檔案管理的現狀要從根源入手，完善衛生監督機構的工作機制與運營體系。作為衛生監督機構，首先要進行合理的工作分工，將責任明確到個人。每個工作崗位，每位工作人員的職責明確，一方面可以提升檔案監管機構的工作人員的工作效率，另一方面責任歸于個人，也可以增加檔案管理人員的責任心[2]。明確好檔案整理的具體步驟，衛生監督檔案管理分為搜集，整理，鑒別，統計等步驟，每一個過程分配到不同的工作部門。管理衛生監督文件要注重管理模式和服務質量的提高，檔案管理和整理過程非常復雜、繁瑣，為了提高衛生監督檔案管理的服務質量和工作效率，相應的監督管理機構必須順應時代的發展和要求，進行積極的制度創新和改革。在制度健全的同時，對檔案的管理、保存等各個步驟也應進行規范化的管理，對檔案的查閱過程進行制度化的規范。制度化的管理方式能夠讓衛生監督機構的工作更加有序，提升檔案管理的工作效率。

例如，衛生監督檔案管理在近幾年涉及的種類越來越多樣化，檔案數量的增大，是衛生監督檔案管理的工作量增大，相關機構可以采用電子檔案與紙質檔案共存的管理方式，并設置專職的崗位負責檔案的整理與搜索，并定期對儲存的檔案進行檢查與更新。紙質檔案延續傳統的檔案管理方式，電子檔案能夠為檔案的整理，儲存與讀取提供更加便利的通道。檔案管理機構明確對員工和各個崗位的在職責分配，使每位工作人員能夠清淅的認知到自己的職責，使檔案管理機構工作運行更加有序化。

3.2將數字媒體技術與衛生監督檔案管理工作相結合

隨著時代的發展和技術的進步，傳統的檔案整理方式與儲存方式的弊端日漸凸顯。傳統的衛生監督檔案管理依靠人工搜集數據與資料，人工的方式進行數據的梳理與統計，在整個工作過程中耗費大量的人力物力與財力，已經不能夠適應當今的數字化時代。檔案管理機構想要跟上時代發展的腳步，要勇于嘗試與數字技術的結合，將數字技術應用于檔案管理的工作中[3]。當前衛生監督檔案管理涉及的領域越來越多元化，衛生監督機構為解決信息量增大的問題，要對檔案管理的方式進行積極的探索與創新。將現代科技與檔案管理有機結合，在相當程度上可以提高檔案管理的效率，優化檔案管理的服務水平，利用信息技術進行檔案數字化備份，有效保障檔案的存儲安全可以優化文件的管理過程，同樣可以為客戶提供更好的使用感覺，享受更優質的服務。衛生監督機構將保管檔案管理的過程數字化可以最大限度地挖掘數字技術對保管檔案文件資源的利用率。

例如，檔案管理部門可以設立專門的檔案查詢和管理網站，建立網上數字檔案儲存庫。網絡電子檔案庫能夠給檔案調取和查詢者提供更加便利的服務，將檔案查詢的工作簡化。在線的檔案庫一方面可以減輕檔案管理工作人員的工作任務，實現檔案搜索、整理和查詢的一體化;另一方面也能夠為檔案查詢者節省時間，免去繁雜的操作步驟，足不出戶實現一鍵檔案查詢。數字技術應用于檔案管理工作是社會進步和技術發展的大勢所趨，兩者的結合能夠優化檔案管理的工作制度，同時也能夠提供更加優質的服務。

3.3改善工作環境，吸引相關專業的高素質人才

衛生監督檔案管理工作的優化升級與創新，離不開優秀的專業人才。行業的不景氣會導致相關專業人才數量的減少，因此為提升衛生監督檔案管理的行業發展，相關的檔案管理部門需要優化內部的工作環境，提升檔案管理工作人員的福利待遇，吸引相關的高素質人才前來就業。人才是行業發展源源不斷地驅動力，一個行業想要得到長久的發展必須要重視對人才的引進。衛生監督檔案管理人才的選拔除了要求應試人員具有過硬的專業素養和扎實的專業基礎外，還需要應試人員具有良好的道德素養和政治素養。檔案監督部門想辦法引進高素質專業人才的同時，也應該加大對現有工作人員的培訓。隨著時代的發展進步，檔案管理工作越來越趨向于數字化和智能化，檔案管理部門應當對已有員工進行數字設備和技術的培訓，從內部提升員工的整體素養與技術水平。

例如，衛生監督檔案管理部門對員工進行具體的職責分配和部門的劃分，為每個部門設立相應的辦公場所，用實際環境吸引人才就業。在進行人才選拔的過程中，檔案管理部門要提升門檻，做好人才引進的把關工作。不僅要對應聘者的專業知識進行測試，同樣也要對應聘者的政治思想和道德修養進行測試。檔案管理工作具有嚴謹性，對檔案的儲存和管理要求私密性，因此員工必須具備良好的道德素質與政治意識。檔案監督部門在每年可以對員工進行思想政治和技能培訓，保證員工及時的接觸新的專業知識和技術，培養員工的專業技能與責任心，這也是對檔案管理工作的負責。

參考文獻：

[1]劉紅艷.強化衛生監督檔案管理 推動衛生監督工作有序開展[J].黑龍江檔案， 2020（1）：70-71.

[2]王艷紅.建立醫療機構衛生監督檔案管理模式的實用性探析[J].山東檔案， 2020， No.237（04）：63-64.

[3]賈振君.淺論加強城市環境衛生監督檔案管理的措施[J].環球市場，2019， 000（004）：211.