基于大數據背景的我國小微企業內部控制問題研究

王佳一（鄭州升達經貿管理學院）

■ 前言

2020年由于受疫情影響，我國實體經濟特別是小微企業遭受嚴重沖擊。如何緩解小微企業的重創使之快速走出困境，成為中央及各地方政府部門亟須解決的問題。2020年6月全國兩會結束后不久，中國人民銀行、中國銀行保險監督管理委員會等部門連續發文，針對中小微企業金融服務，長短兼顧、綜合施策，推出一系列促進資金“直達”中小微企業的工具，以直接有力的優惠政策支持小微企業發展。在影響自身實力的多重要素之中，內部控制是小微企業普遍忽視的一環。

■ 我國小微企業內部控制現狀及問題

（一）利益導向重于風險導向

根據天眼查專業版數據顯示，2017年至2018年，我國小微企業新增注冊數量每年均超過1000萬家。在2019年，新增小微企業數量達到近1500萬家。2020年我國小微企業數量約為8000萬家，占全國企業總數的70%左右。由此可見，我國小微企業數量較多、增速較快，同時規模普遍較小，且大都處于初創期和成長期，在這一階段企業的主要目標是生存以及盈利。因此，大多數小微企業的管理者往往會將發展重心偏向利益的最大化，而非對風險的防范。這樣的利益導向，一方面能讓小微企業在短期內達到經營目標；但另一方面，由于高層管理者缺乏對內部控制的理解和對風險防范的意識，進而缺失風險識別和評估，很可能導致“一招不慎滿盤皆輸”，影響企業的長遠發展。如筆者了解到的河南省某食品加工類企業，其日常采購、部分原材料采購一職由高層管理者直系親屬擔任，該采購人員片面的以利益最大化為導向，在采購時以低價作為選購標準，并不考慮生產的實際需求和潛在風險，多次采購回低價次品，經質檢員檢驗后證實無法用于生產，既造成了資源浪費、提高了生產成本，又耽誤生產工期，險些影響產品的按時交付。

（二）職能缺失，權責不明

根據國家統計局對小微企業的劃分標準，其工作人員遠少于大中型企業。在人員少的情況下，小微企業無法完全效仿大中型企業建立完善的組織架構，像股東、董事會、監事會、內部審計等職能崗位設定過于復雜，不適用于小微企業。因此，我國小微企業的組織架構層級簡潔，部門少且人員有限，如上文筆者提到的河南省某食品加工類企業，設有總經理辦公室、財務部、銷售部、辦公室、質檢部、生產部、食堂六個部門。其中總經理辦公室設總經理一人、經理一人；財務部設會計一人；銷售部設銷售員兩人；辦公室有主任一人、其他工作人員一人；質檢部設有質檢員兩人；生產部有工人近30人；食堂有廚師及幫廚共兩人。從該企業的部門及崗位設置可以看出，一人多崗、身兼數職的情況屢見不鮮。如在業務繁忙季節，辦公室主任除完成本職工作外還要到生產車間幫忙，生產車間工人除完成生產工作外還要負責庫存管理，銷售人員除完成銷售業績之外還要充當送貨司機等等。這樣的職能缺失、權責不明不僅會導致小微企業內部控制活動得不到合理安排，更容易產生管理漏洞，為企業發展帶來隱患。

（三）信息溝通手段落后

小微企業的高層管理者普遍缺乏對信息化建設的重視，認為有限的業務量和人員無需引進大數據時代的先進技術，擴大生產、促進銷售才是企業發展的第一要務。因此，小微企業的計算機系統只用于處理簡單的表單，并沒有得到充分的利用，更談不上“大數據”、“高科技”。多數小微企業仍采用較為滯后的部門溝通方式，未巧妙利用互聯網資源實現電子信息化溝通。如前文所提到的食品加工類企業，在日常報銷業務中采用實報實銷方式，辦公室主任將涉及采買、出差人員拉入報銷微信群，只要相關工作人員提供外來采購憑證，無需任何紙質或電子簽批手續，即可實報實銷，每月月末由總經理親自核對紙質報銷清單。雖然流程的簡化提高了辦公效率，且每筆報銷金額不大，但這樣簡陋的報銷流程難以實現嚴格的內部控制，導致工作環節斷裂，對企業日常運轉造成不良影響。此外，在小微企業內部，溝通大多是自上而下的單項溝通，這樣的溝通方式雖然能在一定程度上形成上達下效的效果，然而上級難以得到下級的反饋，無法及時發現內部控制和管理決策的弊端。

■ 大數據背景下優化小微企業內部控制的建議

（一）建立風險預警，加強風險評估

為保障利益最大化的同時警惕經營風險，建議小微企業建立風險預警機制，加強風險評估能力。小微企業的風險可分為財務風險、經營風險和人員變動風險等。財務風險主要指應收賬款回收風險以及債務償還風險；經營風險主要與產品生產和銷售相關；人員變動風險主要指工作人員流動導致的崗位短缺風險。針對以上風險，小微企業高層管理者應集合各部門主要負責人選定風險預警指標，建立便捷實用的預警體系。如在財務風險方面，選定應收賬款周轉率、資產負債率、流動比率、速動比率等關鍵指標；在經營風險方面，選定毛利率、存貨周轉率、銷量變動比率等關鍵指標；在人員變動風險方面，記錄每月用工人數與離職人數，計算二者差額及變動比率等。以上預警指標的計算離不開大數據時代的新科技手段，小微企業可指定相關工作人員學習RPA等流程自動化技術，定期自動提取數據進行指標計算并發出預警，以及時發現風險、評估風險，進而化解風險，確保企業持續健康的發展。

（二）建立內控制度，明晰職責義務

為解決職能缺失、權責不明的問題，建議小微企業建立并逐步完善內部控制制度，使崗位更加明確，職責更加清晰。首先，小微企業高層管理者應集合各部門主要人員，依據我國《企業內部控制基本規范》探討制定切實可行的、符合本企業規模的內部控制制度。制度中應明確各崗位職能，尤其應做到不相容崗位相分離；其次，在企業上下試行新建立的內部控制制度，高層管理者應向全體員工強調執行該制度的重要性，使每位員工意識到有效實施內部控制的重要性。同時，在試行階段，積極收集自下而上的反饋信息，及時調整不合理、不適用的制度。在正式執行內部控制制度后，小微企業應定期或不定期對制度的執行效果進行評估，不斷改進薄弱環節，以減少設計漏洞；最后，內部控制的實施少不了有效的監督機制。小微企業的高層管理者應從瑣碎的日常工作監督中解放出來，思考更為深遠的發展戰略。日常經營中的內部控制活動監督，應分配給下一級工作人員，同時輔以適當的獎懲措施，進而充分調動員工的主動性和積極性，營造良好的內部控制環境，規范企業的內部控制活動，使企業競爭力得到提高，以實現經營目標。

（三）利用先進科技，逐步提高信息化

在大數據時代，企業各部門的數據信息不應該是孤立的存在，應該被整合處理形成組織內部的信息庫。2020年5月13日，為深入貫徹落實習近平總書記關于統籌推進疫情防控和經濟社會發展工作的重要指示精神，加快各行業各領域數字化轉型，幫扶中小微企業渡過難關和轉型發展，引領創造新需求，培育壯大經濟新動能，有力支撐現代化經濟體系建設和經濟高質量發展，國家發展改革委聯合有關部門、國家數字經濟創新發展試驗區、媒體單位，以及互聯網平臺、行業龍頭企業、金融機構、科研院所、行業協會等145家單位，通過線上方式共同啟動“數字化轉型伙伴行動（2020）”（以下簡稱“伙伴行動”）。伙伴行動旨在形成多方合力，推行普惠性“上云用數賦智”服務，培育數字經濟新業態。緊密圍繞解決中小微企業“不會轉、不能轉、不敢轉”問題，搭平臺、聚合力、優服務，共同構建“政府引導——平臺賦能——龍頭引領——機構支撐——多元服務”的聯動機制，加強跨部門、跨區域、跨行業以及供給需求、線上線下、產業鏈上下游協同，在更大范圍、更深程度推行普惠性“上云用數賦智”服務，形成“攜手創新、共抗疫情、轉型共贏”的數字化生態共同體。小微企業雖然多處在初創期和成長期，但在日常經營中積累的信息量也不容小覷。若在發展伊始就建立正規的信息收集與處理框架，假以時日形成完善的信息庫，才能使小微企業更好地與大數據接軌，與新時代同步。

■ 總結

2021年是黨的“十四五”規劃開局之年，各方高度關注小微企業的穩定健康發展，政府相關部門不斷出臺的減稅、降息等優惠政策為小微企業提供了良好的經營環境，國家發展改革委推出的數字化轉型伙伴行動，有力地支持了小微企業數字化轉型紓困。我國小微企業應重視內部控制，以保證自身經營管理的合規合法、提高經濟效益，實現企業長遠健康的發展。