新形勢下科研院所財務管理信息化工作現狀及完善研究

熊達

（廣東省科學院化工研究所，廣東 廣州 510665）

一、新形勢下推進科研所財務管理信息化建設的現狀

（一）科研所財務管理信息化的發展階段

縱觀我國科研所財務管理信息化的發展，大致經歷了以下幾個階段：一是單機財務管理信息化階段。該階段的財務管理特點是利用單機版程序進行會計工作的記賬和核算，但是這種財務管理模式與其他部門之間的信息交流較少，具有較強的滯后性。二是單位內部局域網財務管理信息化階段。該階段各種管理的財務軟件已經趨于成熟，初步形成了預算、分析、監控等的一體化管理。三是內外流程一體化財務管理信息化階段。廣域網的應用，使單位內部及各利益共同體之間可以隨時進行財務管理信息的整理、傳遞與分析，實現信息集成和數據的共享，以為決策者和相關利益主體提供科學準確的決策數據，這也是新形勢下科研院所財務管理信息化工作所追求的目標。

（二）科研所財務管理信息化的功能價值

1.信息資源共享化

新形勢下財務管理信息化的建設，實現了業財一體化的信息資源共享。如廣東省科學院一體化綜合服務管理平臺以綜合科研財務模塊為核心的GAOP系統，根據各個院所管理制度辦法，內置業務審批流程，層層設置各個環節審批權限，流程審批完成后自動對接財務核算系統（NC系統），生成財務憑證，不但實現了業財一體化的信息資源共享，同時還實現了全院內信息資源的高度共享，如在GAOP系統上人力資源模塊和條件保障模塊可以實現信息的傳遞，在GAOP系統上科研所科研項目負責人可以查到自己的課題資金活動情況（如支出時間、支出明細內容、資金支出進度），內部職工可以通過GAOP系統人力資源模塊、協同管理模塊查到自己的工資信息，會議室預訂情況，單位公務車輛申請情況等等，這些都充分展示了財務信息化建設在資源共享方面的功能價值。

2.管理工作協同化

科研所日常工作內容主要包括科研項目管理、財務管理與監督、人力資源管理、條件保障、協同辦公等方面工作，如何加強財務管理與其他管理工作的交流和溝通，在推進財務管理工作信息化建設的過程中，提高管理工作的協同性十分必要。所謂的協同性就是指完成某以項目的共同性和合作性，因此在財務管理信息化建設過程中確保信息的傳遞和共享是提高協同性的關鍵所在。在信息化管理模式下，財務系統不再是獨立封閉的系統，而是與其他系統存在相互連接的信息接口，通過這個接口其他部門共同協助財務部門來完成管理工作。不但實現了財務管理工作的實時交互，同時實現了內部管理工作的協同化，有利于財務管理為其他管理部門提供更加全面綜合的信息服務。因此，財務管理工作信息化建設密切了財務管理部門與其他各管理部門的關系，使財務系統與其他各管理系統有機融合在一起。

3.工作流程規范化

科研院所財務管理信息化建設的推進，勢必會對現有的財務管理制度提出新的要求。如各部門對財務管理數據的權限設置制度，費用報銷的流程制度，信息技術保障制度以及財務數據資源共享的安全制度等等，這些方面都要進行詳細的規定，以加強財務管理和會計核算，使科研院所的工作流程更加規范和高效。

4.財務工作效率化

新形勢下，科研院所財務管理信息化建設的加強，使財務工作流程更加效率化，具體表現在：一是自動化生成日記賬憑證。與傳統的手工錄入相比較，信息化的建設可以采用網上回傳的形式，如貨幣資金報銷憑證可以從流程經過會計環節時，在會計審批業務界面有選擇對應的財務會計科目和預算會計科目的模塊，經過財務部門負責人審核后出納付款完成，業務流程完結并同時實時生成會計憑證，大大提高了財務人員會計憑證的制作速度。二是電子化的財務支付方式。隨著科研院所財務管理信息化的推進，采用公務卡進行支付結算得到越來越廣泛的應用。公務卡支付結算突破了傳統現金支付和銀行紙質憑證支付的局限，大大減少了業務環節，不但降低了單位財務人員的工作量，而且提高了財務支出的透明度，有利于財務管理的監督工作。三是精準的課題成本核算。科研院所最主要的工作內容就是課題成本的核算，在財務管理信息系統的支持下，課題組之間實現了充分的信息資源共享，這在很大程度上提升了課題成本核算的準確性和精細程度。四是及時有效的預算管理。在科研院所的預算執行方面，經常出現決算與預算差異較大的現狀，導致這一現狀的一個重要原因是缺乏與財務部門的信息溝通。而財務管理信息化的建設可以改善這一現狀，為科研院所的預算管理提供更強的及時支持，通過財務管理信息系統的實時監控，來自動控制課題的資金使用。

5.財務人員素質化

財務管理信息化的推進，不但改變了科研院所的管理模式和業務流程，同時也對相關的財務人員提出了更高的要求。首先，財務管理信息化的建設在很大程度上提升了財務人員的業務素質。在新的環境下，為財務工作人員減輕了核算工作量，但是也提出了新的要求，要求財務人員既需要有較強的財務專業知識，又需要具備一定的信息技術運用能力。這就需要財務人員不斷地進行學習和培訓，以不斷地提升自我，滿足崗位發展需求。其次，財務管理信息的建設在很大程度上加強了財務人員與其他部門的交流和協調能力。信息的傳遞和共享，勢必會密切財務人員與其他部門人員之間的聯系，進而提高財務人員的管理溝通能力。

二、新形勢下完善科研所財務管理信息化建設的路徑

（一）明確崗位職責

科研院所財務管理信息化建設效率的高低關鍵在于崗位職責的明確與否，只有明確了各級人員的崗位職責和任務，財務管理信息化建設才能長期有效的推進。而如何明確崗位職責，結合工作經驗筆者認為要從以下兩個方面入手：第一，要不斷創新財務管理信息化思維理念。科研院所決策層應該充分認識到財務管理信息化是財務管理未來發展的必然趨勢，因此科研院所要結合自身的實際情況充分利用現代信息技術，逐步有計劃的推進財務管理信息化建設。第二，要加強分工協作。在財務管理信息化推進的過程中，要明確財務部門及其他部門各自管理、使用、建設的目標任務，并結合不同部門的實際情況進行信息化系統的職責權限設置和崗位分配，以實現資源的有效配置。同時，要把信息軟件的開發、處理、權限分配以及系統維護落實到具體的某個人身上，以確保信息化系統的穩定性和安全性。

（二）強化系統設計

科研院所財務管理信息化建設主要依托于互聯網信息技術，因此信息系統設計的好壞直接關乎了科研所財務管理信息化建設的成敗，這就需要科研所在進行財務信息化系統設計的時候做好以下兩方面的規劃：第一，從整體出發，建立明確、規范的網絡基本布局。從全局的角度進行系統模塊的設計，進行網絡資源的合理分配，不但可以確保信息化建設的全面性，同時保證了數據運轉的高效性。同時結合整體的網絡布局，要進行硬件結構的設計。硬件的結構布局既要符合科研院統一技術標準的要求，同時又要強調各網絡設備的整合效應，在節省資源的同時，提高管理工作效率。第二，從細節出發，創新軟件功能。市場上最好的軟件對本單位不一定適用，這需要科研院所具備自己的軟件開發團隊。在引進先進財務管理軟件的同時，要結合自己的特殊需求，進行進一步開發、升級，以提高軟件的整體信息處理能力。

（三）完善規章制度

科研院所財務管理信息化的有序、順利推進，需要有一個良好的制度環境給予保障。而完善規章制度的第一步就是要完善財務管理信息化建設的規章制度，財務管理信息化建設絕不是傳統財務管理工作與現代信息技術的簡單融合，而是對傳統財務管理的突破。它既要有規范的財務管理流程，又要有統一的數據統計口徑。因此，健全財務管理制度，為財務信息化建設助力十分必要。除此之外，還要完善維護管理發展機制。財務管理信息化建設是一個持續推進、不斷升級改造的過程，這是信息技術不斷發展所決定的，因此科研院所財務管理信息化建設不是一朝一夕的事情，也不是一勞永逸的事情，它需要有計劃有目的地逐步推進，因此需要建立健全的發展機制和完備的維護管理機制。

（四）優化人才隊伍

加強財務人員的基礎技能培訓，是推動科研院所財務管理信息化建設的人才保證。新形勢下，財務管理工作更需要既懂財務知識又懂計算機技術的復合型人才。這就需要科研院所在預算經費上優先安排財務管理的培訓工作，通過深度培訓來不斷提高財務人員的綜合素質，從而強化財務人員對財務管理信息化系統的適應性。

（五）加強安全保障

科研院所財務管理信息化建設依托于互聯網技術，而互聯網技術具有一定的數據安全隱患。因此，在推進財務管理信息化建設的過程中，如何保證數據的完整性和安全性是一個值得重點考慮的問題。首先，要建立嚴格的財務管理內部控制制度，以加強信息數據的維護管理。其次，要由專業團隊負責防火墻的設置和安全預警程序的開發，并對財務數據進行及時備份，以加強網絡風險的防范，保障財務管理信息系統的安全運行。

三、結束語

科研院所作為我國經濟的重要組織形式，加強其財務管理信息化建設，對發揮科研院所重要職能十分重要，因此需要引起科研院所全體成員的重視。財務的重點在資金，管理的保障在制度，因此在推進財務管理信息化的過程中，要加強資金信息化管理流程的優化，同時要建立健全財務信息化管理相關制度，以確保資金運作的高效性、透明性，而作為財務信息管理的財務人員，要樹立創新的財務管理理念，具備較強的綜合專業能力，以助力科研院所的改革，促進科研院所公益服務水平的提高。