淺談信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新策略

王燕青

摘要：檔案信息不僅是對(duì)以前工作的總結(jié)和歸納，而且能夠?yàn)楹罄m(xù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供重要的參考，檔案對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。因此，在現(xiàn)代信息化快速發(fā)展的新時(shí)期，醫(yī)院可以從精細(xì)化管理的角度出發(fā)，在注重醫(yī)院檔案管理的信息化意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升、加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用等方面，提高檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而提升醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案管理;影響

1大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案信息化特點(diǎn)

1.1檔案數(shù)量大，增長(zhǎng)快速

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案管理借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)收集、整理和歸檔，極大地提升了醫(yī)院檔案管理效率，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息體量越來(lái)越龐大，且逐年迅速增長(zhǎng)。以某醫(yī)院為例，2020年收集歸檔的病案、文書(shū)檔案、人事檔案、聲像檔案多達(dá)近4萬(wàn)份，較2019年增長(zhǎng)了100%。

1.2檔案種類(lèi)多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜

大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，使醫(yī)院檔案信息資源呈現(xiàn)出多元化、多樣化、非結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，既有電子類(lèi)文書(shū)檔案，也有聲像類(lèi)科技檔案，還有各種實(shí)物檔案。醫(yī)院檔案信息資源存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)有紙質(zhì)類(lèi)、電子資源類(lèi)、視頻類(lèi)、音頻類(lèi)，還有實(shí)物類(lèi)，等等，存儲(chǔ)的介質(zhì)既有紙質(zhì)類(lèi)，還有光盤(pán)、磁盤(pán)、云盤(pán)等。這無(wú)疑增加了醫(yī)院檔案管理難度。

1.3傳輸速度快，利于分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案信息傳輸借助物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)渠道，收集、整理、歸檔、編目均實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化操作，突破了物理時(shí)空界限。且，依托大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的強(qiáng)大搜索、分析功能，可實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的深度分析和深層次加工，醫(yī)院檔案價(jià)值進(jìn)一步彰顯。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作面臨的困難

2.1數(shù)量龐大無(wú)法及時(shí)處理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案信息總量持續(xù)增加，而且所包含內(nèi)容越來(lái)越廣，基于此，傳統(tǒng)的檔案管理手段無(wú)法滿足現(xiàn)在的工作需求。在當(dāng)今社會(huì)，醫(yī)院儀器設(shè)備總量持續(xù)增加，比如CT、CR、MRI等，工作人員需要將這些儀器信息整理成資料形式儲(chǔ)存起來(lái)。通過(guò)實(shí)際調(diào)查可知，目前絕大多數(shù)醫(yī)院都會(huì)選擇將其整理成信息資料后進(jìn)行存儲(chǔ)，而且所占資源可達(dá)20TB。因此在實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程中，會(huì)消耗大量的存儲(chǔ)空間。除此之外，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，越來(lái)越多的信息需要使用數(shù)字化存儲(chǔ)形式，在進(jìn)行整理工作時(shí)，工作人員需要對(duì)其進(jìn)行信息分類(lèi)，以住院病歷與就診病歷為例，它們的保存年限為30年與15年，而且每年此類(lèi)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間可達(dá)100TB。但是目前絕大多數(shù)醫(yī)院并沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作構(gòu)建出成熟的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，以致于相關(guān)工作人員在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)缺少參考依據(jù)，導(dǎo)致工作人員工作效率低下。同時(shí)如果使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，那么還需要確保所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)可以快速流動(dòng)，但是目前絕大多數(shù)醫(yī)院都無(wú)法滿足這一要求，只能對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理，并不能完成資源工作，導(dǎo)致所構(gòu)建的大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)根本無(wú)法發(fā)揮自身價(jià)值。

2.2檔案信息管理制度存在問(wèn)題

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，成熟的檔案管理制度是保證工作質(zhì)量與工作效率的前提，但是目前我國(guó)絕大多數(shù)醫(yī)院所使用的檔案信息管理制度都存在問(wèn)題，比如有一部分醫(yī)院直接將國(guó)家相關(guān)要求當(dāng)做自己的檔案管理規(guī)范，對(duì)自身發(fā)展沒(méi)有任何幫助，使得醫(yī)護(hù)人員在日常工作期間無(wú)法順利使用檔案信息。再比如有部分醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)沒(méi)有使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，導(dǎo)致工作人員無(wú)法技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，嚴(yán)重影響了醫(yī)院發(fā)展速度。

2.3檔案管理系統(tǒng)存在的安全隱患

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)字檔案館也不斷得到發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作在應(yīng)用信息化系統(tǒng)和手段時(shí)，也不能忽視網(wǎng)絡(luò)所帶來(lái)的安全隱患問(wèn)題。例如，很多不法分子就會(huì)利用非法手段攻擊醫(yī)院的信息系統(tǒng)，從而盜取患者的信息，醫(yī)生的信息以及一些科研成果等資源，同時(shí)將盜取的信息進(jìn)行非法交易而獲得巨大利益。因此，醫(yī)院檔案管理者如果缺乏安全意識(shí)，就會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

3大數(shù)據(jù)背景下提高醫(yī)院檔案管理的策略

3.1醫(yī)院要轉(zhuǎn)變檔案管理理念

醫(yī)院轉(zhuǎn)變檔案管理理念，才能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展，主要可以做好以下方面的工作：一是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的影響及意義。支持檔案管理部門(mén)的工作，加大對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)硬件以及軟件方面的投入，合理科學(xué)地規(guī)劃好醫(yī)院未來(lái)的檔案管理發(fā)展方向，才能更好地為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。二是檔案工作人員也要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，在充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作意義的基礎(chǔ)上，做好檔案工作，積極做好對(duì)各種檔案資料的收集、歸類(lèi)及管理工作并逐步樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念。

3.2培養(yǎng)檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人才

醫(yī)院要想促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，就要培養(yǎng)一批具有專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理團(tuán)隊(duì)。因此，醫(yī)院應(yīng)把檔案管理人員的培養(yǎng)歸入醫(yī)院整體的人才培育體系，根據(jù)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)合理調(diào)整分配，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、軟件應(yīng)用、信息檢索等方面的培訓(xùn)，才能提高檔案人員的工作能力，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理水平的提高。

3.3以患者為中心，提高檔案服務(wù)水平

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，已經(jīng)徹底改變了人們的生活方式，現(xiàn)如今，人們利用一部手機(jī)足不出戶(hù)就能夠?qū)崿F(xiàn)銀行轉(zhuǎn)賬、購(gòu)物、看病等一系列活動(dòng)。因此，在這種時(shí)代背景下，醫(yī)療檔案服務(wù)就要改變服務(wù)方向和策略，才能滿足患者的看病需求。醫(yī)院應(yīng)該推進(jìn)智慧化醫(yī)院建設(shè)，搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”的班車(chē)，構(gòu)建一套完善的醫(yī)療檔案服務(wù)系統(tǒng)，為患者提供病歷、檢驗(yàn)檢查結(jié)果、醫(yī)療費(fèi)用等檔案的查詢(xún)、下載、打印等服務(wù)。同時(shí)，醫(yī)院還做好對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，全面提高醫(yī)療檔案的服務(wù)水平，為緩解醫(yī)患矛盾做出積極的貢獻(xiàn)。

3.4加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息的安全管理

在具體針對(duì)檔案信息的安全管理工作中，主要可以做好以下幾點(diǎn)：一是通過(guò)對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行安全知識(shí)培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員了解到可能存在的安全隱患，并制定合理的運(yùn)行制度，保證醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資料的安全性。二是在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，要深入挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，做好檔案信息備份工作，更好地保證檔案的安全性。三是針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在的漏洞要配備各種高效的防火墻、殺毒軟件，才能有效地阻擋病毒的入侵，對(duì)網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)行有效排查，保證檔案信息的安全。

3.5提高檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)安全性能

在檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中，醫(yī)護(hù)人員在進(jìn)行信息查閱時(shí)需要使用信息技術(shù)，這就要求工作人員必須做好大數(shù)據(jù)平臺(tái)安全防護(hù)工作，定期對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行防護(hù)升級(jí)，制定相應(yīng)安全防護(hù)制度。醫(yī)院應(yīng)存在專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，并安排專(zhuān)業(yè)人士對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，特別是查詢(xún)位置與服務(wù)平臺(tái)，以便于工作人員可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理軟件存在的不足之處。并且工作人員還應(yīng)該對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選，將危險(xiǎn)信息、錯(cuò)誤信息等信息刪除，確保醫(yī)護(hù)人員在查閱信息時(shí)不會(huì)受到此類(lèi)信息的干擾。

4結(jié)束語(yǔ)

隨著醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)護(hù)人員每天都需要處理大量的信息。這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的工作量呈現(xiàn)出上升趨勢(shì)，基于此，為了保證檔案管理工作的工作效率與工作質(zhì)量，工作人員必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，科學(xué)合理的使用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，彌補(bǔ)自身的不足。

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