事業單位檔案管理中的電子檔案管理途徑探討

孔泉森

（遼陽市退役軍人事務服務中心，遼寧 遼陽 111000）

電子檔案管理主要是運用信息技術，將傳統檔案信息采用信息化處理以及存儲方式。在信息化時代下，傳統紙質文件逐漸被電子文件所取代，事業單位傳統檔案管理模式中存在諸多問題，應當積極采用電子檔案管理方式，提高檔案管理效率，提升檔案信息的安全性。在事業單位內部，可構建電子檔案管理制度，強化對電子檔案的保護與管理，提高檔案管理水平。

一、事業單位檔案管理中電子檔案管理優勢

（一）有利于提高檔案管理效率

事業單位在開展檔案管理工作時，若采用傳統人工檔案管理模式，隨著檔案數量增加，工作壓力較大，極易出現檔案信息錯誤等問題。采用電子檔案管理方式，利用計算機等技術進行自動管理，不僅能夠緩解檔案管理人員的工作壓力，還能夠提升檔案管理效率。在信息化時代下，信息技術得到普及，為事業單位檔案管理工作提供了諸多便利，電子檔案整理、搜索以及查詢環節得到優化，檔案管方式也將轉變為隨機歸檔，確保重要檔案能夠在第一時間歸檔，同時使得檔案檢索變得十分簡便。由此能夠看出，采用電子檔案管理方式，具有高效性以及便捷性特征，有利于提升檔案管理效率。

（二）有利于優化檔案管理成本

電子化檔案管理，能夠優化檔案管理成本。若對紙質檔案進行管理，管理環節較多，如信息收集、整理、編制以及打印等，在每一環節中，事業單位均需要投入一定資金。并且紙質檔案保管難度較大，易受諸多因素影響，如氣候以及環境等因素，若檔案發生破損，則需要花費大量資金進行修復，由此能夠看出，傳統紙質檔案管理方式，管理成本較高，需要投入大量資金。采用電子檔案管理方式，只需要在前期投入一定資金，用于購買硬件設備以及軟件設備，構建出完善的檔案管理系統，利用管理系統便能夠實現檔案管理，檔案信息均采用電子文件方式存儲，不易受到外部因素影響，后續系統維護費用相對較少，整體成本投入較少，管理十分便捷。

二、事業單位檔案管理中電子檔案管理應用路徑

（一）建立電子檔案管理制度

為發揮電子檔案管理優勢，事業單位在日常管理工作中，應當對電子檔案管理形成深入認知，明確采用電子檔案管理的作用與優勢，繼而結合事業單位實際情況，建立健全管理規章制度，推動電子檔案管理工作規范化開展。首先，事業單位可結合不同電子檔案特點，制定電子檔案編制、審核、歸檔以及保管等制度，同時還需要加強對電子檔案使用方面的管理。通過制定完善制度，能夠對檔案管理人員以及檔案使用者的行為進行約束與規范。其次，事業單位需要進一步明確檔案管理部門以及其他部門在電子檔案管理中的責任，調動所有部門參與積極性。若事業單位采用紙質檔案與電子檔案相結合的管理模式，則應當進行明確規定，充分協調兩種檔案管理方式，便于檔案資料集中管理。最后，事業單位還需要加強對電子檔案管理機制構建問題的重視，在單位內部組建專業監督隊伍，主要對電子檔案管理工作進行動態監督，確保電子檔案管理效率與質量。

（二）提高電子檔案管理系統安全水平

電子檔案管理主要是量計算機以及網絡作為基礎，實現檔案存儲與管理，在這一過程中，電子檔案存在一定風險，易受到黑客以及木馬病毒的影響，若事業單位管理不當，則會出現機密檔案丟失等問題，因此事業單位應當積極采取措施，提高電子檔案管理系統安全水平，強化安全保護，確保檔案信息的安全性。首先，事業單位可設置安全防火墻，在內網與外網之間構筑起一道安全屏障，還可在電子檔案管理系統中增加身份認證以及加密等方式，確保檔案信息的安全性，避免出現檔案信息丟失以及泄露等問題。其次，事業單位需要構建完善的電子檔案信息安全監督體系，對電子檔案管理工作全過程進行監督，并且檔案管理人員可依據文件資料類型進行編碼，便于監督與管理工作開展。最后，事業單位應當定期開展系統維護工作，一旦發現線路老化以及系統漏洞問題，需要及時處理，提高系統以及電子檔案的安全性。

（三）提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員是電子檔案管理的主體，其綜合素質將直接影響電子檔案管理質量，因此事業單位應當重視人才培養工作，培養出高素質檔案管理人才，提高電子檔案管理工作質量。首先，事業單位應當定期組織學習與培訓活動，引導檔案管理人員參加，在培訓中，將教授更多專業電子檔案管理知識以及技能，同時還需要加強信息化技術教學。通過培訓，使檔案管理人員對電子檔案管理有著深入認知，樹立正確職業理念，提高專業技能與能力。其次，事業單位應在內部選拔出較為優秀的檔案管理人員，為其提供深造與學習機會，豐富其知識體系，提高管理能力，將所學知識運用在單位電子檔案管理工作中，確保管理效率。最后，事業單位需要重視計算機人才培養，從而為電子檔案管理提供技術支持，提高檔案管理的專業性。

三、結束語

在新時代背景下，事業單位應當摒棄傳統落后的檔案管理方式，加強對信息技術的運用，采用電子檔案管理方式。為推動電子檔案管理工作有序開展，事業單位應當完善管理制度，保證電子檔案管理的安全性，重視人才培養，從而提高檔案管理水平，實現事業單位可持續發展。