淺析人事工作信息化管理

丁正儒

（鄭州工商學院，河南 鄭州 451400）

目前高校人事管理工作的特點是繁瑣、重復性。在信息時代，計算機和信息技術的發展日益成熟。人事管理工作已經不僅僅滿足于表格的填寫和整理，因此對高校人事工作信息化管理的需求就更加迫切。人事管理信息化不僅提供人事管理的效率，同時還能更好地服務于教職工，給予教職工“家”的感覺。

一、高校人事管理信息化的必要性

（一）加強管理層對管理信息化的認識

要想推動高校人事管理信息化，各高校應樹立信息化的管理理念，增強信息化的意識，主動與新時代接軌，這是基本前提。高校工作由原來單一的信息數據的采集和匯總，到今天要對信息量處理與加工的同時，也要對數據進行分析。數據的分析是為了給學校提供發展計劃和相關政策的重要依據，信息是否能夠及時快速地接收并且準確的處理，是關系到高校的教學、師資、招生等發展的大勢。在新時代背景下，高校管理層應遵循科學發展觀，要轉換觀念，接受新事物的同時也要充分意識到加強人事管理信息化的必要性。在學校條件允許的情況下，學校應大力加強政策傾斜，與資金和人力等方面的投入。人事部門也要積極配合，充分發揮自己的積極性和主動性。

（二）提高人事管理人員的技術和素質

高校人事工作中，人事信息數據比較繁瑣和復雜。人事部門都有自己的數據庫，要將自己的數據庫導入到管理系統中，才能更好地實現信息化管理。高校人事工作者一般為人力資源管理等專業，只是熟悉人事方面的政策和法規，對于數據分析工具不會運用。管理系統的引進，這不僅要求人事工作人員只是會簡單維護數據庫，還要學習操作系統，人事專員要主動學習系統，不能僅僅停留在只是簡單維護系統和簡單操作系統，還是要進行對系統深層次的運用。在人事管理信息化進程中，信息系統只是管理者的輔助工具，一切決定性因素還是靠人。管理者不是一流的，那么就沒有一流的信息化管理水平，也就不能發揮信息系統的價值。因此，我們要結合自己實際情況和信息化建設的要求，提高認識管理信息化水平。要加強人事管理人員有計劃地開展信息化知識的學習和技能的培訓，同時還要做好相關部門人員的培訓，努力建設一支技術過硬、高效管理、有著良好作風的信息化人才隊伍。

（三）建立人事信息化管理制度

人事工作要求比較嚴格，具有服務、保密等特點。因此，人事工作要有從各方面完善的制度，來保證人事工作的順利開展。特別是要建立完善的人事信息化建設制度，實行全校教師隊伍的信息管理，及時對全校教師信息進行系統維護和更新，保證數據的真實性、可靠性；人事工作信息具有服務性，要全力配合各個部門工作，要做到“首問負責制、限時辦結制、服務承諾制、責任追究制”的服務工作；人事工作信息具有敏感性，為了能夠穩定教職工，增強全校教職工的凝聚力。高校應該堅持以人為本，實行公平、公正、公開透明的工作管理模式，要打破傳統的神秘色彩，同時還要主動接受全體教職工的監督，及時準確將信息反饋給各部門甚至包括個人。不斷加強人事管理信息化工作的可信度和透明度，從而進一步促進人事工作的規范化、公開化、透明化。

（四）人事信息化工作的安全性

新時代是一個科技發達的時代。隨著全校教職工信息在管理系統進行維護和更新，人事工作要保護好人員信息安全。以前，管理系統是一個封閉的管理系統平臺，只有管理人員有權限，一個封閉的系統是無法真正地達到信息化。如今，隨著人事工作需求不斷增加，管理系統模塊也在不斷地增多，網絡平臺的開放，管理系統也不再是一個封閉的管理系統，人事管理人員下面的子賬號也在不斷增加。面對復雜的網絡環境，安全問題隨之而來。面對安全挑戰，要有防患意識，定期做好系統的維護和更新，進行系統優化。一旦發生安全隱患問題，都會帶來巨大的損失和威脅。

二、高校人事工作信息化管理的現狀及問題

高校人事工作現在很少存在信息化管理理念，都是常規的事務性工作。比如：人員招聘、職稱評審、考核、工資福利發放、人事檔案管理等。面對繁重的事務性工作，其中重復性的工作太多，導致工作效率低下，使得工作沒有動力和創新力，這不利于人事工作的開展。

（一）對高校人事工作信息化管理認識不足

目前，部分高校管理者對人事工作信息化的建設缺乏了解和認識，沒有結合學校實際情況去考慮，或者認為人事信息化管理只是單純Word、Excel等表格的運用，只需要有配置好的電腦就行，而忽視一些軟件的應用。例如：鄭州某高校人事處在2016年6月底前發放工資還是人工手工記賬，每月發放工資前基本都是2到3人忙于算全校教職工工資顧不上其他事情。這種情況就導致本職的其他工作處于停止狀態或者讓其他同事處理，增加了其他同事的工作量。這樣的工作效率不僅低下，還造成了大量的人工浪費。

（二）信息管理技術人員缺失

面對引進的管理系統，人事專員的個人能力和接受程度導致對系統管理的運用是否熟練，直接影響了人事管理信息化建設的成效，也不能充分發揮人事管理信息化的優越性。信息管理人員不懂得人事方面的事務，具體操作人員還是人事專員，受益者和執行者也是人事專員。高校人事部門都有自己的數據庫，如果只是簡單地進行系統維護，那么就會造成人力、設備資源的浪費，就沒有必要引進管理系統。而目前高校人事管理崗位中，多數為管理崗位，缺乏信息管理專業技術人員[1]。人事崗位的管理人員通過學習懂得如何使用管理中的信息化程序，但是很難解決信息系統的維護、設備維修等專業問題。

（三）人事管理信息化制度缺失

新時代下，人事信息化的建設是如今國家信息化的一部分。要想完善國家信息化標準體系的建設，就要加快推動各高校信息化的建設，同時也要做到規范的運用就需要用法律、法規的方式來要求。只有標準化和規范化，才能明確各部門的分工以及糾紛等問題。明確制度是更好的管理應用和創新，使人事管理信息化發展得更加科學與規范。高校的人事管理中，聘任、教學、培訓、晉升等都要進行全面的信息化管理改革，進行信息化的管理。將高校教師的聘任、教學、進修、薪資等通過信息化形成完整的數據庫，有助于人事管理者對每一位教職工進行合理的考核及評估，有助于科學地進行人事管理活動。因此，高校應形成能貫穿于教職工工作周期的科學的信息化制度。

三、推動高校人事工作信息化管理的建議

（一）提高對人事信息化工作的認識

高校應在全校范圍內提高對信息化工作的認識程度，尤其是人事工作的信息化。思想上認識不足，忽略互聯網技術支持是高校人事工作信息化發展的第一道阻礙。高校應首先順應時代的發展，在思想上提高對人事信息化的認識程度。完善學校人員信息庫，建立起高效的信息服務網絡系統，讓信息化服務于整個高校人事管理工作中，貫穿于高校內各個部門[2]。從管理層到被管理層逐漸適用并接受信息化的管理理念及思維模式，逐漸適應信息化的管理方法，為以后信息化在高校管理中的良性有序發展，奠定思想基礎。

（二）引進培養信息化管理人才

信息化的管理工作不是紙上談兵，需要將管理理念與信息化的網絡技術相結合，換句話說，需要有具備信息化知識的專業人員參與。高校在信息化的人事管理發展中，需要引進專業技術人員，精通計算機硬件及網絡信息系統的人才做技術支撐。信息化專業人員地引進不僅有助于快速構建校園信息化網絡，同時可以由專業人員對內部管理人員及教職工群體進行信息化培訓。信息化的管理是從上而下的完整的信息鏈，僅有管理思維及管理方法不足以實現，需要群體有效的接受，才能形成完整的信息化管理體系。信息化人才引進有助于將信息化的培訓貫穿于整個人事群體中，使管理者和被管理者都能理解并快速掌握信息化的人事管理方式。

（三）借助計算機智能推動高校人事管理信息化制度發展

人事工作的信息化管理只有理念與技術很難實現，需要計算機智能的支撐。高校應建立包括教師職稱晉升聘任、教師聘期考核、人才招聘與引進、社保工作、薪酬等工作在內的信息化人事管理制度，以便于全面掌握教師年齡、身份證號、學歷、職稱、職務、科研成果、論文等信息[2]。同時，在上述若干信息化的人事管理中，信息技術可以有效記錄下關于考核、薪資、科研等原始數據。高校可以利用信息技術統計出的數據，對人事群體任職、科研、薪資、培訓、教學等進行數據統計及分析。這些數據要想進行科學有效的分析，作出科學的培養決策，需要借助計算機智能及信息化手段。因此，高校人事管理的信息化離不開計算機智能的輔助，高校需要引進并積極構建計算機及網絡技術平臺[3]，從而為人事信息化的管理奠定技術支撐，為高校在人才培養上提供科學決策，師資培養有效的數據指導。

（四）加強培訓與學習，提升員工信息化水平

信息化技術的引入不足以支撐高校信息化的長久發展，需要全體人員的配合。因此，高校在構建信息化認識管理體制的前提下，需要加強對員工的信息化知識技能的培訓，提升員工的信息化工作能力[4]。社會在不斷地發展，信息化技術也在不斷地發展，信息化的管理也需要不斷地發展與進步。一方面，隨著信息化的發展，高校信息化硬件及軟件技術應隨之不斷更新；另一方面，使用信息化技術的管理層及全校教職員工也應依據不斷更新的信息技術，參與信息化的培訓，以適應信息化的更新發展與信息化管理水平的不斷進步。

四、結束語

高校人事管理信息化建設，不僅可以給人事工作帶來便利，同時更好地配合各部門工作；人事管理信息化使全校工作得到了進一步的提高和快速化，也保證了數據的真實性和安全性。同時保證人事工作的嚴謹性，杜絕了人為因素的干擾，不僅簡化了其他部門對人事部門辦事流程，也降低人力使用率和工作強度。事實證明：人事管理信息化能夠為高校管理者快速提供全面、真實的數據，為高校的決策和了解人事動態提供了重要依據。人事信息化管理是新時代高校信息化建設不可缺少的部分，也必將影響著高校的全面發展。