加強大數據時代醫院人事檔案管理工作的實施路徑

吳正榮

（云南省臨滄市中醫醫院，云南 臨滄 677000）

在醫院管理中檔案管理占據著舉足輕重的地位，檔案是記載醫院醫護工作人員工作和醫院權威性憑證，由于醫院的特殊性，決定其涉及到檔案呈現出多樣化，比如，人事、財務、設備、病例檔案等。當前我們正處在大數據時代，受多種因素的掣肘，醫院人事檔案管理暴露出諸多問題，基于此，醫院要打破管理藩籬，緊隨時代發展步伐，積極引入先進的數字技術和信息技術，依托各種信息化載體，加強人事檔案管理工作，提高人事檔案質效。

1.大數據時代下加強醫院檔案人事檔案管理的重要性

1.1 有助于增強人事檔案信息的緊密性

在大數據時代，醫院依托大數據技術的支持，進一步強化了人事檔案管理的互動性和互聯性，在醫院人事信息管理中合理應用大大數據技術，能促進人事信息互動性的增強，依托各種信息化載體，將紙質檔案轉化成數字形式，進行信息化處理，通過應用信息技術將醫院傳統人事檔案從紙質化轉化成電子化，從整體上促進紙質檔案管理質效的提升[1]。從另一個維度來說，在大數據時代醫院可以充分利用各種先進信息技術，構建人事檔案電子數據庫，技即時化獲取人事檔案信息，并充分利用系統的處理技術和數據分析技術，為醫院調整或是人事變動提供科學參考，井然有序地開展人事檔案管理工作，增強醫院人事檔案信息的互動性和緊密性共享檔案信息[2]。

1.2 有助于加強人事檔案信息的安全性

醫院借助大數據信息技術的支撐，可以規范人事檔案，確保人事檔案管理井然有序的開展。毋庸置疑，人事檔案管理緊緊圍繞人事檔案而開展，做好檔案管理工作是核心，同時也是醫院檔案管理中不可或缺的重要部分。隨著時代的發展，醫院人事檔案必定會朝著數據化和信息化發展，逐漸減少紙質檔案，加強人事檔案信息化管理，減少檔案遺失的現象，從整體上提高人事檔案的安全性，夯實醫院人事檔案管理的安全性。

1.3 有助于增強醫院人事檔案管理的現代化

醫院憑借大數據時代下的各種信息技術，加強對各類人事信息的分類處理，能精準定位每個員工，依托大數據處理分析技術和現代化信息技術，升級現有人事檔案管理系統，夯實檔案管理人員有序開展工作的基礎，特別是整理信息、查詢信息，促進人事檔案管理現代化水準的提升[3]。

2.大數據時代醫院人事檔案管理工作中面臨的困境

2.1 人事檔案管理信息化觀念孱弱

受多種因素的掣肘，在醫院人事檔案管理中，部分醫院領導沒有認識到信息化和大數據理念的重要性，導致人事檔案管理信息化發展較為滯后。追本溯源出現這種現象的原因，主要是因為歷史因素所造成的，作為公益性衛生事業單位，醫院領導者更多是對醫院醫療科室的投入和發展，側重在醫療設備、人才方面的投資力度，片面認識到認識人事檔案信息化可以可無，雖然有部分醫院投入了人力物力，信息化設備猶如擺設，無法發作用。

2.2 信息化檔案管理體系有待完善

當前我們正處在大數據時代，醫院人事檔案管理信息化是時代發展的趨勢，受多種因素的影響，在醫院人事檔案管理中還存在諸多弊端，其中最為突出了的就是缺乏完善的規范標準，導致信息采集不夠全面，缺乏完整性，導致信息管理較為混亂，加之醫院內部人員在協調和分工還有待優化，導致人事檔案的電子信息數據變成信息孤島，無法及時有效地整合信息，無法最大限度發揮人事檔案信息的統籌性，進一步加深人事信息數據的不完整性，亟待醫院完善現有信息化檔案管理體系。

2.3 檔案信息管理面臨安全風險

隨著時代的發展，在大數據時代背景下醫院堅持與時俱進，依托各種先進的信息載體，對醫療業務檔案、人事檔案進行了電子化處理，顯著提升了檔案管理質效。然而由于缺乏一套完善的電子檔案安全管理體系，缺乏有效的措施防護檔案信息。因此，非常容易出現檔案資料篡改、泄露或是丟失的問題，讓人事檔案資料的安全性受到威脅。另外，在醫院人事檔案管理中還存在諸多信息安全問題，比如，非法分子的攻擊，提取醫護人員的檔案信息等，加劇醫患關系的緊張化，給醫院帶來了不可估量的后果。因此，醫院檔案管理部門，需要一套科學完善的檔案信息儲存系統，對檔案信息進行維護處理和安全測評。同時檔案管理人員在具體的操作過程中，還要保證操作的安全性，防止病毒的入侵和操作的失誤，嚴重威脅醫院人事檔案信息的安全性。

2.4 檔案管理數字化建設滯后

面對大數據時代的影響與沖擊，醫院在人事檔案的管理上，必須要遵循時代發展的特征和原則，積極轉變對人事檔案管理的模式，逐步由傳統管理向數字化建設轉變。從目前的醫院人事檔案管理看，其管理模式還比較滯后，尤其是面對大數據時代背景下，數字化技術應用并不深入，即便開始逐步應用人事檔案管理系統，但其便捷性、功能性與全面性仍然難以發揮。另外，醫院人事檔案管理中涉及文字、圖片及音視頻等資料，單純依賴原始的載體通常具有時效性，極易造成損壞或者損失。因此，數字化建設作為其重要解決路徑，卻由于其基礎籌劃與建設不完善，布局過程遲緩滯后，最終影響醫院人事檔案管理的變革進程。

3.加強大數據時代醫院人事檔案管理工作的實施路徑

3.1 正本清源革故鼎新，構建數據管理意識

在大數據時代下要想井然有序地開展醫院人事檔案管理工作，作為關鍵的就是獲得醫院領導層或是管理人員的支持，據此，醫院領導者要從打破墨守成規的思想，認識到人事檔案管理的重要性，樹立數字化、信息化、規范化人事檔案管理意識。在醫院人事檔案管理中大數據信息挖掘、利用、知識共享都是不可或缺的重要內容，對此，醫院要制定一個專門的人來進行領導管理，同時并將人事檔案管理工作作為重點來抓，引入先進的硬件和軟件設施， 充分利用這些先進設備、科技等，切實做好醫院人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的規范性、科學性。

3.2 建立信息管理制度，有序開展管理工作

“制度是行為規范的準繩”。醫院為井然有序開展信息化、數字化人事檔案管理工作，醫院要立足于實際，從人事檔案信息采集、收集、分析、查檔、建檔、調檔等維度入手，完善人事檔案管理制度，依托制度開展相關工作，最大限度地確保人事檔案的精準性、全面性、安全性，促進檔案管理質效的提升，檔案管理人員依托完善的檔案管理制度，采集人事檔案信息，醫院各個科室和部門的相互配合，根據醫院制度的關于人事信息采集的規定或是要求，精準填寫人事檔案信息表。檔案管理人員在人事檔案建檔的過程中，必須要根據制度規范要求，標準填寫人事檔案信息，詳細記錄醫院工作者的工作經歷、學歷、年齡、工作經驗、培訓經歷等，依托先進的信息載體打破傳統人事檔案管理的藩籬，憑借大數據時代在的載體，在人事檔案中添加視頻、視頻等相關信息，進一步豐富人事檔案的數據信息。完善了檔案管理制度，檔案管理人員可以依托制度規定，查詢個人檔案，并設置檔案查閱權限，讓人事檔案的查檔和調檔的安全性得以保障。

3.3 加強檔案安全管理，確保人事檔案安全

在大數據時代醫院檔案管理部門，要高度重視人事檔案管理的安全性，基于傳統檔案安全管理制度基礎上，依托先進的信息技術、網絡技術，發揮其作用，切實加強數據安全工作，并結合實際，制定數字化檔案信息安全策略，防止數據安全問題的發生，從整體上保障各項信息的安全性。從另一個角度來說，醫院檔案管理部門要加強物防建設工作，通過這樣的舉措，確保檔案存儲地方的物力安全性，規避人事檔案物防不足的現象的發生。此外，大數據時代，醫院檔案管理部門，還要加強技防建設工作，依托信息技術登陸訪問控制、加密控制、網絡在線監測、用戶權限控制，鎖定控制、網絡端口、鎖定控制等技術，確保人事檔案管理的安全性。

3.4 重檔案信息化轉型，提升檔案管理水平

毋庸置疑，信息化轉型屬于大數據時代，醫院人事檔案管理發展的首要任務，并且依托人事檔案信息化建設，不斷提升醫院檔案綜合管理效能，充分挖掘檔案信息的實踐應用價值。一方面，應建立全新管理理念，在實施人事檔案管理信息化變革時，醫院管理決策者及相關直接管理者，均要強化信息化管理思維，加大對技術領域的引進和投入，做好相關管理能力的培訓，發揮出信息化對人事檔案的管理效能。另一方面，用好信息資源管理平臺，在信息化技術路線下，人事檔案信息可以實現線上管理，能夠更加全面地實現人事檔案的收集與更新，改變了傳統管理中的冗余模式，即利用平臺系統便可以進行授權，檔案管理人員則可以在線進行填報、更新、完善及查詢，及時管理相關的資料信息，提升人事檔案的智能化水平，發揮大數據下人事檔案管理的便捷性優勢。

3.5 加強培訓教育力度，提升人員綜合素質

人才是大數據時代無法回避的話題。作為一種全新的技術領域，對于專業性人才的需求必不可少，只有保證人才的輸出與供給，才可能發揮出檔案管理信息化的優勢功能。據此，醫院在實施人事檔案管理信息化建設進程中，需要注重對人才的培育與引進，真正解決信息化技術端的困境，加快人事檔案信息化建設進程。一方面，基于大數據時代背景下，醫院人事檔案管理專業化，應適應現階段的實際應用需求，尤其是對檔案信息的建檔、調檔、查檔等內容，能夠具備數據分析與統計的能力，高效地完成相應的操作和管理。另一方面，注重對信息系統應用人才的培養，即在電子化辦公的背景下，相關的人事檔案管理人員需要了解操作規程，利用好信息系統的優勢功能，使人事檔案管理人才實現專業化、技能化，推動醫院人事檔案管理質量及效能的全面升華.

4.結語

一言以蔽之，在大數據時代下，醫院檔案管理部門要牢牢抓住大數據時代所帶來的機遇，分析當前醫院人事檔案管理存在的問題，打破墨守成規的思想，統籌謀劃，整體設計，積極轉變檔案管理模式，依托先進的技術和海量的數據資源，整合共享檔案數據信息，切實做好醫院檔案管理工作，進而推動檔案數據的創造價值，助力醫院的穩健長遠發展。