新時代人事檔案電子化問題及解決方案

馬清芝（河南農業大學檔案館）

■ 前言

人事檔案記錄著個人的信息、品行、政治面貌、學歷等能說明個人綜合素質的內容，對單位或個人都有重要的作用和價值。人事檔案是單位招納人才的重要參考，是管理人才的重要依據；人事檔案是個人辦理入職、醫保、護照等相關事務的重要證明。員工的綜合能力影響著單位的發展，科學有效的管理人事檔案有利于招納和管理人才。

隨著網絡科技的發展和社會工作方式的改變，人事檔案管理模式也在不斷創新。大多數單位開始選擇電子化管理，利用網絡通信技術、人工智能、數字化等電子技術改革人事檔案管理，使人事檔案能最大化地發揮服務功能。電子人事檔案在便捷性、儲存能力、安全性、管理難度等問題上比傳統的紙質檔案更有優越性。但是，目前市場上的電子檔案管理沒有統一標準，各客戶端搭載的程序也不同，很難將人事檔案靈活運用，無法和傳統人事檔案建立良好的連接,處在初級階段的人事檔案電子化還有諸多弊端要解決，需要對人事檔案電子化問題進行深入探討。

■ 人事檔案電子化面臨的主要問題

（一）電子化設備不足

我國人事檔案管理現階段的電子化程度不明顯，原因是電子化設備投入不足。構建全面的人事檔案電子化，需要有高端的設備和先進的技術，這些投入對單位有著一定的挑戰。

在高端設備方面，主要是關于檔案管理的硬件設施和軟件開發，相關的硬件設施要能夠運行、處理和儲存大量的人事檔案信息。儲存設備影響著檔案管理的效率，如果儲存設備與信息量不匹配，會影響人事檔案的功能性，在管理人員或員工查看時出現無響應或路徑狹窄的情況,不能滿足正常使用的需求。對于軟件的要求主要是能夠多客戶端查看，在保留原有檔案的功能外，創新更有效的檔案管理流程，更重要的是安全性，防止泄露單位及員工的隱私信息。在管理和調動檔案時，人事檔案信息要加密處理和設定權限，讓一些不法分子無可乘之機。

在先進技術方面，云計算、云端儲存、大數據、人工智能、人臉識別等先進技術若能應用在人事檔案管理上，將使檔案管理更智能、便捷。但是，這提高了對相關從業者的要求，必須確保管理人員操作無誤差，否則無法保證準確性。

（二）缺乏專項管理制度支撐

人事檔案電子化管理的制度是上層建筑，是具體實施的標準和規范，是相關人員在管理檔案時的參照。人事檔案電子化需要與之相符的管理制度，目前的電子化管理處在初級階段，管理制度的制定還有許多不完善的地方。盡管有些單位對人事檔案管理制度進行了更新，但也只是部分內容，管理人員在具體實施時可能沒有完全按照要求。制定與先進技術相匹配的人事檔案管理制度，有利于電子化改革。

（三）電子化服務性有待提高

傳統的人事檔案管理主要發揮其招聘員工、勞動關系的轉調和工資福利管理的功能，人事檔案的作用未得到完全開發。電子人事檔案的建設更全面地開發了資源規劃、績效管理和人才培養的功能。人事檔案管理部門可以在網絡上通過數據分析建立個性化的培養計劃，對單位的人才資源進行整合，讓員工在擅長的崗位上發揮才能。電子人事檔案能建立與員工間的聯系，員工直接在客戶端可以查看個人信息，充分發揮了電子檔案的雙向服務性。

■ 新時代提升人事檔案電子化管理的工作方案

（一）強化人事檔案管理人員建設

抓好管理人員的隊伍建設，提升人事檔案電子化管理水平，一般從提升管理人員的認知和綜合素質兩個方面做起。電子化建設提高了單位人事檔案管理水平，對管理人員的要求也有所提高。首先，讓管理人員認識到電子檔案的重要性和作用，提升自己的責任感，才能有效發揮電子檔案的功能，單位上級部門應該對管理人員進行相應的監督；其次，在招聘管理人員時要考核其綜合素質是否能達到電子化管理的要求，在工作中不斷學習新的管理技術手段，深入推進人事檔案電子化。

（二）確保人事檔案的信息完整和使用

電子化人事檔案管理的信息來源復雜多樣，管理人員需要從收集到的人事信息里面辨別真實有效的信息，同時要多渠道收集，保證人事檔案的完整和真實。在得到有效的資料后，及時上傳和輸入電子系統內，并對不同類的人事檔案進行歸納和保存，必要時，借助先進的設備對多媒體材料進行處理，如圖片、影音材料。在單位的正常發展中，員工的人事檔案信息會發生變動，管理人員要及時更新信息，確保檔案的時效性。只有將電子化管理和人員做好融合，才能真正提高人事檔案管理的能力和水平。

（三）提高檔案的利用率

傳統的人事檔案管理辦法不能使檔案得到充分利用，由于調用不方便和安全得不到保障，檔案大部分時間放置在檔案室內。在單位的經歷和榮譽沒有和檔案柜里的人事檔案做到融合，降低了檔案的利用率和員工的積極性。人事檔案要和員工在單位的表現相結合，增加員工的活躍度和積極性，提高檔案的利用率。在建立電子檔案時，將檔案與員工的職能部門連接起來，所有事項均在一個系統中體現，員工可通過人事檔案系統辦理申請事項或受到獎懲。同時，電子人事檔案要保證每一個操作的安全性。

■ 新時代人事檔案電子化管理的創新思路

（一）做好人事檔案電子化的上層建筑

做好人事檔案電子化的上層建筑，有助于電子檔案在具體實施和操作時的順暢及高效。從國家層面上講，制定合理的制度和改革方向，促進單位對人事檔案管理的重視；提倡開發項目，幫助電子人事檔案的設計和開發。從社會層面上講，人事檔案電子化節約了自然資源和人力資源，減少了紙張浪費，但需要培養更高技能的人才。從單位角度看，人事檔案的電子化管理提高了工作效率,降低了單位支出，能充分利用單位的現有人才，更重視員工和單位的發展。這些舉措推進了人事檔案的電子化管理，單位能積極響應號召進行電子化建設。

（二）利用好云存儲和云服務

云儲存和云服務給人事檔案電子化管理提供了新舉措。對于大數量多種類的人事檔案管理，云端儲存和服務給單位減少了儲存器的支出，也能體會到云服務先進技術帶來的優勢。單位可以制定符合其管理模式的云儲存服務器，個性化定制管理。云服務能夠協同單位提高檔案的開發和利用，提供了更科學、多元的服務，增強檔案的交互性。同時，人事檔案的安全也得到了保障，云服務有更強大的安全防范系統，能阻擋黑客和病毒的入侵，僅給予單位部分的查看和管理權限，在不影響信息安全的情況下進行適當的管理。

（三）建立完善的應急災害機制

人事檔案中儲存著員工的重要信息，且只有一份。對可能出現的災害有效預防，減少損失，單位要制定相應的預防機制。所有的設備和材料要預防自然災害，如火災、水災、危險物品腐蝕等；也要制定相關人員的管理和懲罰機制，防止人為損壞。必要時，要進行人事檔案備份，進行全面的風險管控。

（四）持續優化

人事檔案的電子化管理也要與時俱。隨著時代發展，不斷優化檔案管理系統和制度，保持先進性，是單位長遠發展的基礎。落后的檔案管理不利于單位開展相關工作，不能有效配合其他部門完成任務。因此，不斷完善和優化人事檔案電子化管理，及時更新老舊設備是單位長期發展的必要條件。

■ 總結

人事檔案的管理水平影響著單位的人才構成和其他事項處理，人才是單位向前發展的基礎，人事檔案電子化能更科學有效地幫助單位考核、管理和培養人才，全面提升單位的工作效率和管理水平。人事檔案管理電子化對單位的發展起到了保障作用，促進了單位的智能化管理。