高校辦公室信息工作的網絡化分析

董治平

(湖北科技學院 學校辦公室，湖北 咸寧 437100)

近幾年，高等教育信息化建設如火如荼。為適應人才培養的需要，各高校陸續投入到了與中國教育科研網、因特網連接的校園網絡建設中。高等院校信息工作體系初步完善，為校辦公室信息工作人員搜集、獲取、記錄、匯總最新信息提供了強有力的支撐，也為學校科研、教學工作優化提供了依據。當前高等院校辦公室信息工作的網絡化仍然處于探索階段，不可避免地存在薄弱缺陷。基于此，探析高等院校辦公室信息工作的網絡化實現及優化路徑就具有非常突出的現實意義。

一、高校辦公室信息工作的現狀

1.信息利用率偏低

現代化技術平臺淋漓盡致地發掘了信息的共享效用，為高等院校信息工作的開展提供了完備的信源。但是，在當前高等院校辦公室信息工作中，對信源的發掘、利用程度較低，大量依賴于內部封閉信息，導致信息利用率低下，信息工作體系僵化，缺乏生機和活力。

2.信息收集渠道保守

雖然現代化技術平臺為高等院校辦公室提供了海量資訊，但是，受傳統思維限制，多數高校辦公室信息工作具體實踐中，仍然沿用傳統模式。比如，經學校活動日程安排獲知已發生或將要發生的關鍵事項，或提煉上級教育主管部門下發文件有價值信息作為領導層決策依據。整體信息收集渠道較為保守，無法保證信息收集的全面性[1]。

3.信息傳遞標準不統一

現代化技術的應用，致使信息高速傳遞成為現實。僅需輕點鼠標，就可以實現信息的實時共享。雖然當前越來越多的高等院校適應新形勢需要將網絡平臺引入了辦公室，但是由于客觀因素限制，學校OA辦公系統信息傳遞標準不統一，嚴重限制了信息傳遞時效性。

4.信息人員培訓模式單一

現代化信息管理模式可以同時滿足利用者對于快捷度、性價比的要求。但是由于歷史存儲觀念影響，現今時期的高等院校辦公室信息管理人員對于管理載體的認識較為滯后。再加上信息人員培訓模式較為單一，無法熟練掌握數字化、網絡化信息管理技術，增加了不必要信息存儲資源損耗，也加劇了工作者壓力。

5.信息網絡管理安全風險多

信息傳遞方式是信息反饋時效性的直接決定因素。毋庸置疑，依托現代化技術平臺的信息發布、輸送的信息可以獲得即時反饋。而辦公室信息工作網絡化在為高等院校各項活動提供方便的同時，也帶來了一些較為突出的信息安全隱患。比如，黑客入侵、互聯網病毒的入侵與傳播、垃圾郵件繼續泛濫及人員誤操作、電力中斷、強烈地震等不可控數據受損事故。

二、高校辦公室信息工作網絡化的現實意義

1.滿足經濟社會發展需要

在當前網絡高速發展的時代，信息在經濟社會中發揮著不容置疑的作用，一個以信息技術為典型代表的新技術革命悄然興起，這一技術革命將推動人類社會邁入網絡化時代。不容置疑的是，網絡化時代的到來，可為傳統高等院校辦公室信息工作提供良好的機遇。通過落實辦公室信息工作的網絡化，可以消除辦公室信息傳遞、上報之間的時空差異，促使相關信息最大程度面向社會區域開放，滿足經濟社會發展需要。

2.夯實遠程網絡教育基礎

網絡技術的廣泛運用，為高等院校辦公室工作開展提供了更加通暢的渠道。而教育服務是高等院校辦公室工作的核心內容，通過推進高等院校辦公室信息工作的網絡化，可以致使傳統遠程教育煥發出新的生機，突破高等院校辦公室傳統信息教育服務便捷，為辦公室信息工作者、被服務者提供更加寬廣的選擇空間。進而根據被服務者的個性化需求，打造真正服務于高等教育的信息資料庫，夯實遠程網絡教育基礎。

3.助力院校整體改革發展

進入信息網絡時代后，產業結構升級不斷加速，社會人才市場對高等教育機構也提出了更新、更高的要求。與此同時，我國諸多高校也遵循“調整、共建、合作、合并”的八字方針，全方位、深層次展開改革，辦學規模不斷擴大，辦學形式不斷豐富，給辦公室信息工作提出了較大的挑戰，致使辦公室信息工作者陷入了人手少而工作頭緒多的窘迫境地。而辦公室信息工作的網絡化開展，可以緩解甚至消除上述問題，保證辦公室各項工作有條不紊地開展。

三、高校辦公室信息工作的網絡化實現理論支撐

1.集成管理理論

集成管理理論是21世紀技術與管理兩大“車輪”推動下管理學理論的新發展，容納了多種管理理論方法，兼具理論與實踐意義。集成管理理論包括系統科學與哲學、管理學理論與方法兩個層次，強調在界定管理經濟性、運作機制的基礎上，搭建集分析方法、實現方法、設計方法為一體的框架，集成要素、界面、模式與特征、內涵、分類、原理，保證管理方案最優。

2.軟系統方法論

軟系統方法論主要是相對于邊界明晰、便于建模識別、目標清楚的“硬”系統的方法論，首次提出時間為20世紀80年代，提出人為熒光果Checkland教授，可以解決建模難度大、識別難度大、目標不確定的復雜問題。軟系統方法論的實時流程可以描述為：問題狀態→問題描述→跟定義→概念模型(形成系統概念、其他系統思想)→比較問題描述與概念模型→可行方案→實施可行方案。通過上述流程，可以解決含有海量政治、社會、人為因素的劣結構情境以及病定義問題。

3.物理-事理-人理系統方法論

物理-事理-人理系統方法論是源于西方系統方法論的理論，又可稱之為WSR方法論，該方法論強調從客觀事實入手，在比較理論模型與現實實踐的基礎上，融合整體論與還原論，通過現實問題定義與識別建立類模型結構。進而求得模型的解，并借助人性思維、系統思維、還原思維，對模型解的現實意義進行解釋。從本質上而言，物理—事理—人理系統方法論是綜合考慮物質運動機理、做事道理、做事原因，統籌物質世界、系統組織、人的動態因素，靈活解決社會、人、組織等復雜問題。

四、高校辦公室信息工作的網絡化實現路徑

1.開放信息工作空間

對于高等院校辦公室而言，信源、信宿是信息工作空間開放程度的決定性因素。而由集成管理理論可知，高校辦公室信息工作的網絡化涉及了方法體系、理論體系兩個層面，需要管理方綜合考慮信息工作類別、內涵、特征與機制、原理，將網絡要素、模式、界面有機集成。同時以信息化、數字化、王力宏為基礎，搭建矩陣式的組織結構，配套建設跨區域線上監督管理機制，推動信息工作的網絡化、扁平化發展。

一方面，高等院校應主動跟隨社會主義市場經濟體制建設進程，突破原有信息工作封閉空間，開發、汲取、收集、利用社會共有信息數據源。以眼觀六路、耳聽八方的方式，開拓傳統教育以及科技、經濟、社會等信息源[2]。比如，利用認知圖、群件、智暴等工具CSCW(計算機支持協同工作)，或CATWOE(軟系統根定義方法)、CSH(啟發式系統批判法)、AHP(層次分析法)等方法，與各層信息工作者、服務者進行信息交互，盡可能了解服務對象尤其是具有決策權的領導的全部目標以及現有資源情況。并根據所收集的社會經濟、科技信息，綜合考慮工作目標相互關系(優先次序、權重)、背景、系統組織形式等因素，剖析其對新時期高等人才的新要求，有針對性地提升院校適應社會發展、爭取社會支持、參與社會競爭的能力。

另一方面，高等院校應正確認識以往點對點組織傳播中確切信宿的缺陷，發掘網絡化技術優勢，從客觀層面跨越組織邊界限制，從上至下建立包括多個層次的層級控制體系，橫向則統一應用“電子簽名”“電子簽章”機制認定的電子報文技術，逐步利用點對面取代點對點，為信息工作監督、反饋提供新的途徑。在點對面傳播體系中，信宿具有潛在不明確特征。即高等院校辦公室信宿不僅需要面向基層以政策性、指導性為突出特征的信息，而且需要面向上級領導、教育行政部門以反饋性、全面性、動態性、系統性為綜合特征的信息。除此之外，高等院校還需要面向同級別院校以交流性、經驗性為典型表現的信息以及面向潛在社會目標受眾突出本校特色的信息。

2.健全信息報送平臺

依據物理—事理—人理系統方法論可知，信息是一種“易碎品”。一旦延誤信息收集、輸送、利用時機，就會導致信息價值被削弱，直接或者間接造成辦公室信息工作損失[3]。因此，在信息工作網絡化開展階段，高等院校應在依托現有網絡設備的基礎，結合物理-事理-人理系統方法論，綜合考慮物理、事理、人理，構建更加完備、先進的信息報送平臺，切實提高信息上報、傳遞速度，為整個辦公室的高效率運轉提供支持。即整個高等院校辦公室的高效率運轉不僅需要現代化技術手段作為保障，而且需要根據辦公室信息問題性質、狀態按邏輯推理以及數學理論進行集成變換，結合待處理信息事務闡明信息的價值。同時利用前饋與反饋相結合、定性與定量相結合、規范與靈活相結合的方式，進行信息報送機制的建立健全。在辦公無紙化、辦公自動化逐步落實的現今時期，高等院校應進一步發掘網絡化優勢，從信息收集、信息傳遞、信息存儲、信息反饋等方面，突破信息報送平臺功能限制，提高信息報送平臺實效。不容分辯的是，因高等院校辦公室信息工作指向的多樣性，辦公室信息網絡化報送平臺構建也涉及了硬件、軟件等多方面因素。對于高等院校來說，辦公室信息網絡化報送平臺下行通向渠道無阻礙因素，但上行通向渠道及學校?上級間因各單位對信息需求的差異性，阻礙因素較多。因此，高等院校可以積極聯系各上級單位響應現代社會信息工作網絡化發展趨勢，開發可行性較高的報送基地，為包含高等院校在內的信息上報、遞送組織開辟便捷的通道。

根據物理-事理-人理系統方法論要求，高等院校應以客觀物質規則、組織管理道理、人與群體關系為對象，聚焦于“是什么、怎樣做、最好怎么做”，落實追求效率、追求真理、追求和諧的原則。即在上、下行運轉通道設置的基礎上，高等院校應在辦公室信息上報、遞送平臺中增設具有多種模式的網上交流功效，具體表現為交互性、多媒體性，便于高等院校辦公室信息工作者與其他教師、高校生憑借現代化工具展開雙方向、多方向信息互動，除E-mail(電子郵件)、討論組、公告板外，高等院校還可以在辦公室信息上報、遞送平臺中設置網絡會議模式。以視頻系統為載體，面向學生社區、專業系部召開規模不一的回憶，從根本上改變長時期以來其他教師、高校生在信息工作中的過分被動情況，克服以往辦公室會議存在的參會人員遲到、缺席、交通不便、地址安排不合理等困難，促使師生及其他職工可以足不出戶的與辦公室信息工作者“面對面”溝通，在提高高等院校辦公室工作服務公開程度的同時，促使整個院校決策管理更加民主科學。在這一模式下，高等院校內部師生可以通過登錄辦公室信息上報、遞送平臺獲知校情、教育部精神及專業內最新消息，并經公告板、電子郵件向辦公室人員反映特定時期自身關于學校文化建設、物質環境建設的意見，較之傳統單向調研了解、意見征集具有更加突出的優越性，保證辦公室工作反映更強烈、真實、可信的民意。

3.發掘信息外宣功效

由軟系統方法論可知，不管信息工作的運行環境如何變化，高等院校辦公室信息工作的基本功能處于固定不變狀態。即：為校內黨政領導遞送信息，為領導作出管理決策服務；及時向上級主管部門報送信息，為上級領導部門戰略制定服務；向同等級單位及下級部門發送信息，為基層管理者、教師、高校生及其他員工服務。但是，在工作網絡化模式中，因高等院校辦公室信息工作信宿增加、傳播空間擴大，除傳統教育系統內原有信息接收目標外，廣大社會公眾成為潛在信息接收對象。這種情況下，高等院校辦公室信息工作人員就需要立足新的形式，在認真履行“服務領導決策、服務基層落實、服務群眾發展”基本功能的同時，考慮廣大潛在社會公眾的需求，有針對性的提升辦公室信息的對外傳遞功效[4]。即調研、辨別辦公信息問題的內部條件與外部環境，從結構、信息流、溝通渠道、邊界等方面，進行問題狀態描述。進而從多個視角，綜合考慮信息獲益方、受損方、執行方、價值觀念與道德觀念、擁有方等因素，進行信息輸入輸出轉變過程的定義。同時在信息上報、遞送平臺運行的基礎上，考慮外部倫理、政策、司法等制約因素，將強時效性、本校特色突出、聲望提升潛力巨大的原則貫徹落實到信息收集、編輯、發布環節，面向全體社會公眾，展示高等院校的蓬勃生機，營造良好形象，真正發揮信息工作作為高等院校對外宣傳工作的窗口功能。進而基于系統概念以及相關系統思維發散，主動面對人們對于問題的認識差異以及理解同異，將現有系統模塊與現實問題進行比較、對照，確定可行性調整方案，為平臺執行提供充足支持。

將校務信息內容公布上網是高等院校辦公室信息工作網絡化的核心主旨。高等院校辦公室信息工作人員可以依托現有信息上報、遞送平臺，陸續推進校園內部校務信息、專業刊物的網絡化遞送、發布，比如各類通知、各類活動安排、校園內部簡要訊息等，鼓勵教師、高校生及其他員工查找瀏覽。以信息上報、遞送平臺為樞紐，拉近上級領導、教師和高校生、其他員工之間的距離。而通過教職工、高校生及時、全面了解整個院校的基本情況，可以削弱校園管理措施落實阻礙，縮短各項措施落實周期。進而引導教職工、高校生及其他員工通過信息上報、遞送平臺監督上級領導、不同職能部門工作行為，及時、有效遏制機關工作中潛在的官僚主義現象，營造更加明快、健康的工作氛圍，形成高等院校辦公室工作網絡建設、運作的良性循環。

五、高校辦公室信息工作的網絡化優化對策

1.提高信息利用率

當前，受傳統各自為政思想的影響，多數高等院校內部辦公室信息工作網絡化存在低水平、重復建設表現。資源配置不夠科學，致使管理分散、網絡站點少等問題頻現，制約了辦公室信息的高效率利用。因此，高等院校管理者應將各辦公室信息工作網絡化建設納入校年度重點工作，不定期向各辦公室相關負責人通報總體資源分配限額，并同步抄送匯總。而辦公室信息工作者則應以月為統計周期，認真梳理網絡傳輸管線、電力、基站、機房等項目，向上級管理人員提交網絡化建設項目清單表，由上級管理人員初步判定資源分配是否可行，若資源分配可行性不高，則需要一次性提出相關意見。對于具有資源配置時間限制要求的，應明確具體資源配置時間段。比如，綜合考慮業務發展、設備數量增多、應用系統信息承載量增大、系統復雜度提升要求，配置不同等級的帶寬以及核心交換機、集線器。對于信息工作強度較大的辦公室，可以選用千兆以太網，并將垂直系統全部建設為一千兆的光纖線路，從根本上保證主干帶寬。

2.拓寬信息收集渠道

現今時期高等院校辦公室內所使用的辦公自動化硬件、軟件系統基本處于Windows框架內，圖片標識、文字編輯排版、聲音等應用軟件格式標準較為多樣，需要經過“轉換、兼容”等手段實現相互之間的協同使用，信息收集過程較為繁瑣。基于此，高等院校可以在增加系統網絡與主服務器系統信息網絡帶寬的同時，圍繞辦公室信息工作中的查詢、運行、管理、決策需要，構建一個高效率、高度安全的自動化信息工作網絡體系。在高校辦公室不同的發展階段上，信息工作網絡體系建設與管理模式也存在較大差異，起始階段為辦公自動化階段，僅涉及相應的辦公設備、計算機單機系統，可以選擇自建自管模式；進入網絡系統階段后，高校辦公室信息工作涉及了內網、外網、網站建設諸多模塊，此時，可以選擇服務外包模式，將網絡化建設、規劃、運維、資源管理等內容通過授權委托、市場化機制等形式，交由社會專業機構完成，或者由專業院校與社會機構合作建立，保證自動化信息工作網絡體系與校辦公室信息工作實際需求相符[5]。

自動化信息工作網絡體系建設時，除建立統一的各辦公室服務網站以及技術標準、內容表達機制、服務標準外，還可以圍繞重大教改問題、學生管理情況、科研事件，利用物聯網、移動通訊、云計算等新技術，整合互聯網、移動電話平臺，在師生、辦公室、領導之間搭建信息交互橋梁。以電子報文流轉為核心，再造信息工作流程，即時開展在線訪談、網站留言活動，加強辦公室與校師生的交流。并建立電子績效考評體系，開展辦公室信息工作電子監察應用，擴大信息工作開展面，樹立民主、公開、透明的辦公室形象。

3.統一信息傳遞標準

在辦公室信息傳遞標準統一設置時，高等院校應貫徹落實可靠性、實用性、時效性要求。其中可靠性主要是保證網絡化資源可以連續、穩定供應，一旦信息工作正式開始，就不應當對現有資源運用規劃進行任何改動。若遇特殊情況，則應在不影響信息工作正常開展的空間內開展；實用性主要是落實一點對多點的結構，便于全校教師、高校生及其他員工高速訪問中心數據服務器。由光纜組成的辦公室信息工作網，應保證中心、各接入辦公室之間的實時訪問連接；時效性主要指辦公室所選擇的資源供應商提供的網絡鏈路應高速、寬帶，滿足前期承諾的信息傳輸速率、突發速率，保證多媒體應用環境下的良好服務質量。同時資源提供者應保證故障響應時間最短，升級快捷，為辦公室日常信息工作的開展提供良好的技術支持。

4.豐富信息人員培訓模式

由于信息工作網絡化是近幾年新興的一種辦公室模式，高等院校辦公室內部信息工作者還無法構建較為完備的知識結構以及成熟的經驗體系。此時，為了保證高等院校辦公室信息工作的順利推進以及自動化信息工作網絡體系優良作用的充分發揮，就需要從內部引進、外部輸送兩個方面入手，培養一支信息工作網絡化基礎扎實、網絡化管理技術運用嫻熟、工作理念先進的團隊[6]。

當前國際公認的網絡信息安全防范方式為：強化一線工作人員的信息安全意識、安全防范技能。激發并維持信息工作者的信息安全意識也成為高等院校辦公室信息工作網絡化推進的關鍵環節。因此，高等院校應將互聯網道德教育作為內部人員培訓的核心內容，邀請第三方專業機構或者專業系部教師，為辦公室信息工作人員傳授相關知識，促使信息工作者可以認清信息工作網絡化發展形勢以及對自身的要求，在貫徹辦公室經濟科技情報保密方針的同時，跟隨中國社會主義現代化的建設步伐提升情報搜集識別能力，保證辦公室信息工作的穩健開展。

5.提高信息管理安全性

防病毒軟件部署是高效率、高度安全的自動化信息工作網絡體系建設的首要環節。除自上而下構筑安全防護體系外，高等院校可以與第三方技術組織合作，基于計算機病毒可自身復制并傳染其他程序的特點，構建集按要求的文件系統檢查、實時文件系統掃描、實時電子郵件掃描、實時方位惡意腳本、更改可疑對象副本、實時辦公應用程序保護、周期更新反病毒庫為一體的反病毒程序。反病毒程序是一種“縱深”的信息工作網絡安全防御手段，可以將防病毒手段運用到辦公室信息網絡全部可感染、傳播病毒的模塊。比如：在辦公室信息工作者桌面上進行防病毒軟件部署；在用于托管郵箱的服務器、簡單郵件傳輸協議上部署防郵件病毒軟件；在基于郵件服務器平臺中安裝“瑞星”“360”“卡巴斯基”識別隱藏在附件中的病毒等。

在防病毒軟件部署的基礎上，高等院校辦公室信息工作者還需要注意網絡防火墻技術的應用，其可以通過加強網絡之間訪問約束，防控無法預測且存在潛在破壞性的入侵。即在辦公室計算機內部安裝最新防火墻，并定期更新，將不允許辦公室信息搜集、獲取的數據“拒之門外”，避免網絡內黑客訪問網絡或者增刪、移動信息工作網絡中的關鍵信息。與此同時，高等院校辦公室信息工作者可以設置實時入侵檢測，促使系統不定期或定期對行為、審計、安全日志中信息進行識別，判定其是否對辦公室信息工作造成威脅，減少信息工作因被攻擊而遭受的損失。在這個基礎上，高等院校辦公室信息工作者可以引入以監聽網絡狀態、信息傳輸、數據流程為主要功效的工具——網絡監聽。即將辦公室信息工作平臺界面自行設置為監聽模式，分析網絡動作狀態，排除網絡方面的故障，為系統內各服務器功效的充分發揮提供依據。

六、結語

綜上所述，相較于以往點對點的信息工作模式而言，在網絡化模式中，高校信息工作源開始由封閉走向開放，信息加工、收集、存儲、擴散的手段愈發豐富多樣，信息反饋時效性更高。因此，高校應主動將基于非網絡環境的信息工作遷移到基于網絡的環境中。在跟隨網絡化要求調整信息工作運作模式的基礎上，系統規劃，科學配置資源，升級基礎設施，加強信息工作人員培訓，提升辦公室信息工作的自動化水平，為辦公室信息工作實際效用的充分發揮提供保障。